Automatisieren Sie Ihren EinkaufsprozessIntelligente Beschaffung dank KI – ganz ohne Engpässe
Steuern Sie den gesamten Procurement Prozess von der Anfrage bis zur Zahlung mit KI gestützten Kontrollen, individuellen Workflows und vollständiger Budgettransparenz in Echtzeit. Halten Sie Teams nahtlos abgestimmt, selbst wenn Einkäufe außerhalb von Payhawk gestartet werden. Bezahlen Sie Lieferanten weltweit – alles über eine zentrale Plattform.
Entdecken Sie KI natives Procurement mit maximaler Effizienz und einem nahtlosen Nutzererlebnis
Bündeln Sie Ihren gesamten Procurement Prozess – von der Anfrage bis zur Zahlung – in einem intelligenten System. KI gestützte Workflows sorgen für klare Kontrollen, volle Budgettransparenz und schnellere Abläufe. So arbeiten Teams effizienter, ohne den Überblick zu verlieren.
Make purchasing easy for employees and controlled for finance. Payhawk’s mobile-first intake guides requesters through every purchase request, while the AI Procurement Agent captures the details, follows process, and keeps finance in control across platform and mobile.
Treffen Sie schnelle Entscheidungen, ohne das Budget aus den Augen zu verlieren. Payhawk ordnet jede Anfrage in Echtzeit der passenden Forecast-Kategorie zu. Freigebende sehen dadurch sofort die Auswirkungen auf das Budget – noch bevor sie genehmigen. So vermeiden Sie unsichere Entscheidungen, nachträgliche Korrekturen und unangenehme Überraschungen zum Monatsende.
Behalten Sie jederzeit den vollständigen Überblick, während Einkaufsanfragen automatisch weitergeleitet werden. Die richtigen Ansprechpersonen werden genau dann benachrichtigt, wenn ihr Input benötigt wird – inklusive aller relevanten Informationen. So geht nichts in Nebengesprächen verloren und keine Anfrage bleibt unbeantwortet liegen.
Eine zentrale Quelle für alle Informationen
Ein zentraler Ort für alle Anfragen, Freigaben, Verpflichtungen und Zahlungen. Vollständig vernetzt, jederzeit aktuell und für alle zugänglich, die darauf angewiesen sind.
Bündeln Sie Ihren gesamten Purchase-Order-Prozess an einem zentralen Ort. Importieren Sie bestehende Bestellungen aus beliebigen Drittsystemen, erstellen Sie neue direkt in Payhawk und verwalten Sie alles mit voller Transparenz für Finance und Procurement. Jede Bestellung wird zentral erfasst, nachverfolgt und abgeglichen – ohne verstreute Daten oder fehlende Übersicht.
Ob per Rechnung oder Karte – Payhawk vereint alle Ausgaben und Zahlungen in einer zentralen Plattform. Schluss mit dem Abgleich isolierter Tools. Finanzteams erhalten vollständige Transparenz über alle Ausgaben in Echtzeit – inklusive KI-gestütztem Rechnungsabruf, fortschrittlicher OCR-Technologie und integrierter eInvoice-Compliance für ganz Europa.
Bezahlen Sie freigegebene Lieferantenrechnungen direkt über Payhawk-Konten in EUR, GBP, USD, DKK, PLN und CHF – ohne Fremdwährungsgebühren bei Zahlungen in derselben Währung. Für internationale Zahlungen nutzen Sie die globalen Funktionen von J.P. Morgan und bezahlen in 119 Währungen weltweit. Dabei profitieren Sie von FX-Aufschlägen ab 0,3 % bei führenden Währungen.
„Seit der Einführung von Payhawk hat das Team von Greystone GT deutlich mehr Transparenz und Kontrolle über seine globalen Beschaffungsprozesse gewonnen. Ausgaben lassen sich jetzt weltweit in Echtzeit nachverfolgen. Mit Payhawk sehen wir jederzeit genau, wofür Geld ausgegeben wird – und von wem.“
Alles, was Sie für einen intelligenten Intake-to-Pay-Prozess brauchen
Alle Tools, Workflows und intelligenten Funktionen, die Sie für einen nahtlosen Intake-to-Pay-Prozess auf einer zentralen Plattform benötigen.
Starten Sie jede Einkaufsanfrage ganz einfach in natürlicher Sprache. Keine Formulare, keine Hürden.
Konfigurieren Sie Einkaufstypen mit passenden Freigaben, Formularfeldern und Zahlungsmethoden – abgestimmt auf Ihre internen Richtlinien.
Einkaufsanfragen werden automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet. Unser KI-Agent übernimmt dabei die Nachverfolgung für Sie.
Passen Sie Freigabeprozesse flexibel an Ausgabentypen, Lieferanten oder Budgets an.
Verfolgen Sie jede Anfrage live und in Echtzeit im Abgleich mit Ihren Budgets.
Erstellen Sie Bestellungen automatisch, um sie direkt an Lieferanten zu senden oder für Ihr internes Reporting zu nutzen.
Gleichen Sie Anfragen oder Bestellungen automatisch mit Wareneingängen und Rechnungen ab.
Gestalten Sie Ihre Prozesse flexibel – für Kartenaufladungen, virtuelle Einmalkarten oder zentrale Rechnungszahlungen.
Kategorisieren Sie Ausgaben, erkennen Sie Abweichungen automatisch und gleichen Sie alles mühelos ab.
Nahtlose Integrationen
Beschleunigen Sie Ihren Monatsabschluss mit einer vollständig synchronisierten Finance-Toollandschaft. Verbinden Sie Payhawk direkt mit Ihrem ERP-, Buchhaltungs- und HR-System, damit jede Transaktion in Echtzeit kontiert, abgeglichen und abgestimmt wird. So reduziert Ihr Team den administrativen Aufwand und gewinnt mehr Zeit für Entscheidungen, die wirklich zählen.
Erleben Sie, wie Intake-to-Pay funktioniert – wenn Prozesse wirklich durchdacht sind
Ganz ohne Reibungsverluste oder unnötige Komplexität.
FAQ
Intake-to-Pay beschreibt den gesamten Prozess – von der ersten Anfrage eines Mitarbeitenden bis zur finalen Zahlung durch die Finanzabteilung. Viele Systeme decken nur einzelne Schritte ab. Payhawk vereint den gesamten Ablauf in einer zentralen Lösung: Anfragen, Freigaben, Budgets, Abgleiche und Zahlungen. So behalten Sie jederzeit volle Transparenz und Kontrolle.
Jede Anfrage wird von Anfang an mit einem Budget verknüpft. Freigegebene Beträge werden in Echtzeit reserviert, sodass Genehmigende jederzeit sehen, wie viel Budget noch verfügbar ist. Prüfungen auf Positionsebene erkennen Abweichungen sofort. So zahlen Sie nur für Leistungen oder Produkte, die tatsächlich bestellt wurden.
Beim 2-Wege-Abgleich wird die Bestellung mit der Rechnung abgeglichen. Der 3-Wege-Abgleich berücksichtigt zusätzlich Wareneingänge oder Lieferscheine. Payhawk automatisiert diesen Prozess bis auf Positionsebene und erkennt Abweichungen frühzeitig – bevor sie in Ihrer Buchhaltung landen.
Ja – genau dafür wurde der Prozess entwickelt. Mitarbeitende beschreiben einfach in natürlicher Sprache, was sie benötigen. Der KI-Agent von Payhawk sammelt automatisch die relevanten Informationen, berücksichtigt Ihre Richtlinien und leitet die Anfrage zur Freigabe weiter. Ganz ohne komplizierte Formulare oder zusätzlichen Compliance-Aufwand.
Sehr flexibel. Nach der Freigabe kann die Finanzabteilung Lieferantenrechnungen über die Kreditorenbuchhaltung abwickeln oder Beträge auf virtuelle Einmalkarten oder Mitarbeitendenkarten laden. Sie definieren die Regeln – Payhawk sorgt für die zuverlässige Umsetzung.
Intake-to-Pay umfasst den gesamten Weg von der Einkaufsanfrage bis zur finalen Zahlung. Procure-to-Pay beginnt meist erst, nachdem ein Einkauf bereits genehmigt wurde. Mit Payhawk steuern Sie Ausgaben deutlich früher – durch die Verwaltung von Anfragen, Freigaben, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen in einem durchgängigen Prozess.
Procurement-Software hilft Unternehmen dabei, Ausgaben vor ihrer Entstehung zu kontrollieren, manuelle Prozesse zu reduzieren und volle Transparenz über Einkäufe zu schaffen. Mit Payhawk verwalten Finanzteams Anfragen, Lieferanten, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen zentral auf einer Plattform.
Achten Sie auf eine Lösung, die einfach zu bedienen ist, Echtzeit-Transparenz über Ausgaben bietet, Freigabeprozesse unterstützt und sich nahtlos in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem integriert. Payhawk wurde speziell für wachsende Unternehmen entwickelt, die Kontrolle benötigen, ohne Teams auszubremsen.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören Einkaufsanfragen, Freigabeprozesse, Bestellungen, Lieferantenmanagement, Rechnungsabgleich, Zahlungen und Ausgabenanalysen. Payhawk bietet zusätzlich konfigurierbare Workflows, die automatische Erstellung von Bestellungen, 2- und 3-Wege-Abgleich, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sowie integrierte Zahlungen.
Starten Sie mit der Analyse Ihres bestehenden Einkaufsprozesses. Anschließend definieren Sie Freigaberichtlinien, Budgets, Nutzerrollen, Lieferanten und Integrationen. Mit Payhawk konfigurieren Teams Workflows, verbinden Finanzsysteme, onboarden Mitarbeitende und steuern den gesamten Beschaffungsprozess – von der Anfrage bis zur Zahlung.
Procurement-Software ist das digitale Tool zur Steuerung von Einkaufsprozessen. Ein Procurement-Management-System geht darüber hinaus und umfasst zusätzlich Richtlinien, Freigabeprozesse sowie die beteiligten Personen und Abläufe im Einkauf.
Payhawk integriert sich unter anderem mit NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics 365 Finance, Sage Intacct, Xero, QuickBooks Online, Odoo, Exact Online und DATEV. Zusätzlich unterstützt Payhawk Excel-Exporte sowie API-basierte Integrationen.
Der Prozess beginnt in der Regel mit einer Einkaufsanfrage. Danach folgen Freigaben, Budgetprüfungen, Lieferantenauswahl, die Erstellung der Bestellung, Rechnungsabgleich und schließlich die Zahlung. Payhawk verbindet alle Schritte in einem zentralen Prozess, damit Finanzteams Ausgaben kontrollieren können, bevor Geld das Unternehmen verlässt.
Payhawk bietet eine bidirektionale Synchronisierung mit NetSuite und verbindet beide Systeme über den gesamten Procure-to-Pay-Prozess hinweg. Bestellungen können automatisch von Payhawk an NetSuite übertragen oder aus NetSuite in Payhawk übernommen werden. So entfallen CSV-Exporte, manuelle Dateneingaben und unübersichtliche Freigabeprozesse.
Durch die Zwei-Wege-Synchronisierung bleiben Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungen und Zahlungen in beiden Systemen jederzeit in Echtzeit synchronisiert. Finanz- und Kreditorenteams profitieren von vollständiger Transparenz, weniger doppeltem Aufwand und schnelleren Abstimmungen – bei durchgängig konsistenten Beschaffungs- und Buchhaltungsdaten.
