Factura electrónica en España y Europa: cómo Payhawk, junto a Invopop, prepara a las empresas para la normativa que viene

La factura electrónica está transformando la forma en que las empresas gestionan sus cuentas por pagar, tanto en España como en toda la Unión Europea. Con la próxima aprobación del reglamento que desarrollará la Ley Crea y Crece en España y los mandatos progresivos de la UE, los equipos financieros deberán adaptarse a nuevos formatos estructurados, automatizados y obligatorios que reemplazan los tradicionales PDF o papel. En este contexto, Payhawk se posiciona como una solución preparada para leer y procesar facturas electrónicas estructuradas, gracias a su alianza con Invopop, un partner tecnológico clave para cumplir con los estándares europeos de facturación electrónica.
En este artículo te contamos por qué la factura electrónica es importante, qué cambios regulatorios están en marcha en España y Europa, y cómo Payhawk está preparado —junto con Invopop— para ayudar a los equipos financieros a hacer esta transición sin fricción.

¿Qué es la factura electrónica y por qué importa?

La factura electrónica, también llamada e-factura o eInvoicing, consiste en el intercambio de facturas en un formato digital estructurado y legible por máquina, que reemplaza los formatos no estructurados como los PDF o documentos en papel. Esto no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que permite automatizar la captura de datos, reducir errores manuales y acelerar procesos como la aprobación, contabilización y pago.
La Unión Europea ha definido la norma EN 16931 como estándar semántico y sintáctico que rige los formatos de facturación electrónica. Aunque la aplicación de estos mandatos depende de cada país, la tendencia es clara: todas las empresas deberán adoptar formatos estructurados para poder recibir y procesar facturas, especialmente en transacciones B2B.

La Ley Crea y Crece en España: ¿qué cambia?

En España, la Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de la factura electrónica para los intercambios comerciales entre empresas y autónomos (B2B). Aunque la ley fue aprobada en 2022, el reglamento que detalla los requisitos técnicos y los plazos de aplicación aún está pendiente de aprobación. A medida que avance su desarrollo, será esencial que las empresas se preparen para cumplir con las nuevas obligaciones.

La factura electrónica en España se traducirá en:

• El uso de formatos estructurados como Facturae XML, que permiten intercambiar datos de forma automática.
• El reemplazo progresivo de PDF y papel por estándares digitales.
• La necesidad de tecnologías que permitan leer, validar y procesar facturas automáticamente sin intervención manual.

La factura electrónica en Europa: un ecosistema en evolución

La Unión Europea está avanzando hacia la exigencia de facturas electrónicas estructuradas para transacciones comerciales. Países como Alemania ya han implementado mandatos obligatorios (por ejemplo, formatos como XRechnung o ZUGFeRD), mientras que Bélgica, Francia y otros están en proceso de hacerlo en los próximos años.

Estos mandatos europeos tienen como objetivo:

• Aumentar la eficiencia operativa.
• Reducir costes administrativos.
• Combatir el fraude fiscal.
• Impulsar la transparencia en las finanzas empresariales.

Para las empresas que operan en varios países de la UE, esto implica enfrentarse a múltiples formatos, redes de intercambio y requisitos regulatorios nacionales. Aquí es donde la cobertura paneuropea de soluciones tecnológicas como Payhawk cobra especial importancia.

Cómo Payhawk está preparado para la factura electrónica en España y Europa

Payhawk ha desarrollado capacidades para recibir, validar, procesar, aprobar, pagar y sincronizar facturas electrónicas estructuradas directamente dentro de la plataforma. Esto significa que, tan pronto como el reglamento de la Ley Crea y Crece en España entre en vigor, las empresas que usan Payhawk estarán listas para procesar facturas electrónicas sin depender de herramientas adicionales ni procesos manuales.

Además, Payhawk cubre una amplia gama de formatos estructurados que son relevantes en la UE, tales como:

• Peppol BIS 3.0 (estándar PEPPOL utilizado en múltiples países europeos)
• XRechnung y ZUGFeRD (formatos comunes en Alemania)
• Factur-X (utilizado en Francia)
• Facturae XML (la normativa principal en España)

La plataforma se actualiza automáticamente para incluir nuevos formatos conforme evolucionan los mandatos regulatorios de cada país.

La alianza con Invopop: cumplimiento y cobertura europea

Un pilar fundamental para la capacidad de Payhawk de procesar facturas estructuradas en distintos países es su colaboración con Invopop, un proveedor de infraestructura de factura electrónica certificado, que actúa como punto de acceso para redes como PEPPOL y otros esquemas nacionales.

Invopop simplifica el intercambio de facturas electrónicas y asegura que:

• Las facturas emitidas por proveedores lleguen a Payhawk en el formato correcto.
• Cada documento se adapte automáticamente al esquema requerido por el país de origen o destino.
• Los equipos financieros puedan gestionar todas las etapas del ciclo de la factura sin necesidad de integraciones complejas o sistemas adicionales.
  Gracias a esta alianza, Payhawk ofrece una cobertura paneuropea significativa para facturas electrónicas estructuradas, permitiendo a las empresas recibir y procesar documentos en múltiples formatos sin sobresaltos regulatorios.

Cómo funciona el proceso de la factura electrónica en Payhawk

Cuando una factura electrónica estructurada llega por primera vez a Payhawk, la plataforma realiza varios pasos clave automáticamente:

1. Recepción y captura de la factura: el documento se ingiere en formato estructurado sin intervención manual.
2. Validación de datos: cada campo se verifica conforme a las reglas del estándar europeo y las normas nacionales del país emisor.
3. Generación de una versión legible para el usuario: una vez validada, la factura estructurada se transforma automáticamente en un PDF legible, para que los usuarios de Payhawk puedan revisar fácilmente sin necesidad de trabajar con formatos técnicos como XML.
4. Aprobación y registro: los equipos financieros pueden revisar, aprobar y pagar las facturas directamente desde Payhawksin confusiones ni errores de introducción.
5. Sincronización y pago: la factura ya validada puede sincronizarse con el ERP (como NetSuite o Microsoft Dynamics) y autorizar el pago.

Este flujo automatizado permite a las empresas:

• Reducir el tiempo dedicado a introducir datos manualmente.
• Minimizar los errores de procesamiento.
• Garantizar cumplimiento normativo sin necesidad de sistemas externos.
• Procesar facturas y pagarlas directamente desde el mismo sistema sincronizado con la mayoría de los ERPs y sistemas contables

Qué significa esto para los equipos financieros

Para los equipos financieros y de cuentas por pagar, la llegada de la factura electrónica ofrece una gran oportunidad para transformar procesos contables y administrativos. En lugar de ver la normativa como una carga, las empresas pueden aprovecharla para:

• Eliminar tareas repetitivas.
• Mejorar la calidad y precisión de los datos contables.
• Integrar los procesos de factura con los sistemas de planificación y reporting.
• Escalar operaciones sin añadir complejidad.

Conclusión: preparados para el cambio

La obligatoriedad de la factura electrónica en España y los mandatos similares en otros países europeos están en camino. Aunque el reglamento de la Ley Crea y Crece aún está sin aprobar, la dirección es clara: los formatos estructurados reemplazarán a los PDF y documentos no estructurados.
Con la solución de factura electrónica de Payhawk, apoyada por la alianza con Invopop, las empresas tienen hoy una plataforma capaz de leer, procesar y pagar facturas a proveedores. Todo ello cumpliendo con los requisitos de factura electrónica estructurada en múltiples jurisdicciones europeas. Esto significa que, cuando estos mandatos entren en vigor, los equipos financieros podrán adaptarse sin cambios drásticos en sus flujos de trabajo ni dependencias tecnológicas adicionales.
Si quieres saber más sobre cómo Payhawk puede ayudar a tu empresa a la gestión integral de las finanzas ponte en contacto con nuestro equipo aquí.