Софтуер за управление на фирмените разходи за по-добър финансов контрол

Софтуерът за управление на разходите помага на фирмите да управляват разходите си. В случая с Payhawk нашият софтуер за управление на разходите помага на бизнеса за управлението на различните видове разходи и автоматизирането на голяма част от процесите. Нашият софтуер поддържа множество функции за управление на разходите, включително фирмени карти, възстановяване на разходи, управление на разходите на служителите, плащания по фактури (сметки) на доставчици, управление на фактури, интеграция със счетоводни системи/ ERP и абонаменти. Софтуерът за управление на разходите трябва да помага на фирмите да получат добър поглед върху разходите си, за да поддържат бюджети и контрол на разходите. Освен това той трябва да помогне за по-лесното и по-рационално водене на свързаното с тях счетоводство.

Компанията за управление на разходите предлага на бизнеса различни инструменти, от които се нуждае, за да управлява разходите в рамките на своята организация, включително предоставяне на отчети и видимост на изразходваните средства. В Payhawk помагаме на компаниите да управляват не само възстановимите разходи на служителите, като дневни и пътни, но и фактурите и абонаментните плащания към доставчиците. Управлението на разходите обикновено трябва да включва начини за предоставяне на възможност на служителите да харчат, като същевременно се помага на бизнеса да контролира паричните потоци с проактивни и реактивни механизми за контрол (като процедури за одобрение), интегрирани във фирмените карти и поддържащия софтуер за управление на разходите.

Payhawk ви помага да използвате данните за разходите си ефективно и ефикасно. Нашето решение разполага с адаптивни "персонализирани полета", за да събира данните, които са ви необходими за подпомагане на бизнеса ви от търговска гледна точка. Персонализираните полета ви позволяват да улавяте данни за разходите по начин, който най-добре помага на вашия бизнес да сегментира информацията въз основа на проекти, местоположения и др. Чрез създаването на персонализирани полета за разходи можете да определите какво да отчитате, за да го направите най-конкретното и ценно за вашия бизнес. Вижте историята на нашите клиенти от Explose, за да разберете как са използвали персонализираните полета, за да управляват разходите за проекти в своята дигитална агенция.

Да. Всички цифрови плащания могат лесно да бъдат качени в портала като PDF файлове, а всички физически разходни документи трябва само да бъдат заснети с камерата на телефона и качени в приложението. Технологията за оптично разпознаване на символи (OCR) в портала Payhawk автоматично качва цялата информация, така че служителят (и администраторите във финансовия екип) избягват 95% ръчно въвеждане на данни. Не е необходимо служителите да събират разходни документи през целия месец или да попълват безкрайни електронни таблици. Администраторите от финансовия екип могат да видят какви квитанции и фактури все още липсват, а порталът изпраща автоматични напомняния на потребителите, за да се намали търсенето на разходни документи. Нашите клиенти AIOPSGROUP съобщават, че откакто използват Payhawk, са спестили приблизително 2 часа дневно и до 2 дни по отношение на времето за разрешаване на проблеми.

С Payhawk правилата за разходите на вашия бизнес са вградени в решението. Можете да зададете лимити на няколко нива, за да гарантирате, че давате на служителите свобода в рамките на разходите. Тинеке Ван Маеркен, вицепрезидент по финансите в нашия клиент Luxair, обяснява: „Като администратор мога да адаптирам лимитите на картите мигновено, за да отговарят на нуждите на бизнеса. Всеки картодържател има месечен лимит — но могат да възникнат и непредвидени разходи извън лимита.“ Администраторите могат да задават автоматични лимити за одобрение на заявките за средства на служителите, различни нива на одобрение в рамките на процедурите и няколко служители, които да одобряват заявките (което означава, че одобренията се обработват, дори ако някой не е на работа).

Решението на Payhawk позволява на администраторите да избират прагове за индивидуални или екипни разходи. След това вашите администратори могат да актуализират тези прагове по всяко време само с няколко кликвания, за да гарантират, че инструментът отговаря на променящите се бизнес нужди. Ако даден служител трябва да поиска повече пари, той може да направи това, като създаде заявка за захранване, отново само с няколко кликвания. След това отговорно лице за бюджета може да избере да одобри или отхвърли заявката, където и да се намира, чрез приложението на своя телефон или лаптоп.

С помощта на Payhawk компаниите могат да приключат месеца до пет дни по-бързо. Банковите съгласувания и синхронизирането на транзакции и фактури са сред най-трудоемките задачи за финансовите и счетоводните екипи при приключване на месеца. С Payhawk тези трудоемки задачи се автоматизират и се изпращат директно към счетоводния софтуер чрез интеграция на ERP. Спестява се време и за проследяване на разходните документи, тъй като мобилното приложение изисква от потребителя да прикачи разходния документ директно след транзакцията (и му изпраща напомняния през месеца, ако не го е направил). Освен това клиентите на Payhawk ще имат уникален IBAN, така че бизнесът да може да плаща възстановявания на разходи на служители и сметки чрез SEPA незабавни и бързи плащания.