Контрол на разходите, който е ефективен при всеки мащаб
Преглеждайте, одобрявайте и контролирайте всички видове разходи в реално време, на нивото на контрол, което отговаря на начина, по който работи бизнесът ви.
Разберете как да контролирате бизнес разходите си в персонализирана демонстрация с финансов специалист на Payhawk.
Контролът се губи, когато разходите се разпръснат
Разходите се разпределят между карти, фактури, възстановявания на разходи и абонаменти – всеки елемент в собствен работен процес. Правомощията са при отговорниците за бюджета в различните екипи, дружества и местоположения.
Равнявате след извършването на разходите, прилагате политики ръчно и изтегляте отчети от един инструмент, за да ги проверявате спрямо друг.
Задайте контрола, който отговаря на начина, по който работите – независимо дали са карти с предварително одобрени, регулярни лимити, или пълен процес на одобрение преди разходите. Payhawk прилага правила в момента на осъществяване на разхода, така че никой не да не може да ги заобиколи, като категоризира разхода неправилно на по-късен етап.
Следете бюджета спрямо реалните разходи в момента, в който парите се движат – между екипи, дружества и категории. Payhawk сигнализира за превишаване на разходите на всички нива в бюджета ви за приходите и разходите, още преди това да се превърне в отклонение, което изисква обяснение.
Прехвърлете всичките си разходи в една контролирана система. Payhawk обединява карти, фактури, разходи и абонаменти и ги синхронизира с ERP системата ви, така че да управлявате всички фирмени разходи.
Една свързана платформа, пълен контрол
Извършвайте плащания в същия ден и спешни преводи, без да прекъсвате установения работен процес. Изискванията за одобрение, лимитите и принципът на двамата служители остават в сила и при тези плащания, така че бързината не създава риск от измами. Доставчиците получават плащанията си навреме и при вашите условия.
Запазете контрола над всички дружества, валути и местоположения, където извършвате дейност. Payhawk ви предоставя единен поглед в реално време върху всички нива на отчета за приходите и разходите на група от дружества, така че да управлявате разходите в цялата група, без да консолидирате ръчно данните.
Запазете съществуващата си система за управление на финансите и осигурете автоматичен поток от данни за разходите с правилна категоризация. Payhawk се синхронизира с ERP системата ви и извършва равняване в реално време. GDS Group съкрати с над 15 часа на месец времето, отделяно за категоризиране на разходите към съответните бюджети.
Спрете сами да проследявате разходни документи, одобрения и липсващи данни. AI агентът за финансов контрол напомня на членовете на екипа там, където работят (в платформата, Slack или MS Teams), извлича разходни документи и фактури, винаги с потвърждение от човек и пълно одитно регистриране.
От разпръснати разходи до пълен контрол
Често задавани въпроси
Не. Контролът на разходите е резултатът, който получавате, когато платформата за управление на разходите работи като единна система. Когато картите, фактурите, разходите, одобренията и бюджетите функционират заедно и се синхронизират с ERP системата ви, контролът вече не се губи поради използването на несвързани помежду си инструменти.
Контролът се нарушава, когато разходите се разпръскват между отделните екипи, дружества и инструменти по-бързо, отколкото финансовият екип може да ги равнява. Правомощията се делегират на отговорниците за бюджета, одобренията се прехвърлят в Slack и имейл, а неправилно категоризираните данни се виждат твърде късно, за да се предприемат действия. Включването на всички видове разходи в една система в реално време запазва контрола при голям обем и множество дружества.
Видимостта в реално време се постига чрез регистриране на всяка трансакция в единна платформа в момента на извършването ѝ, а не чрез последващо генериране на отчети. Когато разполагате с карти, фактури, разходи и абонаменти в една система, синхронизирана с ERP софтуера ви, правите сравнение между планирания бюджет и действителните разходи за различните екипи и дружества в момента на придвижването на парите.
Проактивният контрол изисква одобрение на разходите, преди те да бъдат извършени – чрез заявки за покупка или предварително одобрение. Контролът след одобрение позволява извършването на разходи в рамките на предварително зададени ограничения, например чрез карти с лимити. С Payhawk можете да изберете единия или другия модел, или комбинация от двата, като определите нивото на контрол (от 0 до 100) според начина на работа на всеки екип.
Payhawk се синхронизира директно с водещи ERP и счетоводни системи, включително NetSuite, MS Business Central и SAP S/4HANA, като публикува категоризирани данни в реално време. Данните за разходите постъпват в съществуващата Ви система без необходимост от повторно изграждане.
Да. Payhawk предоставя на финансовите екипи контрол и видимост върху множество юридически лица, валути и локации в една платформа. Можете да виждате и управлявате разходите на всички нива в отчета за приходи и разходи на група от дружества, без да консолидирате данни ръчно.
Всяка транзакция има пълна одитна следа, като одобренията, правилата и разходните документи се записват автоматично. Действията на AI се изпълняват с потвърждение от човек и пълно одитно регистриране, а Payhawk притежава сертификати, включително SOC 2 Type 2, ISO 27001 и PCI DSS Level 1. Актуалният списък със сертификати е публикуван в портала за доверие на Payhawk.
Управляваните разходи представляват онзи дял от общите разходи на компанията, който преминава през единна контролирана система, вместо да бъде разпръснат между различни карти, инструменти и ръчни процеси. Колкото по-голям е обемът на управляваните разходи, толкова по-голяма част от бюджета можете да виждате, одобрявате и контролирате в реално време.