La gestion des coûts des déplacements professionnels facilitée avec Payhawk

Utilisez Payhawk pour suivre la gestion des coûts concernant le kilométrage, les indemnités journalières et les remboursements de frais personnels, le tout sur une seule interface. Faites vos valises, donnez un coup de pouce à votre entreprise et laissez-nous calculer les frais de déplacement.

Suivez le kilométrage avec précision

Remboursez précisément les membres de votre équipe en quelques clics lorsqu'ils utilisent leur propre véhicule lors de déplacements professionnels. Les employés en déplacement n'ont qu'à ajouter les points de départ et d'arrivée (et tout autre arrêt) et Payhawk calcule automatiquement le montant exact des frais de déplacement professionnel et du remboursement.

Les avantages du suivi du kilométrage avec Payhawk :

  • Remboursement facile des déplacements en quelques clics
  • Possibilité de définir le taux par kilométrage selon votre propre politique d'entreprise
  • Suivi facile des déplacements
  • Calculateur de frais kilométriques

Prenez connaissance de vos dépenses déductibles des impôts

Mettez en place un moyen facile de déclarer le kilométrage parcouru à des fins professionnelles pour calculer le remboursement exact. Les équipes financières peuvent ensuite suivre sans effort les frais kilométriques déductibles des impôts.

Définissez des taux d'indemnités journalières personnalisés

Votre équipe de comptabilité peut désormais facilement définir des taux d'indemnités journalières personnalisés et ajouter les montants déductibles. Une fois que vous avez approuvé la demande d'indemnités journalières, l'employé sera remboursé en un seul clic directement depuis Payhawk.

Réduction des tâches manuelles

Les employés peuvent désormais soumettre des dépenses liées aux indemnités journalières en quelques secondes seulement, en saisissant toutes les informations nécessaires via l'application mobile. Payhawk calculera automatiquement le montant exact du remboursement en fonction des détails du voyage.

Conforme aux réglementations

Certains pays comme l'Allemagne fixent des taux concernant les indemnités journalières spécifiques que les entreprises doivent respecter pour leurs employés. Ces taux sont basés sur le temps passé en dehors de chez soi. Et ils n'incluent pas les coûts déjà couverts par l'employeur, comme le logement. Les calculs d'indemnités journalières de Payhawk sont 100% conformes à la réglementation allemande.

Facilitez les remboursement des employés

Gérez tous les frais de déplacement professionnel et les approbations pour les employés qui n'utilisent pas de carte d'entreprise. Vous pouvez également automatiser et personnaliser les flux d'approbation des remboursements en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise.

Donnez de l'autonomie au département financier

Avec Payhawk, un employé peut inscrire son IBAN lorsqu'il ajoute la dépense à rembourser. L'équipe de comptabilité vérifie ensuite les dépenses et peut les rembourser individuellement ou en groupe en quelques clics. Les fonds seront ensuite versés sur le compte bancaire de l'employé en un clin d'œil, grâce aux paiements instantanés SEPA et Faster Payments.

Gagnez du temps et responsabilisez vos employés

Les dépenses remboursables peuvent être une source importante de tension dans une entreprise. Pour l'équipe de comptabilité, cela ressemble à une chasse sans fin, aux reçus. Pour les autres employés, se faire rembourser rapidement peut être le parcours du combattant. Grâce à Payhawk, vous pouvez éliminer bon nombre de ces problèmes, gagner du temps et éviter les tensions, ce qui permet à votre équipe de se concentrer sur ce qui compte le plus : le développement de l'entreprise.

Établissez une politique de dépenses concernant l'hébergement durant les déplacements professionnels

Assurez le contrôle et la gouvernance des dépenses concernant l'hébergement en établissant des limites de dépenses et des flux d'approbation dans votre outil, conformément à votre politique de voyage.

Gérez les dépenses dues à l'hébergement

Offrez à vos employés un moyen aisé de réserver un hébergement via le portail de la même manière qu'ils feraient avec n'importe quelle autre dépense en utilisant Payhawk. Il suffit juste qu’ils envoient la facture ou le reçu des dépenses concernées sur l’application, c’est simple comme bonjour.

Connectez Payhawk à Travelperk pour des voyages sans stress

Grâce à notre intégration directe avec Travelperk, il n'est pas nécessaire de télécharger individuellement les reçus de vos vols, hôtels, voitures ou billets de train vers Payhawk. Tant que vous avez réservé via Travelperk, ces dépenses seront automatiquement transférées sur votre compte Payhawk.

Un outil intégré pour toutes les dépenses de votre entreprise

Qu'il s'agisse d'argent liquide, de cartes personnelles ou de cartes d'entreprise, de paiements de factures, de gestion d'abonnements ou de frais de voyages d'affaires, Payhawk vous offre une visibilité complète en temps réel des dépenses de votre entreprise.

Vous avez des questions ?

Oui, vous le pouvez ! L'intégration facilite la réconciliation automatisée de toutes les dépenses de TravelPerk effectuées avec la carte d'entreprise Payhawk. L'intégration récupère les factures de TravelPerk et les fait correspondre aux transactions effectuées avec la carte. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Oui, c'est sécurisé. Payhawk se connecte directement au compte bancaire de votre employé et vous permet d'effectuer le transfert via les paiements instantanés ou rapides SEPA. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Une fois que les taux d'indemnités journalières sont définis dans le portail, les employés n'ont plus qu'à saisir les données relatives au voyage. Ensuite, le calculateur de frais kilométriques Payhawk vous donnera automatiquement le montant du remboursement des indemnités journalières pour l'employé. Plus d'informations ici et également ici.

L'employé utilisera d'abord Google Maps pour l'aider à calculer ses frais kilométriques. Ensuite, une fois que les taux de kilométrage de votre entreprise sont définis dans le portail, Payhawk multipliera ce taux par le KM fourni par l'employé dans Google Maps. Plus d'informations ici.