Умно решение за контрол и видимост на разходите

Дръжте под контрол всичките си бизнес разходи, без значение дали са направени с банков превод или картово плащане — всичко на едно място.

Дръжте картовите плащания под контрол

Дайте свобода на колегите си, без да губите контрол върху разходите. Възползвайте се от решение, обединяващо корпоративни карти и софтуер за управление на разходите.

Издаване на карти навсякъде, по всяко време

Издавайте дебитни карти индивидуално или групово и създавайте екипни карти и бюджети. Не е нужно да чакате седмици за издаване от банка; виртуалните карти на Payhawk са готови за ползване моментално.

Определяне на картови лимити

Определете индивидуални или общовалидни картови лимити за разходи, без да е нужно да управлявате всяка карта индивидуално. Можете лесно да правите промени и да настроите сигнализация при изчерпване на средствата, за да знаете кога балансът по дадена карта намалява.

Използване на безрискови карти с нулев баланс

Издавайте карти с нулев баланс и инструктирайте ползвателите да подават опростени заявки за захранване чрез мобилното приложението. Одобрете автоматично заявките или създайте автоматични процедури за одобрение въз основа на заявената сума.

Блокирайте или замразявайте карти

Спрете картовите разходи с няколко кликвания в случай на злоупотреба или подозрително поведение на служител. Разрешили сте проблема? Можете да активирате отново картите моментално за възстановяване на ползването им.

Изтриване на карти

Можете лесно да изтриете определени карти при напускане на служителя. Необходимо е само да приключите картата в портала, без никакви изисквания или очаквания за напускащия служител.

Обща обработка

Можете да спестите време за управлението на картите като ги обработвате общо. Управлявайте множество карти и задайте различни правила в зависимост от йерархията на служителите.

В помощ на вашите правила за разходите

Използвайте софтуер, стимулиращ спазването на правилата, и направете политиката за управление на разходите достъпна на картодържателите чрез работни процеси за одобрение, правила за харчене и умни автоматизации.

Активно приемане и спазване

Сбогувайте се с остарели пренебрегвани политики за управление на разходите и насърчавайте спазването им с вградени правила и лимити с възможност за персонализиране. И всичко това допълнено от мобилно приложение, което служителите харесват.


Персонализиране на правилата за харчене

Задайте и актуализирайте правилата за картите индивидуално или общо във връзка с единични транзакции, дневни лимити, йерархия и видове разходи, за да можете да реализирате своята политика за разходите и да я актуализирате при нужда.

Блокиране на офлайн разходите

Изберете дали да позволите или не онлайн плащания. Ако например компанията ви използва карти основно за пътувания, тогава можете лесно да спрете достъпа до онлайн плащания.

Задавания на тегления от банкомат

Решете дали колегите ви могат да използват или не картите на банкомат. Администраторите и счетоводителите могат лесно да активират индивидуално или общо ползването на карти на банкомат и да го деактивират при нужда.

Спестете време с персонализирани процедури за одобряване на разходите

Спестете време и ограничете риска с автоматизирано одобряване на захранването и сигурна поетапна верификация.

Сигурни процедури за одобрение

Задайте стъпки за одобрение(или отхвърляне), проверка и изпълнение на заявки за захранване. Позволете на отговорниците за бюджета и финансовия екип да контролират или разширяват процедурите според необходимостта.


Многоетапно одобрение

Добавете допълнителни нива на одобрение в съответствие с политиката на вашата компания - лесно и с общи стъпки. Задайте одобрения и въведете автоматично уведомяване на определени лица въз основа на похарчената сума или заявеното захранване.


Одобрение по видове разходи

Създайте различни процедури за одобрение в зависимост от вида на разходите, включително картови плащания, банкови преводи, възстановяване на разходи, платени с лични средства, фирмени касови плащания и пътни.

Безпроблемни интеграции на ERP и счетоводни системи

Можете да виждате всички разходи на компанията си в реално време — и да получавате своевременни нотификации — това ще ви помогне да адаптирате нивото на контрол и да подобрите резултатите на компанията.

Директна интеграция на ERP
Осигурете си мигновен достъп до най-актуалните данни и информация. Синхронизирайте данните за разходите, важни за бизнеса ви, с директна интеграция на ERP за пълна видимост и контрол.

Видимост на разходите в реално време
Възползвайте се от цялостен преглед в реално време на разходите на целия ви бизнес чрез таблото за управление на множество правни субекти. Вземете смарт решения въз основа на данни и информация в реално време.

Действайте бързо с помощта на нотификации
Контролирайте управлението на паричния поток без забавяния с автоматизирани нотификации при намаляване на сумите в сметките. Имате и автоматични напомняния за служителите, ако не представят разходните си документи.

Контрол на регулярните плащания
Можете да избегнете излишните разходи за повтарящи се или неусвоявани регулярни плащания с нашата функционалност за управление на абонаментните плащания. Следете цени, несъответствия и дублирания за възможности да спестите разходи.

“Преди Payhawk одобрението беше едноетапно, а това не ми позволяваше да упражнявам достатъчен контрол. Като финансов директор ми харесва това, че с Payhawk контролираме кой какво може да одобрява. Накратко, Payhawk ни осигурява комбинация от ефективност и допълнителен контрол, а по отношение на финансите се нуждаем именно от това.”

Леон Стийнбринк Финансов директор на Mercell

Често задавани въпроси

Контрол на бизнес разходите се отнася до процесите и процедурите, свързани с управлението, контрола и регулирането на фирмените разходи. Общата цел на контрола на разходите е да се оптимизира начинът, по който компанията използва финансовите ресурси, за да се съгласуват разходите с финансовите цели и задачи на организацията. Управлението и контролът на разходите включва бюджетиране, покупки, фактуриране, обработка на плащания и отчитане на разходите.
На по-детайлно ниво контролът на разходите включва специфични функции като контрол на картите, блокиране на тегленията от банкомати, лимити за разходи и др.

В общи линии контролът на разходите има няколко предимства за бизнеса, включително:

  1. Подобрено финансово управление: Компаниите могат да вземат информирани решения, като виждат и контролират разходите.
  2. Повишаване на маржовете на печалба: Чрез намаляване на ненужните разходи можете да подобрите крайния резултат на бизнеса си и да увеличите печалбите.
  3. По-добро бюджетиране: Контролът на разходите може да ви помогне да съставите бюджети, които подкрепят финансовите цели на вашия бизнес, да избегнете прекомерни разходи и да направите по-точни прогнози.
  4. Намаляване на разхищенията: Чрез наблюдение на разходите и съкращаване на ненужните разходи можете да намалите разхищенията и да подобрите ефективността на бизнес операциите си.
  5. Подобрен паричен поток: Чрез контролиране на разходите и намаляване на отпадъците можете да подобрите паричния поток на бизнеса си и да насърчите финансовата стабилност и растеж.

На по-детайлно ниво контролът на бизнес разходите, като например контрол на фирмените карти, и процедурите на работа могат да помогнат на вашия бизнес да реализира проактивни и реактивни политики за разходите и да държи фирмените разходи под твърд контрол.

За пълен преглед на предлаганите от нас механизми за контрол на картите и техните предимства разгледайте основната страница за контрол и видимост на разходите.

Механизмите за контрол на картите включват:

  • Индивидуални карти и екипни карти с определени бюджети
  • Лимити на разходите по картите
  • Безрискови карти с нулев баланс
  • Блокиране на карти
  • Замразяване на карти
  • Изтриване на карти
  • Групово управление на карти
  • Блокиране на онлайн разходите
  • Блокиране на тегления от банкомат
  • И други

Payhawk ви помага да намалите риска, свързан с издаването на корпоративни карти, по няколко ясни начина:

  1. Установете ясни насоки и използвайте софтуер за управление на разходите като Payhawk, за да приложите политиките чрез вградени функции за контрол на картите като дневни лимити, замразяване на тегления от банкомати и дневни.
  2. Наблюдавайте транзакциите: Вашите карти са свързани директно със софтуера, така че можете да видите кой какво харчи и къде в реално време - това ви дава необходимата информация, за да коригирате и актуализирате политиките или дори да се обърнете директно към служителите или екипите
  3. Задайте лимити на разходите: Задайте лимити на разходите за всяка карта или общо, за да намалите риска от прекомерни разходи
  4. Използвайте работни процеси: Създайте процедури за одобрение в рамките на инструмента, за да одобрявате разходите. Можете дори да издавате карти с нулеви средства и да инструктирате картодържателите да заявяват средства всеки път, когато харчат. След това, в зависимост от заявената сума, одобрението може да бъде автоматизирано или да премине през поредица от посочени лица за одобрение
  5. Прилагане на мерки за откриване и предотвратяване на измами: Използвайте инструменти за откриване и предотвратяване на измами и използвайте механизми за контрол на картите, като замразяване и блокиране на карти
  6. Осигурете удобство при използване: Осигурете на картодържателите си карти и инструменти, които харесват. За картодържателите на Payhawk е лесно да спазват правилата, тъй като те обичат да използват картите и инструмента за управление на разходите (което означава, че има случаи на разходи извън правилата).
  7. Въведете процеси за съгласуване: Payhawk автоматично извлича данни от вашите разходни документи, помага ви да ги категоризирате и безпроблемно се синхронизира с вашия счетоводен софтуер, което прави съгласуването лесно и ефективно