Cinco pasos para mejorar el proceso de procure-to-pay

Gestionar el proceso de compras de una empresa puede ser un verdadero laberinto para tus equipos financieros y de compras. Desde hacer un seguimiento de las solicitudes en varios sistemas y conciliar las facturas recibidas hasta garantizar que los datos sean precisos y se mantengan dentro de los umbrales acordados previamente para evitar gastos excesivos, hay muchos lugares donde perderse.

Presentamos el innovador proceso de procure-to-pay automatizado de Payhawk.

Nuestro nuevo sistema de órdenes de compra, junto con nuestra solución automatizada de cuentas a pagar, te permite agilizar tus operaciones de compra, evitar errores humanos, detectar discrepancias, controlar el gasto y emitir pagos a proveedores.

¿Aún no tienes claro si el proceso de procure-to-pay automatizado es para ti? Descubre a continuación los cinco retos que plantea un proceso de compras ineficiente y cómo eliminar ineficiencias, reducir errores y controlar el gasto de tu empresa con la solución adecuada.

Los cinco mayores retos del proceso de procure-to-pay manual

¿Tan grave es no utilizar una solución que automatice el proceso de compras? En una palabra, sí.

Te arriesgas a ralentizar el proceso de aprobación, provocar errores y retrasos en el procesamiento de las compras de la empresa y crear una rendición de cuentas opaca donde debería haber una transparencia total. En última instancia, estos problemas afectan directamente a tu empresa, ya que la escasa visibilidad del gasto puede hacer que se tomen decisiones sin disponer de todos los datos necesarios. Por otra parte, la falta de automatización de las aprobaciones puede dar lugar a gastos no previstos en las políticas y a un aumento de los costes.

Además, el tiempo que tú y tu equipo de finanzas dedicáis a tareas manuales podría emplearse mejor en otras cosas, como detectar nuevas oportunidades de ahorro de costes y establecer nuevos procesos.

En caso de que todavía necesites más razones para plantearte la automatización, aquí te presentamos los cinco mayores problemas de los procesos manuales de compras:

1. Procesos ineficaces

Todos somos humanos, así que es inevitable que se cometan errores en los procesos manuales. Y estos errores provocan retrasos. Depender de procesos manuales para tus solicitudes de compra, aprobaciones, órdenes de compra y facturas no es una forma eficaz de gestionar y supervisar el proceso de compras. Peor aún, este proceso suele gestionarse a través de múltiples sistemas de terceros desconectados, lo que dificulta la identificación de cuellos de botella y la visibilidad integral de las compras de la empresa.

Nuestra solución automatiza la mayor parte del proceso de compras, lo que significa que ya no es necesario introducir datos manualmente ni perder tiempo, los errores se reducen enormemente y hay más posibilidades de ahorrar y controlar los costes.
Así es como funciona:

• Todas las solicitudes de compra se envían y organizan en una base de datos centralizada, lo que te permite comprobar su estado actual y ver cuáles son los siguientes pasos necesarios.
• Puedes establecer flujos de aprobación personalizados y definir quién debe aprobar las solicitudes de compra antes de proceder con la compra.
• A continuación, se notifica a las personas encargadas de aprobar las compras y se les recuerda que deben actuar. Cuando cargas las facturas entrantes del proveedor en Payhawk, las vinculamos automáticamente a las respectivas órdenes de compra, y el sistema identifica cualquier discrepancia entre la cantidad entregada y el precio preacordado.
• Y por último, cuando estés listo para pagar a tu proveedor, puedes hacerlo directamente a través de Payhawk.

Además, a través de nuestra plataforma puedes hacer pagos bancarios locales gratuitos e internacionales de bajo coste, lo que te permite pagar a proveedores de varios países. En conclusión, puedes agilizar las compras empresariales desde la solicitud hasta el pago dentro de una única plataforma.

2. Gastos no autorizados

El gasto incontrolado puede provocar problemas de tesorería, lo que hace imposible prever con exactitud y planificar los presupuestos. La escasa visibilidad del gasto en tus actividades de adquisición significa que puedes perder oportunidades de identificar ahorros de costes y cortar de raíz los gastos excesivos. Y, lo peor de todo, puede que gastes más de la cuenta hasta el punto de tener que barajar presupuestos y recursos para cubrir los gastos previstos y rechazar grandes oportunidades simplemente por falta de fondos.

Con Payhawk puedes llevar un control estricto sobre cómo gasta el dinero tu empresa con flujos de aprobación integrados en el proceso de compra y la automatización de los límites y discrepancias establecidos. Cualquier gasto o discrepancia que supere un determinado límite se marca para que se puedan tomar más medidas, y todo lo que esté por debajo puede pasar (de acuerdo con los límites que especifiques).

3. Ciclos de aprobación largos y complejos

La solicitud manual de aprobaciones de órdenes de compra puede causar retrasos y cuellos de botella innecesarios. En algunos casos, puedes enviar una solicitud a través de una solución de terceros, como Jira, y luego recibir las aprobaciones por correo electrónico o Slack, lo que supone un proceso de aprobación prolongado y poco transparente.

Al automatizar el proceso de aprobación y aprovechar los flujos de aprobación personalizados, puedes hacer que los ciclos de aprobación largos y complicados sean cosa del pasado. En su lugar, tu organización puede asegurarse de que la persona correcta (o una cadena de personas) revise las solicitudes con prontitud, a la vez que mantiene un registro de quién, cuándo y qué se aprobó.

En Payhawk, nuestra plataforma ofrece flujos de aprobación y pago altamente personalizables para resolver los problemas anteriores. Estos flujos te permiten adaptar la cadena de aprobación al proceso interno y a la estructura de tu empresa, permitiéndote elegir entre personas específicas, jefes de equipo, propietarios de centros de coste, directores de ubicación o directores de proyecto para que sean los responsables de aprobar las compras.

Pero eso no es todo. También puedes crear flujos de aprobación avanzados, en los que varias personas aprueben un gasto o solicitud, de forma secuencial o no secuencial, antes de pasarlo a la siguiente fase.

4. Identificación de discrepancias de cantidad e importe .

Los retrasos en los pagos suelen producirse cuando intervienen procesos manuales como la conciliación de facturas de proveedores, recibos y pedidos. Los retrasos aumentan aún más si los proveedores te piden que pagues por envíos parciales o si el importe de la factura supera lo acordado inicialmente.

Señalar estos problemas rápidamente a tu organización y a tu proveedor es vital. Sin embargo, comparar manualmente facturas, pedidos y recibos lleva mucho tiempo, lo que ralentiza todo y hace que las alertas lleguen demasiado tarde.

Se trata de un círculo vicioso, pero puedes salir fácilmente de él con nuestro proceso de procure-to-pay automatizado. Nuestras funcionalidades de triple conciliación automática y de identificación de discrepancias te permiten acelerar todo el proceso de captura y conciliación de datos, lo que evita costosos errores derivados del cotejo manual de los documentos.

Nuestra tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) revisa las órdenes de compra, los recibos y las facturas, y vuelca toda la información en Payhawk al tiempo que concilia y valida los detalles de todos los documentos.

5. Falta de normalización

Los procesos incoherentes generan resultados incoherentes y dan lugar a errores. Los datos deben ser precisos y coherentes en todos los departamentos; de lo contrario, la gestión y optimización del proceso de procure-to-pay se complican.

En Payhawk, estandarizamos y centralizamos todos los procesos de gasto de la empresa para reducir todo lo posible las confusiones y los conflictos. Desde la automatización de las cuentas a pagar hasta la optimización de la gestión de proveedores, garantizamos procesos estandarizados que generan resultados y expectativas coherentes.

Nuestra funcionalidad de procure-to-pay hace todo el trabajo pesado a lo largo del proceso de gestión de proveedores para que no tengas que asumirlo tú.

Beneficios de la solución procure-to-pay de Payhawk

En Payhawk, ya ayudamos a clientes de más de 32 países a optimizar la gestión de gastos con cuentas a pagar automatizadas, que incluyen la captura y gestión de facturas, flujos de aprobación de facturas, pagos internacionales y mucho más.

Además de todo lo anterior, ahora también ofrecemos un sistema de órdenes de compra que ahorra tiempo y aumenta el control. Como usuario, puedes:

1. Enviar solicitudes de compra dentro de la plataforma
2. Establecer flujos de aprobación para las solicitudes de compra
3. Crear órdenes de compra una vez aprobadas
4. Efectuar la doble o triple conciliación de facturas, órdenes de compra y acuses de recibo de mercancías.
5. Identificar discrepancias en la cantidad de bienes o servicios recibidos y/o en el importe del pago.

¿Necesitas actuar con más rapidez, reducir errores y tener un mayor control sobre los gastos? Con nuestras funcionalidades automatizadas de cuentas a pagar y nuestro sistema de órdenes de compra, puedes hacerlo (y todo en un solo lugar).

¿Cómo funciona la solución procure-to-pay de Payhawk?

La nueva funcionalidad procure-to-pay es muy fácil de usar. Estas son las etapas principales del proceso:

1. Configurar los ajustes básicos

Puedes personalizar la configuración de tu orden de compra (por ejemplo, elegir un prefijo de pedido y el formato del número inicial) para que todas las órdenes de compra tengan la misma estructura. También puedes definir las "categorías de órdenes de compra" para las que se requieren acuses de recibo y establecer reglas de discrepancia para las órdenes de compra que superen un determinado importe.

2. Crear flujos de aprobación de solicitudes de compra

Puedes establecer flujos de aprobación personalizados en función del importe de la solicitud de compra y asegurarte de que la persona adecuada en el nivel adecuado se encarga de tomar las decisiones de gasto importantes. De este modo, limitas el gasto innecesario y mantienes el control de los costes.

3. Enviar una solicitud de compra

La interfaz de Payhawk permite a los usuarios enviar con facilidad las solicitudes de compra y les pide que adjunten el presupuesto que necesitan aprobar. El solicitante puede revisar toda la información de la solicitud de compra antes de enviarla para su aprobación.

4. Aprobar una solicitud de compra

La persona encargada de aprobar la solicitud de compra recibe entonces una vista previa de la solicitud de compra. La información del proveedor se muestra claramente, lo que evita tener que descifrar los detalles y ahorra tiempo. La persona encargada de la aprobación puede simplemente seleccionar “aprobar” o “rechazar”.

5. Enviar la factura para que se pague

En cada ventana, tanto el encargado de la aprobación como el solicitante pueden ver el historial de la orden de compra, desde que se crea hasta que se envía para su aprobación. Una vez se ha aprobado la solicitud de compra y se ha creado la orden de compra, es el momento de subir la factura una vez la tengas.

6. Vincular la factura a la orden de compra

Cuando recibas la factura, simplemente haz clic en "añadir factura" en la esquina superior derecha de la ventana; a continuación, se te pedirá que selecciones el número de orden de compra correspondiente para vincularla correctamente.

Las mayores ventajas del proceso de procure-to-pay automatizado de Payhawk

La automatización ágil y eficiente del proceso de procure-to-pay tan solo es una parte de todo lo que ofrecemos. Nuestra solución de gestión de gastos te permite conseguir mucho más, incluidas las siguientes siete ventajas (internacionales):

Una solución completa

También ofrecemos muchos otros productos dentro de nuestra solución, como tarjetas corporativas, gestión de gastos, funcionalidad multidivisa e integraciones líderes en el mercado. Disponemos de todas las funcionalidades que necesitas para supervisar las finanzas y los procesos empresariales, controlar el gasto y obtener una visibilidad impactante en tiempo real.

Comprar en todo el mundo con confianza

Nuestras tarjetas Visa te permiten comprar con facilidad dentro y fuera de nuestras fronteras. Esto significa que puedes permitir a tus empleados gastar dentro de unos límites en cualquier parte del mundo con nuestras tarjetas corporativas aceptadas en todo el mundo.

Integrar tu ERP líder del mercado y otras herramientas

Payhawk se integra sin esfuerzo con tus sistemas ERP y de contabilidad, lo que aumenta la visibilidad del gasto. Desde NetSuite y Microsoft Dynamics hasta QuickBooks y EXACT, puedes importar cualquier dato, desde códigos fiscales hasta planes de cuentas, y automatizar la conciliación bancaria y la recuperación del IVA.

Hacer seguimiento de las emisiones de carbono con Payhawk Green

La recopilación de datos para la elaboración de informes de sostenibilidad es más fácil con Payhawk Green. Con nuestro software puedes hacer seguimiento de tus emisiones de carbono para comprender mejor la huella de carbono y el impacto medioambiental de tu organización.

Tenemos la licencia EMI

Una licencia del Instituto de Dinero Electrónico (EMI) significa que podemos ofrecer a los clientes servicios de dinero electrónico, incluidas cuentas IBAN, tarjetas de débito, transferencias bancarias, operaciones de cambio de divisas al contado, productos de tarjetas de crédito, así como Servicios de Iniciación de Pagos (PIS) y Servicios de Información de Cuentas (AIS).

Payhawk es miembro principal de Visa Europe.

Como miembro principal de Visa Europe, podemos emitir tarjetas Visa directamente sin la intervención de terceros. Esto genera una mayor fiabilidad y resiliencia del servicio para nuestros clientes empresariales.

En resumen

La gestión manual de tus procesos de compra te expone a ineficiencias y errores, ralentizando innecesariamente el proceso de aprobación.

Pero con un software de procure-to-pay como el de Payhawk puedes gestionar todas las relaciones con los proveedores de principio a fin, eliminar los gastos no autorizados mediante el cumplimiento de las políticas y obtener visibilidad en tiempo real de los gastos en múltiples entidades. Suena bastante eficiente, ¿verdad?

Programa una demo personalizada con nuestros especialistas para ver la funcionalidad procure-to-pay en acción y descubrir cómo puede ayudar a tu empresa.