Die Bedeutung des Audit Trail im Ausgabenmanagement

Was ist ein Audit Trail?

Ein Audit Trail bezeichnet die Abfolge der Prozesse einer Transaktion oder einer Geldbewegung, sodass Unternehmen die Herkunft jedes Postens zurückverfolgen und verstehen können.

Wirtschaftsprüfer müssen Geschäftsvorgänge rückverfolgen können, um deren Gültigkeit sicherzustellen. So können sie beispielsweise die Kosten der verkauften Waren im Rahmen einer Prüfung kontrollieren, um eine korrekte und wahrheitsgemäße Gewinnberechnung zu gewährleisten.

Beim Ausgabenmanagement beziehen sich die Prüfpfade auf die Verfolgung jeder Ausgabe und den Einblick in die damit verbundenen Detailinformationen.

So hilft ein Audit Trail bei der Aufdeckung von Betrug

Unter Spesenbetrug versteht man die absichtliche Falschdarstellung von Rückerstattungen mit dem Ziel, Gewinne zu erwirtschaften.

Laut einer globalen Studie zu Betrug und Missbrauch am Arbeitsplatz macht die obige Art von Fälschung 11 % des Betrugs in großen Unternehmen aus.

Nach Angaben der ACFE gibt es verschiedene Arten von Spesenbetrug. Im Folgenden einige Beispiele für gängige Vorgehensweisen:

• Zu hoch angesetzte Ausgaben. Hier wird ein höherer Betrag eingefordert, als tatsächlich angefallen ist. Solche Fälle lassen sich leicht erkennen, da der Beleg nicht mit dem geforderten Betrag übereinstimmt. Eine Ausnahme bilden Kilometerpauschalen, bei denen das Unternehmen den Angaben der Mitarbeitenden zur zurückgelegten Strecke vertrauen muss.
• Falsch ausgewiesene Ausgaben. Hierbei handelt es sich um Ausgaben, die unsachgemäß verbucht wurden. Beispiel: Hinter einem Geschäftsessen mit einem Kunden verbirgt sich ein Dinner mit einer Verabredung oder ein Geschenk für einen Geschäftspartner wurde in Wirklichkeit für ein Familienmitglied gekauft.
• Erfundene Ausgaben. Mitarbeitende fordern Kostenerstattungen für nicht getätigte Ausgaben.
• Mehrfache Erstattungsanträge. Mitarbeitende reichen dieselbe Ausgabe mehrmals ein.

Mithilfe eines Audit Trail können Sie alle oben genannten Beispiele für Spesenbetrug verhindern.

Beispiele für den Einsatz von Audit Trails zur Prävention von Betrug

Eigentümer, Finanzkontrolleure und die Wirtschaftsprüfer können anhand der Belege und der eingereichten Angaben die Richtigkeit und Gültigkeit der Anträge überprüfen und so Fehler und betrügerische Aktivitäten aufdecken.

Nehmen wir zum Beispiel „Ihre fiktive Marketingmanagerin Luisa“. Sie hat während eines neuen Geschäftsgesprächs allein zu Abend gegessen und einen Beleg über 155 € eingereicht. Ein erfahrener Finanzkontrolleur wird innerhalb kürzester Zeit anhand seiner Ausgabenverwaltung auf diesen Fall aufmerksam und kann die Spur bis zum eingescannten Papierbeleg verfolgen.

Die Daten aus dem Jahr 2019 belegen, dass immer noch 43 % der Unternehmen ihre Spesenabrechnungen manuell bearbeiten.

Das bedeutet, dass Unternehmen ohne Spesenmanagementsoftware und Audit Trails stets dem Risiko menschlicher Fehler ausgesetzt sind.

Ihre Kundenbetreuerin Melissa ist in den letzten Monaten häufig mit Kunden essen gegangen, obwohl die von ihr verwalteten Konten weniger ausgeben als früher. Eine schnelle Überprüfung der Belege offenbart, dass einige Belege fehlen, und andere sich auf Orte und Zeitpunkte (sowohl tagsüber als auch nachts) beziehen, die nicht mit dem Standort des Kunden übereinstimmen.

In der Zwischenzeit hat Vertriebsleiter Alfredo eine Reihe von Tankbelegen eingereicht, die auf einige kurze Fahrten zu Kunden zurückzuführen sind. Alfredo reicht die Belege direkt von der Tankstelle ein, sodass Anfechtungen oder Rückfragen nur schwer möglich sind.

Diese Beispiele zeigen, welches Maß an Transparenz und Rechenschaftspflicht Audit Trails für Ausgaben Ihrem Finanzteam und Mitarbeitern bieten. Und sie zeigen ebenso, wie sehr die Qualität der Finanzkontrolle von der Vollständigkeit und Genauigkeit der Überwachungspfade abhängt.

Tipps zur Erstellung eines Prüfpfades für das Ausgabenmangement

Wenden Sie diese Tipps an, um einen effektiven Prüfpfad zu erstellen:

• Erleichtern Sie den Beteiligten die Einholung und Einreichung von Belegen. Auf diese Weise geben die Mitarbeitenden korrekte Daten in die von Ihnen gewählte Lösung ein und halten sich an die Vorschriften. Die Automatisierung eines Großteils dieses Prozesses ist noch idealer, da Sie so Raum für menschliche Fehler unterbinden.
• Bieten Sie benutzerfreundliche Lösungen für Finanzkontrolleure an. Im Idealfall ist Ihr Überwachungspfad digital verfügbar, sodass Finanzteams von überall aus auf Berichte zugreifen und Filter anwenden können.
• Integrieren Sie eine komplette Lösung. Nutzen Sie eine zentrale Lösung, um alle erforderlichen Kaufbelege zu sammeln und zu tracken sowie Karten- und Rechnungsabgleiche durchzuführen.

So helfen Technologien bei der Erstellung und Verwaltung von Überwachungspfaden

Die gute Nachricht ist: Prüfpfade für Ausgaben umfassen nur wenige Schritte. Mit Ausgabenmanagementlösungen wie Payhawk können Sie diese Schritte automatisieren und fehlerfrei durchführen. Bei einem Kauf (physisch oder digital) erhalten die Mitarbeitenden in den meisten Fällen einen Beleg. Anschließend können die Mitarbeitenden einen Antrag einreichen, den Beleg entsprechend kategorisieren und gegebenenfalls weitere Informationen hinzufügen.

Luisa hat sich bei der Eingabe des Ausgabenbetrags vertippt. Diese Situation hätte mit der OCR-Technologie vermieden werden können, da diese sämtliche Informationen aus einem Belegfoto erfasst.

Alfredo hätte keine Benzinquittungen eingereicht (und stattdessen von einem verbesserten Benutzererlebnis profitiert), da die [Funktionen für Geschäftsreisen (https://payhawk.com/de/reisekosten) eine faire Kostenabschätzung ermöglichen.

Mitarbeitende auf Dienstreisen müssen nur den Start- und Endpunkt (und eventuelle weitere Zwischenstopps) eingeben. Die Software berechnet anschließend automatisch die genauen Geschäftsreisekosten und den Erstattungsbetrag.

Mit dem Ausgabenmanagement von Payhawk können Sie außerdem alle Geschäftsausgaben und Transaktionen in Echtzeit verfolgen. Bei einem plötzlichen Anstieg der Ausgaben wird eine Warnmeldung ausgelöst und, falls erforderlich, ein Gespräch eingeleitet.

Effiziente Vorbeugung von Spesenbetrug

Zusätzlich zur Nachverfolgung eines digitalen Prüfpfads ermöglicht eine Ausgabenverwaltungslösung in Kombination mit Firmenkarten nicht nur die Aufdeckung von Spesenbetrug, sondern hilft auch, diesen zu verhindern.

Firmenkarten ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, das ihnen zugewiesene Budget effektiv für die Arbeit zu nutzen. Die Karten können nicht nur für herkömmliche Ausgaben wie Mahlzeiten, Transport und Unterhaltung verwendet werden, sondern auch für Online-Abonnements, Marketingkampagnen oder Schulungsprogramme.

Mit Firmenkarten und Software für das Ausgabenmanagement können Finanzteams Ausgabenlimits festlegen und andere Kontrollmechanismen nutzen.

Melissa, die bereits erwähnte Vertriebsleiterin, hätte die Firmenkarte nicht um 2 Uhr nachts in einem Nachtclub benutzen können, da ihr dazu die entsprechende Berechtigung für die Karte gefehlt hätte.

Mit einer Ausgabenmanagement-Software können Sie Ausgabenrichtlinien einrichten und Kartenkontrollen wie wiederkehrende Limits, Abhebungen am Geldautomaten und die Genehmigungskette für Anträge verwalten. Schließlich ist es besser, Geschäftsbetrug zu verhindern, als ihn zu entdecken und sich nachträglich damit auseinandersetzen zu müssen.

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