La empresa BCorp del sector retail Tropicfeel destaca por sus productos de viaje sostenibles y funcionales. Para conocer más sobre su gestión financiera, entrevistamos a Sergi Ribes Miquel, Tesorero de Tropicfeel, quien ha sido fundamental en la adopción de soluciones tecnológicas que han transformado su control y eficiencia financiera.
Cuando Tropicfeel comenzó su crecimiento, la gestión de gastos y recursos financieros no estaba optimizada. La falta de un sistema automatizado para el control de gastos provocaba que los procesos fueran caóticos y poco eficientes. Este tipo de ineficiencia era más que un inconveniente administrativo; tenía consecuencias reales en el manejo de recursos, en la visibilidad de la tesorería y, finalmente, en la capacidad de la empresa para tomar decisiones informadas.
"Cuando entré en la empresa, había muy pocas tarjetas. Solo algunos empleados las tenían, y las utilizaban de forma puntual. Las tarjetas eran de un banco online, y no contábamos con una aplicación para que el empleado pudiera subir el ticket, por lo que las personas que tenían que viajar, entregaban los tickets en mano cuando volvían y eso implicaba que alguien del equipo tuviera que perder parte de la jornada laboral escaneando los tickets, y no podíamos recuperar el IVA de los mismos. Con el crecimiento de la empresa, este proceso se volvió insostenible", explica Sergi Ribes.
Además, el alcance global del modelo de Ecommerce de Tropicfeel, planteaba retos para el equipo financiero, como controlar el flujo de caja, optimizar el capital y ajustar costes para mantener los márgenes, especialmente en un entorno actual tan cambiante.
El crecimiento de Tropicfeel requería una solución interna que se alineara con sus nuevos desafíos. Por ello, tras la implementación de su nuevo ERP, NetSuite, decidieron que era momento de abarcar los desafíos que presentaba la gestión de gastos para contar con una base sólida para la gestión financiera, y empezaron a evaluar soluciones de gestión de gastos que estuvieran alineadas con las soluciones integrales del mismo ERP.
Y Payhawk se adaptó perfectamente a las necesidades de Tropicfeel. Por un lado, la herramienta les pareció más competitiva que otras, a lo que se sumó el proceso de acompañamiento del equipo comercial y el posterior proceso de implementación. De forma sencilla, el equipo de Tropicfeel pudo integrar fácilmente todos los campos personalizados del sistema contable a Payhawk y automatizar los procesos manuales.
“Que la conciliación bancaria sea automática, nos ayuda a tener la contabilidad limpia y a contar con información en tiempo real en todo momento. Lo tenemos con todas las tarjetas, y nos permite bajarnos reportes actualizados en NetSuite.”, comenta Ribes.
Payhawk ofrece al departamento financiero de Tropicfeel visibilidad del estado de los gastos de la empresa en tiempo real, tanto por departamento como por categorías. Con la subida de recibos por parte del empleado, el equipo de finanzas dispone de información muy detallada antes del cierre que les permite asegurar el cumplimiento de los presupuestos definidos.
“Por ejemplo, el departamento de Brand viaja por todas partes del mundo. Con toda la gente implicada, hay muchas tarjetas activas y el desviarse de cualquier presupuesto, puede llegar a tener un impacto muy grande en la empresa. Tener la información al momento en Payhawk y poder profundizar, nos ofrece mucha visibilidad y lo hace mucho más fácil.”, afirma Sergi.
Además, los empleados de Tropicfeel suben información a Payhawk de forma muy sencilla.
"El trabajador se da de alta en 2 minutos a la app móvil de Payhawk y puede subir el ticket al momento, lo cual reduce su carga de trabajo y le permite dedicar su jornada laboral a sacar provecho de otros puntos que son más importantes"
Por último, al hablar de los reportes de emisiones de CO2 de todos los gastos con tarjeta que proporciona Payhawk, Sergi comenta no haber visto nada igual. “Payhawk lleva una ventaja considerable, es una tecnología muy avanzada”. Como empresa B-Corp, anuncia grandes proyectos para el próximo 2025.
En Tropicfeel se apuesta por la educación del trabajador, para que entienda las repercusiones de no entregar un ticket y las pérdidas que conlleva a la empresa. Además, los límites de las tarjetas y los controles avanzados les ayudan a mantener el control y evitar sorpresas.
“Si alguien se olvida de presentar los tickets, recibe los recordatorios diarios en el móvil. Además, hemos creado políticas en función de los límites de gasto, pudiendo llegar a bloquear tarjetas en caso que no se presente la información, con el fin de evitar una sobrecarga de trabajo en el departamento de finanzas. Nosotros apostamos por la educación para evitar llegar a estos puntos.”, comenta Sergi Ribes
Otro de los sistemas que usa el departamento de finanzas para asegurar que se cumplen las políticas de gasto en la empresa, son los flujos de aprobación. Finanzas es quién tiene mayor visibilidad de cómo está la situación de la empresa, por eso los flujos de aprobación permiten al departamento de finanzas de Tropicfeel conocer y obtener explicación de los posibles desvíos que se produzcan.
Sergi define la filosofía de gastos de Tropicfeel como estricta pero transparente, tal y como comenta “El trabajador tiene visibilidad de todo lo que está pasando y se siente cómodo de tener esa visibilidad. También le damos el control de esa tarjeta y el poder de decisión de cómo se va a gastar ese dinero, la empresa le da la confianza, y el trabajador viaja un poco más tranquilo, seguro y confiado de que es importante para la empresa.”
Para Tropicfeel, Payhawk no solo ha sido una herramienta financiera, sino un pilar fundamental en la mejora de la operativa diaria. Si quieres saber cómo Payhawk puede ayudar a tu empresa, puedes consultar la guía sobre cómo sacarle el máximo provecho a Payhawk en tan solo 30 días, o bien agendar una llamada con uno de nuestros expertos y obtener una visita guiada y personalizada por nuestra solución de gastos y pagos.
Disponible para empresas registradas en el Espacio Económico Europeo (EEE), el Reino Unido y los Estados Unidos.
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