Hoe DECATHLON Bulgarije tijd bespaart en uitgaven stroomlijnt

Dit interview werd voor het eerst gepubliceerd als artikel in Manager.bg.

Met inmiddels 12 winkels (en ze groeien nog steeds), had het DECATHLON-team in Bulgarije een slimmere manier nodig om uitgaven te beheren.

Daar komt Payhawk in beeld – een platform dat financiële taken automatiseert, handmatig werk elimineert en realtime controle biedt over de uitgaven.

Met zijn passie voor het ontwikkelen en optimaliseren van financiële processen speelt Nikolay Dimitrov, Finance and Accounting Manager bij DECATHLON Bulgarije, een belangrijke rol in het stroomlijnen van de bedrijfsvoering. In dit interview vertelt hij hoe digitale transformatie de financiële processen binnen het bedrijf heeft getransformeerd en waarom de implementatie van Payhawk echt het verschil heeft gemaakt.

En wat is het resultaat? Twee dagen minder per maand besteed aan uitgavenbeheer, minder dringende betalingsverzoeken en een veel efficiënter werkend boekhoudingsteam.

Nikolay Dimitrov deelt zijn ervaring:

Onze boekhoudafdeling besteedt nu twee dagen minder per maand aan het bijhouden, boeken en analyseren van uitgavenrapporten dankzij Payhawk.

Nikolay, als Finance and Accounting Manager bij DECATHLON Bulgarije, wat zijn je verwachtingen voor de bedrijfsgroei dit jaar?

Ik maak sinds 2015 deel uit van het DECATHLON-team en heb de dynamische groei van het bedrijf de afgelopen jaren van dichtbij meegemaakt.

Nu, na een jaar als Accounting and Finance Manager, ben ik nog meer overtuigd van onze kernkracht – betaalbare, hoogwaardige sportproducten, een klantgerichte aanpak en continue innovatie – die onze succesfactoren zijn op de Bulgaarse markt.

Dit jaar willen we onze aanwezigheid verder uitbreiden door ons te focussen op digitalisatie, duurzaamheid en het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

Hoe beïnvloeden technologie en digitale transformatie de financiële processen bij DECATHLON?

Technologie en digitale transformatie zijn van cruciaal belang voor het stroomlijnen van onze financiële processen bij DECATHLON. Ze stellen ons in staat om het uitgavenbeheer te automatiseren, de controle te verbeteren en beter geïnformeerde beslissingen te nemen.

Payhawk speelt een sleutelrol in onze digitale transformatie, aangezien hun uitgavenbeheerplatform naadloos integreert met onze bestaande systemen. Bovendien hebben we handmatige gegevensinvoer geëlimineerd door automatisering en hebben we een duidelijk, realtime overzicht van de bedrijfsuitgaven.

Jullie zijn van één winkel in Bulgarije in 2013 naar 12 locaties gegroeid. Welke uitdagingen zijn er gekomen bij het beheren van deze groei?

De uitbreiding van ons winkelnetwerk heeft zowel het volume van de uitgaventransacties als de complexiteit van het beheer vergroot. Payhawk helpt ons deze uitdagingen aan te pakken door het automatiseren van gegevensverzameling, factuur- en bonverwerking, en het genereren van rapporten. Deze automatisering bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook enorm de administratieve last en het risico op menselijke fouten.

Daarnaast biedt Payhawk ons volledige controle over de uitgaven. Zakelijke betaalkaarten met individuele limieten en goedkeuringsworkflows helpen ons de uitgaven van medewerkers efficiënter te monitoren en beheren.

Een ander groot voordeel is dat we de uitgaven per winkel en administratieve eenheden in realtime kunnen volgen, waardoor we onze budgetten effectiever kunnen optimaliseren.

Wat waren de belangrijkste redenen om Payhawk te kiezen voor uitgavenbeheer?

We hadden een oplossing nodig die gemakkelijk te beheren zakelijke betaalkaarten bood, meer inzicht en controle over uitgaven, en een manier om handmatige processen bij het verwerken van boekhouddocumenten te verminderen. Payhawk voldeed aan al deze eisen.

De naadloze integratie met onze boekhoudsystemen – en de mogelijkheid om uitgavenrapporten te verwerken – maakte het snel een voor de hand liggende keuze. De automatisering heeft de tijd en inspanning die voor administratieve taken nodig was aanzienlijk verminderd, waardoor ons team zich op waardevollere taken kan richten.

Wat is er veranderd sinds de implementatie van Payhawk? Welke meetbare resultaten hebben jullie gezien?

Sinds we Payhawk hebben geïmplementeerd, hebben we de tijd die we besteden aan het verwerken van uitgavendocumenten met vier uur per week verminderd. Dat betekent dat onze boekhoudafdeling nu twee volledige werkdagen per maand bespaart, die voorheen werden besteed aan het bijhouden, inboeken en analyseren van uitgaven.

We hebben ook een afname gezien in het aantal spoedbetalingsverzoeken van medewerkers, wat extra tijd en moeite bespaart. In plaats daarvan heeft elke manager nu een zakelijke betaalkaart met een vast maandelijks limiet, waardoor ze noodzakelijke zakelijke aankopen zonder vertraging kunnen doen. En als medewerkers extra geld nodig hebben, kunnen ze eenvoudig een verzoek indienen via de Payhawk-app, en zodra goedgekeurd, is het geld direct beschikbaar. Het proces is snel, efficiënt en probleemloos!

Door deze taken te automatiseren, hebben we ons financiële team de ruimte gegeven om zich te richten op strategische initiatieven in plaats van routinematige administratieve werkzaamheden. Ik geloof echt dat Payhawk een onmisbaar hulpmiddel is voor elk bedrijf dat zijn financiële processen wil optimaliseren en uitgavenbeheer wil verbeteren.

Transformeer je retail-finance met Payhawk

Het beheren van uitgaven over meerdere winkels is complex, maar dat hoeft het niet te zijn. Met Payhawk kun je financiële processen automatiseren, realtime inzicht krijgen in uitgaven en je team meer intelligente controle geven.

Sluit je aan bij retailers zoals DECATHLON Bulgarije in het vereenvoudigen van uitgavenbeheer en het vrijmaken van waardevolle tijd voor strategische groei. Boek een persoonlijke demo om te zien hoe Payhawk je kan helpen je retailoperaties snel en eenvoudig op te schalen.