Sicherstellung der Compliance für Ausgaben Audits

Was ist ein Audit Trail in der Ausgabenverwaltung?

Ein Audit Trail ist die Reihenfolge der Prozesse während einer Transaktion, die von ihrem Beginn bis zur Zahlung stattfindet. Der Audit-Trail bietet einen klaren Überblick und ermöglicht den verschiedenen Beteiligten einen einzigartigen Einblick in die Eigenschaften der einzelnen Transaktionen.

Seien es Unternehmensleiter, Finanzteams, interne oder externe Prüfer, sie alle müssen in der Lage sein, Geschäftstransaktionen zu analysieren, um bessere Entscheidungen zu treffen (Unternehmensleiter) oder um Vorschriften und fachliche Richtlinien einzuhalten (Finanzteams, Prüfer).

Was sind die Compliance Anforderungen eines Audit Trails für Ausgaben?

Jedes Unternehmen unterliegt verschiedenen Buchhaltungs- und Steuervorschriften. Um für Finanzprüfungen gewappnet zu sein und Strafen zu vermeiden, müssen Unternehmen in der Lage sein, ausreichende Details zu jeder Transaktion nachzuweisen - den sogenannten Audit Trail. Hier sind einige der Anforderungen:

• Unternehmen sollten ihre Ausgaben weder zu hoch noch zu niedrig ansetzen
• Unternehmen sollten bei der Erstellung von Jahresabschlüssen ihre Ausgaben in den korrekten und passenden Kategorien angeben
• Unternehmen sollten bei der Einkommenserklärung ihre Ausgaben in den richtigen und angemessenen Kategorien ausweisen - absetzbar, nicht absetzbar, etc.
• Unternehmen sollten in der Lage sein, ihren Wirtschaftsprüfern ausreichende und angemessene Nachweise zur Verfügung zu stellen, damit diese sich ein Urteil darüber bilden können, ob der Jahresabschluss den tatsächlichen Verhältnissen entspricht (d.h., die Prüfer sollten in der Lage sein, Transaktionen von der Entstehung bis zu ihrer Zahlung und Verbuchung zurückzuverfolgen)
• Die Revisoren des betreffenden Unternehmens erhalten ausreichende und angemessene Nachweise, indem sie die Vollständigkeit, die Richtigkeit, die Zuordnung und den Zeitraum der Erfassung von Transaktionen verifizieren
• Bestimmte Gesetze und Verordnungen verlangen von Unternehmen, dass sie für alle Transaktionen während eines bestimmten Zeitraums Dokumente in Papierform oder elektronisch aufbewahren.

Wie können ein Audit-Trail und eine Ausgabenverwaltungs-Software die oben genannten Compliance-Anforderungen erfüllen?

Ein detaillierter Audit-Trail unterstützt Unternehmen bei der effizienten Einhaltung der Compliance-Anforderungen. Eine Ausgabenverwaltungssoftware kann diese umfassenden Audit-Trails, für alle Ausgabentransaktionen erstellen.

Mit Payhawk können Unternehmen:

• Business-Debit oder -Kreditkarten ausgeben und Live-Updates und -Benachrichtigungen auf der Plattform erhalten. Finanzteams können alle Ausgaben in Echtzeit sehen, um sicherzustellen, dass sie nicht zu niedrig oder zu hoch angesetzt sind.
• Die Plattform für das Ausgabenmanagement erfasst automatisch die mit Debit-/Kreditkarte bezahlten Transaktionen, wobei jeder Mitarbeiter eine Beleg/Rechnung hochladen muss. Die Lösung liest diese ein und erfasst Informationen wie Betrag, Datum und Angaben zum Lieferanten. Die Mitarbeiter können außerdem Notizen zu den Ausgaben hinzufügen und aus einer Vielzahl vorgegebener Kategorien auswählen.
• Rechnungen, die über den Posteingang eingehen und von einem Bankkonto bezahlt werden müssen, können einfach (durch Hochladen/Drag & Drop) in die Ausgabenverwaltungssoftware übertragen und automatisch eingelesen werden. Informationen wie Beträge, Angaben zum Lieferanten und Fälligkeitstermine werden automatisch eingefügt. Zusätzlich werden die Zahlungsdetails gespeichert, wenn dieser Lieferant bereits bezahlt wurde.
• Die Finanzteams können all diese Belege und Rechnungen überprüfen - die Kategorien ändern und sie der entsprechenden Finanzkategorie zuzuordnen, die Mehrwertsteuersätze werden gemäß dem geltenden Steuerrecht angeglichen. Dies gewährleistet die korrekte Darstellung der Ausgaben in den Finanzberichten und die Einhaltung der Steuervorschriften.
• Die oben genannten Aktionen werden von der Expense Management Software aufgezeichnet und gespeichert, wodurch ein perfekter Audit Trail für alle Beteiligten entsteht.
• Alle oben genannten Aktionen können durch die Integration in die Buchhaltungssoftware automatisch gebucht werden, ohne dass ein Export oder Import erforderlich ist. Schließlich können Unternehmen Transaktionen über Excel exportieren, um sie zusätzlich zu überprüfen und zu filtern.

Die Expense-Management-Lösung von Payhawk bietet all diese Möglichkeiten. Warum also einen langwierigen Prozess durchlaufen, um den perfekten Audit Trail zu erstellen, wenn die Software von Payhawk bereits alles umfasst? Buchen Sie eine Demo und erfahren Sie mehr von unserem Team.