Tropicfeel est une entreprise certifiée B Corp et spécialisée dans le domaine du retail, qui propose des articles de voyage à la fois durables et fonctionnels. Elle a choisi Payhawk pour gagner en contrôle et en efficacité sur ses processus financiers.
Lorsque Tropicfeel a commencé à se développer, la gestion de ses dépenses et de ses ressources financières était loin d’être optimisée. En l'absence d'un système automatisé de contrôle des dépenses, les processus étaient désorganisés et donc peu efficaces. Plus qu'un simple inconvénient d’ordre administratif, cette absence de solution entraînait de sévères répercussions sur la gestion des ressources, la visibilité de la trésorerie, mais aussi sur la capacité de l'entreprise à prendre des décisions éclairées.
Sergi Ribes Miquel, Trésorier, se remémore son arrivée chez Tropicfeel :
"Lorsque j’ai intégré l’équipe Tropicfeel, il y avait très peu de cartes d’entreprise à disposition. Seuls quelques employés en possédaient une et ils ne les utilisaient que de manière ponctuelle. Ces cartes provenaient d'une banque en ligne et nous ne disposions pas d'une application permettant aux employés de télécharger leurs notes de frais. Ceux qui partaient régulièrement en déplacement professionnel devaient donc remettre leurs reçus au format papier en main propre à leur retour, et un membre de l'équipe devait consacrer une grande partie de sa journée à scanner tous les documents collectés. Et pour couronner le tout, nous ne pouvions même pas récupérer la TVA. Alors que Tropicfeel poursuivait sa croissance de manière soutenue, il était devenu évident qu’un tel processus ne répondait plus aux besoins changeants de l’entreprise."
En outre, du fait de la portée internationale de son modèle d’e-commerce, l’équipe Finance de Tropicfeel était confrontée à de nombreux défis, tels que le contrôle des flux de trésorerie, l'optimisation du capital et l'ajustement des coûts pour maintenir les marges, en particulier dans un environnement en constante évolution.
La croissance de Tropicfeel nécessitait donc une solution interne adaptée à ses nouveaux besoins. C'est pourquoi, après la mise en place de son nouvel ERP, NetSuite, l'entreprise a décidé qu'il était temps de relever les défis liés à la gestion des dépenses, afin de disposer d'une base solide pour contrôler efficacement ses finances. Elle a alors mis en concurrence plusieurs solutions de gestion des dépenses compatibles avec son ERP.
Payhawk a su tirer son épingle du jeu grâce à sa solution complète et hautement compétitive, qui répondait parfaitement aux nouveaux besoins de Tropicfeel. Ainsi, grâce au processus d’implémentation de la solution et à l’accompagnement proposé par Payhawk, l'équipe de Tropicfeel a pu intégrer facilement tous les champs personnalisés du système comptable à la nouvelle solution et automatiser tous les processus manuels.
Sergi Ribes Miquel est très satisfait de cette solution :
"L’automatisation des rapprochements bancaires nous permet de disposer d’une comptabilité claire et d'informations en temps réel à tout moment, pour l’ensemble de nos cartes. Cela nous permet ainsi de télécharger rapidement des rapports actualisés directement dans NetSuite."
La solution Payhawk permet à l’équipe Finance de Tropicfeel d’avoir une visibilité en temps réel sur l'état des dépenses de l'entreprise, tant par service que par catégorie. Par ailleurs, en laissant les salariés télécharger leurs propres reçus, l'équipe Finance dispose ainsi d'informations détaillées avant d’effectuer la clôture mensuelle, ce qui lui permet de toujours respecter les budgets définis.
Sergi Ribes Miquel explique :
"Les membres du département Brand, par exemple, sont amenés à se déplacer régulièrement aux quatre coins du monde. Un grand nombre de personnes (et donc de cartes actives) doivent alors être prises en compte et tout écart de budget peut avoir un lourd impact sur l'entreprise. Le fait de disposer d’informations en temps réel dans l’application Payhawk et de pouvoir les analyser de manière plus approfondie nous offre une grande visibilité et facilite considérablement notre travail au quotidien."
Les salariés de Tropicfeel peuvent également télécharger des informations sur l’application Payhawk en toute simplicité. Sergi Ribes Miquel revient sur cette fonctionnalité :
"C’est vraiment tout simple : en deux minutes seulement, le salarié peut s'inscrire sur l'application mobile Payhawk et télécharger son reçu immédiatement. Cela lui permet de réduire sa charge de travail et de se consacrer à d'autres tâches à plus forte valeur ajoutée."
Enfin, concernant les rapports générés sur les émissions de CO2 de toutes les dépenses effectuées par carte, le module Payhawk Green a su impressionner l’équipe Tropicfeel, car elle correspond parfaitement à ses valeurs en tant qu’entreprise certifiée B Corp.
Tropicfeel se consacrera d’ailleurs à des projets plus durables tout au long de l’année 2025.
Tropicfeel accorde une importance primordiale à la sensibilisation de ses salariés, afin de leur permettre de comprendre pleinement les répercussions qu’impliquent le non-remboursement d'une note de frais et les pertes que peut subir l'entreprise.
Grâce aux limites prédéfinies et aux contrôles avancés des cartes, chacun peut garder le contrôle sur les dépenses engagées et ainsi éviter les mauvaises surprises.
Sergi Ribes Miquel explique :
"Si jamais un salarié oublie de soumettre ses reçus, il reçoit des rappels quotidiens sur son téléphone portable. Nous avons mis en place des politiques spécifiques en fonction des limites de dépenses définies, qui permettent de bloquer les cartes si toutes les informations nécessaires ne sont pas fournies, afin d'éviter une surcharge de travail pour l’équipe Finance. Afin d’éviter ce genre de surprise, nous mettons un point d’honneur à sensibiliser nos salariés à ce sujet."
Par ailleurs, les workflows d'approbation permettent à l’équipe Finance de garantir le respect des politiques de dépenses de l'entreprise, de connaître les éventuels écarts et d'obtenir des explications détaillées à ce sujet. Elle dispose ainsi d’une excellente visibilité sur l’état financier de l'entreprise.
Pour Sergi Ribes Miquel, la philosophie de Tropicfeel en matière de gestion des dépenses repose sur les notions de rigueur et de transparence :
"Chez Tropicfeel, nos salariés disposent d’une visibilité complète sur toutes les transactions effectuées, ce qui leur permet de se sentir plus à l’aise. Nous leur permettons également d’avoir un contrôle total sur leurs cartes d’entreprise et de décider de la manière de dépenser cet argent. En ayant pleinement conscience de la confiance que leur accorde l'entreprise, les salariés bénéficient ainsi de la tranquillité d’esprit souhaitée et peuvent partir en déplacement professionnel plus sereinement."
Pour Tropicfeel, Payhawk n'est pas qu’un simple outil financier : c’est un pilier fondamental dans l'amélioration de ses opérations quotidiennes.
N’attendez plus : prenez rendez-vous avec l'un de nos experts, bénéficiez d’une démo personnalisée et découvrez les fonctionnalités de notre solution de gestion des dépenses.
