Logiciel d’automatisation des comptes fournisseursGestion intelligente des comptes fournisseurs et des paiements fournisseurs pilotée par l’IA
Gagnez du temps et renforcez vos contrôles de paiement grâce à la capture des factures pilotée par l’IA, à la compatibilité avec la facturation électronique et à des paiements internationaux rapides et sécurisés. Le tout sur une seule plateforme conçue pour les entreprises.
Une gestion des comptes fournisseurs intégrée de bout en bout
Automatisez et maîtrisez chaque étape de votre workflow des comptes fournisseurs. Centralisez les données de facturation, les validations, les paiements internationaux et l’exportation ERP automatisée au sein d’une seule et même plateforme performante.
Chaque facture est lue, imputée et catégorisée automatiquement grâce à l’outil d’OCR et à l’extraction de données par IA, qu’il s’agisse de factures électroniques ou de factures classiques, dans plus de 60 langues. Le rapprochement à 2 ou 3 facteurs confirme les montants, les quantités et la réception des marchandises.
Respectez les exigences européennes en matière de facturation électronique sans aucun outil supplémentaire. Le Portail Public de Facturation (PPF) en France, KSeF en Pologne et Peppol dans toute l’Europe sont directement pris en charge dans Payhawk. Chaque facture électronique structurée est reçue sous forme de données numériques, extraite et rapprochée automatiquement au sein de votre workflow de comptes fournisseurs existant.
Créez des workflows de validation par rôle, employé, entité ou service, et définissez les conditions exactes qui déclenchent chaque étape. Les chaînes de validation inutiles sont automatiquement ignorées. Activez la séparation des tâches afin qu’aucun utilisateur ne puisse à la fois modifier les coordonnées d’un fournisseur et autoriser le paiement correspondant.
Détenez des soldes en EUR, GBP, USD, CHF*, DKK et PLN, avec des fonds sécurisés par J.P. Morgan et d’autres établissements réglementés. Payez vos fournisseurs par virement local, effectuez des paiements transfrontaliers dans plus de 119 devises et convertissez vos fonds entre comptes avec des majorations de change à partir de 0,3 %.
Synchronisez chaque imputation de dépense en temps réel grâce aux intégrations ERP natives de Payhawk. Des champs personnalisés illimités offrent aux équipes financières une visibilité précise sur les projets, les événements et les centres de coûts, transmises directement dans votre système comptable sans aucune intervention manuelle.
« L’OCR se charge d’une partie de mon travail en identifiant les factures en doublon et en remplissant les champs. C’est un peu comme le principe du double contrôle mis en pratique… un véritable gain de temps ! »
Fin de mois ne devrait pas rimer avec relance
Le Financial Controller AI Agent simplifie vos clôtures de fin de mois en relançant les employés, en récupérant les factures et en imputant les dépenses. Le tout en parfaite conformité avec vos processus financiers existants.
En coulisses, vos assistants s’occupent de tout
Des agents IA spécialisés prennent en charge le processus d’achat de bout en bout, réduisent les échanges inutiles et permettent à la finance de garder le cap tout en restant aux commandes.
Qu’il s’agisse de transactions rejetées ou de questions relatives aux dépenses des employés, le Payments Agent préserve la fluidité des dépenses et ne signale que les sujets nécessitant une attention particulière.
Cet agent récupère automatiquement les justificatifs et les factures directement sur les portails fournisseurs et auprès des employés, les rapproche des dépenses, effectue des relances pour obtenir les validations souhaitées, et signale les éventuels problèmes.
Le partenaire discret qui simplifie votre processus d’achat. De la toute première demande au paiement final, le Procurement Agent guide les employés à chaque étape.
Faites passer votre gestion des comptes fournisseurs au niveau supérieur
Récupération des factures et extraction des données
Importez vos factures ou envoyez-les par e-mail, puis laissez l’IA faire le reste. L’outil d’OCR extrait les données dans plus de 60 langues, crée ou rapproche automatiquement les dépenses, et signale les doublons.
Rapprochement à 2 et 3 facteurs
Les bons de commande, les factures et les notes de justificatif sont automatiquement rapprochés et croisés. Tout écart de quantité ou de prix est ainsi signalé.
Budgets
Suivez vos budgets en temps réel : obtenez une vue d’ensemble centralisée de toutes vos dépenses par rapport à vos budgets, grâce à la gestion budgétaire simplifiée de Payhawk.
Intégrations comptables et ERP
Rapprochez les dépenses liées aux factures directement dans votre système comptable ou ERP, grâce à des intégrations en temps réel de pointe. Éliminez ainsi les tâches manuelles et réduisez le risque d’erreur humaine.
Gestion de plusieurs entités
Harmonisez les processus de gestion des comptes fournisseurs et les workflows de validation au sein de toutes les entités, pour gagner en efficacité et en maîtrise. Bénéficiez d’une visibilité totale sur les factures, les dépenses par carte et les remboursements grâce à un tableau de bord groupé.
Demandes d’achat et bons de commande
Créez des demandes d’achat et transmettez-les pour validation en quelques clics. Une fois la demande validée, un bon de commande est généré et envoyé directement à votre fournisseur, avec le logo de votre entreprise ajouté automatiquement.
Abonnements
Comprenez vos dépenses d’abonnement : suivez tous les paiements récurrents de votre entreprise en un seul et même endroit pour rester informé(e) et prendre de meilleures décisions.
Paiements de factures locaux et internationaux
Réglez vos factures locales rapidement et sans frais directement depuis Payhawk, par virement SEPA instantané, Faster Payments et ACH. Pour vos fournisseurs internationaux, effectuez des virements sécurisés à moindre coût (57 % arrivent instantanément et 93 % sous 24 heures), avec des tarifs dégressifs à mesure que vos volumes de virement augmentent.
Gestion des fournisseurs
Personnalisez les données fournisseurs pour les adapter à votre organisation et assurez leur synchronisation avec votre ERP. Obtenez les bonnes informations dès le départ pour accélérer la comptabilité tout en la simplifiant.
Découvrez la puissance d'une solution d'entreprise, sans la complexité qui va avec
Gérez les dépenses de vos employés ainsi que toutes les autres dépenses de l’entreprise. Avec Payhawk, gardez la maîtrise de vos politiques, de vos workflows et de vos paiements sur une seule plateforme.
Cartes intelligentes avec contrôle intégré
Examinez et remboursez les dépenses de vos employés
Réservez et gérez facilement vos voyages d’affaires
Suivi entièrement dématérialisé des dépenses professionnelles, notes de frais avec validations personnalisées et remboursement direct sur le compte bancaire des employés. lien
Démultipliez les capacités de votre équipe grâce à une suite d’agents IA. Ils exécutent les tâches financières avec précision pour permettre à votre équipe de consacrer moins de temps aux tâches répétitives.
Gagnez en productivité au sein de vos équipes grâce à l’automatisation des factures fournisseurs
Foire aux questions
Un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs (AP) est une solution numérique conçue pour remplacer les workflows manuels et fastidieux par un cycle optimisé de la facture au paiement. Grâce à l’IA, à l’outil d’OCR et à l’apprentissage automatique, ces plateformes numérisent l’ensemble du processus. Cela comprend l’ensemble des étapes, de la récupération proactive des factures jusqu’à l’exécution finale des paiements, le tout géré depuis un tableau de bord centralisé.
Lors de l’évaluation d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs (AP), recherchez un ensemble complet de fonctionnalités capables de transformer le cycle de facturation en un levier financier proactif. Voici les fonctionnalités essentielles :
* Récupération automatisée : des agents IA récupèrent les factures sur les sites Web et dans les e-mails des différents fournisseurs, éliminant ainsi les téléchargements manuels ou la chasse aux justificatifs manquants.
* Outil d’OCR avancée : la technologie de reconnaissance optique des caractères numérise et extrait automatiquement les données des factures afin de limiter les saisies manuelles.
* Rapprochement à 3 facteurs des bons de commande : des systèmes rapprochent automatiquement les factures avec les bons de commande et les bons de livraison afin de garantir l’exactitude des informations et éviter les trop-perçus.
* Workflows de validation automatisés : un acheminement numérique oriente les factures vers les responsables de la validation adaptés en fonction de la politique de l’entreprise, éliminant ainsi le besoin de signatures physiques.
* Intégrations comptables et ERP : une synchronisation des données en temps réel avec vos outils financiers existants (NetSuite, Xero, QuickBooks) permet de maintenir votre comptabilité à jour.
* Exécution directe des paiements : la possibilité de valider et d’envoyer des paiements aux fournisseurs directement depuis la plateforme, pour une gestion centralisée des flux de trésorerie.
* Piste d’audit complète : un historique sécurisé et horodaté de chaque action effectuée sur une facture garantit la conformité et simplifie les périodes de déclaration fiscale et d’audit.
Les principaux avantages d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs (AP) sont les suivants :
* Économies de coûts : l’automatisation des tâches manuelles réduit la charge administrative liée à la saisie de données et au traitement des documents papier.
* Prévention des fraudes : les systèmes basés sur l’IA signalent automatiquement les factures en doublon, vérifient les coordonnées bancaires des fournisseurs et conservent un historique sécurisé et horodaté de chaque transaction.
* Obtention d’escomptes pour paiement anticipé : en accélérant le cycle de validation, les entreprises peuvent bénéficier systématiquement des remises fournisseurs qui sont souvent manquées lors de workflows lents et manuels.
* Amélioration des relations fournisseurs : un traitement plus rapide garantit des paiements plus prévisibles et ponctuels, ce qui réduit les relances de paiement et renforce la confiance avec votre réseau de fournisseurs.
* Visibilité accrue sur les flux de trésorerie : la synchronisation des données en temps réel permet aux équipes financières de savoir exactement ce qui est dû et à quelle échéance, ce qui favorise une planification financière plus stratégique.
Les comptes fournisseurs (AP) et les comptes clients (AR) constituent deux aspects fondamentaux des opérations financières d’une entreprise, chacun représentant une facette distincte de ses transactions financières avec des tiers.
• Les comptes fournisseurs (AP) correspondent aux sommes que l’entreprise doit à des tiers et sont comptabilisés en passif.
• Les comptes clients (AR) correspondent aux sommes que des tiers doivent à l’entreprise ; ils sont comptabilisés en tant qu’actif.
Les comptes fournisseurs (AP) et les comptes clients (AR) sont tous deux essentiels à la gestion de la santé financière d’une entreprise. Une gestion efficace de ces comptes permet à l’entreprise de maintenir sa trésorerie, de payer ses factures dans les délais et de recouvrer rapidement les créances auprès de ses clients.
La saisie correcte des données est essentielle pour éviter les erreurs systématiques en comptabilité, qui peuvent entraîner des amendes, des pénalités, des problèmes d'audit et des difficultés dans l'établissement des rapports de gestion.
La saisie et le traitement des factures en comptabilité sont essentiels pour garantir l'exactitude des rapports financiers, respecter les politiques et les normes, assurer une gestion efficace de la trésorerie, faciliter la budgétisation et la planification, et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs. L'automatisation de ce processus réduit les erreurs, fait gagner du temps, accélère le traitement, réduit les coûts, facilite l'évolutivité, améliore la visibilité et favorise une conformité efficace.
Oui, vous pouvez définir des workflows d'approbation personnalisés en plusieurs étapes au sein de Payhawk. Vous pouvez désigner différents approbateurs en fonction de la structure de votre organisation, des approbateurs individuels, des rôles au sein de la plateforme ou de tout champ personnalisé (projet, centre de coûts, site, etc.). Vous pouvez configurer ces workflows pour qu’ils soient gérés au niveau du groupe, afin qu’ils soient cohérents d’une entité à l’autre, ou au niveau de chaque entité.
Payhawk s’est associé à 60dias, un expert de premier plan en matière de récupération de la TVA pour les frais de déplacement et les dépenses professionnelles à travers l’Europe. Grâce à notre système d’extraction automatisée des données, nous récupérons toutes les informations pertinentes sur les justificatifs et 60dias les convertit en factures répondant à toutes les exigences nécessaires à la déduction fiscale. L’intégration prend en charge plusieurs étapes, de la certification numérique des justificatifs (par l’AEAT) à l’obtention de factures complètes et valides. Pour en savoir plus, consultez notre article d’aide.
Vous pouvez effectuer des virements SEPA instantanés, Faster Payments, ACH ou Bisera directement depuis la plateforme. Il est également possible de programmer des paiements dans le cadre de campagnes de paiement automatisées.
Nos intégrations directes en temps réel vous permettent de synchroniser l’ensemble de vos documents, données comptables et paiements réglés depuis Payhawk vers l’ERP ou le système comptable de votre choix, une fois ces éléments vérifiés. Contactez-nous : nous serons ravis de vous présenter la manière dont nous nous intégrons en toute fluidité à votre ERP ou votre système comptable. Vous pouvez également consulter nos articles d’aide pour en savoir plus sur nos intégrations directes avec Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, DATEV et Exact Online.
Pour aller plus loin
*Payhawk propose ses services à ses clients en Suisse sur une base transfrontalière.