Wie DECATHLON Bulgarien mit Payhawk Zeit spart und seine Ausgaben optimiert

Dieses Interview erschien zuerst als Artikel auf Manager.bg.

Mit mittlerweile 12 Filialen suchte das Team von DECATHLON Bulgarien nach einer intelligenteren Lösung für das Ausgabenmanagement.

Die Antwort: Payhawk – eine Plattform, die Finanzprozesse automatisiert, manuelle Aufgaben überflüssig macht und volle Kontrolle über die Ausgaben in Echtzeit bietet.

Nikolay Dimitrov, Finance and Accounting Manager bei DECATHLON Bulgarien, treibt mit Leidenschaft die Weiterentwicklung und Optimierung finanzieller Prozesse voran. In diesem Interview teilt er, wie die digitale Transformation das Finanzmanagement des Unternehmens verändert hat – und warum die Einführung von Payhawk ein echter Gamechanger war.

Das Ergebnis? Zwei volle Tage weniger für die Verwaltung von Ausgaben pro Monat, weniger dringende Zahlungsanfragen und ein deutlich effizienteres Buchhaltungsteam.

Nikolay Dimitrov beschreibt es so:

Unser Buchhaltungsteam spart dank Payhawk jeden Monat zwei volle Tage bei der Erfassung, Buchung und Analyse von Ausgabenberichten.

Nikolay, was sind Ihre Erwartungen für das Unternehmenswachstum in diesem Jahr?

Ich bin seit 2015 Teil des DECATHLON-Teams und habe das dynamische Wachstum des Unternehmens hautnah miterlebt.

Nach einem Jahr als Accounting and Finance Manager bin ich mehr denn je davon überzeugt, dass unsere Stärken – erschwingliche, hochwertige Sportartikel, ein konsequenter Kundenfokus und kontinuierliche Innovation – unseren Erfolg auf dem bulgarischen Markt vorantreiben.

In diesem Jahr wollen wir unsere Marktpräsenz weiter ausbauen – mit einem klaren Fokus auf Digitalisierung, Nachhaltigkeit und die Optimierung unserer Geschäftsprozesse.

Welche Rolle spielen Technologie und digitale Transformation in den Finanzprozessen von DECATHLON?

Technologie und digitale Transformation sind entscheidend, um unsere Finanzprozesse effizienter zu gestalten. Sie ermöglichen es uns, das Ausgabenmanagement zu automatisieren, die Kontrolle zu verbessern und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Payhawk spielt dabei eine zentrale Rolle: Die Plattform lässt sich nahtlos in unsere bestehenden Systeme integrieren, eliminiert manuelle Dateneingaben durch Automatisierung und bietet uns eine transparente Echtzeit-Übersicht über alle Unternehmensausgaben.

Von einer Filiale auf zwölf – welche Herausforderungen bringt dieses Wachstum mit sich?

Mit der Expansion unseres Filialnetzes sind sowohl die Anzahl der Transaktionen als auch die Komplexität ihrer Verwaltung gestiegen. Payhawk hilft uns, diese Herausforderungen zu meistern, indem es die Datenerfassung, die Verarbeitung von Rechnungen und Belegen sowie die Erstellung von Berichten automatisiert. Diese Automatisierung spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand und das Risiko menschlicher Fehler erheblich.

Zusätzlich gibt uns Payhawk volle Kontrolle über unsere Ausgaben. Firmenkarten mit individuellen Limits und Genehmigungsprozessen ermöglichen eine effizientere Verwaltung und Überwachung der Mitarbeiterausgaben.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Möglichkeit, Ausgaben pro Filiale und Verwaltungseinheit in Echtzeit zu verfolgen. So können wir unsere Budgets noch gezielter optimieren.

Welche Faktoren waren entscheidend für die Wahl von Payhawk als Lösung für das Ausgabenmanagement?

Wir suchten nach einer Lösung, die einfach zu verwaltende Firmenkreditkarten bietet, mehr Transparenz und Kontrolle über Ausgaben ermöglicht und gleichzeitig manuelle Prozesse bei der Buchhaltung reduziert. Payhawk erfüllte all diese Anforderungen.

Durch die nahtlose Integration mit unseren Buchhaltungssystemen und die automatisierte Verarbeitung von Spesenabrechnungen war die Entscheidung schnell klar. Die Automatisierung hat den Zeit- und Arbeitsaufwand für administrative Aufgaben erheblich reduziert, sodass unser Team sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.

Was hat sich seit der Einführung von Payhawk verändert? Welche messbaren Ergebnisse sehen Sie?

Seit der Einführung von Payhawk konnten wir den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen um vier Stunden pro Woche reduzieren. Das bedeutet, dass unsere Buchhaltungsabteilung nun zwei volle Arbeitstage pro Monat einspart, die zuvor für das Nachverfolgen, Buchen und Analysieren von Ausgaben aufgewendet wurden.

Zudem haben sich spontane Zahlungsanfragen von Mitarbeitern deutlich verringert – ein weiterer Zeitgewinn. Stattdessen verfügt nun jeder Manager über eine Firmenkarte mit einem festen monatlichen Limit und kann notwendige Geschäftsausgaben sofort tätigen. Falls zusätzliche Mittel benötigt werden, kann der Antrag einfach über die Payhawk-App gestellt werden. Nach Genehmigung steht das Geld sofort zur Verfügung. Der Prozess ist schnell, effizient und unkompliziert.

Durch die Automatisierung dieser Aufgaben kann sich unser Finanzteam nun auf strategische Initiativen konzentrieren, anstatt sich mit routinemäßigen Verwaltungsarbeiten aufzuhalten. Ich bin überzeugt, dass Payhawk ein unverzichtbares Tool für jedes Unternehmen ist, das seine Finanzprozesse optimieren und das Ausgabenmanagement verbessern möchte.

Optimieren Sie Ihr Finanzmanagement im Einzelhandel mit Payhawk

Die Verwaltung von Ausgaben über mehrere Filialen hinweg kann komplex sein – muss sie aber nicht. Mit Payhawk automatisieren Sie Finanzprozesse, erhalten volle Transparenz über Ihre Ausgaben in Echtzeit und ermöglichen Ihrem Team eine intelligentere Steuerung.

Schließen Sie sich Einzelhändlern wie DECATHLON Bulgarien an und vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement, um wertvolle Zeit für strategisches Wachstum zu gewinnen. Buchen Sie eine personalisierte Demo und entdecken Sie, wie Payhawk Ihr Unternehmen effizient skalieren kann.