Les meilleures alternatives à Spendesk pour votre gestion des dépenses

Pourquoi chercher une solution alternative à Spendesk

Synchronisations ERP instables, circuits de validation qui s’encombrent, perte de visibilité sur les dépenses en temps réel... À mesure que votre entreprise s'agrandit et que vos enjeux financiers se complexifient, certaines solutions technologiques peuvent atteindre leurs limites.

Voici quelques-uns des signaux qui devraient vous alerter :

• Vous avez besoin d’intégrations ERP plus poussées et d'un flux de données bidirectionnel qui vous garantit des écritures propres, facilite la conformité et fluidifie les clôtures mensuelles.
• La gestion multi-entités devient complexe. Gérer plusieurs filiales ou zones géographiques avec des consolidations manuelles ralentit le reporting et augmente le risque d’erreurs.
• Le support client est trop lent. Lorsqu’un problème survient, des réponses tardives créent une friction que votre équipe finance ne peut plus se permettre.
• Les outils de budgétisation et de contrôle sont insuffisants. Règles par catégorie, indemnités journalières, suivi budgétaire en temps réel : tout cela nécessite une solution plus robuste.

C’est souvent à ce moment-là que les équipes finance réalisent que le vrai frein n’est pas leur organisation, mais l'utilisation d'outils qui ne sont plus à la hauteur de leur croissance.

Que rechercher dans une solution complète de gestion des dépenses

À mesure que vous vous développez, vous avez besoin d’une gestion des dépenses qui maintient un contrôle strict tout en assurant une trésorerie prévisible.

La bonne plateforme renforce la conformité, améliore la visibilité sur toutes les entités et vous donne les clés pour prendre des décisions plus rapides.

Si votre organisation est en croissance, voici sept fonctionnalités essentielles à rechercher dans une nouvelle solution de gestion des dépenses :

Intégrations ERP bidirectionnelles en temps réel

Les intégrations bidirectionnelles permettent un reporting rapide et une réconciliation fluide. Vous bénéficiez de données plus fiables, éliminez les doubles saisies et réduisez les erreurs. Les insights en temps réel donnent à toutes les parties prenantes la confiance nécessaire pour décider rapidement, tout en améliorant la transparence opérationnelle.

Visibilité et contrôle multi-entités

Disposer d’une vue unifiée des dépenses de toutes les entités devient indispensable à mesure que vous scalez. Les équipes finance sont déjà très sollicitées : leur demander de gérer plusieurs entités via différents outils est une perte de temps.

Workflows d’approbation personnalisables

Chaque organisation est différente. Vous devez pouvoir créer des workflows d’approbation sur mesure pour contrôler les dépenses sans alourdir les processus. Configurez des circuits distincts selon le type de dépense ou les seuils de validation.

Suivi budgétaire avancé et limites de dépenses

Avec des outils de budgétisation avancés, le risque de dépassement n’est plus une inquiétude. Définissez des budgets précis par département, collaborateur ou catégorie. Les alertes en temps réel vous préviennent avant d’atteindre les seuils critiques. À mesure que les équipes et les projets se multiplient, imposer des limites devient indispensable.

Gestion des équipes et des collaborateurs

Les arrivées et départs doivent être gérés sans friction. Oubliez les ajouts et suppressions manuels : privilégiez l’ajout en masse des utilisateurs et la désactivation automatique des départs pour gagner du temps et réduire les risques de fraude.

Cartes et lignes de crédit intégrées

Intégrer des cartes virtuelles et physiques directement dans votre solution permet de suivre chaque transaction en temps réel et d’éliminer les remboursements manuels. Les dépenses deviennent immédiatement traçables et responsables.

Support client rapide et réactif

Un logiciel est aussi bon que l’accompagnement qui l’entoure. Formation, prise en main, résolution rapide des incidents : un support réactif est un levier clé pour maximiser la valeur de votre solution.

Si trois ou quatre de ces capacités vous manquent aujourd’hui, vous opérez déjà avec des angles morts. C’est généralement le signal qu’une plateforme plus complète devient indispensable.

Payhawk : une gestion des dépenses scalable et tout-en-un

Payhawk est conçu pour les équipes finance du mid-market et des entreprises qui ont dépassé les simples outils de notes de frais. Contrairement aux solutions orientées PME, Payhawk offre une visibilité multi-entités, des intégrations ERP avancées et une conformité automatisée — des fonctionnalités essentielles dès que la structure se complexifie.

Changer d’outil finance peut sembler risqué : migration, adoption, perturbation des équipes… Mais si ce changement permettait à votre équipe finance de récupérer une semaine entière de travail manuel par mois ?

C’est exactement ce qu’ont constaté des entreprises comme Powens, Kolsquare et Aventum Group après être passées d’outils limités à Payhawk.

Stéphane Muller, Head of Finance chez Powens, témoigne :

Payhawk nous avait promis une transition fluide, et la promesse a été tenue. L’intégration ERP native et la gestion multi-entités ont transformé notre quotidien.

Les équipes finance ont besoin de plus qu’un simple suivi des dépenses : automatisation, intégrations ERP en temps réel et visibilité centralisée sur toutes les entités.
Payhawk est pensé pour cette échelle. Une plateforme moderne, prête pour l’entreprise, qui redonne le contrôle sans ajouter de complexité.

ROI mesurable

Avec Payhawk, les résultats arrivent vite : le retour sur investissement est généralement atteint en moins de six mois, grâce à l’automatisation des saisies et à l’accélération des clôtures.

Les équipes finance économisent en moyenne 44 heures par mois :

• deux jours sur la clôture,
• trois à quatre jours sur la banque et la réconciliation.

C'est presque une semaine entière chaque mois pour se concentrer sur l’analyse, pas sur l’administratif.

Intégrations ERP natives et bidirectionnelles (NetSuite, Dynamics, Odoo…)

Si votre ERP est votre source de vérité, votre solution de dépenses doit parler le même langage. Payhawk s’intègre nativement avec NetSuite, Odoo, Microsoft Dynamics 365 F&O ou Business Central, etc.

La synchronisation bidirectionnelle maintient automatiquement l’alignement des écritures, des dépenses et des rapports. Résultat : des données propres, un reporting plus rapide et une préparation à l’audit sans stress.

Visibilité multi-entités et contrôle centralisé

Lorsque vous scalez, la clarté devient essentielle. Payhawk offre un tableau de bord groupe avec une visibilité en temps réel sur toutes les entités, devises et équipes. Approbations, budgets, fournisseurs : tout se gère depuis un point central, sans multiplier les outils.

Chez Aventum Group, Payhawk apporte une visibilité en temps réel sur 11 entités et plusieurs devises. Tim Green, Head of Finance Transformation, explique :

En pleine croissance, nous avons besoin de systèmes capables d’évoluer avec nous. Payhawk nous a permis de déployer rapidement de nouvelles entités, cartes et collaborateurs, sans ralentir.

Workflows et champs personnalisables

Pour rester conforme, les workflows doivent refléter la réalité de votre organisation. Payhawk bloque les dépenses non autorisées en amont, accélère les validations et évolue aussi vite que votre structure.

Cartes intégrées avec contrôle des règles en temps réel

Avec les cartes Payhawk, le contrôle est intégré à chaque achat :

• Émission instantanée de cartes virtuelles ou physiques
• Contrôles par pays, par marchand ou catégorie de marchand...
• Blocage automatique des cartes en cas de justificatif manquant

Les collaborateurs peuvent effectuer leurs dépenses professionnelles sans attendre, tout en respectant les règles. En cas de retard, la carte se met en pause automatiquement. La conformité est assurée sans charge supplémentaire pour la finance.

Suivi budgétaire en temps réel et paiements automatisés

Comparez instantanément le prévu au réel, ajustez rapidement les budgets et évitez les mauvaises surprises grâce à une visibilité immédiate sur les flux de trésorerie.

Prévention des doublons fournisseurs

Payhawk détecte automatiquement les erreurs et doublons dans les référentiels fournisseurs avant qu’ils n’impactent vos paiements. Moins de fraude, plus de fiabilité, et de meilleures relations fournisseurs.

Implémentation rapide et accompagnement

La plupart des clients finalisent l’onboarding technique en 15 à 20 jours. Les organisations plus complexes bénéficient d’un déploiement progressif, sans interruption.

L’équipe Payhawk vous accompagne à chaque étape : cadrage, intégration ERP, mapping comptable, workflows, tests en conditions réelles, puis phase de hyper-care.

Ce que comprend l’onboarding Payhawk :

• Plan projet clair et aligné sur vos objectifs
• Paramétrage technique en live avec nos équipes
• Intégrations ERP natives
• Imports en masse (utilisateurs, cartes, TVA, champs personnalisés)
• Formations en direct
• Phase de hyper-care post go-live
• Support ultra-réactif et account manager dédié

Pour beaucoup d’équipes, la surprise est la même : tout cela prend moins de temps que de corriger manuellement les mêmes problèmes chaque mois.

Andrew Mowbray, Finance Manager chez World Federation of Advertisers, témoigne :

Savoir que le support est là et réactif est essentiel. Avec Payhawk, je sais que j’aurai de l’aide rapidement.

Autres alternatives à Spendesk à considérer

Quels autres concurrents de Spendesk existent sur le marché ? Si vous hésitez encore entre plusieurs options, pensez à comparer les solutions selon leur usage au quotidien, leur capacité à évoluer et le niveau de contrôle qu’elles offrent. La gestion des dépenses n’est pas universelle : chaque plateforme a ses points forts. Voici cinq autres alternatives à explorer :

Pleo : pour rationaliser le suivi des notes de frais

Quelle que soit la taille de l’équipe, Pleo aide à simplifier le suivi des dépenses dans toute l’organisation. Son portefeuille digital, connecté aux comptes bancaires, permet de centraliser les fonds de l’entreprise. Pleo est également reconnu pour son onboarding rapide et son application intuitive.

Expensify : pour simplifier le reporting des notes de frais

Pour les petites équipes avec des collaborateurs souvent en déplacement, Expensify peut être une option pertinente. La plateforme permet de gérer les notes de frais, les factures, les transactions par carte et les réservations de voyage depuis un seul outil.

Airbase : pour contrôler les dépenses avec une visibilité complète

Airbase renforce le contrôle financier et la conformité grâce à des workflows personnalisés. Les clients apprécient particulièrement la visibilité consolidée des dépenses et le contrôle strict des paiements depuis une plateforme unique.

Brex : une solution complète de gestion des dépenses pour les PME

Brex centralise les dépenses de l’entreprise tout en automatisant la gestion grâce à des politiques de dépenses intégrées, le rapprochement des justificatifs et des circuits d’approbation simplifiés via une solution alimentée par l’IA.

Rydoo : une interface intuitive avec une portée internationale

Solution de gestion des déplacements et des dépenses, Rydoo s’intègre aux ERP et aux outils RH. Grâce à l’IA et à une application mobile performante, la plateforme aide les équipes finance à gagner en visibilité et en contrôle sur l’ensemble des dépenses.

Choisir la bonne solution pour votre équipe finance

Vous hésitez encore sur la solution la plus adaptée à votre organisation ? Posez-vous les questions suivantes pour clarifier vos besoins actuels et futurs en matière de gestion des dépenses :

• Gérez-vous plusieurs entités ou devises ?
• Avez-vous besoin d’une synchronisation ERP plus poussée et de données en temps réel ?
• La flexibilité des workflows et des validations est-elle indispensable ?
• Souhaitez-vous réduire les tâches manuelles et accélérer la clôture mensuelle ?

Si vous répondez « oui » à l’une de ces questions, il est probablement temps d’envisager une solution comme Payhawk. Payhawk offre aux équipes finance la visibilité, le contrôle et l’accompagnement nécessaires pour accompagner la croissance : fonctionnalités multi-entités avancées, responsabilisation de chaque porteur de carte et application automatique des politiques de dépenses.

Réservez une démo personnalisée : notre équipe analysera vos processus actuels et les comparera à Payhawk afin de vous projeter concrètement sur les gains de temps et le ROI avant de faire votre choix.