Procurement softwareIntake-to-pay richtig umsetzen — Ausgaben genehmigen, bevor sie entstehen
Vom Büromaterial bis zum Software-Abonnement: Jeder Einkauf beginnt mit einer einfachen Anfrage. Schneller und einfacher - für alle Beteiligten: vom Antrag bis zur Bezahlung.
Jede Anfrage, von Anfang an perfekt gesteuert
Anfragen erstellen, weiterleiten und genehmigen, bevor Kosten entstehen – keine Missverständnisse, keine versteckten Kosten.
Verwandeln Sie einfache Anfragen in vollständige, regelkonforme Prozesse. Ihre Mitarbeitenden bleiben produktiv – während Richtlinien im Hintergrund greifen. Alles, was nötig ist, ist eine Nachricht, ein Screenshot oder eine Sprachnachricht.
Jeder Ausgabentyp folgt seiner eigenen Richtlinie. Intelligente Weiterleitungen sorgen dafür, dass jede Anfrage beim richtigen Genehmiger, Prüfer und Budgetverantwortlichen landet. Nach Ihren Regeln, Rollen und Prozessen durchläuft jede Anfrage genau den von Ihnen festgelegten Weg. Unser AI-Agent übernimmt das Nachverfolgen – so geht keine Anfrage verloren.
Genehmigungen, Lieferanteninfos, Budgets, Gespräche – alles an einem Ort. Das heißt: keine langen E-Mail-Ketten, keine doppelte Arbeit und keine Zweifel, was genehmigt wurde, von wem und weshalb. Mitarbeitende sehen sofort die nächsten Schritte, und die Finanzabteilung hat alle Daten, um sicher zu entscheiden.
Jede Anfrage wird dem richtigen Budget zugeordnet, für präzise Entscheidungen in Echtzeit. Planen Sie Ausgaben, bevor sie in Ihrem Hauptbuch erscheinen. Kein Warten bis zum Monatsende. Kein Raten. Einfach volle Transparenz über alle Verpflichtungen, Zuordnungen und bevorstehenden Ausgaben.
„Als Motorsportteam decken unsere Ausgaben alles ab – von teuren Reifen und Treibstoff über Reise- und Unterkunftskosten bis hin zu Eventpersonal. Payhawk hilft uns, diese Kosten effizient zu verwalten und Überausgaben zu vermeiden.“
Volle Zahlungssicherheit – bevor auch nur ein Cent Ihr Konto verlässt
Verfolgen Sie, was genehmigt ist, gleichen Sie jede Position ab und verfolgen Sie Ausgaben in Echtzeit. So vermeiden Sie zu hohe Zahlungen, Budgetüberschreitungen und Unstimmigkeiten.
Positionsgenaue Prüfungen erkennen Abweichungen sofort. Unstimmigkeiten lösen zusätzliche Genehmigungen aus, sodass Sie nur für tatsächlich bestellte Leistungen bezahlen.
Zwei- und dreifache Positionsabgleiche sorgen dafür, dass jede Rechnung, jeder Wareneingangsschein und jede Bestellung übereinstimmen – ohne Lücken, ohne Überraschungen.
Wählen Sie die Zahlungsmethode direkt in Ihrem Workflow. Verarbeiten Sie Lieferantenrechnungen über die Finanzabteilung oder laden Sie Gelder direkt auf Mitarbeiterkarten für Selbstbedienungszahlungen.
Der unsichtbare Dirigent, der alles in Bewegung setzt
Ihr stiller Partner, der die Warenbeschaffung einfach und reibungslos macht – von der Anfrage bis zur Bezahlung
Sagen Sie einfach, was Sie brauchen – der Agent erledigt den Rest, füllt alle Details aus und setzt alles in Bewegung. Ganz ohne Einarbeitung, ganz ohne lästige Bestellungen.
Der Agent kennt Ihre Genehmigungen, Budgets und Prozesse – hält Anfragen auf Kurs und informiert alle Beteiligten automatisch.
Von der Genehmigung bis zur Bezahlung kümmert sich der Agent um alles – er stellt Karten aus, leitet Rechnungen weiter und hält die Finanzabteilung auf dem Laufenden.
Designed für Ihre Finanzabteilung – beliebt bei Ihren Mitarbeitenden
Vereint Finanzen, Einkauf und Mitarbeitende in einem intelligenten Prozess – unkompliziert und reibungslos.
Mit proaktiver Ausgabenfreigabe haben Teams endlich echte Echtzeit-Transparenz über alle Ausgaben. Mehr Kontrolle – ganz ohne Mehraufwand.
Richtlinien werden automatisch eingehalten, sodass Ihr Team sich auf Strategisches, Verhandlungen und Kostensenkung konzentrieren kann – ohne Routineaufgaben oder Nachverfolgung.
Anfragen sind kinderleicht und Richtlinien bereits eingebaut – für schnellere Genehmigungen und müheloses Einkaufen.
Mit proaktiver Ausgabenfreigabe haben Teams endlich echte Echtzeit-Transparenz über alle Ausgaben. Mehr Kontrolle – ganz ohne Mehraufwand.
Richtlinien werden automatisch eingehalten, sodass Ihr Team sich auf Strategisches, Verhandlungen und Kostensenkung konzentrieren kann – ohne Routineaufgaben oder Nachverfolgung.
Anfragen sind kinderleicht und Richtlinien bereits eingebaut – für schnellere Genehmigungen und müheloses Einkaufen.
Alles, was Sie für eine smarte und unkomplizierte Abwicklung brauchen - von der Anfrage bis zur Bezahlung
Starten Sie jede Anfrage ganz einfach in eigenen Worten – ohne Formulare, ohne Aufwand.
Passen Sie Einkaufstypen an – mit Genehmigungen, Feldern und Zahlungsmethoden, die perfekt zu Ihren Richtlinien passen.
Anfragen werden automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet, unser KI-Agent kümmert sich um die Nachverfolgung.
Genehmigungswege nach Ausgabenart, Lieferant oder Budget anpassen.
Behalten Sie jede Anfrage sofort im Blick – direkt im Budget.
Erstellen Sie Bestellungen automatisch – für Lieferanten oder internes Reporting.
Gleichen Sie Bestellungen und Anfragen automatisch mit Wareneingang und Rechnungen ab – schnell und unkompliziert.
Gestalten Sie Ihren Ablauf für Kartenaufladungen, Einmalkarten oder zentrale Rechnungen – einfach und effizient.
Kategorisieren, Abweichungen markieren und anschließend mühelos abgleichen.
FAQ
Intake-to-Pay umfasst den gesamten Prozess – von der Anfrage eines Mitarbeiters bis zur Zahlung durch die Finanzabteilung. Die meisten Systeme decken nur einzelne Schritte ab. Payhawk vereint alles in einem durchgängigen Ablauf – Anfragen, Genehmigungen, Budgets, Abgleiche und Zahlungen – damit Sie jederzeit den Überblick behalten und die Kontrolle behalten.
Jede Anfrage ist von Anfang an einem Budget zugeordnet. Genehmigungen reservieren Mittel in Echtzeit, sodass die Entscheider stets sehen, was noch verfügbar ist, bevor sie zustimmen. Zeilenweise Prüfungen erkennen sofort Abweichungen – so bezahlen Sie nur für das, was tatsächlich bestellt wurde.
Beim 2-Wege-Abgleich wird eine Bestellung mit der Rechnung verglichen. Der 3-Wege-Abgleich geht einen Schritt weiter und prüft zusätzlich Wareneingänge oder Lieferscheine. Payhawk automatisiert den Prozess bis auf Positionsebene und erkennt Abweichungen, bevor sie in Ihr Hauptbuch gelangen.
Ja – genau darum geht es. Mitarbeitende können einfach in eigenen Worten eingeben, was sie brauchen. Der KI-Agent von Payhawk sammelt alle notwendigen Informationen, wendet Ihre Richtlinien an und leitet die Anfrage zur Genehmigung weiter. Keine komplizierten Formulare, keine Compliance-Probleme.
Sehr flexibel. Nach der Genehmigung kann die Finanzabteilung Lieferantenrechnungen über die Kreditorenbuchhaltung bearbeiten oder Mittel auf Einmalkarten oder Mitarbeiterkarten laden. Sie legen die Regeln fest – Payhawk sorgt dafür, dass der Ablauf eingehalten wird.
Mehr Einblicke in das Procurement
Sehen Sie, wie Intake-to-Pay reibungslos funktioniert, wenn alles richtig umgesetzt wird.