GESTION DES FOURNISSEURS

La gestion des factures fournisseurs automatisée

La gestion des factures fournisseurs permet de rationaliser et d'automatiser le processus de comptabilité fournisseurs au sein d'une organisation. Cela consiste à gérer et optimiser les différentes tâches associées à la gestion et au paiement des factures, ainsi qu'à la gestion des relations avec les fournisseurs. Payhawk soutient les équipes financières et comptables dans leurs processus de comptabilité fournisseurs avec la saisie automatisée des données des factures via OCR, la gestion et le paiement des factures, et le rapprochement avec différents ERP et logiciels comptables.

Les comptes fournisseurs et les comptes à recevoir sont deux aspects fondamentaux des opérations financières d'une entreprise, chacun représentant un aspect distinct de ses transactions financières avec d'autres parties.

• Les comptes fournisseurs (en anglais, Accounts Payable) représentent les sommes que l'entreprise doit à d'autres, et sont enregistrés en tant que passif.
• Les comptes à recevoir (en anglais, Accounts Receivable) représentent les sommes que d'autres personnes doivent à l'entreprise et sont enregistrés comme un actif.

Les comptes débiteurs et les comptes à recevoir sont essentiels à la gestion de la santé financière d'une entreprise. Une gestion efficace de ces comptes permet à l'entreprise de gérer sa trésorerie, de payer ses factures à temps et de percevoir rapidement les recettes de ses clients.

Une saisie correcte des données est essentielle pour éviter les erreurs systématiques en comptabilité, qui peuvent entraîner des amendes, des pénalités, des problèmes d'audit ou encore des problèmes dans les rapports de gestion.

La saisie et le traitement des données de facturation en comptabilité sont essentiels pour garantir l'exactitude des rapports financiers, le respect des politiques et des normes, la gestion efficace des flux de trésorerie, la budgétisation et la planification, ainsi que le maintien des relations avec les fournisseurs. L'automatisation de ce processus permet de réduire les erreurs, de gagner du temps, d'accélérer le traitement, de réduire les coûts, de faciliter la mise à l'échelle, d'améliorer la visibilité et d'assurer une conformité efficace.

Oui, vous pouvez définir des workflows d’approbation personnalisés avec plusieurs paliers. Vous pouvez désigner différentes personnes responsables selon la structure de votre entreprise, selon les rôles dans la plateforme, mais aussi grâce à des champs personnalisables (projet, centre de coûts, localisation etc.). Les workflows peuvent être établis au niveau du Groupe de façon à garder une cohérence au sein de plusieurs entités, ou être gérés au niveau de l’entité.

Payhawk est partenaire de 60dias, expert en matière de récupération de la TVA pour les voyages et les dépenses dans toute l'Europe. Grâce à notre système d'extraction de données automatisé, nous récupérons toutes les informations pertinentes des reçus et 60dias les convertit en factures avec toutes les exigences nécessaires pour la déduction fiscale. L'intégration prend en charge plusieurs étapes, de la certification numérique des reçus (par l'AEAT) à l'obtention de factures complètes et valides. Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre centre d’aide.

Vous pouvez effectuer des virements en utilisant SEPA Instant, Faster Payments, ACH ou Bisera.

Oui. Dans Payhawk, vos fonds sont conservés en toute sécurité sur des comptes protégés auprès de banques, conformément à la réglementation européenne en matière de monnaie électronique. Les paiements locaux sont envoyés via les systèmes réglementés suivants : SEPA Instant, Faster Payments, ACH et Bisera.

Nos intégrations directes et en temps réel vous permettent de synchroniser tous vos documents, données comptables et paiements réglés une fois examinés depuis Payhawk vers le système ERP ou comptable de votre choix. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos différentes intégrations. Vous pouvez également consulter nos articles d'aide pour en savoir plus sur Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, Quickbooks, Xero, Datev et Exact Online.