Renforcez le contrôle de vos dépenses

Le contrôle des dépenses d’entreprise fait référence à tous les processus et procédures de gestion, de suivi et de régulation des dépenses d’une entreprise. L’objectif principal est d’optimiser la façon dont l’entreprise utilise ses ressources financières afin de les aligner avec la stratégie financière globale.
La gestion et le contrôle des dépenses comprennent la budgétisation, les achats, les factures, les processus de paiements et les notes de frais.
À un niveau plus granulaire, le contrôle des dépenses inclut des caractéristiques spécifiques telles que le contrôle des cartes d’entreprise, le blocage des retraits DAB, ou encore les limites de dépenses.

De manière générale, les bénéfices pour l’entreprise sont les suivants :

1. L’amélioration de la gestion financière : nous permettons aux entreprises de prendre des décisions informées grâce à une plus grande visibilité et un plus grand contrôle de leurs dépenses.
2. L’augmentation des marges de profit : en réduisant les dépenses inutiles, vous êtes en mesure d’améliorer vos résultats financiers et donc vos profits.
3. Une meilleure budgétisation : le contrôle des dépenses vous permet de réaliser un budget aligné avec les objectifs financiers de l’entreprise, tout en évitant les dépenses excessives et en étant plus précis dans vos prévisions.
4. La réduction des dépenses inutiles : le suivi de vos dépenses vous fait gagner en efficacité.
5. L’amélioration des flux de trésorerie : en contrôlant et en réduisant vos dépenses inutiles, vous améliorez vos flux de liquidités et participez à la stabilité financière et à la croissance de votre entreprise.

À un niveau plus granulaire, nous mettons en place des politiques de dépenses proactives et réactives, afin de vous permettre de garder le contrôle sur toutes les dépenses de l’entreprise.

Les contrôles de cartes d’entreprise incluent :

• Cartes individuelles ou par équipe qui disposant de leurs budgets assignés
• Limites de dépense
• Cartes sans solde et sans risque
• Blocage de cartes
• Gel de cartes
• Suppression de cartes
• Gestion de groupe de cartes
• Blocage des dépenses à ligne
• Blocage des retraits DAB
• …

Voici quelques pistes :

1. Établissez des règles claires et utilisez un logiciel de gestion des dépenses tel que Payhawk. Cela vous permettra de mettre en place des politiques précises, intégrées aux cartes, telles que les limites quotidiennes, des indemnités journalières ou encore le gel des retraits DAB.
2. Monitorez les transactions : vos cartes sont connectées directement à votre logiciel, de façon à pouvoir suivre en temps réel les dépenses de vos salariés. Une solution simple pour être toujours réactif et ajuster, au besoin, les politiques de dépenses.
3. Définissez des limites de dépenses : vous pouvez le faire de manière groupée ou individuellement, de façon à limiter les dépenses excessives.
4. Utilisez des workflows d’approbation : vous pouvez même distribuer des cartes sans solde et donner la possibilité aux détenteurs de ces cartes de faire des demandes de fonds pour chaque dépense. Selon le montant demandé, l’approbation se fait automatiquement ou suit le chemin du workflow.
5. Implémentez des mesures préventives et de détection des fraudes : utilisez les outils prévus à cet effet pour contrôler les cartes, les geler ou les bloquer en cas de besoin.
6. Soyez user-friendly : proposez une solution innovante à vos collaborateurs. Les détenteurs de cartes Payhawk adorent la plateforme et l’apprécient car elle leur permet notamment de rester en conformité.
7. Implémentez des processus de rapprochement bancaire : Payhawk extrait automatiquement les données de vos reçus, vous aide à les catégoriser et se synchronise à votre logiciel comptable, pour rendre le rapprochement des comptes plus facile et plus efficace !