Умно решение за контрол и видимост на разходите

Контрол на бизнес разходите се отнася до процесите и процедурите, свързани с управлението, контрола и регулирането на фирмените разходи. Общата цел на контрола на разходите е да се оптимизира начинът, по който компанията използва финансовите ресурси, за да се съгласуват разходите с финансовите цели и задачи на организацията. Управлението и контролът на разходите включва бюджетиране, покупки, фактуриране, обработка на плащания и отчитане на разходите.
На по-детайлно ниво контролът на разходите включва специфични функции като контрол на картите, блокиране на тегленията от банкомати, лимити за разходи и др.

В общи линии контролът на разходите има няколко предимства за бизнеса, включително:

1. Подобрено финансово управление: Компаниите могат да вземат информирани решения, като виждат и контролират разходите.
2. Повишаване на маржовете на печалба: Чрез намаляване на ненужните разходи можете да подобрите крайния резултат на бизнеса си и да увеличите печалбите.
3. По-добро бюджетиране: Контролът на разходите може да ви помогне да съставите бюджети, които подкрепят финансовите цели на вашия бизнес, да избегнете прекомерни разходи и да направите по-точни прогнози.
4. Намаляване на разхищенията: Чрез наблюдение на разходите и съкращаване на ненужните разходи можете да намалите разхищенията и да подобрите ефективността на бизнес операциите си.
5. Подобрен паричен поток: Чрез контролиране на разходите и намаляване на отпадъците можете да подобрите паричния поток на бизнеса си и да насърчите финансовата стабилност и растеж.

На по-детайлно ниво контролът на бизнес разходите, като например контрол на фирмените карти, и процедурите на работа могат да помогнат на вашия бизнес да реализира проактивни и реактивни политики за разходите и да държи фирмените разходи под твърд контрол.

За пълен преглед на предлаганите от нас механизми за контрол на картите и техните предимства разгледайте основната страница за контрол и видимост на разходите.

Механизмите за контрол на картите включват:

• Индивидуални карти и екипни карти с определени бюджети
• Лимити на разходите по картите
• Безрискови карти с нулев баланс
• Блокиране на карти
• Замразяване на карти
• Изтриване на карти
• Групово управление на карти
• Блокиране на онлайн разходите
• Блокиране на тегления от банкомат
• И други

Payhawk ви помага да намалите риска, свързан с издаването на корпоративни карти, по няколко ясни начина:

1. Установете ясни насоки и използвайте софтуер за управление на разходите като Payhawk, за да приложите политиките чрез вградени функции за контрол на картите като дневни лимити, замразяване на тегления от банкомати и дневни.
2. Наблюдавайте транзакциите: Вашите карти са свързани директно със софтуера, така че можете да видите кой какво харчи и къде в реално време - това ви дава необходимата информация, за да коригирате и актуализирате политиките или дори да се обърнете директно към служителите или екипите
3. Задайте лимити на разходите: Задайте лимити на разходите за всяка карта или общо, за да намалите риска от прекомерни разходи
4. Използвайте работни процеси: Създайте процедури за одобрение в рамките на инструмента, за да одобрявате разходите. Можете дори да издавате карти с нулеви средства и да инструктирате картодържателите да заявяват средства всеки път, когато харчат. След това, в зависимост от заявената сума, одобрението може да бъде автоматизирано или да премине през поредица от посочени лица за одобрение
5. Прилагане на мерки за откриване и предотвратяване на измами: Използвайте инструменти за откриване и предотвратяване на измами и използвайте механизми за контрол на картите, като замразяване и блокиране на карти
6. Осигурете удобство при използване: Осигурете на картодържателите си карти и инструменти, които харесват. За картодържателите на Payhawk е лесно да спазват правилата, тъй като те обичат да използват картите и инструмента за управление на разходите (което означава, че има случаи на разходи извън правилата).
7. Въведете процеси за съгласуване: Payhawk автоматично извлича данни от вашите разходни документи, помага ви да ги категоризирате и безпроблемно се синхронизира с вашия счетоводен софтуер, което прави съгласуването лесно и ефективно