Cómo DECATHLON Bulgaria ahorra tiempo y optimiza su gestión de gastos

[Esta entrevista fue publicada originalmente en Manager.bg.]

Con 12 tiendas y en plena expansión, el equipo de DECATHLON en Bulgaria necesitaba una forma más inteligente de gestionar sus gastos.
Aquí es donde entra en juego Payhawk: una plataforma que automatiza tareas financieras, elimina el trabajo manual y ofrece control en tiempo real sobre los gastos.

Apasionado por el desarrollo y la optimización de procesos financieros, Nikolay Dimitrov desempeña un papel clave en la eficiencia operativa de la empresa. En esta entrevista, explica cómo la transformación digital ha cambiado sus procesos financieros y por qué la adopción de Payhawk ha marcado un antes y un después.

¿El resultado? Dos días menos al mes dedicados al seguimiento de gastos, menos solicitudes urgentes de pago y un equipo contable mucho más eficiente.

Nuestro departamento contable ahorra dos días al mes en seguimiento, registro y análisis de gastos gracias a Payhawk.

¿Cuáles son tus expectativas para el crecimiento del negocio este año?

Formo parte del equipo de DECATHLON desde 2015 y, a lo largo de los años, he visto de primera mano el crecimiento dinámico de la empresa.

Ahora, tras un año en el cargo de Director de Finanzas y Contabilidad, estoy más convencido que nunca de que nuestras principales fortalezas—productos deportivos asequibles y de alta calidad, un enfoque centrado en el cliente y una innovación constante—son la clave de nuestro éxito en el mercado búlgaro.

Este año planeamos seguir expandiendo nuestra presencia con un enfoque en la digitalización, la sostenibilidad y la optimización de procesos empresariales.

¿Cómo influyen la tecnología y la transformación digital en los procesos financieros de DECATHLON?

La tecnología y la digitalización son fundamentales para optimizar la gestión financiera en DECATHLON. Nos permiten automatizar la gestión de gastos, mejorar el control y tomar decisiones más informadas.

Payhawk juega un papel clave en nuestra transformación digital, ya que su plataforma de gestión de gastos se integra perfectamente con nuestros sistemas actuales. Además, la automatización ha eliminado la introducción manual de datos y nos proporciona una visión clara y en tiempo real de los gastos de la empresa.

De una tienda en 2013 a 12 en la actualidad. ¿Qué desafíos ha supuesto este crecimiento?

La expansión de nuestra red de tiendas ha aumentado tanto el volumen de transacciones de gasto como la complejidad en su gestión. Payhawk nos ayuda a afrontar estos desafíos automatizando la recopilación de datos, el procesamiento de facturas y recibos, y la generación de informes.

Esta automatización no solo nos ahorra tiempo, sino que también reduce enormemente la carga administrativa y el riesgo de errores humanos.

Además, Payhawk nos da un control total sobre los gastos. Las tarjetas corporativas con límites avanzados y flujos de aprobación personalizables nos permiten supervisar y gestionar los gastos de los empleados de manera más eficiente.

Otro gran beneficio es la posibilidad de rastrear los gastos por tienda y unidades administrativas en tiempo real, lo que nos ayuda a optimizar nuestros presupuestos de manera efectiva.

¿Qué factores clave influyeron en la decisión de elegir Payhawk para la gestión de gastos?

Necesitábamos una solución que ofreciera tarjetas corporativas fáciles de gestionar, mayor visibilidad y control sobre los gastos, y una forma de reducir los procesos manuales en la gestión de documentos contables. Payhawk cumplía con todos estos requisitos.

Su integración con nuestros sistemas contables y su capacidad para procesar informes de gastos hicieron que Payhawk fuera la elección obvia. La automatización ha reducido significativamente el tiempo y esfuerzo necesarios para las tareas administrativas, permitiendo a nuestro equipo centrarse en trabajos de mayor valor.

¿Qué ha cambiado desde que implementasteis Payhawk? ¿Qué resultados medibles habéis observado?

Desde que adoptamos Payhawk, hemos reducido en cuatro horas semanales el tiempo dedicado al procesamiento de documentos de gasto. Esto equivale a que nuestro equipo contable ahorra dos jornadas laborales completas al mes, que antes se invertían en seguimiento, registro y análisis de gastos.

También hemos visto una reducción en las solicitudes urgentes de pago por parte de los empleados, lo que nos ahorra aún más tiempo y esfuerzo. Ahora, cada gerente tiene una tarjeta corporativa con un límite mensual predefinido, lo que les permite realizar compras necesarias sin demoras. Si un empleado necesita fondos adicionales, solo tiene que enviar una solicitud a través de la app de Payhawk y, una vez aprobada, el dinero está disponible al instante.

El proceso es rápido, eficiente y sin complicaciones.

Gracias a la automatización de estas tareas, nuestro equipo financiero puede centrarse en iniciativas estratégicas en lugar de tareas administrativas rutinarias. Estoy convencido de que Payhawk es una herramienta invaluable para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos financieros y mejorar la gestión de gastos.

Optimiza la gestión financiera de tu retail con Payhawk

Gestionar gastos en múltiples tiendas es complicado, pero no tiene por qué serlo. Con Payhawk, puedes automatizar procesos financieros, obtener visibilidad en tiempo real sobre los gastos y dar a tu equipo un mayor control.

Súmate a retailers como DECATHLON Bulgaria y simplifica la gestión de gastos, liberando tiempo valioso para el crecimiento estratégico. Habla con uno de nuestros expertos para que te haga un tour por la herramienta y descubre cómo Payhawk puede ayudarte a escalar tu negocio de forma rápida y sencilla.