14. März 2023
4 min read

Smarte Datenextraktion dank OCR-Technologie

Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgenTrish Toovey
Intelligente Datenextraktion leicht gemacht mit der hauseigenen OCR-Technologie von Payhawk
Zusammenfassung

Unternehmen, von Krankenhäusern bis hin zu Versicherungsgesellschaften, verlassen sich auf die OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Papierformulare automatisiert zu verarbeiten. OCR erfreut sich zunehmender Bedeutung, da es den Arbeits-, Zeit- und Kostenaufwand für die manuelle Datenerfassung drastisch reduziert.

Inhaltsverzeichnis

    Kommt es Ihnen manchmal vor, dass Sie beim Lesen einzelne Wörter einfach überlesen, ohne ihren Sinn wirklich zu erfassen? Dann sind Sie nicht allein. Es ist praktisch unmöglich, jedes Wort auf jeder Seite eines Artikels oder Buchs vollständig zu registrieren. Warum ist das so? Die vollständige Verarbeitung dieser Wörter würde einfach zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Noch mehr Anstrengung wäre erforderlich, wenn man diese Informationen fehlerfrei und einzeln nacheinander in ein System eingeben müsste.

    Glücklicherweise hat die OCR-Technologie das Scannen und Erfassen von Daten revolutioniert und die manuelle Erfassung und Eingabe automatisiert. OCR ist in vielen verschiedenen Branchen unerlässlich geworden, da sie eine automatische Verarbeitung von Papierformularen ermöglicht – etwa für den Abgleich von Kreditkartenbelegen oder für andere datenbasierte Prozesse.

    Was ist optische Zeichenerkennung (OCR)?

    Mit OCR lassen sich handschriftliche oder gedruckte Materialien (Text) in maschinenlesbare Formate konvertieren. Viele Unternehmen und Einzelpersonen nutzen OCR Software, um Papierdokumente in digitale Assets umzuwandeln. Nach der Digitalisierung können diese Dokumente dann indexiert, elektronisch gespeichert oder mit Softwaretools wie Textverarbeitungsprogrammen bearbeitet werden.

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    OCR-Technologie gibt es bereits seit den 1970ern. Im Laufe der Zeit wurde sie jedoch immer ausgeklügelter. Frühe Versionen konnten lediglich einzelne Zeichen erkennen, nicht aber vollständige Wörter. Moderne Versionen hingegen können nicht nur Wörter, sondern ganze Paragrafen erfassen.

    Beispiele von OCR sind:

    • Scan von Dokumenten als PDFs zu Archivierungszwecken
    • Erstellung durchsuchbarer Datenbanken mit Seiten aus Büchern
    • Konvertierung handschriftlicher Notizen oder Zeichnungen in maschinengeschriebenen Text, der weiter bearbeitet und als digitale Datei gespeichert werden kann

    Wie funktioniert OCR?

    OCR Software schlüsselt zunächst ein Bild in seine einzelnen Komponenten auf – also Linien, Krümmungen und Punkte –, um diese anschließend mit ähnlichen Merkmalen von bekannten Zeichen aus einer Datenbank zu vergleichen. Wenn es eine Übereinstimmung zwischen dem unbekannten Zeichen und dem Zeichen in der Datenbank gibt, rät das Programm, welcher Buchstabe an der betreffenden Stelle auf der Seite zu sehen sein könnte. Gibt es dagegen mehrere mögliche Übereinstimmungen für ein Zeichen, nutzt das Programm statistische Analysemethoden, um die wahrscheinlichste Übereinstimmung zu identifizieren.

    Der erste Schritt im OCR-Prozess ist das Scannen. In einem zweiten Schritt wird der visuelle Inhalt des Bildes analysiert und in eine editierbare Form konvertiert, inklusive der Segmentierung, Layout-Analyse, Isolierung und Erkennung.

    Während der Segmentierung werden individuelle Zeichen in dem eingescannten Bild identifiziert und dann anhand von Begrenzungsrahmen oder Koordinatenachsen voneinander getrennt.Während der Layout-Analyse wird die Positionierung jedes Zeichens relativ zu den anderen Zeichen evaluiert, damit die OCR-Lösung sie später einzeln erkennen kann. Bei der Isolierung wird bestimmt, welche Bestandteile des Bildes Zeichen enthalten, die separat von anderen Teilen verarbeitet werden sollten – etwa Hintergrundrauschen oder lichtempfindliche Elemente wie Wasserzeichen.

    Was sind die Vorteile von OCR?

    Effizienz

    Das Scannen von Dokumenten ist schneller und präziser. Wenn Sie OCR-Technologie zur Verarbeitung von Papierformularen verwenden, benötigen Sie weniger Zeit für die Bearbeitung der einzelnen Aufgaben, da Sie nicht jede Information aus jedem Dokument manuell eingeben müssen. Sie scannen lediglich die relevanten Seiten ein und lassen dann die ERP Software den Rest erledigen. Auf diese Weise können Sie einen ganzen Stapel Papierdokumente in eine digitale Datei umwandeln, die sich anschließend problemlos durchsuchen, speichern und freigeben lässt.

    Genauigkeit

    Bei der Konvertierung von Dokumenten in Text werden Inhalte praktisch fehlerfrei übernommen. OCR nutzt darüber hinaus fortgeschrittene Algorithmen, um Zeichen selbst dann in Bildern zu erkennen, wenn sie verzerrt oder teilweise verdeckt sind. Das Ergebnis ist eine qualitativ hochwertige digitale Kopie Ihres Dokuments, die Sie ganz leicht mit Ihrer ERP-Software teilen können.

    Durch eine zuverlässige Belegerfassung können Sie bei Ihrer Ausgabenverwaltung zudem bares Geld sparen. Der deutschen Werkstattkette ATU gelang es beispielsweise, innerhalb nur eines Jahres durch eine fehlerfreie Erfassung und Kategorisierung von Belegen 2 Millionen Euro in MwsT.-Rückerstattungen zu erhalten.

    Sicherheit

    Nachdem Dokumente in durchsuchbare PDFs konvertiert wurden, können sie in sicheren Netzwerken und Online-Portalen freigegeben werden – ganz ohne das Risiko eines unautorisierten Zugriffs. Diese zusätzliche Sicherheitsebene erleichtert Nutzern die Zusammenarbeit an wichtigen Projekten und ermöglicht es ihnen, jederzeit auf Dokumente zuzugreifen.

    Durchsuchbar

    Dank OCR können Sie Dokumente durchsuchen und indexieren, für die es traditionell keine Suchoptionen gibt (z. B. PDFs). Das ist etwa dann nützlich, wenn Sie alle Erwähnungen eines bestimmten Wortes oder einer bestimmten Phrase in mehreren Dokumenten oder auf einer Webseite finden möchten.

    Bearbeitbar

    Texte (und manchmal auch Bilder), die mit OCR -Software erfasst wurden, stehen nach der Digitalisierung direkt zur Bearbeitung zur Verfügung. Außerdem können Sie mit diesem Tool gedruckten Text in maschinenlesbaren Text oder sogar in Sprache umwandeln. Diese Option eignet sich beispielsweise für die Konvertierung von Büchern in E-Books oder die Übertragung von anderen Arten von Textinhalten in leichter zugängliche Formate.

    Speicherbar

    Dank OCR-Software lassen sich Texte in digitale Formate speichern und später bei Bedarf leicht wieder aufrufen. Diese Art der Speicherung ist besonders nützlich für alle, die regelmäßig Zugriff auf große Mengen von Daten benötigen und diese nicht als physische Kopien mit sich herumtragen können.

    Übersetzbar

    Ohne dass jedes Wort oder jeder einzelne Satz manuell übersetzt werden muss, kann die OCR-Software Dokumente in verschiedene Sprachen übersetzen. Die automatisierten Übersetzungen erleichtern es Unternehmen, in ausländische Märkte zu expandieren, sie müssen nur eine deutsche Version ihrer Website erstellen und diese dann durch die OCR laufen lassen. Besucher aus anderen Ländern haben im Anschluss die Möglichkeit, die Website in ihrer Muttersprache zu lesen.

    Die einzelnen Komponenten von OCR Software

    OCR-Systeme setzen sich aus folgenden Hauptkomponenten zusammen:

    1. Scanner – Ein Scanner scannt ein Dokument und konvertiert es in ein elektronisches Bild, damit es auf einem Computer oder in einer Datenbank gespeichert werden kann.
    2. Erkennungskomponente – Die Erkennungskomponente konvertiert das elektronische Bild anhand von Bildverarbeitungsmethoden wie dem Musterabgleich oder der Merkmalsextraktion in eine
      Textdatei.
    3. OCR Software – Die OCR-Software speichert den Output der Erkennungskomponente in einem Format, das auch andere Anwendungen auf dem Computer (z. B. Microsoft Word) lesen können.

    Welche Vorteile bietet OCR-Technologie für die Ausgabenverwaltung in KMUs und Großunternehmen?

    Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens, bietet die intelligente OCR Technologie eine Vielzahl von Vorteilen:

    Schnellere Belegabstimmung

    Dank Ihrer OCR Software können Sie mehrere Transaktionen gleichzeitig einscannen, statt diese einzeln manuell zu erfassen. Dadurch sparen Sie Zeit beim Abgleich von Belegen und Kartentransaktionen, was vor allem in denjenigen Unternehmen von Vorteil ist, in denen viele Mitarbeitende ihre Firmenkarten täglich nutzen.

    Reduzierung der Fehler

    Wenn Sie mehrere Belege auf einmal einscannen, reduziert sich das Risiko menschlicher Fehler, da gleich mehrere Prozessschritte automatisiert sind. Und da die Daten bereits im Textformat vorliegen, kann OCR Software auch Fehlern (etwa Rechtschreibfehlern) vorbeugen, die andernfalls bei der manuellen Eingabe eingeführt werden könnten.

    Kein manueller Aufwand

    Wenn Sie OCR Software verwenden, müssen Ihre Mitarbeitenden die Details ihrer Transaktionen nicht mehr einzeln durchgehen und eintippen. Die Software erledigt diese Arbeit für sie. Bei dieser Methode zur Eingabe von Daten in Berichte und Budgets besteht ein geringeres Fehlerrisiko und das Potenzial für Kosteneinsparungen – und das ohne Abstriche in puncto Genauigkeit oder Qualitätskontrolle.

    Unterstützung bei der Budgetierung

    OCR-Software unterstützt Sie bei der Budgetierung, da Ihre Abläufe effizienter werden und Sie weniger Zeit für die Dateneingabe aufwenden müssen. Dies wiederum bedeutet, dass Sie mehr Zeit für andere Projekte haben – etwa für die Mitarbeiterschulung oder die Aktualisierung von Softwaresystemen.

    So verwenden Sie einen Belegscanner zur Datenerfassung in Ihrem Unternehmen

    Wenn Sie ein Unternehmen verwalten, ist eine der wichtigsten Aufgaben, dafür zu sorgen, dass alle Daten korrekt in Ihre Systeme eingegeben werden. Diese Datengenauigkeit kann den Finanzabteilungen ein echtes Kopfzerbrechen bereiten und viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber das muss nicht so sein. Mit der Integration einer OCR-Software können Mitarbeitende für die Datenerfassung lediglich ein Foto aufnehmen oder einen Beleg hochladen.

    Bei Payhawk entwickeln wir unsere eigenen Machine-Learning-Algorithmen, die auf der optischen Zeichenerkennung von Google beruhen. Auf Basis der Erkenntnisse aus den Analysen zehntausender Rechnungen werden die relevanten Rechnungsdaten identifiziert und extrahiert. Darüber hinaus haben Sie aber auch die Möglichkeit, dem System beizubringen, an welcher Stelle es auf bestimmten Rechnungen nach den relevanten Informationen suchen soll.

    Wie profitieren die Kartenhalter meines Unternehmens von einem Belegscanner?

    Unsere Software umfasst ein OCR-Tool, das automatisch Daten aus einem beliebigen Bild oder PDF-Dokument extrahiert und in ein digitales Format umwandelt (und dann in Ihre Buchhaltungssoftware überträgt). Das bedeutet, dass Ihre Kartenhalter nach einem Kauf nicht Stunden damit verbringen müssen, ihre Daten einzutippen.
    Wenn sie in einem Ladengeschäft oder Online-Store eine Zahlung mit ihrer Payhawk-Karte tätigen, brauchen sie danach lediglich ein Foto des Belegs aufzunehmen oder die Rechnung hochzuladen.

    Anschließend werden die relevanten Informationen – einschließlich Name, Adresse, Zahlungsbetrag usw. – automatisch extrahiert, sodass Sie und Ihr Finanzteam nicht mehr auf eine lästige Dateneingabe angewiesen sind.

    OCR-gestützte Kartenabstimmung in Echtzeit

    Die unangenehme Wahrheit ist, dass die meisten Unternehmen nach wie vor manuelle Prozesse oder unzulängliche Automatisierungsprozesse zur Abstimmung und Berichterstattung umsetzen. Dies wiederum bedeutet, dass sie nur einen mangelhaften Einblick in ihre Forderungskennzahlen haben. Sie müssen dann immer bis zum Monatsende warten, um ihre Transaktionen abzugleichen und mit den von ihrem Bankinstitut übermittelten Daten gegenzuprüfen. Durch diesen Mangel an Transparenz wissen Unternehmen nie genau, ob ihre Transaktionen bereits abgeschlossen sind oder nicht. So besteht das Risiko, die Kontrolle über ihren Cashflow und sogar bares Geld zu verlieren.

    Die Kartenabstimmung sollte am besten in Echtzeit abgewickelt werden. Mit unserem OCR-gestützten Kartenabstimmungssystem können Sie Transaktionen sofort einsehen und sich jederzeit während des Tages oder der Woche ein klares Bild von Ihrem Unternehmen verschaffen. So können all Ihre Transaktionen in Echtzeit abgeglichen werden, und Sie können sich sicher sein, dass Ihre Zahlen korrekt sind.

    Vereinfachte Datenextraktion mithilfe von fortschrittlicher OCR-Technologie

    Wenn Ihr Unternehmen international expandiert, sollten Ihre Finanz- und Buchhaltungssysteme sich parallel dazu weiterentwickeln. Die Nachfrage nach OCR-Software steigt stetig, da immer mehr Finanzteams die Vorteile dieser Technologie erkennen: Global tätige Unternehmen müssen nämlich in der Lage sein, Daten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren, in brauchbare Formate zu konvertieren und dann in ein Finanz- oder Buchhaltungssystem zu importieren.

    Die manuelle Erfassung und Eingabe von Daten ist sehr aufwändig und kostenintensiv. Doch mit der passenden OCR-Technologie kann Ihr Unternehmen diesen Prozess automatisieren und wertvolle Zeit sparen.

    Die Ausgabenverwaltungslösung , von Payhawk – mit integrierter OCR-Technologie – ermöglicht es Unternehmen, ihre Produktivität und die Zuverlässigkeit ihrer Daten zu erhöhen, während sie Fehler reduzieren und den Abstimmungsprozess beschleunigen.

    Diese Lösung ist äußerst benutzerfreundlich und bietet hervorragende Integrationen mit mehreren Buchhaltungssoftwarelösungen und ERP-Systemen, darunter NetSuite, Xero und Microsoft Dynamics.Erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse mit nur wenigen Klicks automatisieren, um leichter an wertvolle Business Insights zu gelangen. Buchen Sie noch heute Ihre Demo.

    Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
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    Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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