Какво ново в Payhawk?

Възползвайте се от по-голям контрол и гъвкавост при управлението и категоризирането на разходите си, като разделяте една транзакция с карта на няколко артикула.

Как ви помага тази функция?

Тази актуализация е особено полезна, когато едно плащане обхваща няколко доставчици - например покупки в Amazon или теглене от банкомат с цел разплащания към няколко доставчици. Тя ви позволява да разпределяте една транзакция между множество разходи, като по този начин поддържате документацията си подредена и лесна за управление.

Какво е включено?

• Свързани разходи: Всеки разход, създаден от разделяне, е свързан с оригиналната транзакция, което улеснява проследяването на източника.
• Управление на документите: Документите от първоначалната транзакция няма да се пренасят към новите разходи, което гарантира коректност при всяко разделяне.
• Времеви печат: Всеки разход ще има записан точен час на разделянето за точно проследяване.
• Статус на одобрение: Новите разходи ще започват като „не подадени“ (ако е активирана опцията „Подаване“), а статусът на одобрение на първоначалния разход ще се нулира, което ви дава пълен контрол върху процеса на одобрение.

Надяваме се, че тази функция ще подобри процеса на управление на разходите ви, като го направи още по-ефективен и организиран!

Вече имате бърз достъп до ключова контекстуална информация директно в долния футър на разходите!

Как ви помага тази функция?

Футърът добавя допълнителен ред в долната част на разширеното меню, като показва важни данни като Тип на разход, ID на разход и Подал разхода. Цялата информация в този футър може да се селектира, което ви позволява да я копирате и използвате, когато е необходимо.

Какво е включено?

• Тип на разхода: Бързо идентифициране на вида на разхода за лесна справка.
• Идентификатор на разхода: Вижте уникалния идентификатор за всеки разход.
• Подал разхода: Вижте кой служител е направил този разход.

Тази малка, но съществена актуализация прави важните детайли по-достъпни, като ви помага да оптимизирате работния си процес и да предприемате бързи действия.

Получете повече контрол и гъвкавост, за да управлявате и анализирате ефективно разходите си, с пускането на нови филтри в модула „Разходи “.

Как ви помагат тези филтри?

Тези нови филтри улесняват проследяването и организирането на разходите, като предлагат по-прецизни възможности за конкретизиране на търсенето.

Ето какво е новото:

1. Филтри за данъчни ставки:

• Данъчна ставка: Филтрирайте разходите по конкретни кодове на данъчни ставки за по-добър контрол върху транзакциите, свързани с данъци.
• Филтър „Данъчна ставка %“ (преименуван): Съществуващият филтър е преименуван за по-голяма яснота, но функционалността му остава същата.

2. Филтри за доставчици:

• Държава на доставчика: Филтрирайте доставчиците въз основа на тяхната държава, за да управлявате по-ефективно международните разходи.
• **Външен идентификатор на доставчика: ** Идентифицирайте бързо разходите, като използвате външния идентификатор на доставчика.
• Данъчен номер на доставчика: Организирайте разходите, като ги проследявате чрез данъчния номер на доставчика.

Тези актуализации опростяват управлението на разходите, като правят по-бързо и по-лесно намирането на конкретни разходи и рационализират финансовите ви работни процеси.

С въвеждането на Global Expense Search получавате оптимизирано потребителско изживяване, което прави намирането на разходи по-бързо и по-ефективно.

Как ви помага тази функция?

Global Expense Search осигурява по-голяма гъвкавост и удобство, като ви позволява да търсите в множество области - като персонализирани полета и позиции - на едно място. Вече не е необходимо ръчно да избирате филтри или да селектирате персонализирани полета.

Основните предимства включват:

• Унифицирано преживяване: Насладете се на една и съща мощна функционалност за търсене, налична в модулите Карти, Абонаменти, Покупки, Средства и Служители, сега разширена и за Разходи.
• Лесно използване: Бързо намиране и достъп до разходите само с няколко кликвания, което повишава продуктивността в цялата платформа.

Това подобрение опростява процеса на търсене, като ви спестява време и усилия!

Вече имате възможност да изключите предложенията за полета за доставчици в разходите на служителите. Това е полезно, ако предпочитате да не включвате доставчици за тези видове разходи, особено при интеграция с ERP системи, които управляват отчети за разходи.

Важно: Предложенията за полета на доставчика ще останат активни за разходи за банкови преводи, тъй като доставчикът е задължително поле в тези случаи.

Вече можете да избирате стойности за потребителски полета със свободен текст директно от разходния документ, като използвате нашата технология за оптично разпознаване на символи (OCR). Това подобрение се отнася и за полето за бележки, което прави въвеждането на данни по-бързо и по-ефективно.

Важно: Моля, имайте предвид, че това извличане на данни не се учи от предишни въвеждания, така че няма да предложи автоматично същите стойности за бъдещи фактури.

Уверете се, че процесите на одобрение продължават безпроблемно с резервни вариант, дори когато определени роли в работния процес не са налични.

Как ви помага тази функция?

Резервен вариант се задейства, когато полето за разходи е оставено празно или присвоената стойност няма мениджър, като по този начин се предотвратяват забавяния при одобряването на разходите.

Настройки и преглед на резервните варианти

Можете да персонализирате поведението на резервните процеси, за да отговаря на нуждите на вашата компания:

1. Отидете в Настройки > Работни потоци > Разширени.
2. Щракнете върху Редактиране на резервни варианти.
3. Изберете предпочитаните от вас резервни действия.
4. Щракнете върху Запазване на промените.

Можете да прегледате текущите си резервни действия в работния процес директно в режим на редактиране на всяка стъпка от работния процес.

Представяме ви новия Workflow Designer, с който можете да създавате точно процесите, от които имате нужда, по един визуален и ясен начин. Може да използвате нови тригъри, условни правила, сложни симултантни, последователни и непоследователни стъпки на одобрение.

Вече можете да зададете конкретни полета или да прикачите документ, който се изисква за подаване на заявка за поръчка. Можете също така да намирате поръчките за покупка по-бързо с помощта на множество нови филтри, като например документ, статус на поръчката за покупка, сума, бележка и счетоводни полета като категория както и всякакви други персонализирани полета.

Вече можете да копирате документи и изображения в клипборда си и директно да ги поставите в платформата Payhawk, за да спестите още повече време, когато изпращате касови бележки и фактури.