Facturation électronique : quel impact pour la gestion des dépenses des entreprises ?

Les avantages de la facturation électronique pour les entreprises

Voici les principaux avantages dont les entreprises pourront bénéficier avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique. La liste est, bien entendu, non exhaustive :

1. La simplification et la traçabilité des dépenses

Avec la réforme de la facturation électronique, le parcours d'une facture électronique sera entièrement automatisé, depuis sa création jusqu'à sa réception. Des fonctionnalités complémentaires seront disponibles pour assurer la traçabilité des factures, assurant ainsi une visibilité accrue sur les dépenses des entreprises.

2. La réduction des erreurs

Fautes de frappe, oubli de mentions obligatoires, erreurs de calcul… Autant d’erreurs potentielles auxquelles les entreprises peuvent être confrontées lorsqu’elles mettent en place des processus de facturation manuels. Heureusement, la facturation électronique fait disparaître ces aléas, grâce à l’automatisation des processus de facturation.

3. La fin des factures perdues

La gestion des factures papier nécessite, pour les entreprises, une organisation minutieuse et un stockage sécurisé. Il n’est cependant pas rare que certaines factures se perdent, ce qui peut enrayer le cycle de facturation ou poser des problèmes de conformité à la loi (les pièces comptables devant être conservées pendant 10 ans minimum). Avec la facturation électronique, le problème ne se pose plus, car l’ensemble des factures sont centralisées puis archivées sur une plateforme sécurisée.

4. Une meilleure piste d’audit

La piste d’audit fiable consiste, pour une entreprise, à mettre en place des contrôles (manuels ou informatisés) à chaque étape du traitement de la facture. Ce processus permet de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale effectuée et le paiement de la facture.

Les preuves de ces contrôles doivent être conservées par l’entreprise. En cas de contrôle fiscal, elle pourra ainsi montrer la validité des factures et la bonne maîtrise de celles-ci, de leur création à leur archivage.

Depuis le 1er janvier 2014, toutes les factures nécessitent la mise en œuvre de la piste d’audit fiable.

La facture électronique vient renforcer cette piste d’audit fiable, puisqu’elle permet de démontrer par défaut l’authenticité des factures des entreprises, mais aussi de remonter facilement à leurs origines. À ce titre, la précision est l’un des gains de la réforme de la facturation électronique : en bénéficiant d’un suivi complet des flux de facturation, les entreprises pourront garantir l'exactitude de leurs données auprès des tiers.

5. Une meilleure visibilité sur les dépenses

La facturation électronique offre également une plus grande transparence sur les dépenses de l’entreprise. Ainsi, il faut se figurer un tableau de bord, où toutes les factures, bons de commande, contrats et documents annexes seront visibles et accessibles. En ayant un œil en permanence sur l’historique complet de leurs transactions, les entreprises pourront se prévaloir d’une visibilité accrue sur les engagements de dépenses et les ordres de paiement.

Facturation électronique : les bonnes pratiques pour la gestion des dépenses professionnelles

Associée à une bonne gestion des dépenses professionnelles, la généralisation de la facturation électronique s’impose comme un excellent outil d’optimisation pour les entreprises. Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

1. L’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses

La facturation électronique est en marche pour révolutionner la manière dont les entreprises gèrent leurs flux de facturation : visibilité accrue, réduction de l’empreinte écologique, réduction des erreurs, accélération du processus de traitement des factures... En complément, l'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses permet de renforcer la gestion financière de l’entreprise. Ces deux outils automatisent ainsi le suivi des dépenses, tout en renforçant la conformité financière.

Grâce à une intégration entre la plateforme de facturation électronique qu’elles auront choisie et leur logiciel interne de gestion des dépenses, les entreprises pourront rationaliser leurs opérations et améliorer leur visibilité sur les flux de trésorerie. Avec l’association de ces deux solutions, elles auront également la possibilité de s'adapter plus rapidement à leur environnement et d’optimiser leurs processus, pour une meilleure efficacité.

2. La numérisation des justificatifs de dépenses

La facturation électronique et la numérisation des justificatifs de dépenses représentent une avancée significative dans la gestion des processus financiers des entreprises.

En remplaçant les processus papier traditionnels, la facturation électronique offre une méthode bien plus rapide et efficace pour émettre, transmettre et traiter les factures. En parallèle, la numérisation des justificatifs de dépenses simplifie la gestion des notes de frais. En traitant et archivant électroniquement les reçus et les factures, les entreprises peuvent réduire le risque d'erreurs humaines, accélérer le processus de remboursement des dépenses, et assurer la conformité aux réglementations fiscales.

Cette association entre la facturation électronique et la numérisation des justificatifs de dépenses participe ainsi à une meilleure efficacité organisationnelle.

3. La mise en place d’une politique de gestion des dépenses

Conjointement avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique, la mise en place d'une politique de gestion des dépenses constitue une stratégie essentielle pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs flux financiers.

Ainsi, la facturation électronique simplifie les processus d'émission et de traitement des factures, réduit les délais de traitement, supprime les risques d’erreur et simplifie le suivi des flux de paiement. En parallèle, la mise en place d'une politique de gestion des dépenses permet d’établir des directives claires et cohérentes pour les salariés en matière de dépenses professionnelles.

Grâce à cette approche combinée, les entreprises peuvent renforcer le suivi de leurs flux financiers, prévenir les risques de fraude, optimiser les ressources et garantir une conformité rigoureuse à la réglementation fiscale.

Comment une solution telle que Payhawk peut aider les entreprises

L’automatisation des processus comptables est une étape importante vers la mise en place de la facturation électronique. Elle permet de se familiariser avec ce nouveau procédé, et de profiter des avantages qu’il génère. Grâce à Payhawk, vous pouvez ainsi simplifier la saisie des données des reçus professionnels, et bénéficier d’une gestion des factures fournisseurs automatisée.

Pour en savoir plus, consultez notre série d’articles dédiés à la facturation électronique :

• Facturation électronique : où en sommes-nous ?
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