Quoi de neuf chez Payhawk

Vous pouvez désormais grouper, soumettre et approuver vos dépenses plus rapidement grâce aux reportings de dépenses automatisés. Cette fonctionnalité regroupe les dépenses dans un seul rapport, rationalise les approbations et vous fournit des données financières plus claires. Disponible sur le Web et sur mobile.

• Gagnez du temps : regroupez automatiquement les dépenses par voyage ou par projet et soumettez un rapport consolidé.
• Simplifiez les approbations : examinez toutes les dépenses au même endroit.
• Gagnez en précision : exportez chaque reporting avec leurs ID correspondants pour votre ERP et vos exports comptables.

Nous prenons désormais en charge les taux horaires : Payhawk calculera automatiquement les montants des indemnités journalières pour des pays tels que le Royaume-Uni, l'Irlande et l'Autriche, sans que vous ayez à soumettre plusieurs dépenses.

Vous pouvez également choisir d'utiliser les taux de change locaux pour les indemnités journalières, que Payhawk convertira automatiquement, vous évitant ainsi d'avoir à le faire.

Vous pouvez désormais accéder à toutes vos transactions par carte via l'application mobile.

Cela comprend :

• la visibilité du statut en temps réel : en attente, réglé, échoué, remboursé, annulé
• des données détaillées sur les transactions : montant, marchand, frais, horodatage et raisons de l'échec, le cas échéant
• des conseils sur la marche à suivre en cas d'échec de transaction (par exemple, demander des fonds, réessayer, retirer)
• un accès en un clic aux dépenses grâce à un lien direct vers les dépenses associées à chaque transaction concernée

Bénéficiez d'une nouvelle mise en page de vos Dépenses pour un meilleur contrôle :

• 25% d'espace en plus afin d'y voir plus clair, même sur les petits écrans
• Type et ID de la dépense désormais visibles
• Un flow intuitif pour clôturer une dépense plus facilement

Vous pouvez désormais personnaliser votre onglet Dépenses : ajoutez, supprimez et réorganisez les colonnes pour afficher exactement ce dont vous avez besoin. Enregistrez même votre mise en page comme vue personnalisée.

Vous pouvez désormais automatiser le paiement des remboursements en sélectionnant un jour de paiement spécifique et, si vous le souhaitez, ajouter une étape de confirmation pour vérifier les détails avant le paiement.

Paiements planifiés
Choisissez un jour spécifique dans le mois pour que tous les remboursements approuvés soient automatiquement effectués.

Principe des quatre yeux
Ajoutez un niveau de contrôle supplémentaire avant que les paiements ne soient effectués :

• Ajoutez une étape de confirmation facultative avant l'exécution.
• Utilisez la confirmation automatique pour éviter les vérifications manuelles lorsque tous les détails ont déjà été vérifiés dans le système.

Rendez-vous directement dans les paramètres de remboursement pour configurer votre calendrier de paiement et votre processus d'approbation.

Vous pouvez désormais rouvrir des demandes d'achat même après leur clôture, ce qui offre aux équipes une plus grande flexibilité.

Il suffit de rouvrir la demande, d'apporter les modifications nécessaires, le cas échéant, et de poursuivre le workflow.

Depuis Payhawk Labs, vous pouvez désormais activer la nouvelle fonction d'import en masse pour importer ou mettre à jour un large éventail d'enregistrements - à travers les entités et au niveau du groupe - y compris les équipes, les employés, les fournisseurs et leurs structures de soutien.

Principaux avantages :

• Importer et modifier les équipes et leurs catégories de dépenses
• Importer et modifier les employés et leurs catégories de dépenses
• Importer et modifier les fournisseurs et leurs catégories de dépenses
• Importer et modifier les champs personnalisés, les catégories et les responsables de catégories
• Effectuer des actions en masse à travers les entités et directement au niveau du groupe

Cette nouvelle fonctionnalité suggère automatiquement des descriptions pour les notes de frais afin de gagner du temps et réduire la saisie manuelle. Payhawk utilise l'intelligence artificielle pour pré-remplir la description en se basant sur les reçus téléchargés et les transactions antérieures.

• Les suggestions apparaissent instantanément après le téléchargement du reçu
• Elles se basent sur les dépenses précédentes pour des marchands ou des catégories similaires
• Elles sont modifiables avant l'envoi pour approbation, afin de garder le contrôle.

Nous avons ajouté un troisième onglet « Dépenses » au fichier d'export disponible via Achats → Téléchargement.

Ce nouvel onglet contient les mêmes données et le même format que l'export des dépenses (Dépenses → Téléchargement). Il inclut toutes les dépenses de type Facture dont le champ Bon de commande n'est pas vide.

Les onglets Achats et Lignes comptables existants restent inchangés.