Software de gestión de gastosControl de gastos corporativos con IA
Todo el gasto de tu equipo, aprobado, clasificado y conciliado en tiempo real. Un único sistema para todas tus tarjetas y entidades. Visibilidad total, más control y un cierre más rápido con menos riesgo en auditoría.
“Payhawk nos ofrece una flexibilidad única. Puedes configurar los flujos de trabajo para que se adapten a la forma de trabajar de tu empresa. Vimos Payhawk como el futuro, donde podríamos tener la entrada de datos de gastos, tarjetas de crédito, aprobaciones, solicitudes de gastos, pago de facturas, reembolsos, todo en uno. Nos permite organizarnos de la forma que mejor nos funciona.”
Visibilidad total de gastos, incluso antes que se produzcan
El Agente IA de Control Financiero notifica a empleados, localiza recibos e introduce los datos que faltan antes de que lleguen al reporting. Así, tu empresa avanza más rápido y tú haces el cierre de mes con datos fiables y precisos.
Un flujo de gastos impulsado por IA y controlado por el departamento financiero
Un único sistema bajo el control del departamento financiero mantiene todo conectado y elimina el trabajo manual con controles de IA y automatización integrados. Así puedes controlar el gasto antes de que se produzca.
Registra los gastos con tarjeta y los reembolsos a empleados más rápido gracias a la categorización automática y al seguimiento de recibos del Agente IA de Control Financiero, disponible tanto en la plataforma como en la app móvil. Gestiona gastos y reembolsos desde Payhawk, eliminando la gestión manual.
Da flexibilidad a tus equipos, desde marketing hasta ventas, sin perder el control. Aprueba el gasto antes de que se produzca con solicitudes, presupuestos y controles proactivos de tarjetas. Asigna las aprobaciones por importe, proveedor, categoría o equipo, revisa varias solicitudes a la vez y delega aprobaciones cuando alguien esté fuera para que nada se quede pendiente.
Conoce el coste real de cada proyecto mientras sigue en marcha. Asigna cada gasto al proyecto, evento o centro de coste correcto en tiempo real. Controla los márgenes al momento y responde a preguntas sobre rentabilidad con datos fiables, no con estimaciones.
Mantén el control de los gastos recurrentes sin frenar a los equipos. Centraliza las suscripciones, da autonomía para gestionar aquellas suscripciones de menor impacto y controla renovaciones, uso y tendencias desde un único lugar. Reduces fugas de gasto, duplicidades y costes innecesarios.
Ofrece flexibilidad sin perder el control ni frenar el ritmo de la empresa. Define políticas de gasto claras y deja que el Agente IA de Control Financiero detecte anomalías y gastos fuera de política. Así, finanzas solo interviene cuando algo requiere revisión.
La opinión de CFOs que ya confían en Payhawk
Responsables financieros de más de 32 países realizan la gestión de gastos a través de Payhawk.
"La principal característica de Payhawk es el ahorro de tiempo. Hay muchas tareas que antes hacías que ya no tienes que hacer, y que puedes dedicar a otras cosas. Es todo más fácil y más fácil de controlar, desde un punto de vista de tener claro dónde gastamos el dinero y cómo podemos encontrar mejoras."
David Longás,
Director Financiero en Grupo Lacasa
"Payhawk es una solución realmente útil para todo el equipo y todos han notado un gran cambio, especialmente quienes viajan con frecuencia. El proceso es ahora mucho más sencillo y se elimina el riesgo de perder tickets. Personalmente, he podido optimizar mi tiempo, liberando horas de tareas manuales para centrarme en actividades más estratégicas."
Cristina Fuentes,
Responsable de Tesorería en Wallapop
"Las transferencias directas nos ayudan muchísimo y nos ahorran mucho trabajo. Con la herramienta anterior, teníamos que generar un fichero, procesarlo en el ERP y llevarlo al banco. Era un proceso mucho más burocrático y lento. Ahora hacemos las transferencias directamente desde la aplicación, y además podemos crear tarjetas y usuarios en cuestión de minutos."
Javier Llusar,
Director Financiero en Ainia
¿Quieres saber cómo sería gestionar los gastos con control en tiempo real?
Todo lo que necesitas para controlar los gastos en tiempo real
Ofrece a tus empleados una app intuitiva para subir gastos al instante, sin necesidad de guardar documentos en papel, ya que Payhawk está homologado por la AEAT.
Digitaliza tickets y facturas de forma automática con la tecnología OCR, y deja que la IA complete automáticamente los campos de los gastos por ti.
Extrae automáticamente el IVA de todos tus tickets y facturas, facilitando su contabilización y permitiéndote recuperar el IVA de cada gasto.
Obtén el nivel de granularidad que deseas en los gastos, combinando o dividiendo gastos en múltiples partidas con facilidad.
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Automatiza la recogida de recibos a través de las notificaciones emergentes que aparecen al realizarse un pago.
Configura recordatorios recurrentes para los empleados y asegura que todos los gastos quedan presentados a tiempo.
Personaliza flujos de aprobación en función de la estructura de tu equipo, la cantidad del gasto, la categoría a la que pertenece o cualquier otro campo personalizado.
Controla los gastos de viaje de los empleados en tiempo real, a través del uso de tarjetas de Payhawk, y establece límites de gasto por día, horario, localización o comercio.
Calcula los gastos de kilometraje al instante, y define tarifas personalizadas ilimitadas en los casos que se requiera.
Presenta, aprueba, revisa y paga varios gastos a la vez mediante un sistema que permite un procesamiento rápido y eficiente.
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Revisa varios gastos a la vez y define las condiciones para identificar fácilmente aquellos gastos que requieran una atención especial, evitando su aprobación en masa.
Centraliza la comunicación en Payhawk para acelerar aprobaciones y revisiones. Etiqueta a las personas adecuadas, evita el intercambio de mensajes por email y recibe notificaciones cuando haya actividad en un gasto.
Integraciones nativas
Acelera el cierre de mes con un conjunto de herramientas financieras totalmente sincronizadas. Las integraciones directas con tu ERP, tu sistema de contabilidad y tus herramientas de RR. HH. garantizan que cada transacción se contabilice, se concilie y se verifique automáticamente en tiempo real, para que tu equipo dedique menos tiempo a las tareas administrativas y más a las decisiones que realmente importan.
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Opera con más control, sin añadir complejidad
Gestiona los gastos de empleados junto con el resto de gastos de empresa. Con Payhawk tendrás un control total sobre tus políticas, flujos de trabajo y pagos en una única plataforma.
Preguntas frecuentes
Un software de gestión de gastos es una herramienta digital diseñada para optimizar el proceso de seguimiento, envío y aprobación de gastos relacionados con el negocio. Ayuda a las organizaciones a gestionar el gasto de los empleados, desde gastos de viaje y dietas hasta suministros de oficina, automatizando tareas como la presentación de recibos, la elaboración de informes de gastos y el reembolso.
Cómo funciona:
- Volcado de gastos: Los empleados pueden subir recibos y enviar solicitudes de reembolso a través del software, a menudo utilizando una aplicación móvil. Algunas plataformas incluso permiten a los usuarios escanear recibos, extrayendo automáticamente detalles clave como la fecha, la cantidad y el comerciante.
- Flujo de aprobación: Una vez enviado, la solicitud de aprobación de gasto se dirige al gerente o departamento correspondiente para su revisión y aprobación, asegurando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
- Cumplimiento de políticas de gasto: El software se puede configurar para marcar gastos que violen las políticas de la empresa, como exceder los límites de gasto o presentar reclamaciones por compras no autorizadas.
- Reembolsos: Después de ser aprobados, el software facilita un reembolso rápido y preciso, ya sea a través de la integración con la nómina o transferencias bancarias directas.
- Informes y análisis: Los gerentes pueden acceder a datos y reportes en tiempo real sobre las tendencias de gasto, lo que ayuda a mejorar la elaboración de presupuestos y la planificación financiera.
Al automatizar estos procesos, el software de gestión de gastos reduce los errores manuales, acelera el reembolso y proporciona una mejor visibilidad del gasto de la empresa.
Todo se reduce a unos pocos beneficios clave:
- Menos errores: Las personas cometen errores, pero el software bien ajustado tiene muchas menos probabilidades de hacerlo. SmartScan, por ejemplo, elimina la posibilidad de error humano al ingresar información de los recibos.
- Procesamiento más rápido: Herramientas simplificadas para crear, enviar, revisar y aprobar informes significan que esos informes se gestionan en un instante.
- Aumento de la productividad: Cuanto menos tiempo pasen los empleados creando y examinando manualmente los informes de gastos, más tiempo podrán dedicar a, bueno, cualquier otra cosa.
- Reducción de pérdidas por errores: Los errores en los informes de gastos cuestan dinero, tanto en reembolsos innecesarios como en tiempo de los empleados. Pero cuando dejas los tediosos cálculos al software de gestión de gastos, puedes ahorrar ese dinero para cosas más importantes.
La gestión global del gasto ayuda a finanzas a controlar todo el ciclo de gasto de la empresa. Incluye presupuestos, compras, proveedores, contratos, suscripciones, tarjetas, aprobaciones y políticas internas. Su objetivo es dar visibilidad, evitar gastos innecesarios antes de que se produzcan y asegurar que cada decisión de gasto encaja con el presupuesto y las normas de la empresa.
La gestión de gastos, en cambio, se centra en los gastos de empleados, como viajes, comidas, kilometraje o material de oficina. Incluye la presentación de tickets, la aprobación de gastos, la contabilización y los reembolsos. Normalmente actúa cuando el gasto ya se ha producido.
En resumen, la gestión global del gasto ofrece a los CFOs más control y visibilidad antes, durante y después del gasto. La gestión de gastos cubre una parte concreta de ese proceso: los gastos realizados por empleados.
Payhawk simplifica la elaboración de informes de gastos y los procesos de reembolso mediante la automatización de tareas clave. Los empleados pueden capturar fácilmente los recibos utilizando sus dispositivos móviles, mientras que el software extrae automáticamente los datos relevantes, reduciendo la entrada manual. Los gastos se categorizan en tiempo real y los flujos de trabajo de aprobación se optimizan, asegurando un procesamiento más rápido. Además, Payhawk se integra con los sistemas contables, lo que hace que los reembolsos sean fluidos y reduce la carga administrativa. Esta automatización de extremo a extremo no solo mejora la precisión, sino que también ahorra tiempo tanto a los empleados como a los equipos de finanzas.
Puedes rastrear varios tipos de gastos con Payhawk, incluyendo:
- Gastos de empleados: Monitorea el gasto individual en tu equipo, incluyendo viajes, comidas y suministros de oficina.
- Pagos de suscripción: Mantén un control sobre los pagos recurrentes de software, membresías y otros servicios.
- Transacciones con tarjetas corporativas: Rastrear todas las compras realizadas con tarjetas emitidas por la empresa.
- Pagos a proveedores: Gestiona los pagos a proveedores, contratistas y otros terceros.
- Reembolsos: Registra y procesa los gastos de bolsillo presentados por los empleados.
- Gastos de viaje: Rastrear costos relacionados con viajes de negocios, como vuelos, hoteles y transporte.
Payhawk proporciona una visión integral del gasto de tu empresa, ayudándote a gestionar y optimizar tus operaciones financieras.
Payhawk ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas de gastos de la empresa al ofrecer controles de gasto personalizables, flujos de trabajo de aprobación automatizados y seguimiento de gastos en tiempo real. Los administradores pueden establecer límites y reglas específicos para diferentes equipos o individuos, asegurando que todos los gastos estén alineados con las políticas de la empresa. Además, Payhawk se integra con el software de contabilidad para agilizar la elaboración de informes y auditorías, facilitando la identificación y resolución de cualquier transacción no conforme.
Sí, Payhawk se integra con varios sistemas de contabilidad y ERP, agilizando los flujos de trabajo financieros y mejorando la eficiencia. Puedes ver la lista completa de integraciones aquí.
