Was bedeutet „Intake-to-Pay“ und wie macht Payhawk dabei den Unterschied?

Intake-to-Pay umfasst den gesamten Prozess – von der Anfrage eines Mitarbeiters bis zur Zahlung durch die Finanzabteilung. Die meisten Systeme decken nur einzelne Schritte ab. Payhawk vereint alles in einem durchgängigen Ablauf – Anfragen, Genehmigungen, Budgets, Abgleiche und Zahlungen – damit Sie jederzeit den Überblick behalten und die Kontrolle behalten.

Wie verhindert Payhawk überhöhte Ausgaben?

Jede Anfrage ist von Anfang an einem Budget zugeordnet. Genehmigungen reservieren Mittel in Echtzeit, sodass die Entscheider stets sehen, was noch verfügbar ist, bevor sie zustimmen. Zeilenweise Prüfungen erkennen sofort Abweichungen – so bezahlen Sie nur für das, was tatsächlich bestellt wurde.

Worin liegt der Unterschied zwischen 2-Wege- und 3-Wege-Abgleich?

Beim 2-Wege-Abgleich wird eine Bestellung mit der Rechnung verglichen. Der 3-Wege-Abgleich geht einen Schritt weiter und prüft zusätzlich Wareneingänge oder Lieferscheine. Payhawk automatisiert den Prozess bis auf Positionsebene und erkennt Abweichungen, bevor sie in Ihr Hauptbuch gelangen.

Können Mitarbeitende trotzdem Anfragen stellen, ohne alle Richtlinien zu kennen?

Ja – genau darum geht es. Mitarbeitende können einfach in eigenen Worten eingeben, was sie brauchen. Der KI-Agent von Payhawk sammelt alle notwendigen Informationen, wendet Ihre Richtlinien an und leitet die Anfrage zur Genehmigung weiter. Keine komplizierten Formulare, keine Compliance-Probleme.

Wie flexibel sind die Zahlungsoptionen?

Sehr flexibel. Nach der Genehmigung kann die Finanzabteilung Lieferantenrechnungen über die Kreditorenbuchhaltung bearbeiten oder Mittel auf Einmalkarten oder Mitarbeiterkarten laden. Sie legen die Regeln fest – Payhawk sorgt dafür, dass der Ablauf eingehalten wird.

Procurement software
Intake-to-pay richtig umsetzen — Ausgaben genehmigen, bevor sie entstehen

Vom Büromaterial bis zum Software-Abonnement: Jeder Einkauf beginnt mit einer einfachen Anfrage. Schneller und einfacher - für alle Beteiligten: vom Antrag bis zur Bezahlung.

Demo buchen

Jede Anfrage, von Anfang an perfekt gesteuert

Anfragen erstellen, weiterleiten und genehmigen, bevor Kosten entstehen – keine Missverständnisse, keine versteckten Kosten.

Intuitive Anfragen

Anfragen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Teams anpassen

Verwandeln Sie einfache Anfragen in vollständige, regelkonforme Prozesse. Ihre Mitarbeitenden bleiben produktiv – während Richtlinien im Hintergrund greifen. Alles, was nötig ist, ist eine Nachricht, ein Screenshot oder eine Sprachnachricht.

Workflow-Designer

Vom Chat zum Workflow – vollautomatisch

Jeder Ausgabentyp folgt seiner eigenen Richtlinie. Intelligente Weiterleitungen sorgen dafür, dass jede Anfrage beim richtigen Genehmiger, Prüfer und Budgetverantwortlichen landet. Nach Ihren Regeln, Rollen und Prozessen durchläuft jede Anfrage genau den von Ihnen festgelegten Weg. Unser AI-Agent übernimmt das Nachverfolgen – so geht keine Anfrage verloren.

Zusammenarbeit

Eine gemeinsame Übersicht – Silos gehören der Vergangenheit an

Genehmigungen, Lieferanteninfos, Budgets, Gespräche – alles an einem Ort. Das heißt: keine langen E-Mail-Ketten, keine doppelte Arbeit und keine Zweifel, was genehmigt wurde, von wem und weshalb. Mitarbeitende sehen sofort die nächsten Schritte, und die Finanzabteilung hat alle Daten, um sicher zu entscheiden.

Echtzeit-Budgetübersicht

Behalten Sie jeden Cent im Blick – bevor er ausgegeben wird

Jede Anfrage wird dem richtigen Budget zugeordnet, für präzise Entscheidungen in Echtzeit. Planen Sie Ausgaben, bevor sie in Ihrem Hauptbuch erscheinen. Kein Warten bis zum Monatsende. Kein Raten. Einfach volle Transparenz über alle Verpflichtungen, Zuordnungen und bevorstehenden Ausgaben.

„Als Motorsportteam decken unsere Ausgaben alles ab – von teuren Reifen und Treibstoff über Reise- und Unterkunftskosten bis hin zu Eventpersonal. Payhawk hilft uns, diese Kosten effizient zu verwalten und Überausgaben zu vermeiden.“

Ryan Franklin, FinanzcontrollerZur Fallstudie

Volle Zahlungssicherheit – bevor auch nur ein Cent Ihr Konto verlässt

Verfolgen Sie, was genehmigt ist, gleichen Sie jede Position ab und verfolgen Sie Ausgaben in Echtzeit. So vermeiden Sie zu hohe Zahlungen, Budgetüberschreitungen und Unstimmigkeiten.

Positionsprüfung

Unstimmigkeiten erkennen, bevor sie teuer werden

Positionsgenaue Prüfungen erkennen Abweichungen sofort. Unstimmigkeiten lösen zusätzliche Genehmigungen aus, sodass Sie nur für tatsächlich bestellte Leistungen bezahlen.

Intelligente Dreifachprüfung

Betrug und Fehler verhindern - von Anfang an

Zwei- und dreifache Positionsabgleiche sorgen dafür, dass jede Rechnung, jeder Wareneingangsschein und jede Bestellung übereinstimmen – ohne Lücken, ohne Überraschungen.

Flexible Zahlungen

Warten Sie auf Freigaben? Jetzt problemlos bezahlen!

Wählen Sie die Zahlungsmethode direkt in Ihrem Workflow. Verarbeiten Sie Lieferantenrechnungen über die Finanzabteilung oder laden Sie Gelder direkt auf Mitarbeiterkarten für Selbstbedienungszahlungen.

Procurement Agent

Der unsichtbare Dirigent, der alles in Bewegung setzt

Ihr stiller Partner, der die Warenbeschaffung einfach und reibungslos macht – von der Anfrage bis zur Bezahlung

Verwandelt Worte in Workflows

Sagen Sie einfach, was Sie brauchen – der Agent erledigt den Rest, füllt alle Details aus und setzt alles in Bewegung. Ganz ohne Einarbeitung, ganz ohne lästige Bestellungen.

Spielt nach Ihren Regeln

Der Agent kennt Ihre Genehmigungen, Budgets und Prozesse – hält Anfragen auf Kurs und informiert alle Beteiligten automatisch.

Begleitet Sie bis zum Abschluss

Von der Genehmigung bis zur Bezahlung kümmert sich der Agent um alles – er stellt Karten aus, leitet Rechnungen weiter und hält die Finanzabteilung auf dem Laufenden.