Lektionen unseres CFO: Wie Sie die Finanzabteilung von reaktiv zu strategisch transformieren

Die Rolle des CFO hat sich grundlegend gewandelt. Heute sollen Finanzleiter als strategische Partner agieren: das Unternehmen mit fundierten Einblicken steuern, Wachstumsentscheidungen begleiten und sicherstellen, dass alles zwischen Abteilungen, Einheiten und Märkten reibungslos abgestimmt ist.

Für viele sieht der Alltag jedoch noch immer anders aus: Daten liegen in Silos, es gibt zu viele Systeme, endlose Verwaltungsaufgaben und kaum Zeit, wirklich strategisch zu denken.

Konstantin Dzhengozov, CFO und Mitgründer von Payhawk, kennt diese Herausforderungen nur zu gut. Er selbst hat erlebt, wie Finanzdaten in Tabellen gefangen waren, das Buchen der Geschäftszahlen lange Nächte erforderte und Automatisierung wie ein ferner Traum wirkte. Genau diese Erfahrungen haben ihn motiviert, Payhawk zu entwickeln – eine Plattform, die die alltäglichen Hindernisse beseitigt, mit denen Finanzteams täglich kämpfen.

Heute leitet Konstantin eine Finanzabteilung, die schnell, effizient und eng mit dem gesamten Unternehmen vernetzt ist. Im Gespräch teilt er Antworten auf die wichtigsten Fragen von Finanzleitern zur Modernisierung ihrer Teams und zeigt, welche Erkenntnisse sich aus seinem Ansatz für andere ableiten lassen.

1. Wie kann ich alle Ausgabendaten an einem Ort bündeln und Tabellen hinter mir lassen?

Strategisch führen können Sie nur, wenn Ihre Daten jederzeit aktuell und zentral verfügbar sind. Payhawk bietet Finanzleitern genau das: eine einzige, stets verlässliche Informationsquelle. Genau diese Übersicht hatte Konstantin, wie viele andere Finanzleiter, zuvor vermisst.

In früheren Rollen verbrachte er viel Zeit damit, Informationen aus verschiedenen Abteilungen zusammenzutragen, Berichte manuell zu konsolidieren, Kontoauszüge zu prüfen und verspätete Spesenabrechnungen nachzuverfolgen. Dieses Vorgehen kostet nicht nur Zeit, es verzögert Entscheidungen, erhöht Risiken und erschwert es der Finanzabteilung, selbstbewusst zu führen.

„Früher (vor Payhawk) habe ich in Teams gearbeitet, in denen die Zuordnung von Kontencodes oder die Nachverfolgung von Zahlungen Stunden dauerte. Die Sichtbarkeit war begrenzt, und wir reagierten immer erst, nachdem Probleme bereits aufgetreten waren.“

Payhawk wurde entwickelt, um Ausgabendaten in Echtzeit zu vereinen – von Spesen über Lieferantenrechnungen bis hin zu Genehmigungen. So kann die Finanzabteilung schneller und sicherer Entscheidungen treffen.

Konstantin half dabei, die Plattform so zu gestalten, dass alle Daten in einem System zusammenlaufen – von Ausgaben und Firmenkartenzahlungen bis zu Genehmigungen und Beschaffungsprozessen. Das Ergebnis: weniger E-Mails, keine isolierten Tools und sofortiger Zugriff auf alle relevanten Informationen.

2. Welche Aufgaben kann ich automatisieren, damit mein Team sich auf Strategie konzentrieren kann?

Automatisierung schafft den Freiraum, um strategisch zu denken. Nicht jede Aufgabe in Finance treibt das Geschäft voran. Einige – wie Planung, Forecasting oder Investitionen – tun es. Andere halten lediglich den Betrieb am Laufen: notwendig, aber monoton und zeitraubend. Viele Teams verbringen dennoch den Großteil ihres Arbeitstags mit solchen Routineaufgaben.

Typische Aufgaben sind:

• Belege nachverfolgen
• Ausgabendaten prüfen
• Transaktionen Kontencodes zuordnen
• Verstöße gegen Richtlinien erkennen

Genau diese Probleme begegneten Konstantin immer wieder. Deshalb ist Automatisierung bei Payhawk ein zentraler Baustein.

„Unser AI Financial Controller Agent übernimmt Aufgaben wie das Nachverfolgen von Belegen oder das Erkennen von Anomalien. So sparen wir jede Woche Stunden manueller Arbeit und halten unsere Daten sauber und aktuell. Als Nutzer unseres eigenen Produkts haben wir Payhawk entwickelt, um echte Finanzprobleme zu lösen – bei der Anwendung von KI war es nicht anders.“

Der AI Financial Controller Agent übernimmt diese Routineaufgaben nun automatisch. Weniger manuelle Arbeit, sauberere Daten und mehr Raum für wertvolle Tätigkeiten wie Szenario-Planung oder Investmentanalysen.

Automatisierung steigert nicht nur Effizienz, sondern verschafft CFOs und Controllern Zeit, um sich auf wertvolle Aufgaben zu konzentrieren: Zusammenarbeit mit Abteilungsleitern, Analyse von Trends und Identifikation von Wachstumschancen.

„Jedes Mitglied unseres Teams hat vorher in traditionellen Finanzrollen gearbeitet – Stunden gingen für manuelle Verwaltung verloren, Echtzeit-Transparenz gab es nicht. Mit Payhawk haben wir nun eine integrierte Plattform, die alles abdeckt, von Ausgabenverfolgung bis zu Abgleichen. Das hat die Arbeit in Finance komplett verändert.“

Dieser Wandel verbessert Produktivität, reduziert Risiken, beseitigt Engpässe und hebt die Leistungsfähigkeit von Finanzteams auf ein neues Niveau.

3. Wie kann ich jederzeit sehen, wo mein Unternehmen finanziell steht?

Echtzeit-Transparenz hält Finanzteams vorne, doch oft arbeiten sie noch mit Verzögerung. Probleme bei Ausgaben fallen erst auf, wenn sie bereits entstanden sind, und das vollständige Bild zeigt sich meist erst am Monatsende – oft zu spät, um gegenzusteuern.

In Konstantins früheren Rollen war diese Verzögerung ein ständiger Schmerzpunkt.

„In früheren Finance-Rollen hatte ich keine Echtzeit-Transparenz. Budgetprobleme bemerkte ich oft erst Wochen später – meist zu spät, um noch zu handeln. Mit Payhawk werden unsere Ausgaben in Echtzeit aktualisiert, und Abweichungen werden sofort erkannt – so können wir eingreifen, bevor Probleme wachsen.“

Echtzeit-Transparenz wurde zu einer Grundvoraussetzung bei der Entwicklung von Payhawk. Heute kann Konstantin die Performance über Abteilungen und Einheiten hinweg sofort überwachen. Ausgabenspitzen erkennt er direkt, Verstöße gegen Richtlinien werden automatisch markiert. So kann sein Team proaktiv handeln – statt nur reagieren.

„Man nennt es ‚Dogfooding‘ – wenn ein Unternehmen seine eigenen Tools nutzt. Bei Payhawk macht das einfach Sinn: Echtzeit-Tracking und KI-Funktionen helfen uns, Probleme frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu lösen. So steuern wir das Unternehmen gezielt in Richtung Wachstum.“

Echtzeitdaten sind wie ein GPS, das alle aktuellen Straßen, Sperrungen und Optionen anzeigt – nicht eine veraltete Karte, die wichtige Änderungen übersieht.

4. Können wir wachsen, ohne dass Finance komplexer wird?

Wachstum bringt oft mehr Mitarbeiter, mehr Systeme und mehr Herausforderungen. Konstantin ist überzeugt: Finanzielle Komplexität muss nicht automatisch zunehmen.

„Wenn Ihre Finanzabteilung beim Wachstum unübersichtlicher wird, liegt das meist daran, dass die Tools nicht mithalten.“

Bei Payhawk hat er eine Lösung entwickelt, die Multi-Entity-Finance von Anfang an unterstützt – egal ob für fünf Mitarbeiter oder fünf internationale Tochtergesellschaften.

Dazu gehören Unterstützung für mehrere Währungen, native ERP-Integrationen, gruppenweite Transparenz und skalierbare Genehmigungsworkflows. So bleibt Wachstum beherrschbar.

5. Wie wird Finance ein echter Geschäftspartner (statt ein Bottleneck)?

„Finance schafft den größten Mehrwert, wenn es zusammenarbeitet, nicht kontrolliert,“ erklärt Konstantin.

Bei Payhawk bedeutet das, Teams Freiheit innerhalb eines Rahmens zu geben – mit Karten und Budgets inklusive integrierter Kontrollen, Limits und Genehmigungen.

Wichtige Voraussetzungen für Zusammenarbeit sind Zeit und Transparenz. Routineaufgaben müssen automatisiert werden, damit Finance eng mit anderen Abteilungen arbeiten kann. Und aktuelle Daten ermöglichen fundierte Entscheidungen und Empfehlungen.

Payhawk wurde so entwickelt, dass Finance mit dem Unternehmen arbeitet, nicht gegen es.

Das umfasst die Zusammenarbeit mit Marketing, Operations oder der Geschäftsführung – vom ROI-Tracking über Lieferantenausgaben bis zu Investitionsentscheidungen.

„Wir verfolgen die Performance der Abteilungen, bewerten Investitionen und treffen schneller fundierte Entscheidungen. So haben wir die Klarheit und Kontrolle, um Wachstum zu unterstützen – statt es zu bremsen.“

Finance wird damit vom „Nein-Sager“ zum Team, das andere Abteilungen befähigt, mit Klarheit, Grenzen und Sicherheit „Ja“ zu sagen.

6. Warum erzeugen meine Tools mehr Arbeit – und wie kann ich das ändern?

Vor Payhawk nutzte Konstantin viele Tools, die große Versprechen machten, aber endlose Abgleiche, Datenexporte oder manuelle Korrekturen erforderten.

Ähnliche Frustration erlebte er in anderen Teams: Dashboards, die nicht ins ERP integriert werden konnten, oder Ausgaben-Tools, die nur für eine Einheit funktionierten.

Payhawk wurde so entwickelt, dass es nahtlos mit Ihrem bestehenden Stack zusammenarbeitet.

Payhawk integriert Buchhaltungssysteme wie Xero, ERPs wie NetSuite, HR-Plattformen, VAT-Reclaimer, Reiseplattformen und mehr. Daten fließen fehlerfrei, Genehmigungsprozesse sind anpassbar, Richtlinien integriert und Reports spiegeln die Realität in Echtzeit wider.

Finanzteams sollten nicht um ihre Tools herumarbeiten oder ständig Daten zwischen Systemen übertragen müssen. Mit Payhawk geht es einfacher.

7. Wie kann ich mein Finance-Team mit voller Klarheit führen?

Wer Zeit mit manueller Arbeit, Komplexität und Rückfragen verbringt, hat kaum Raum für Strategie.

Moderne Finanzleiter sollen jedoch mehr leisten: bessere Entscheidungen treffen, Wachstum beeinflussen, Risiken voraussehen.

Die Grundlage dafür ist Klarheit:

• Klare Prozesse
• Saubere Daten
• Eine zentrale Stelle für alle Ausgaben
• Sofortige Transparenz über Performance

Konstantin hat diesen besseren Weg nicht nur gedacht, sondern gebaut. Heute leitet er ein Finance-Team, das das Unternehmen beschleunigt und nicht nur Compliance sicherstellt.

Für CFOs, Controller und Finanzleiter bedeutet das: Zeit und Sicherheit zurückgewinnen, um strategisch zu führen.

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