3. Apr. 2024
4 Minuten

Erweiterte Kartenkontrollen für regelkonforme Geschäftsausgaben

Payhawk Wie man alle Ausgaben konform macht
Zusammenfassung

Wenn Ihr Unternehmen wächst, steht Ihr Finanzteam vor einer neuen Herausforderung. Es muss immer mehr Mitarbeitern Zugang zu Finanzmitteln verschaffen, ohne die Kontrolle über die Geschäftsausgaben zu verlieren. Finden Sie heraus, wie die Wahl des richtigen Firmenkartenprogramms - das sowohl integrierte Kontrollen als auch Ausgabenmanagement bietet - Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihren Ausgaben für die Arbeit unterstützen kann und ihnen Flexibilität und Kontrolle über ihre Ausgaben ermöglicht.

Inhaltsverzeichnis

    In einer idealen Welt werden alle Unternehmensausgaben regelkonform getätigt. Ihre Mitarbeiter halten sich ohne zu zögern oder Fehler zu machen an die Unternehmensrichtlinien, das Betrugsrisiko ist gleich null und die monatlichen Ausgaben liegen innerhalb des Budgets - jedes Mal. In Wirklichkeit befinden Sie (und viele andere Finanzverantwortliche) sich jedoch in einem ständigen Kampf, denn obwohl Sie die Ausgabenrichtlinien sorgfältig ausgearbeitet haben, fehlen Ihnen die Mittel, diese wirksam zu überwachen und durchzusetzen.

    Die Kontrolle der Ausgaben beginnt in der Regel mit einer strengen Ausgabenpolitik. Das Problem dabei? Diese Ausgabenrichtlinien befinden sich oft auf Notion-Seiten oder in E-Mails, was bedeutet, dass Sie und Ihre Kollegen aus dem Finanzteam Schwierigkeiten haben, die Punkte zu verbinden und die Ausgabenrichtlinien des Unternehmens durchzusetzen. Schlimmer noch, es besteht die Gefahr von Mehrausgaben oder sogar Betrug, vor allem, wenn Sie Ihr Unternehmen vergrößern.

    Die Lösung? Technologie und insbesondere die Nutzung eines Firmenkartenprogramms als Teil einer viel umfassenderen Ausgabenmanagementlösung. Wenn Sie sich gründlich informieren und das richtige Firmenkartenprogramm für Ihr Unternehmen auswählen, erhalten Sie flexible Kreditkarten, integrierte Kontrollen, OCR und eine intelligente Belegverfolgung - alles aus einer Hand.

    Smartes Ausgabenmanagement mit Payhawk

    Kartenkontrollen im Unternehmen

    Kurz gesagt, handelt es sich bei den Kartenkontrollen in Unternehmen um eine Reihe von Sicherheitsvorkehrungen und Einschränkungen, die Unternehmen implementieren, um die Verwendung von Kredit- und Debitkarten in ihrem Unternehmen zu regeln. Diese Kontrollen können Ihnen dabei helfen, die Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens in die Tat umzusetzen und sicherzustellen, dass Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter überwachen und verwalten können, das Risiko von Betrug und Missbrauch minimieren und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -verfahren unterstützen.

    Einige Beispiele für Unternehmenskartenkontrollen sind:

    1. Ausgabelimits: Ausgabenlimits sind in der Regel eine der grundlegendsten Arten der Kontrolle, da sie festlegen, wie viel die Mitarbeiter mit ihren Firmenkarten ausgeben können. Sie können Limits für einzelne Transaktionen festlegen, die auch wiederkehrend sein können, z. B. täglich, wöchentlich, monatlich usw. Dies ist eine gute Möglichkeit, um übermäßige Ausgaben zu vermeiden und die Ausgaben im Rahmen des Budgets zu halten.
    2. Exklusive Lieferanten/Händler: Sie können Kontrollen für bestimmte Lieferanten einrichten. So können Sie sicherstellen, dass Ausgaben nur bei zuvor genehmigten Lieferanten getätigt werden können. Dies dient nicht nur der Betrugsbekämpfung. Es ist auch ein wirksames Mittel, um sicherzustellen, dass Exklusivitätsvereinbarungen mit Lieferanten eingehalten werden.
    3. Beschränkungen von Anbieter-/Händlerkategorien: Sie können ganze Händlerkategorien einschränken und so sicherstellen, dass sich die Mitarbeitenden an die Unternehmensrichtlinien halten, z. B. Ausgaben in Bekleidungsgeschäften sperren, aber Ausgaben für Bahnreisen usw. zulassen.
    4. Zeit- und Tagesbeschränkungen: YSie können Kontrollen einrichten, die Ausgaben nur zu bestimmten Stunden und an bestimmten Wochentagen erlauben. Da Betrug in der Regel nachts auftritt, ist dies ein hervorragendes Instrument, um betrügerische Transaktionen zu verhindern. Es ist auch eine einfache Möglichkeit, Ausgaben auf die Geschäftszeiten zu beschränken, damit Mitarbeiter nicht versehentlich ihre Firmenkarte statt ihrer persönlichen Karte benutzen.
    5. Kontrolle von Länder- und Regionen: Sie können die Länder oder Regionen einschränken, in denen Firmenkarten funktionieren, und so die Möglichkeiten für betrügerische Transaktionen weiter einschränken. Diese Art der Kontrolle stellt auch sicher, dass Mitarbeiter die Firmenkarten nicht missbrauchen, wenn sie zum Beispiel im Urlaub sind.
    6. Abhebungen am Geldautomaten: Sie können Abhebungen am Geldautomaten sperren, wenn Barzahlungen gegen die Ausgaben des Unternehmens verstoßen, oder sie können Abhebungen am Geldautomaten auf Anfrage freigeben.
    7. Online-Zahlungen: Sie können Online-Ausgaben sperren, um Ihr Unternehmen noch besser vor Betrug zu schützen.
    8. Mittelanfragen: Nicht alle Kartenkontrollen haben mit der Begrenzung von Ausgaben zu tun. Es gibt Fälle, in denen Mitarbeiter schnell und außerhalb der vorgegebenen Ausgabengrenzen handeln müssen, und hier kommen Mittelanfragen ins Spiel, um den Tag zu retten. Bei einigen Lösungen müssen die Mitarbeiter lediglich einen bestimmten Betrag beantragen, der dann zur Genehmigung an den zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet wird.

    Insgesamt sollte Ihr Unternehmen die Kartenverwaltung (einschließlich Kontrollen) nutzen, um seine Ausgaben zu verwalten, das Betrugsrisiko zu verringern und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Unternehmensmittel im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien verwenden.

    Die Bedeutung von Kartenkontrollen für Unternehmen

    Geschäftlichen Kredit & Debitkarten mit fortschrittlichen Kontrollmechanismen bieten mehr Sicherheit und unterstützen die Compliance der Ausgabenpolitik. Sie vermindern das Risiko von Mehrausgaben, betrügerischen Transaktionen und Missbrauch von Unternehmensgeldern und bieten eine sicherere und effizientere Lösung für die Verwaltung von Unternehmensausgaben.

    Viele Finanzverantwortliche glauben fälschlicherweise, dass die Verwendung von Bargeld und die Erstattung an die Mitarbeiter einen ausreichenden Schutz gegen den Missbrauch von Unternehmensgeldern bietet, aber dieser Ansatz birgt viele Risiken. Erstens sind Bargeldtransaktionen von Natur aus weniger transparent als digitale Transaktionen, sodass Missbrauch leichter unentdeckt bleiben kann und die Rechenschaftspflicht verringert wird.

    Zweitens birgt der Umgang mit großen Bargeldbeträgen viele Risiken, darunter Betrug, Diebstahl usw., was bei Kartentransaktionen nicht der Fall ist. Und schließlich müssen Mitarbeiter, die ihr eigenes Geld verwenden, oft ewig auf die Erstattung warten, was ein ineffizienter Prozess ist und sogar zu einer negativen Moral der Mitarbeiter am Arbeitsplatz führen kann.

    Die gute Nachricht?

    Unternehmenskarten mit fortschrittlichen Kontrollmechanismen eliminieren Risiken, sorgen für Transparenz bei den Ausgaben, gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften und verringern das Betrugsrisiko erheblich. Durch die Begrenzung der Beträge, die mit Firmenkarten ausgegeben werden können, die Einschränkung bestimmter Händlerkategorien oder die Unterstützung von Ausgaben nur während der Arbeitszeit können Finanzteams ihre Ausgabenpolitik in die Tat umsetzen und sicherstellen, dass sie eingehalten wird.

    Bei Payhawk haben wir kürzlich vier neue Arten von Kontrollen eingeführt, die die Kontrollmöglichkeiten von CFOs und Finanzleitern weiter verbessern und Unternehmen dabei unterstützen, ihren Mitarbeitern Gelder zur Verfügung zu stellen, ohne sich Sorgen über zu hohe Ausgaben oder Missbrauch machen zu müssen:

    Erweiterte Unternehmenskartenkontrollen:

    1. Lieferantenkontrollen
    2. Kontrollen der Lieferantenkategorie
    3. Datum und Uhrzeit
    4. Land und Region

    Die sechs größten Vorteile erweiterter Kartenkontrollen in Unternehmen

    Unternehmen, die fortschrittliche Firmenkartenkontrollen einführen, stellen fest, dass sie überhöhte Ausgaben drastisch reduzieren können. Mit der Software von Payhawk können Unternehmen Richtlinien in Beschränkungen umwandeln, die nur von Administratoren außer Kraft gesetzt werden können (falls erforderlich).

    1. Verbesserte finanzielle Sicherheit: Durch die Implementierung einer umfassenden Reihe von Kontrollen können Unternehmen das Risiko von Betrug, unbefugten Transaktionen und Missbrauch von Firmengeldern erheblich reduzieren.
    2. Betrugsprävention: Länder- und Regionsbeschränkungen, Zeit- und Tagesbeschränkungen und andere Kontrollen tragen dazu bei, das Risiko betrügerischer Aktivitäten, nicht genehmigter Käufe und verdächtiger Transaktionen zu verringern.
    3. Verbesserte Compliance: Diese Kontrollen helfen bei der Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien und stellen sicher, dass die Mitarbeiter die Ausgabenrichtlinien, Lieferantenvereinbarungen und andere Finanzvorschriften einhalten.
    4. Erhöhte Transparenz: Durch die Einschränkung von Ausgaben auf der Grundlage verschiedener Kriterien können Unternehmen die Transparenz bei Finanztransaktionen erhöhen und die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter fördern.
    5. Kostenkontrolle: Die Festlegung von Ausgabelimits und die Beschränkung der Ausgaben auf bestimmte Anbieter oder Kategorien helfen Unternehmen, ihre Ausgaben effektiv zu verwalten und die Budgetvorgaben einzuhalten.
    6. Betriebliche Effizienz: Die Straffung des Genehmigungsverfahrens für Mittelanforderungen und die Flexibilität bei der Abhebung von Geldautomaten können die betriebliche Effizienz verbessern und sicherstellen, dass die Mitarbeiter rechtzeitig Zugang zu den erforderlichen Mitteln haben.

    Zwei Beispiele aus der Praxis

    Minimieren Sie das Betrugsrisiko

    Mit den kürzlich eingeführten fortschrittlichen Kartenkontrollen von Payhawk ist es für Alberto Segovia, Leiter der Finanzabteilung bei HarBest Market, viel einfacher, die Ausgabenpolitik des Unternehmens durchzusetzen und das Unternehmen vor übermäßigen Ausgaben zu schützen. Da das Unternehmen in Spanien tätig ist, sind alle Ausgaben auf dieses Land beschränkt, wodurch das Risiko von Betrug aus dem Ausland minimiert wird.

    Da der Betrieb des Unternehmens hauptsächlich auf zwei Teams aufgeteilt ist, die in unterschiedlichen Schichten arbeiten, verwendet jedes Team Karten, die für die jeweiligen Uhrzeiten und Wochentage aktiviert sind, an denen sie benötigt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter vollständig aktiviert sind, was das Risiko von Betrug oder Missbrauch von Unternehmensgeldern außerhalb der Geschäftszeiten verringert.

    Exklusivität des Anbieters

    Größere Unternehmen verfügen in der Regel über eine Liste bevorzugter Lieferanten, die ihnen die besten Preise bieten oder deren Produkte und Dienstleistungen von höchster Qualität sind. Die Einhaltung von Exklusivitätsrichtlinien war mit Händlerkontrollen noch nie so einfach: Finanzteams müssen lediglich Ausgaben bei den vereinbarten Anbietern zulassen und alle anderen sperren.

    Die Ausschließlichkeit von Anbietern ist besonders nützlich für Unternehmen des Gastgewerbes wie State of Play, Restaurantgruppen, Fertigungsbetriebe usw.

    Ihre nächsten Schritte

    Die Aufrechterhaltung von Transparenz und Ausgabenkontrolle wird immer komplexer, je mehr Ihr Unternehmen expandiert. Sie führen mehr Regeln und Richtlinien ein und aktualisieren Prozesse. Das Problem entsteht, wenn diese Prozesse die Mitarbeiter daran hindern, ihre Arbeit zu erledigen, flexibel zu bleiben und das Unternehmen weiter voranzubringen.

    Hier kommen die erweiterten Kontrollen ins Spiel (die neueste in einer langen Reihe von Funktionen zur Verbesserung der Kontrolle). Alberto Segovia, Leiter der Finanzabteilung von HarBest Market, sagt:

    Dank der fortschrittlichen Kontrollen von Payhawk haben wir unsere Ausgabenpolitik wirksam durchgesetzt. Durch die Sperrung von Transaktionen außerhalb des Landes, in dem wir tätig sind, und außerhalb unserer Arbeitszeiten können wir die Kosten eindämmen und die Maßnahmen zur Betrugsprävention verbessern".

    Buchen Sie eine Demo mit Payhawk, um zu erfahren, wie intelligente Freigabe-Workflows, effizienzsteigernde Automatisierung und fortschrittliche Kontrollen Ihre Mitarbeiter unterstützen und gleichzeitig die Einhaltung der Compliance in jedem Schritt sicherstellen können.

    Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
    LinkedIn

    Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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