Софтуер за управление на фирмени разходиКонтрол на разходите с помощта на изкуствен интелект, от създаването до проверката
Всички разходи на екипа ви – одобрени, категоризирани и съгласувани в реално време. Една система, всяка карта, всяко юридическо лице. Пълна прозрачност, пълен контрол и по-бързо счетоводно приключване с по-нисък одиторски риск.
"За нас оптимизирането на управлението на разходите представляваше бързо подобрение. Разбрахме, че Payhawk е бъдещето, с което въвеждането на данните за разходи, кредитни карти, одобрения, заявки за разходи, плащане на фактури и възстановяване на разходите са на едно място."
Разходите не забавят финансовия отдел. Бави го чакането за тях.
Агентът за финансов контрол подрежда разходите още при източника – изисква разписките и запълва пропуските в данните, преди те да достигнат до отчетния ви цикъл. Така бизнесът може да се движи по-бързо, а вие започвате месечното приключване с точни и надеждни данни.
Пет приложения. Един работен процес, управляван от финансовия отдел.
Вие не управлявате функционалности. Вие управлявате разходите. С Payhawk, една система, управлявана от финансовия отдел, свързва всичко и елиминира ръчната работа чрез вградени контроли с изкуствен интелект и автоматизация, като ви позволява да управлявате разходите още преди те да са факт.
Отчитайте картовите разходи и възстановяването на средства към служители по-бързо с подпомогнато от ИИ категоризиране и автоматично изискване на разписки от Агента за финансов контрол в платформата и приложението. Обработвайте рутинните си разходи и възстановявания на средства чрез Payhawk без намеса от страна на финансовия отдел.
От маркетинга до продажбите – осигурете на екипите си гъвкавост, без да жертвате контрола. Одобрявайте разходите още преди да станат факт чрез заявки, бюджети и проактивни картови контроли. След това насочвайте одобренията според сумата, доставчика, категорията или структурата на екипа с подкрепата на асистента за масов преглед и одобрения при отсъствие, за да не бъде пропуснато нищо.
Разберете колко реално струва един проект, докато той все още се изпълнява. Свързвайте всеки разход със съответния проект, събитие или разходен център в реално време. Проследявайте маржовете в момента на възникване, а не седмици след приключване на работата. Отговаряйте на въпроси относно представянето с увереност (а не с приблизителни оценки).
Поддържайте видимост и отчетност за периодичните разходи. Централизирайте абонаментите там, където контролът е критичен, и делегирайте останалите. Следете подновяванията, потреблението и тенденциите в ИТ екипа, услугите и други сектори без неприятни изненади. Намалете изтичането на средства, избягвайте дублирането и спрете неоправданото покачване на разходите, без да забавяте работата на екипите.
Контролирайте специфичните случаи без излишни пречки. Дефинирайте вашите политики за разходите (включително ясни правила за покупки за офиса) и оставете Агента за финансов контрол автоматично да сигнализира за аномалии и разходи извън правилата. По този начин ще се намесвате само когато нещо наистина изисква преглед.
Не се доверявайте само на нашите думи
Финансови лидери от над 32 държави управляват разходите си чрез Payhawk.
"Повишихме производителността на служителите си над 4 пъти и считаме, че с ръст на флотата ни, ефектът ще се повиши още. Автоматизацията значително намалява времето за обработка и неточностите, неминуеми при ръчна работа с подобни обеми."
Цветомир Узунов
Финансов директор, Discordia
"Payhawk ни даде възможност да автоматизираме и централизираме плащанията и разходите. Удобната за ползване платформа и възможностите за интеграция със съществуващите ни системи бяха важни фактори при избора ни."
Хауърд Томпсън
Глобален финансов контрольор
“Преди Payhawk времето ни преминаваше в събиране на данни за разходите от служителите. Сега обаче разполагаме с повече време за анализ на разходите, по-голяма прозрачност, по-строг контрол върху всички разходи и значително по-малко административна работа.”
Габриела Леовац
Счетоводител
Готови ли сте да видите контрола на разходите в действие? Нека разговаряме.
Всичко необходимо, за да превърнете управлението на разходите в система за контрол в реално време
Животът на служителите ви ще е по-лесен с интуитивното мобилно приложение, с което ще качват касови бележки за секунди.
Разработените в Payhawk алгоритми с машинно обучение разчитат касови бележки и фактури и въвеждат данни вместо вас.
Възстановяването на ДДС е лесно и точно във всяко ваше дружество с автоматичното извличане на данни.
Можете да събирате разходи или да ги разделяте на отделни артикули - възможностите за по-малка или по-голяма детайлност са на ваше разположение.
 2.svg){kind=small}
Подаването на касови бележки и фактури ще става навреме с автоматичното изпращане на известия до служителите, при направен разход.
Никой разходен документ няма да бъде изпуснат с редовните напомняния към служителите с неподадени разходи.
Може да направите точно процеса на одобрение, който ви трябва за конкретен тип разход. Създавайте правила според екипа, сумата, категорията или всяко персонализирано от вас поле.
Служителите могат да управляват командировъчните си бързо и лесно. При нужда от възстановяване на средства, това ще се случва директно по банковата им сметка.
Изчислявайте разходите за пробег на момента и определяйте неограничен брой персонализирани тарифи за всеки един случай.
Подавайте, одобрявайте, преглеждайте и плащайте разходи наведнъж. Увеличете мащаба на управление със система, която поддържа бързи групови действия.
 1.svg){kind=small}
Настройте условия и правила, които ще определят кои разходи имат нужда от вашето внимание и няма да минават през масова обработка.
Прегледът и одобрението на разходи ще бъдат улеснени и ускорени с функцията за комуникация, директно в Payhawk. Отбелязвайте потребители и получавайте известия при нови коментари.
Директни интеграции
Ускорете месечното си приключване с напълно синхронизирана финансова екосистема. Директните интеграции с вашите ERP системи, счетоводни и HR инструменти гарантират, че всяка трансакция се кодира, съпоставя и равнява автоматично в реално време, така че екипът ви да отделя по-малко време за административна работа и повече време за решенията, които имат значение.
.svg){kind=small}
.svg)
Открийте мощта на корпоративните решения, без тяхната сложност
Управлявайте разходите на служителите наред с всички останали фирмени разходи. С Payhawk получавате пълен контрол върху вашите политики, работни процеси и плащания в една единствена платформа.
Смарт карти с вградени контроли
Резервирайте и управлявайте служебните пътувания лесно
Често задавани въпроси
Софтуерът за управление на фирмените разходи е дигитален инструмент, предназначен да опрости процеса на проследяване, подаване и одобряване на свързаните с бизнеса разходи. Той помага на организациите да управляват разходите на служителите, от пътни разходи до офис консумативи, като автоматизира задачи като подаване на касови бележки, отчитане на разходи и възстановяване на служебни разходи.
Как работи:
- Подаване на разходи: Служителите могат да качват касови бележки и фактури и да подават заявки за разходи чрез софтуера, често с помощта на мобилното приложение. Платформата на Payhawk дори позволява на потребителите да сканират касови бележки, като автоматично извличат ключови данни като дата, сума и търговец.
- Процес на одобрение: След като бъде подаден, разходният документ се насочва към съответния мениджър или отдел за преглед и одобрение, като се гарантира спазването на фирмените политики.
- Налагане на правила и политики за разходи: Софтуерът може да бъде конфигуриран така, че да сигнализира за разходи, които нарушават фирмените политики, като например превишаване на лимитите за разходи или подаване на искания за неоторизирани покупки.
- Възстановяване на разходи: След одобрението софтуерът улеснява бързото и точно възстановяване на разходите чрез интеграция със заплатите или директни банкови преводи.
- Отчитане и анализ: Мениджърите имат достъп до данни и отчети в реално време за тенденциите в разходите, което помага за подобряване на бюджетирането и финансовото планиране.
Като автоматизира тези процеси, софтуерът за управление на разходите намалява ръчните грешки, ускорява възстановяването на разходите и осигурява по-добра видимост на разходите на компанията.
Всичко се свежда до няколко основни предимства:
- По-малко грешки: Хората правят грешки, но вероятността за тях е много по-малка при фино настроения софтуер. Интелигентното сканиране например елиминира възможността за човешка грешка при въвеждането на информация от касови бележки.
- По-бърза обработка: Усъвършенстваните инструменти за създаване, подаване, преглед и одобряване на отчети значително ускоряват работата, свързана с разходи.
- Повишена производителност: Колкото по-малко време служителите прекарват в ръчно създаване и разглеждане на отчети за разходи, толкова повече време могат да отделят за други дейности.
- Намаляване на загубите: Грешките в отчетите за разходите струват пари, както под формата на ненужни възстановявания, така и под формата на време на служителите. Но когато оставите досадните изчисления на софтуера за управление на разходите, можете да спестите тези пари за по-важни неща.
Управлението на разходите се отнася до по-широкия процес на контролиране и оптимизиране на общите разходи на компанията. Това включва снабдяване, управление на доставчиците, управление на договорите и гарантиране на съответствието на разходите с бюджетите и политиките на компанията. То се фокусира върху предотвратяването на ненужни разходи, преди те да са възникнали, и управлението на целия жизнен цикъл на разходите.
Управлението на служебните разходи, от друга страна, е по-конкретно за проследяване и обработване на разходите, инициирани от служителите, като например пътувания, хранене или офис консумативи. Обикновено то включва подаване, одобряване и възстановяване на разходи на служителите и осигуряване на съответствие с фирмените политики след като разходите вече са направени.
Накратко, управлението на разходите е по-всеобхватен, проактивен подход към управлението на всички разходи на компанията, докато управлението на служебните разходи се занимава конкретно с проследяването и възстановяването на разходите на служителите.
Payhawk опростява процесите на отчитане на разходи и възстановяване на суми, като автоматизира ключови задачи. Служителите могат лесно да заснемат касови бележки и фактури с помощта на мобилните си устройства, а софтуерът автоматично извлича съответните данни, като намалява ръчното въвеждане. Разходите се категоризират в реално време, а процесите на одобрение са оптимизирани, което осигурява по-бърза обработка. Освен това Payhawk се интегрира със счетоводните системи, което прави възстановяването на разходите безпроблемно и намалява административната тежест. Тази автоматизация от край до край не само подобрява точността, но и спестява време както на служителите, така и на финансовите екипи.
Можете да проследявате различни видове служебни разходи с Payhawk, включително:
- Разходи на служителите: Наблюдавайте индивидуалните разходи на екипа си, включително пътувания, хранене и офис консумативи.
- Абонаментни плащания: Следете периодичните плащания за софтуер, членство и други услуги.
- Транзакции с корпоративни карти: Проследявайте всички покупки, направени с издадени от компанията карти.
- Плащания на доставчици: Управлявайте плащанията към доставчици, изпълнители и други трети страни.
- Възстановяване на разходи: Регистрирайте и обработвайте разходите, които служителите са направили извън работното си място.
- Разходи за пътуване: Проследявайте разходите, свързани със служебни пътувания, като полети, хотели и транспорт.
Payhawk осигурява цялостен поглед върху разходите на вашия бизнес, като ви помага да управлявате и оптимизирате финансовите си операции.
Payhawk помага да се гарантира спазването на фирмените политики за разходите, като предлага персонализируеми контроли на разходите, автоматизирани процеси на одобрение и проследяване на разходите в реално време. Администраторите могат да задават специфични лимити и правила за различни екипи или лица, като гарантират, че всички разходи са в съответствие с политиките на компанията. Освен това Payhawk се интегрира със счетоводен софтуер, за да опрости отчитането и одита, като улеснява идентифицирането и справянето с всички несъответстващи транзакции.
Да, Payhawk се интегрира с различни счетоводни и ERP системи, като оптимизира финансовите работни потоци и подобрява ефективността. Можете да видите пълния списък на интеграциите, които поддържаме тук.
.avif)
