So automatisieren Sie Ihren Procure-to-Pay Prozess

Die Navigation durch den Beschaffungsprozess eines Unternehmens kann für Ihre Finanz- und Beschaffungsteams ein wahres Labyrinth sein. Von der Nachverfolgung von Anfragen über mehrere Systeme hinweg sowie dem Abgleich eingehender Rechnungen bis hin zur Sicherstellung, dass die Daten korrekt sind und innerhalb vordefinierter Grenzwerte liegen, um überhöhte Ausgaben zu vermeiden, gibt es so viele Stellen, an denen man sich verlaufen kann.

Payhawk implementiert die innovative Automatisierung der Beschaffung bis hin zur Bezahlung.

Unser neues Bestellsystem - gekoppelt mit unserer automatisierten Kreditorenbuchhaltungslösung ermöglicht es Ihnen, Ihre Beschaffungsvorgänge zu optimieren, menschliche Fehler zu vermeiden, Unstimmigkeiten zu erkennen, Ausgaben zu kontrollieren und Zahlungen an Lieferanten zu leisten.

Sie sind noch nicht sicher, ob Beschaffungsautomatisierung das Richtige für Sie ist? Entdecken Sie im Folgenden die fünf Herausforderungen einer ineffizienten Beschaffung und erfahren Sie, wie die richtige Lösung Ihnen helfen kann, Ineffizienzen zu beseitigen, Fehler zu reduzieren und die Ausgaben Ihres Unternehmens im Griff zu behalten.

Die fünf größten Herausforderungen des manuellen Procure-to-Pay-Prozesses

Ist es so schlimm, wenn Sie keine Lösung verwenden, die Ihren Beschaffungsprozess automatisiert? Mit einem Wort: Ja.

Sie riskieren, den Genehmigungsprozess zu verlangsamen, Fehler und Verzögerungen bei der Bearbeitung von Geschäftseinkäufen zu verursachen und eine undurchsichtige Verantwortlichkeit zu schaffen, wo eigentlich vollständige Transparenz herrschen sollte. Letztlich wirken sich diese Probleme direkt auf Ihr Unternehmen aus, denn ein unzureichender Überblick über die Ausgaben kann zu uninformierten Entscheidungen führen. Eine fehlende Automatisierung der Genehmigungsprozesse kann zu unüberlegten Ausgaben und erhöhten Kosten führen.

Außerdem könnte die Zeit, die Sie und Ihr Finanzteam mit manuellen Aufgaben verbringen, anderweitig besser genutzt werden, z. B. um neue Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu finden und neue Prozesse einzuführen.

Hier sind die fünf größten Probleme mit manuellen Beschaffungsprozessen:

1. Ineffiziente Prozesse

Da wir alle Menschen sind, sind Fehler bei manuellen Prozessen unvermeidlich. Und Fehler führen zu Verzögerungen. Sich auf manuelle Prozesse für Ihre Bestellanforderungen, Genehmigungen, Bestellungen und Rechnungen zu verlassen, ist kein effizienter Weg, um den Beschaffungsprozess zu verwalten und zu überwachen. Schlimmer noch, dieser Prozess wird in der Regel über mehrere, nicht miteinander verbundene Systeme von Drittanbietern abgewickelt, sodass es schwierig ist, Engpässe zu erkennen und einen durchgängigen Überblick über die Einkäufe des Unternehmens zu erhalten.

Unsere Lösung automatisiert den größten Teil des Beschaffungsprozesses, was bedeutet, dass keine manuelle Dateneingabe oder Zeitverschwendung mehr stattfindet, die Fehlerquote enorm gesenkt wird und mehr Potenzial für Einsparungen und Kostenkontrolle vorhanden ist. Und so funktioniert es:

• Alle Kaufanträge werden in einer zentralen Datenbank erfasst und organisiert, sodass Sie ihren aktuellen Status und die erforderlichen nächsten Schritte überprüfen können.
• Sie können benutzerdefinierte Genehmigungs-Workflows einrichten, in denen festgelegt wird, wer Kaufanträge abzeichnen muss, bevor der Kauf durchgeführt wird.
• Die Genehmigenden werden dann benachrichtigt und daran erinnert, dass sie tätig werden müssen. Sobald Sie die eingehenden Lieferantenrechnungen in Payhawk hochgeladen haben, verknüpfen wir sie automatisch mit den entsprechenden Bestellungen, und das System identifiziert etwaige Abweichungen zwischen der gelieferten Menge und dem vorab vereinbarten Preis.
• Und schließlich können Sie, Ihre Lieferanten direkt über die Payhawk Plattform bezahlen

Außerdem unterstützen wir kostenlose lokale und kostengünstige internationale Bankzahlungen, sodass Sie Lieferanten in verschiedenen Ländern bezahlen können. Unterm Strich können Sie Ihre Geschäftseinkäufe von der Anfrage bis zur Zahlung über eine einzige Plattform abwickeln.

2. Nicht genehmigte Ausgaben

Unkontrollierte Ausgaben können zu Cashflow-Problemen führen, die eine genaue Prognose und Budgetplanung unmöglich machen. Eine unzureichende Ausgabentransparenz bei Ihren Beschaffungsaktivitäten bedeutet, dass Sie möglicherweise Gelegenheiten verpassen, Kosteneinsparungen zu ermitteln und übermäßige Ausgaben im Keim zu ersticken. Schlimmer noch, die Ausgaben werden so weit überschritten, dass Budgets und Ressourcen umgeschichtet werden müssen, um die geplanten Ausgaben zu decken, und dass gute Gelegenheiten ausgelassen werden, weil die Mittel fehlen.

Mit Payhawk können Sie jedoch genau kontrollieren, wie Ihr Unternehmen Geld ausgibt, indem Sie Genehmigungsabläufe in den Beschaffungsprozess integrieren und Limits und Diskrepanzen automatisieren. Jede Ausgabe oder Abweichung, die einen bestimmten Grenzwert überschreitet, wird für weitere Maßnahmen markiert, und alles, was darunter liegt, kann (gemäß den von Ihnen festgelegten Grenzwerten) passieren.

3. Langwierige und komplexe Genehmigungszyklen

Die manuelle Einholung von Genehmigungen für Bestellanfragen kann zu unnötigen Verzögerungen und Engpässen führen. In manchen Fällen reichen Sie eine Anfrage über eine Drittanbieterlösung wie Jira ein und erhalten dann die Genehmigungen per E-Mail oder Slack, was zu langwierigen Prozessen und einem Mangel an Transparenz führt.

Durch die Automatisierung des Genehmigungsprozesses und die Nutzung benutzerdefinierter Genehmigungsworkflows gehören langwierige und komplizierte Genehmigungszyklen der Vergangenheit an. Stattdessen kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass die richtige Person (oder eine Kette von Personen) Anfragen umgehend prüft und gleichzeitig festhält, wer, wann und was genehmigt wurde.

Unsere Payhawk Plattform bietet hochgradig anpassbare Genehmigungs- und Zahlungsworkflows, um die oben genannten Probleme zu lösen. Diese Workflows ermöglichen es Ihnen, die Genehmigungskette an Ihre internen Prozesse und Ihre Unternehmensstruktur anzupassen, indem Sie zwischen bestimmten Personen, Teamleitern, Kostenstellenverantwortlichen, Standortleitern, Projektleitern und anderen als den erforderlichen Genehmigern wählen können.

Aber das ist noch nicht alles. Sie können auch erweiterte Genehmigungs-Workflows erstellen, bei denen mehrere Personen eine Ausgabe oder einen Antrag entweder nacheinander oder nicht nacheinander genehmigen müssen, bevor sie in die nächste Phase übergehen.

4. Identifizierung von Mengen- und Betragsdiskrepanzen

Zahlungsverzögerungen treten in der Regel dann auf, wenn manuelle Prozesse wie der Abgleich von Lieferantenrechnungen, Belegen und Bestellungen beteiligt sind. Die Verzögerungen verlängern sich noch, wenn Lieferanten Sie auffordern, für Teillieferungen zu bezahlen, oder wenn der Rechnungsbetrag den ursprünglich vereinbarten Betrag übersteigt.

Es ist wichtig, dass Sie Ihr Unternehmen und Ihre Lieferanten schnell auf diese Probleme aufmerksam machen. Der manuelle Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Zahlungsbelegen ist jedoch zeitaufwändig, verlangsamt die Prozesse und führt dazu, dass Warnungen zu spät kommen.

Das ist ein Teufelskreis, den Sie mit unserer Procure-to-Pay-Automatisierung jedoch leicht durchbrechen können. Mit unseren Funktionen für den automatischen 3-Wege-Abgleich und die Identifizierung von Diskrepanzen können Sie den gesamten Prozess der Datenerfassung und des Abgleichs beschleunigen und kostspielige Fehler durch den manuellen Abgleich der Dokumente vermeiden.

Unsere OCR Technologie (Optical Character Recognition) überprüft die Bestellungen, Zahlungsbelege und Rechnungen und extrahiert alle Informationen für Payhawk, während sie gleichzeitig die Details auf allen Dokumenten abgleicht und validiert.

5. Fehlende Standardisierung

Inkonsistente Prozesse führen zu inkonsistenten Ergebnissen und lassen Raum für Fehler. Die Daten müssen abteilungsübergreifend, präzise und konsistent sein. Andernfalls wird die Verwaltung und Optimierung des Beschaffungs- und Zahlungsprozesses zur Herausforderung.

Bei Payhawk minimieren wir Verwirrung und Konflikte durch die Standardisierung und Zentralisierung aller Ausgabenprozesse des Unternehmens. Von der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bis hin zur Rationalisierung des Lieferantenmanagements stellen wir sicher, dass alle Beteiligten einheitliche Prozesse anwenden, die zu konsistenten Ergebnissen und Erwartungen führen.

Unsere Procure-to-Pay-Lösung übernimmt alle schweren Aufgaben im gesamten Lieferantenmanagement Prozess, sodass Sie sich nicht darum kümmern müssen.

Vorteile von Payhawk Procure-to-Pay

Payhawk unterstützt bereits Kunden in mehr als 32 Ländern bei der Optimierung des Ausgabenmanagements mit automatisierten Accounts Payable, einschließlich Rechnungserfassung und -verwaltung, Genehmigungsworkflows für Rechnungen, internationale Zahlungen und mehr. Darüber hinaus bieten wir jetzt auch ein zeitsparendes, kontrollierendes Bestellsystem an. Als Nutzer können Sie:

Darüber hinaus bieten wir jetzt auch ein zeitsparendes, kontrollierendes Bestellsystem an. Als Nutzer können Sie:

1. Kaufanträge innerhalb der Plattform einreichen
2. Genehmigungsworkflows für Kaufanträge einrichten
3. Bestellungen erstellen
4. Zwei- oder Dreifachabgleich zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingangsscheinen durchführen
5. Identifizieren Sie Diskrepanzen bei der Menge der erhaltenen Waren oder Dienstleistungen und/oder dem Zahlungsbetrag.

Sie möchten schneller arbeiten, Fehler reduzieren und Ihre Ausgaben besser kontrollieren? Mit unseren automatisierten Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung und dem Bestellsystem können Sie das (und alles an einem Ort).

Wie funktioniert Payhawk Procure-to-Pay?

Die neuen Procure-to-Pay-Funktionen sind super einfach zu bedienen. Hier sehen Sie, wie sie in Aktion aussehen:

1. Einen Rahmen setzen

Sie können Ihre Bestellung individuell einrichten, z. B. ein Bestellpräfix wählen und eine Anfangsnummer formatieren, wobei alle Bestellungen dieselbe Struktur haben. Sie können auch die "Bestellkategorien" festlegen, für die Empfangsscheine erforderlich sind, und Regeln für die Abweichung von Bestellungen festlegen, die einen bestimmten Betrag überschreiten.

2. Erstellen von Workflows für die Genehmigung von Kaufanträgen

Sie können Workflows für die Genehmigung von Kundenanfragen auf der Grundlage des Anforderungsbetrags einrichten und so sicherstellen, dass die richtige Person auf der richtigen Ebene wichtige Ausgabenentscheidungen trifft. Dies begrenzt unnötige Ausgaben und hilft Ihnen, die Kosten unter Kontrolle zu halten.

3. Einreichen einer Kaufanfrage

Die Payhawk-Benutzeroberfläche macht es den Benutzern leicht, eine Kaufanfrage einzureichen, indem sie aufgefordert werden, das Angebot zur Genehmigung anzuhängen. Der Anforderer hat dann die Möglichkeit, alle Informationen zur Kaufanfrage zu überprüfen, bevor er sie zur Genehmigung einreicht.

4. Genehmigen einer Bestellanforderung

Der Genehmigende erhält dann die unten stehende Ansicht der Bestellanforderung. Die Lieferanteninformationen werden übersichtlich angezeigt, sodass das Entschlüsseln von Details nicht mehr nötig ist. Der Genehmigende kann einfach "genehmigen" oder "ablehnen" wählen.

5. Übermittlung der Rechnung zur Zahlung

In jedem Fenster können sowohl der Genehmigende als auch der Anforderer den Verlauf der Bestellung einsehen, von der Erstellung über die Einreichung bis zur Genehmigung. Sobald der Antrag genehmigt und die Bestellung erstellt ist, können Sie die Rechnung hochladen.

6. Verknüpfung der Rechnung mit der Bestellung

Wenn Sie die Rechnung erhalten, klicken Sie einfach auf "Rechnung hinzufügen" in der oberen rechten Ecke des Fensters; Sie werden dann aufgefordert, die entsprechende Bestellnummer auszuwählen, um sie korrekt zu verknüpfen.

Die größten Vorteile der Procure-to-Pay-Automatisierung von Payhawk

Die schlanke und effiziente Automatisierung der Beschaffung bis zur Bezahlung ist nur ein Teil unseres Leistungsspektrums. Mit unserer Ausgabenmanagementlösung können Sie noch viel mehr erreichen, darunter die folgenden sieben (internationalen) Vorteile:

1. Holen Sie sich eine Komplettlösung

Wir bieten auch viele andere Produkte innerhalb unserer Lösung an, darunter Firmenkarten, Ausgabenmanagement, Mehrwährungsfunktionen und marktführende Integrationen. Wir bieten Ihnen alle Funktionen, die Sie benötigen, um die Finanzen und Prozesse Ihres Unternehmens zu überwachen, Ihre Ausgaben zu kontrollieren und einen aussagekräftigen Überblick in Echtzeit zu erhalten.

2. Globale Ausgaben mit Vertrauen

Unsere Visa-Karten machen das Bezahlen einfach, egal ob im Inland oder international. Das bedeutet, dass Sie Ihren Mitarbeitern mit unseren weltweit akzeptierten Firmenkarten die Möglichkeit geben können, überall auf der Welt im Rahmen ihrer Möglichkeiten zu bezahlen.

3. Verarbeiten Sie Cross-Border Zahlungen mit Leichtigkeit

Unsere Kunden können schnellere und kostengünstigere globale Zahlungen in 160+ Länder und 50 Währungen durchführen. Grenzüberschreitende Zahlungen waren noch nie so einfach.

4. Integrieren Sie Ihr marktführendes ERP und andere Tools

Wir ermöglichen Ihnen die mühelose Integration mit Ihren ERP- und Buchhaltungssystemen und erhöhen die Transparenz Ihrer Ausgaben. Von NetSuite und Microsoft Dynamics bis hin zu QuickBooks und EXACT importieren Sie alles, von Steuerkennzeichen bis hin zu Kontenplänen, und automatisieren den Bankabgleich und den Abruf der Mehrwertsteuer.

5. Verfolgen Sie Kohlenstoffemissionen mit Payhawk Green

Die Datenerfassung für die Nachhaltigkeitsberichterstattung wird mit Payhawk Green einfacher. Indem Sie Ihre Kohlenstoffemissionen mit unserer Software verfolgen, können Sie den Kohlenstoff-Fußabdruck und die Umweltauswirkungen Ihrer Organisation besser verstehen.

6. Wir haben eine EMI-Lizenz

Eine Lizenz des Electronic Money Institute (EMI) bedeutet, dass wir unseren Kunden E-Geld-Dienstleistungen anbieten können, einschließlich IBAN-Konten, Debitkarten, Banküberweisungen, Devisenkasse, Debitkartenprodukte sowie Payment Initiation Services (PIS) und Account Information Services (AIS).

7.Payhawk ist Hauptmitglied von Visa Europe.

Als Principal Member von Visa Europe können wir Visa-Karten direkt und ohne Beteiligung Dritter ausgeben. Das bedeutet für unsere Geschäftskunden eine höhere Servicezuverlässigkeit und Ausfallsicherheit.

Zusammengefasst

Die manuelle Verwaltung Ihrer Beschaffungsprozesse birgt die Gefahr von Ineffizienzen und Fehlern und verlangsamt den Genehmigungsprozess unnötig.

Mit einer Software wie Payhawk Procure-to-Pay können Sie jedoch alle Lieferantenbeziehungen von Anfang bis Ende verwalten, unzulässige Ausgaben durch die Einhaltung von Richtlinien verhindern und in Echtzeit Einblick in die Ausgaben mehrerer Unternehmen erhalten. Klingt ziemlich effizient, oder?

Sehen Sie sich Payhawk Procure-to-Pay in Aktion an und erfahren Sie mehr in einer persönlichen Demo.