Des pistes d’audit au service de la conformité

Piste d’audit en matière de gestion des dépenses : de quoi s’agit-il ?

Une piste d’audit (ou audit trail en anglais) suit le cheminement des opérations qui surviennent entre la création d’une transaction et son paiement. Elle fournit une visibilité claire et des informations uniques sur la nature de chaque transaction aux parties prenantes, qui peuvent être des chefs d'entreprise, des équipes financières, des auditeurs internes ou externes, ou encore des inspecteurs des finances.

Grâce au suivi des opérations commerciales, les chefs d’entreprise peuvent ainsi prendre de meilleures décisions, tandis que les équipes financières et les auditeurs sont en mesure d’assurer la conformité de l’entreprise aux réglementations et normes professionnelles.

Quelles sont les exigences en termes de conformité pour une piste d’audit des dépenses ?

Chaque entreprise est tenue de respecter diverses réglementations comptables et fiscales. À celles-ci s’ajoutent également des audits financiers pour les grandes entreprises. Afin d’éviter les amendes, d’assurer sa conformité aux lois et réglementations, et d’obtenir un avis d'audit sans réserve, une entreprise doit être en mesure de fournir des données suffisantes, soit une piste d'audit, pour chaque transaction. Voici quelques-unes des exigences de conformité de ces pistes d’audit :

• Les entreprises ne doivent ni surestimer ni sous-estimer leurs dépenses.
• Elles doivent déclarer leurs dépenses dans les catégories appropriées lors de la préparation des états financiers.
• Elles doivent déclarer leurs dépenses dans les catégories appropriées lors de leur déclaration des revenus (déductibles ou non, admissibles ou non à la TVA, etc.).
• Elles doivent être en mesure de fournir à leurs auditeurs des éléments probants suffisants et appropriés pour leur permettre de déterminer si les états financiers présentent fidèlement leur situation financière. (Les auditeurs doivent donc pouvoir suivre les transactions depuis leur création jusqu'à leur paiement et enregistrement.)
• Les auditeurs de l'entreprise obtiennent des éléments probants suffisants et appropriés en vérifiant l'exhaustivité, l'exactitude, la classification, la date d’émission et la période d'enregistrement des transactions.
• Certaines lois et réglementations exigent que les entreprises conservent des copies papier ou électroniques de toutes leurs transactions pendant une certaine période après la date de la transaction.

Comment un audit trail et un logiciel de gestion des dépenses permettent-ils de répondre aux exigences de conformité susmentionnées ?

Grâce à une piste d'audit détaillée, les entreprises peuvent répondre plus efficacement aux exigences de conformité. En effet, en s’appuyant sur un logiciel de gestion des dépenses, les entreprises peuvent créer des audit trails pour toutes les transactions.

Avec la solution de Payhawk :

1. Les entreprises peuvent émettre des cartes de débit ou de crédit d’entreprise (cartes de crédit uniquement au Royaume-Uni et aux États-Unis) et recevoir des mises à jour et des notifications sur la plateforme. Les équipes financières sont dès lors en mesure de visualiser toutes les dépenses en temps réel pour assurer le respect de la conformité et éviter toute sous ou surévaluation.
2. La plateforme de gestion des dépenses enregistre automatiquement les transactions effectuées avec une carte de débit ou de crédit et chaque employé est tenu d’importer ses reçus ou ses factures. La solution est alors en mesure d’extraire les données telles que le montant, la date et le fournisseur. En outre, les employés peuvent ajouter des notes à la dépense et choisir parmi un grand nombre de catégories prédéfinies.
3. Les factures reçues par e-mail et payables par compte bancaire peuvent être facilement transférées vers le logiciel de gestion des dépenses (par téléchargement ou glisser-déposer) et lues automatiquement par la solution. Les données telles que les montants, les informations sur le fournisseur et les dates d’échéance seront remplies automatiquement. De plus, si ce fournisseur a déjà reçu un règlement, ses détails de paiement seront mémorisés.
4. Les équipes financières peuvent vérifier tous les reçus et factures, modifier leur catégorie et ajuster les taux de TVA en fonction de la législation applicable. Cela permet de s'assurer que les dépenses sont correctement enregistrées dans les états financiers et les déclarations fiscales.
5. Les actions ci-dessus sont enregistrées par le logiciel de gestion des dépenses, créant ainsi une piste d'audit fiable pour toutes les parties prenantes.
6. L’ensemble des actions précédentes peuvent être publiées automatiquement sur le logiciel de comptabilité via des intégrations, sans la moindre importation ou exportation. Enfin, les transactions peuvent être téléchargées dans un fichier Excel pour une vérification et un filtrage supplémentaires.

La solution de gestion des dépenses de Payhawk vous offre tous ces avantages. Ne perdez donc plus de temps à créer un audit trail : le logiciel Payhawk s’occupe de tout. Programmez une démo pour en savoir plus.