СОФТУЕР ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ФИРМЕНИ РАЗХОДИ Включете управлението на служебните разходи на автопилот

Софтуерът за управление на служебните разходите е дигитален инструмент, предназначен да опрости процеса на проследяване, подаване и одобряване на свързаните с бизнеса разходи. Той помага на организациите да управляват разходите на служителите, от пътни разходи до офис консумативи, като автоматизира задачи като подаване на касови бележки, отчитане на разходи и възстановяване на служебни разходи.

Как работи:

• Подаване на разходи: Служителите могат да качват касови бележки и фактури и да подават заявки за разходи чрез софтуера, често с помощта на мобилното приложение. Платформата на Payhawk дори позволява на потребителите да сканират касови бележки, като автоматично извличат ключови данни като дата, сума и търговец.
• Процес на одобрение: След като бъде подаден, разходният документ се насочва към съответния мениджър или отдел за преглед и одобрение, като се гарантира спазването на фирмените политики.
• Налагане на правила и политики за разходи: Софтуерът може да бъде конфигуриран така, че да сигнализира за разходи, които нарушават фирмените политики, като например превишаване на лимитите за разходи или подаване на искания за неоторизирани покупки.
• Възстановяване на разходи: След одобрението софтуерът улеснява бързото и точно възстановяване на разходите чрез интеграция със заплатите или директни банкови преводи.
• Отчитане и анализ: Мениджърите имат достъп до данни и отчети в реално време за тенденциите в разходите, което помага за подобряване на бюджетирането и финансовото планиране.

Като автоматизира тези процеси, софтуерът за управление на разходите намалява ръчните грешки, ускорява възстановяването на разходите и осигурява по-добра видимост на разходите на компанията.

Всичко се свежда до няколко основни предимства:

• По-малко грешки: Хората правят грешки, но вероятността за тях е много по-малка при фино настроения софтуер. Интелигентното сканиране например елиминира възможността за човешка грешка при въвеждането на информация от касови бележки.
• По-бърза обработка: Усъвършенстваните инструменти за създаване, подаване, преглед и одобряване на отчети значително ускоряват работата, свързана с разходи.
• Повишена производителност: Колкото по-малко време служителите прекарват в ръчно създаване и разглеждане на отчети за разходи, толкова повече време могат да отделят за други дейности.
• Намаляване на загубите: Грешките в отчетите за разходите струват пари, както под формата на ненужни възстановявания, така и под формата на време на служителите. Но когато оставите досадните изчисления на софтуера за управление на разходите, можете да спестите тези пари за по-важни неща.

Управлението на разходите се отнася до по-широкия процес на контролиране и оптимизиране на общите разходи на компанията. Това включва снабдяване, управление на доставчиците, управление на договорите и гарантиране на съответствието на разходите с бюджетите и политиките на компанията. То се фокусира върху предотвратяването на ненужни разходи, преди те да са възникнали, и управлението на целия жизнен цикъл на разходите.

Управлението на служебните разходи, от друга страна, е по-конкретно за проследяване и обработване на разходите, инициирани от служителите, като например пътувания, хранене или офис консумативи. Обикновено то включва подаване, одобряване и възстановяване на разходи на служителите и осигуряване на съответствие с фирмените политики след като разходите вече са направени.

Накратко, управлението на разходите е по-всеобхватен, проактивен подход към управлението на всички разходи на компанията, докато управлението на служебните разходи се занимава конкретно с проследяването и възстановяването на разходите на служителите.

Payhawk опростява процесите на отчитане на разходи и възстановяване на суми, като автоматизира ключови задачи. Служителите могат лесно да заснемат касови бележки и фактури с помощта на мобилните си устройства, а софтуерът автоматично извлича съответните данни, като намалява ръчното въвеждане. Разходите се категоризират в реално време, а процесите на одобрение са оптимизирани, което осигурява по-бърза обработка. Освен това Payhawk се интегрира със счетоводните системи, което прави възстановяването на разходите безпроблемно и намалява административната тежест. Тази автоматизация от край до край не само подобрява точността, но и спестява време както на служителите, така и на финансовите екипи.

Можете да проследявате различни видове служебни разходи с Payhawk, включително:

• Разходи на служителите: Наблюдавайте индивидуалните разходи на екипа си, включително пътувания, хранене и офис консумативи.
• Абонаментни плащания: Следете периодичните плащания за софтуер, членство и други услуги.
• Транзакции с корпоративни карти: Проследявайте всички покупки, направени с издадени от компанията карти.
• Плащания на доставчици: Управлявайте плащанията към доставчици, изпълнители и други трети страни.
• Възстановяване на разходи: Регистрирайте и обработвайте разходите, които служителите са направили извън работното си място.
• Разходи за пътуване: Проследявайте разходите, свързани със служебни пътувания, като полети, хотели и транспорт.

Payhawk осигурява цялостен поглед върху разходите на вашия бизнес, като ви помага да управлявате и оптимизирате финансовите си операции.

Payhawk помага да се гарантира спазването на фирмените политики за разходите, като предлага персонализируеми контроли на разходите, автоматизирани процеси на одобрение и проследяване на разходите в реално време. Администраторите могат да задават специфични лимити и правила за различни екипи или лица, като гарантират, че всички разходи са в съответствие с политиките на компанията. Освен това Payhawk се интегрира със счетоводен софтуер, за да опрости отчитането и одита, като улеснява идентифицирането и справянето с всички несъответстващи транзакции.

Да, Payhawk се интегрира с различни счетоводни и ERP системи, като оптимизира финансовите работни потоци и подобрява ефективността. Можете да видите пълния списък на интеграциите, които поддържаме тук.