SUIVI BUDGÉTAIRE

Suivez vos budgets en temps réel pour plus de visibilité et de contrôle

Un budget prévisionnel est un plan financier qui met en lumière les dépenses courantes (OpEx), les revenus attendus et les dépenses d'investissement (CapEx) sur une période donnée, souvent une année fiscale. Le budget prévisionnel permet de prévoir combien l'entreprise va dépenser, mais aussi de savoir comment. Il s'agit d'un élément essentiel dans la stratégie de croissance des entreprises.

Le budget prévisionnel fait partie du processus de planification budgétaire. Le suivi budgétaire, quant à lui, consiste à monitorer de manière constante les dépenses engagées et les aligner avec le budget prévu, de façon à s'assurer qu'il n'y ait pas de dépassements.

Les outils de planification et d'analyse financières (FP&A) servent à calculer les budgets pour les moyennes et grandes entreprises. Les logiciels de FP&A sont généralement utilisés par les équipes Finance pour créer des budgets et des reportings financiers. Ils n'ont pas vocation à être utilisés par des collaborateurs autres que les membres de l'équipe Finance car ils contiennent des données sensibles.

Ainsi, lorsque les équipes Finance veulent partager les budgets au reste de l'entreprise (managers ou autres gestionnaires de budgets), ils peuvent utiliser notre module Payhawk Budgets. Payhawk Budgets permet aux gestionnaires de budget d'accéder en temps réel à l'état d'avancement du budget et de savoir comment il est impacté par les différents types de dépenses - cartes, remboursements, demandes de fonds, abonnements, bons de commande et paiements de factures.

En règle générale, les équipes Finance créent des budgets d'entreprise dans via un outil FP&A, un ERP ou même une feuille de calcul. Quel que soit leur outil préféré pour la budgétisation et les prévisions, elles finissent souvent par partager ces budgets à l'ensemble de l'entreprise en utilisant des feuilles de calcul complexes qui contiennent des informations statiques sur les dépenses, ces dernières deviennent alors rapidement obsolètes.

Les budgets Payhawk offrent aux équipes Finance un moyen alternatif de suivre les dépenses et de communiquer les budgets en interne : Payhawk suit toutes les dépenses de l'entreprise en temps réel et fournit des informations pertinentes sur l'utilisation du budget, de sorte que les gestionnaires de budgets disposent d'un format intuitif pour visualiser leurs budgets et prendre de meilleures décisions.

Oui, et cela ne prend qu'une minute ! Vous pouvez générer un modèle de budget personnalisé via la plateforme Payhawk et sélectionner toutes les dimensions sur lesquelles vos budgets sont basés : équipe/département, lieu, catégorie, ou toute autre champ personnalisé, ainsi que le mois de début de votre année fiscale.

Dans le modèle, vous pouvez saisir tous vos budgets et déterminer le gestionnaire de chaque budget, la devise (chaque budget peut avoir une devise différente) et les dimensions par lesquelles il est déterminé. Notre modèle vous permet également d'établir facilement une structure hiérarchique et d'identifier des sous-budgets au sein d'un budget.

Les budgets Payhawk sont conçus pour répondre aux besoins des équipes Finance des moyennes et grandes entreprises. Nous avons tenu compte de leurs exigences et avons fourni une solution qui répond à toutes les attentes :

• Les budgets peuvent être créés dans n'importe quelle devise ;
• Les budgets peuvent avoir un nombre illimité de dimensions et s'adapter à n'importe quelle hiérarchie ;
• L'utilisation du budget est basée sur tous les types de dépenses, pas seulement les cartes ou les factures - elle prend en compte les demandes d'achat, les abonnements, les demandes de fonds, les remboursements et les factures ;
• Vous pouvez télécharger tous vos budgets en quelques clics, ce qui vous permet de gagner un temps précieux ;
• Payhawk vous permet de conserver une vue sur plusieurs prévisions de la même année, afin de ne pas perdre de vue les itérations passées de votre budget ;
• Vous pouvez créer plusieurs années fiscales à l'avance afin de ne pas être contraint de n'avoir qu'une seule prévision.

Bien sûr ! Non seulement vous pouvez modifier vos budgets, mais vous pouvez également sauvegarder vos anciennes prévisions et en créer de nouvelles. Payhawk vous permet de garder une trace de toutes vos itérations sans les supprimer, vous permettant ainsi de bénéficier d'une visibilité et d'un contrôle inégalés sur vos budgets.

Payhawk est une solution destinée aux moyennes et grandes entreprises qui utilisent la comptabilité d'engagement. Notre module de budgets fonctionne également selon le principe de la comptabilité d'engagement : l'utilisation du budget tient compte du calendrier d'amortissement, de la période de service et des dates des documents (plutôt que d'utiliser la date de paiement).

L'objectif des budgets Payhawk est de fournir une meilleure visibilité sur l'utilisation du budget et de permettre aux gestionnaires de budget de prendre des décisions éclairées en leur permettant d'examiner l'impact potentiel d'une dépense avant de l'approuver. Notre solution ne restreint pas ou ne limite pas les dépenses en fonction de votre budget.

Oui, vous pouvez télécharger plusieurs prévisions et toutes les suivre dans la plateforme. Vous pouvez sauvegarder toutes les itérations sans les supprimer pour une plus grande visibilité et un plus grand contrôle.

Un responsable de budget dans Payhawk est une personne responsable d'un ou plusieurs budgets. Il peut consulter son budget et ses sous-budgets, analyser et filtrer les dépenses selon différentes dimensions (fournisseurs, employés, catégories, etc.), et approuver ou refuser toute demande de dépense. Payhawk détectera automatiquement si une dépense de n'importe quel type (carte, virement bancaire, abonnement ou même demande d'achat) affecte un ou plusieurs budgets et inclura les responsables de budget respectifs en tant qu'approbateurs.
Un responsable de budget sera invité à examiner cette dépense et il lui sera indiqué l'impact de cette approbation sur le budget concerné. Il pourra alors approuver ou refuser la demande.