Contrôles des dépenses par carte : renforcez votre politique de dépenses

Dans un monde idéal, toutes vos dépenses d’entreprise seraient conformes. Vos employés suivraient la politique de l'entreprise sans le moindre doute et sans risque d’erreur, le risque de fraude serait quasi inexistant et les dépenses ne dépasseraient jamais le budget mensuel. Mais la réalité est tout autre ! La grande majorité des responsables financiers a beau élaborer des politiques de dépenses précises, le manque de moyens pour les contrôler et les appliquer efficacement reste un challenge conséquent.

Le contrôle des dépenses commence généralement par une politique de dépenses irréprochable. Le problème ? Ces mêmes politiques de dépenses se trouvent souvent sur des pages Notion, dans un Drive bien caché ou même parfois dans un email. Difficile donc, pour vous et votre équipe financière, de faire le lien et d’appliquer les politiques de dépenses de l'entreprise. Sans parler du fait que vous vous exposez ainsi à des risques de dépassement de budget, voire de fraude.

La solution ? La technologie, et plus précisément l'utilisation de cartes d'entreprise dans le cadre d'une solution de gestion des dépenses complète. En optant pour cette solution, vous bénéficiez de cartes de crédit agiles avec des contrôles personnalisables, d’une saisie et d’un suivi des justificatifs et des reçus en temps réel grâce à la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR), le tout sur une seule et même plateforme.

Bien contrôler ses cartes d'entreprise : comment faire ?

Les contrôles de cartes d'entreprise sont un ensemble de dispositifs de sécurité et de restrictions que les entreprises mettent en place pour réglementer l'utilisation des cartes de crédit et de débit de l'entreprise. Ces contrôles peuvent vous aider à mettre en œuvre votre politique de dépenses d'entreprise, en vous permettant de contrôler et de gérer les dépenses des employés, de minimiser le risque de fraude et d'abus, et de favoriser le respect des politiques et des procédures de l'entreprise.

Voici quelques exemples de contrôles de cartes d'entreprise :

1. Limites de dépenses : L'un des types de contrôle les plus élémentaires sont les limites de dépenses concernent le montant que les employés peuvent dépenser avec leurs cartes d'entreprise. Grâce à cela, vous pouvez fixer des limites pour chaque transaction, qui peuvent être récurrentes (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, etc.). C’est un excellent moyen d'éviter les dépenses excessives et de maintenir les dépenses dans les limites du budget défini.
2. Vendeurs / marchands : Vous pouvez définir des contrôles pour des marchands spécifiques, en veillant à ce que les dépenses ne soient possibles qu'avec des fournisseurs préapprouvés. Cela permet non seulement d'éviter les fraudes, mais aussi de garantir le respect des accords d'exclusivité avec les fournisseurs.
3. Restrictions sur les catégories de vendeurs / marchands : vous pouvez limiter des catégories entières de marchands, en veillant à ce que les employés respectent la politique de l'entreprise, par exemple en bloquant les dépenses dans les magasins de vêtements tout en autorisant les dépenses pour les voyages en train, etc.
4. Restrictions horaires et journalières : Vous pouvez mettre en place des contrôles qui n'autorisent les dépenses qu'à certaines heures et certains jours de la semaine. La fraude se produisant généralement la nuit, il s'agit d'un excellent outil pour prévenir les transactions frauduleuses. Aussi, vous pouvez facilement limiter les dépenses aux heures ouvrables, afin que les employés n'utilisent pas par erreur leur carte d'entreprise au lieu de leur carte personnelle.
5. Restrictions par pays et par région : Vous pouvez restreindre les pays ou les régions dans lesquels les cartes d'entreprise fonctionnent, ce qui limite encore davantage les possibilités de transactions frauduleuses. Ce type de contrôle permet également de s'assurer que les employés n'utilisent pas abusivement les cartes d'entreprise lorsqu'ils sont en vacances, par exemple.
6. Retraits DAB : Vous pouvez bloquer les retraits DAB au cas où les paiements en espèces iraient à l'encontre des dépenses autorisées par l'entreprise, ou choisir de n’autoriser les retraits DAB que sur demande.
7. Paiements en ligne : Vous pouvez choisir de bloquer les dépenses en ligne pour mieux protéger votre entreprise contre la fraude.
8. Demandes de fonds : Tous les contrôles de cartes n'ont pas pour but de limiter les dépenses ; dans certains cas, les employés doivent agir rapidement et en dehors des limites de dépenses prédéterminées, c'est là que les demandes de fonds interviennent. Dans ce cas, les employés n'ont qu'à demander un montant spécifique, qui est ensuite envoyé pour approbation au responsable concerné, et les fonds requis sont immédiatement mis à sa disposition.

Les cartes professionnelles sont un excellent moyen d’optimiser la gestion des dépenses d’entreprise, de réduire le risque de fraude et de s'assurer que les employés utilisent les fonds de l'entreprise conformément à la politique de l'entreprise.

Des contrôles renforcés pour assurer sécurité et conformité des dépenses

Les cartes d'entreprise dotées de contrôles avancés offrent une sécurité et une conformité accrues pour soutenir les politiques de dépenses. Elles réduisent le risque de dépenses excessives, de transactions frauduleuses et d'utilisation abusive des fonds de l'entreprise, offrant ainsi une solution plus sûre et plus efficace pour la gestion des dépenses d'entreprise.

De nombreux responsables financiers ont encore tendance à croire que l'utilisation d'argent liquide et le remboursement des avances de frais offrent une protection suffisante contre l'utilisation abusive des fonds de l'entreprise (grâce à l'utilisation par les dépensiers de leurs propres fonds), mais cette approche comporte de nombreux risques. Tout d'abord, les transactions en espèces sont intrinsèquement moins transparentes que les transactions numériques, ce qui facilite la non-détection des abus et réduit la responsabilité.

Ensuite, la manipulation de grandes quantités d'argent liquide comporte de nombreux risques (fraude, vol, etc.), ce qui n'est pas le cas des transactions par carte. Enfin, les employés qui utilisent leurs propres fonds doivent souvent attendre la fin du mois (voire plus) avant d'être remboursés : un processus inefficace qui peut même conduire à un désengagement des employés au travail.

La bonne nouvelle ?

Les cartes d'entreprise dotées de contrôles avancés éliminent les risques, assurent la transparence des dépenses, garantissent la conformité et réduisent considérablement le risque de fraude.

En limitant les montants qui peuvent être dépensés avec les cartes d'entreprise, en restreignant certaines catégories de marchands ou en soutenant les dépenses pendant les heures de travail uniquement, les équipes financières peuvent traduire leur politique de dépenses en action et s'assurer qu'elle est respectée.

Chez Payhawk, nous avons récemment lancé quatre nouveaux types de contrôles, améliorant encore le niveau de contrôle disponible pour les directeurs financiers (DAF) et les responsables financiers (RAF), de façon à responsabiliser les employés dans la gestion de leurs dépenses, sans s'inquiéter des dépassements de budgets ou des tentatives de fraude :

Contrôles avancés des cartes d'entreprise :

• Contrôles des marchands
• Contrôles des catégories de marchands
• Date et heure
• Pays et région

Les 6 avantages des contrôles de cartes d'entreprise

Les entreprises qui mettent en place des contrôles de cartes avancés constatent qu'elles peuvent réduire considérablement les dépenses excessives. Chez Payhawk, notre plateforme permet aux entreprises de convertir la politique en restrictions que seuls les administrateurs peuvent outrepasser (si nécessaire).

1. Sécurité financière accrue : en mettant en œuvre un ensemble complet de contrôles, les entreprises peuvent réduire de manière significative le risque de fraude, de transactions non autorisées et d'utilisation abusive des fonds de l'entreprise.
2. Prévention de la fraude : les restrictions par pays et par région, par heure et par jour, ainsi que d'autres contrôles, contribuent à réduire le risque d'activités frauduleuses, d'achats non autorisés et de transactions suspectes.
3. Amélioration de la conformité : ces contrôles permettent d'appliquer les politiques de l'entreprise et de s'assurer que les employés respectent les directives en matière de dépenses, les accords avec les fournisseurs et d'autres réglementations financières.
4. Transparence accrue : en limitant les dépenses sur la base de divers critères, les entreprises peuvent améliorer la transparence des transactions financières et promouvoir la responsabilisation des employés.
5. Contrôle des coûts : la fixation de limites de dépenses et la restriction des dépenses à des fournisseurs ou catégories spécifiques aident les organisations à gérer efficacement les dépenses et à respecter les contraintes budgétaires.
6. Efficacité opérationnelle : la rationalisation du processus d'approbation des demandes de fonds et la flexibilité des retraits aux guichets automatiques peuvent améliorer l'efficacité opérationnelle et garantir aux employés un accès rapide aux fonds dont ils ont besoin.

Deux exemples concrets d'entreprises utilisant les contrôles de cartes

Voyons ce qu'il en est dans la pratique à l'aide de quelques exemples concrets.

Réduire le risque de fraude

Grâce aux contrôles avancés des cartes récemment lancés par Payhawk, Alberto Segovia, responsable des finances chez HarBest Market, affirme qu'il lui est beaucoup plus facile d'appliquer la politique de dépenses de l'entreprise et d’éviter les dépenses excessives. L'entreprise exerce ses activités en Espagne, de sorte que toutes les dépenses sont limitées à ce pays, ce qui minimise le risque de fraude provenant de pays étrangers.

De plus, les opérations de l'entreprise étant principalement réparties entre deux équipes qui travaillent à des heures différentes, chaque équipe utilise des cartes activées pour les heures et les jours travaillés, réduisant ainsi le risque de fraude ou d'utilisation abusive des fonds de l'entreprise en dehors des heures définies.

Exclusivité des fournisseurs

Les grandes entreprises disposent généralement d'une liste de fournisseurs privilégiés qui leur offrent les meilleurs tarifs et/ou une meilleure qualité. Le contrôle des dépenses par marchand permet de respecter les politiques d'exclusivité : les équipes Finance n'ont qu'à autoriser les dépenses avec le(s) fournisseur(s) convenu(s) et à bloquer toutes les autres.

L'exclusivité des fournisseurs est particulièrement utile pour les entreprises du secteur hôtelier comme State Of Play, les groupes de restauration, l'industrie manufacturière, etc.

À vous de jouer

Le contrôle des dépenses devient plus complexe à mesure que votre entreprise se développe. Vos processus financiers doivent donc être agiles et vous permettre d’atteindre vos ambitions de croissance sans compromis sur la sécurité et la conformité des dépenses.

C’est possible, grâce à l’utilisation de contrôles de cartes renforcés ! Alberto Segovia, responsable des finances de HarBest Market, témoigne :

Grâce aux contrôles avancés de Payhawk, nous avons pu appliquer efficacement nos politiques de dépenses. En bloquant les transactions en dehors de notre pays d'opérations et en dehors de nos heures de travail, nous limitons les coûts et améliorons les mesures de prévention de la fraude.

Prenez contact avec notre équipe commerciale pour découvrir comment les workflows d'approbation, l'automatisation et les contrôles avancés peuvent responsabiliser vos collaborateurs tout en garantissant la conformité à chaque étape du processus.