GESTION DES FOURNISSEURSLa gestion des factures fournisseurs automatisée
Centralisez, automatisez et contrôlez vos factures fournisseurs grâce à notre solution de bout en bout.
Simplifiez la saisie et le traitement des factures
Prenez le contrôle de la gestion des factures grâce à la saisie automatique et la possibilité de créer des catégories. Pas de saisie manuelle, moins de risque d’erreur :
- Relier rapidement les nouvelles factures aux bons de commande
- Extraction automatique des données de factures dans plus de 60 langues
- Gain de temps grâce à la catégorisation des données et l’OCR auto-apprenant de Payhawk
Diminuez les allers-retours pour plus de contrôle et de visibilité
Envoyez les factures aux bonnes personnes, au bon moment, grâce à des workflows automatisés et rationalisés. Assurez-vous que chaque dépense est comptabilisée et acceptée par la bonne personne :
- Personnalisez les workflows d’approbation en plusieurs paliers, selon différents critères : projets, centre de coûts, structure, localisation, etc.
- Gérez les workflows par groupe afin d’assurer une cohérence entre les entités, ou configurez-les par entité selon votre politique d’entreprise
Éliminez les dépassements de budget et évitez les erreurs coûteuses
Assurez-vous de l'exactitude de vos achats et identifiez les écarts avant d'effectuer les paiements aux fournisseurs en rapprochant les bons de commande, les bons de réception et les factures.
- Rapprochement à deux facteurs et trois facteurs
- Vérification des écarts et alertes
- Politiques de commande personnalisables
Payez vos fournisseurs rapidement le monde entier
Effectuez vos paiements internationaux directement depuis la plateforme, dans 50+ devises dans 150+ pays :
- Des frais de virements clairs et transparents
- Définissez des workflows d’approbation personnalisés
- Rapprochez automatiquement les paiements à votre ERP
Oubliez le rapprochement manuel chronophage
Grâce à notre solution automatisée, qui s’intègre à votre ERP ou votre logiciel comptable, plus besoin d’accumuler du travail sur la fin du mois, puisque l’intégration se fait en direct :
- Obtenez une synergie parfaite des données avec votre ERP et une visibilité en temps réel pour prendre de meilleures décisions
- Catégorisez vos dépenses grâce à des champs personnalisables et obtenez plus de visibilité sur vos différents projets, événements etc. le tout synchronisé à votre ERP
- Profitez d’intégrations API directes avec les ERP leaders du marché Microsoft Dynamics 365 Business Central, 365 Finance, et NetSuite.
"Saisir une facture me prend 10 secondes. La pré-saisie et la saisie se font directement dans Payhawk, avec nos axes analytiques pré-formatés. L'OCR récupère les données importantes, et derrière, nous avons un schéma de validation qui est construit dans l’outil, tout est paramétrable à l’envi."
La gestion des factures fournisseurs en bref
Faites glisser les factures dans la plateforme ou utilisez une boîte mail dédiée pour saisir les factures directement à partir de vos emails. Téléchargez vos factures en masse pour gagner du temps.
Notre OCR boosté à l’IA lit et extrait tous les détails de la facture et de son fournisseur, afin de les catégoriser automatiquement. Ce processus ne demande aucun traitement manuel et évite les doublons.
La facture est envoyée en validation en fonction des workflows personnalisés. Ces derniers peuvent être établis en fonction de votre structure d’équipe ou des champs personnalisables (centre de coûts, localisation, projet etc.). Nous notifions automatiquement les personnes responsables de l’approbation pour qu’elles puissent valider ou non la facture.
Une fois validée par la bonne personne, la facture est revue par votre équipe comptable dans la plateforme Payhawk et synchronisée à votre ERP ou votre logiciel comptable. Si vous avez besoin de plus de détails, vous pouvez effectuer un aller-retour rapide avec le salarié pour qu’il puisse y ajouter les données nécessaires et la renvoyer pour vérification finale.
Une fois revue, la facture sera envoyée en paiement. Une fois finalisé, le paiement est synchronisé à votre ERP ou votre logiciel comptable.
Faites glisser les factures dans la plateforme ou utilisez une boîte mail dédiée pour saisir les factures directement à partir de vos emails. Téléchargez vos factures en masse pour gagner du temps.
Notre OCR boosté à l’IA lit et extrait tous les détails de la facture et de son fournisseur, afin de les catégoriser automatiquement. Ce processus ne demande aucun traitement manuel et évite les doublons.
La facture est envoyée en validation en fonction des workflows personnalisés. Ces derniers peuvent être établis en fonction de votre structure d’équipe ou des champs personnalisables (centre de coûts, localisation, projet etc.). Nous notifions automatiquement les personnes responsables de l’approbation pour qu’elles puissent valider ou non la facture.
Une fois validée par la bonne personne, la facture est revue par votre équipe comptable dans la plateforme Payhawk et synchronisée à votre ERP ou votre logiciel comptable. Si vous avez besoin de plus de détails, vous pouvez effectuer un aller-retour rapide avec le salarié pour qu’il puisse y ajouter les données nécessaires et la renvoyer pour vérification finale.
Une fois revue, la facture sera envoyée en paiement. Une fois finalisé, le paiement est synchronisé à votre ERP ou votre logiciel comptable.
Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour maîtriser vos factures fournisseurs
Téléchargez vos factures directement depuis votre boîte mail. La plateforme crée automatiquement une nouvelle note de frais, la relie aux documents existants et vous notifie en cas de doublon.
Grâce à notre technologie OCR apprenante, les données sont extraites automatiquement de vos factures, dans plus de 60 langues. Évitez ainsi les erreurs liées à la saisie manuelle, automatisez à l’échelle, et concentrez-vous sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Tirez le meilleur parti de la saisie et de la collecte de données fournisseurs grâce à des champs personnalisables, en synchronisation parfaite avec votre ERP. Améliorez les données fournisseurs pour les adapter à la configuration de votre entreprise et bénéficiez d'une comptabilité plus rapide et plus facile.
Créez facilement des demandes d'achat et envoyez-les pour validation en seulement quelques clics.
Créez des bons de commande automatiquement dès la validation, et envoyez-les aux fournisseurs. Personnalisez les bons de commande en y ajoutant le logo de votre entreprise.
Les bons de commande, les factures et les bons de réception sont automatiquement vérifiés et recoupés afin d'identifier et d'alerter en cas de différence de volume ou de prix.
Connectez vos comptes d’entreprise dans la plateforme Payhawk pour des recharges de fonds rapides et gratuites. Déconnectez vos comptes en quelques clics pour maintenir une bonne gouvernance.
Assurez le rapprochement automatique de toutes les dépenses directement avec votre ERP ou votre logiciel comptable, grâce à des intégrations directes. Éliminez les tâches manuelles et réduisez le risque d'erreur.
Standardisez vos processus de factures fournisseurs et vos workflows d’approbation à travers de multiples entités pour gagner en efficacité et en contrôle. Obtenez une visibilité complète de toutes vos factures, vos paiements par carte et vos remboursements grâce à un Dashboard de Groupe intuitif.
Personnalisez vos workflows d’approbation, et choisissez une ou plusieurs personnes responsables de la validation des factures. Tirez parti de l'automatisation pour améliorer votre efficacité organisationnelle, sans renoncer au contrôle.
Payez vos factures avec des virements locaux via SEPA Instant, Faster Payments, ACH, et BISERA. Les entreprises basées au Royaume-Uni, aux États-Unis ou dans l’EEE peuvent effectuer des paiements directement dans la plateforme Payhawk, sans coût additionnel.
Payez vos fournisseurs internationaux dans différentes devises grâce à des virements rapides, sécurisés, et à moindre coût. 57 % des paiements sont effectués instantanément et 93 % dans les 24 heures. Plus vous effectuez de virements, plus les frais sont réduits.
FAQ
La gestion des factures fournisseurs permet de rationaliser et d'automatiser le processus de comptabilité fournisseurs au sein d'une organisation. Cela consiste à gérer et optimiser les différentes tâches associées à la gestion et au paiement des factures, ainsi qu'à la gestion des relations avec les fournisseurs. Payhawk soutient les équipes financières et comptables dans leurs processus de comptabilité fournisseurs avec la saisie automatisée des données des factures via OCR, la gestion et le paiement des factures, et le rapprochement avec différents ERP et logiciels comptables.
Les comptes fournisseurs et les comptes à recevoir sont deux aspects fondamentaux des opérations financières d'une entreprise, chacun représentant un aspect distinct de ses transactions financières avec d'autres parties.
• Les comptes fournisseurs (en anglais, Accounts Payable) représentent les sommes que l'entreprise doit à d'autres, et sont enregistrés en tant que passif.
• Les comptes à recevoir (en anglais, Accounts Receivable) représentent les sommes que d'autres personnes doivent à l'entreprise et sont enregistrés comme un actif.
Les comptes débiteurs et les comptes à recevoir sont essentiels à la gestion de la santé financière d'une entreprise. Une gestion efficace de ces comptes permet à l'entreprise de gérer sa trésorerie, de payer ses factures à temps et de percevoir rapidement les recettes de ses clients.
Une saisie correcte des données est essentielle pour éviter les erreurs systématiques en comptabilité, qui peuvent entraîner des amendes, des pénalités, des problèmes d'audit ou encore des problèmes dans les rapports de gestion.
La saisie et le traitement des données de facturation en comptabilité sont essentiels pour garantir l'exactitude des rapports financiers, le respect des politiques et des normes, la gestion efficace des flux de trésorerie, la budgétisation et la planification, ainsi que le maintien des relations avec les fournisseurs. L'automatisation de ce processus permet de réduire les erreurs, de gagner du temps, d'accélérer le traitement, de réduire les coûts, de faciliter la mise à l'échelle, d'améliorer la visibilité et d'assurer une conformité efficace.
Oui, vous pouvez définir des workflows d’approbation personnalisés avec plusieurs paliers. Vous pouvez désigner différentes personnes responsables selon la structure de votre entreprise, selon les rôles dans la plateforme, mais aussi grâce à des champs personnalisables (projet, centre de coûts, localisation etc.). Les workflows peuvent être établis au niveau du Groupe de façon à garder une cohérence au sein de plusieurs entités, ou être gérés au niveau de l’entité.
Payhawk est partenaire de 60dias, expert en matière de récupération de la TVA pour les voyages et les dépenses dans toute l'Europe. Grâce à notre système d'extraction de données automatisé, nous récupérons toutes les informations pertinentes des reçus et 60dias les convertit en factures avec toutes les exigences nécessaires pour la déduction fiscale. L'intégration prend en charge plusieurs étapes, de la certification numérique des reçus (par l'AEAT) à l'obtention de factures complètes et valides. Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre centre d’aide.
Vous pouvez effectuer des virements en utilisant SEPA Instant, Faster Payments, ACH ou Bisera.
Oui. Dans Payhawk, vos fonds sont conservés en toute sécurité sur des comptes protégés auprès de banques, conformément à la réglementation européenne en matière de monnaie électronique. Les paiements locaux sont envoyés via les systèmes réglementés suivants : SEPA Instant, Faster Payments, ACH et Bisera.
Nos intégrations directes et en temps réel vous permettent de synchroniser tous vos documents, données comptables et paiements réglés une fois examinés depuis Payhawk vers le système ERP ou comptable de votre choix. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos différentes intégrations. Vous pouvez également consulter nos articles d'aide pour en savoir plus sur Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, Quickbooks, Xero, Datev et Exact Online.
Gagnez en productivité grâce à l’automatisation des paiements
