Nos conseils pour implémenter facilement une solution de gestion des dépenses

La conduite du changement est un frein souvent sous-estimé pour beaucoup de dirigeants d’entreprise : un rapport récent démontre que près de la moitié des entreprises (41%) ont déclaré ne pas avoir changé de solution de gestion des dépenses en raison d'une "résistance au changement" au sein de leur entreprise.

Il existe pourtant des solutions pour mener à bien un projet de changement de solution technologique : cela passe par un bon calendrier d’implémentation, ainsi que par l’accompagnement d’une équipe d’experts. Chez Payhawk, nos clients obtiennent un retour sur investissement après seulement dix mois d’utilisation ! Un record face à la concurrence si l’on en croit une étude menée par G2 en 2023.

Nous avons fait le point avec Martin Reindl, notre Implementation Director, pour en savoir plus sur l’implémentation de la solution Payhawk et ses bonnes pratiques pour changer de solution de gestion des dépenses sans encombre et sans stress.

Quel est le délai d'implémentation pour une solution de gestion des dépenses comme Payhawk ?

“En moyenne, il nous faut 15 à 20 jours pour terminer l'activation technique et mettre en œuvre la solution. Cela inclut toute la partie implémentation, côté Payhawk, ainsi que 2 à 3 échanges avec le client.

Cependant, cela peut prendre plus de temps pour les clients qui disposent d’une configuration plus complexe. Dans ce cas, nous travaillons main dans la main avec le client de façon à faciliter les déploiements progressifs et la formation de leurs équipes. Nous restons à disposition pour soutenir le client jusqu'à ce que la transition soit complète, ce qui peut prendre un peu plus de temps.”

Comment se passe le processus d'implémentation de Payhawk ?

“Chez Payhawk, nous accompagnons nos clients tout au long du processus d'implémentation. Notre objectif est leur réussite sur la plateforme Payhawk, donc nous mettons tout en place pour nous assurer qu'ils tirent le meilleur parti de la solution.

Nous commençons par une première prise de contact au cours de laquelle nous passons en revue leurs enjeux, leurs objectifs et leurs potentiels points bloquants. Cet appel dure environ 30 minutes et nous permet d'apprendre à nous connaître.

Ensuite, nous planifions une réunion de Kick-off (généralement le lendemain) pour examiner la configuration du compte. Nous passons alors en revue tous les aspects, de la configuration comptable et financière à de la structure du compte GL en passant par la connexion des intégrations pertinentes, y compris l'ERP. Ensuite, nous examinons la configuration de l'utilisateur : politiques de cartes, workflows d'approbation, structure organisationnelle...

Nous restons ensuite à disposition du client pour :

1. Démontrer les capacités du produit et aider les clients à utiliser le produit à son plein potentiel
2. Faire part de nos recommandations en matière de déploiement
3. Prendre les feedbacks du client

Une fois que le client a approuvé la configuration technique, nous déployons la solution, en invitant les utilisateurs et en créant des cartes d'entreprise pour les salariés. Payhawk est un système très intuitif, largement plébiscité par ses utilisateurs, sur G2 notamment. Toutefois, nous restons toujours à disposition de nos clients et proposons des sessions de formation pour tous les utilisateurs.”

Quelles ressources l'équipe Finance devra-t-elle fournir pour l’implémentation de Payhawk ?

“Tout d'abord, il est essentiel de s’assurer de la présence des bons interlocuteurs sur les premières réunions : s’il faut mettre en place un SSO, par exemple, l'administrateur technique doit être présent, si un comptable externe travaille sur un ERP, il faut que cette personne soit présente également, etc.

Nous avons également besoin de la documentation interne sur les règles et les politiques de dépenses en place au sein de l’entreprise, puis nous avons une liste de questions à soumettre au client pour mettre en place la solution Payhawk le plus efficacement possible.

Notre équipe d’Implémentation sont comme consultants Payhawk : ils sont là pour vous guider et vous conseiller de la création du compte d’entreprise jusqu’à la formation des utilisateurs.

Selon les cas d’usages spécifiques, nous proposons des conseils et des pistes d’amélioration sur mesure. Prenons l'exemple d'un client qui déclare ne pas avoir besoin de notre fonctionnalité de gestion des abonnements : dans ce cas, nous allons faire des recherches sur son cas d’usage et si cela peut lui être utile, lui démontrer la valeur ajoutée de cette fonctionnalité.

Lors de l'implémentation, nous demandons également aux clients de remplir un "modèle d'import en masse" qui contient toutes les informations nécessaires : utilisateurs, cartes, taux de TVA, champs personnalisés, etc. Nous utilisons ces informations pour configurer leur intégration de manière précise dès le départ avec toutes leurs données de référence."

Comment gérez-vous la migration des données de l’ancienne solution vers la plateforme Payhawk ?

"Pour la migration des données, nous prenons en compte 3 éléments :

1. L'intégration native aux ERP pour les informations comptables. En connectant l’ERP, nous pouvons synchroniser toutes les catégories comptables, les champs personnalisés et les valeurs, les taux de TVA et les fournisseurs directement à partir de l'ERP.
2. Le modèle d’import en masse que l’on demande au client prend également en charge les intégrations non natives et d’autres informations dont nous avons besoin.
3. Et nos intégrations SIRH qui garantissent que toutes les informations sur les salariés sont ajoutées et que chacun dispose des accès adéquats."

Quel est le niveau de formation et d'assistance fourni à l'équipe d'un nouveau client pendant et après l’implémentation ?

"Pendant l’implémentation, nous nous assurons que tous les utilisateurs clés (comptables, etc.) savent comment naviguer dans Payhawk, et nous répondons à toutes leurs questions.

Une fois la configuration technique approuvée, nous faisons en sorte que le déploiement se déroule le mieux possible et nous offrons une formation Payhawk aux utilisateurs pour les guider dans l'application et la plateforme web.

Nous disposons également d'un centre d'aide complet avec des articles, des guides de démarrage, un guide d'implémentation, etc., avec du contenu pour les détenteurs de cartes, les administrateurs et les comptables."

Quels sont les principaux challenges liés à l’implémentation et comment les relever ?

"Souvent, les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises choisissent Payhawk pour simplifier la gestion des dépenses et remplacer des processus existants obsolètes. Dans ce cas, nous allons très loin avec les clients dans l’évaluation des processus en place, dans l’analyse de leurs enjeux et dans l'architecture de la solution existante de façon à ajuster le processus pour leur faire gagner le plus de temps possible.

Pour d’autres entreprises, la solution de gestion des dépenses est un premier pas dans la transformation digitale, l'introduction de Payhawk est donc un grand pas dans la modernisation et la simplification potentielle des processus. Les bénéfices sont visibles rapidement car les équipes vont pouvoir gagner des heures, voire des jours, grâce à l’automatisation.

Enfin, pour les entreprises qui en sont déjà à leur deuxième vague de transformation numérique, l’enjeu va plutôt être dans l’optimisation et l’interopérabilité des outils : le but est souvent de disposer d'un lieu unique pour gérer et évaluer les dépenses, plutôt que d’avoir recours à des outils qui ne se connectent pas entre eux.

Quoi qu'il en soit, nous avons l'habitude de voir des entreprises aux configurations variées. Notre objectif est de leur apporter tout ce dont elles ont besoin lors de l’implémentation pour s'assurer qu'elles sont prêtes à prendre le contrôle complet des dépenses et à être opérationnelles."

Comment Payhawk s’adapte aux politiques de dépenses et à des workflows spécifiques ?

"Notre solution favorise la flexibilité. Nous avons de nombreuses possibilités de personnalisation, tout en proposant une plateforme intuitive. Nous améliorons constamment nos capacités de création de workflows pour permettre une plus grande personnalisation, et nous répondons aux besoins individuels grâce à l’automatisation et aux contrôles de cartes avancés, l'automatisation. Nos clients peuvent activer des approbations de dépenses en fonction de la structure de l'équipe, des centres de coûts, des rôles, etc.

Il ne s'agit pas d'une solution "sur mesure", mais nous avons travaillé dur pour améliorer et automatiser de nombreux processus parfois trop rigides et/ou manuels. Nous accompagnons nos clients pour qu’ils disposent d’une solution qui s’adapte à leurs politiques et leurs workflows.”

Comment accompagnez-vous les clients après l’implémentation ?

"Notre équipe Customer Success s’assure du déploiement total de la solution. Nos experts sont toujours disponibles en cas de questions techniques, de processus et sont toujours prêts à offrir des conseils et une assistance multilingue. Notre centre d'aide en ligne regorge également d'articles très utiles.

Par ailleurs, nos clients disposent aussi de gestionnaires de compte dédiés qui seront toujours à leur écoute (y compris de leurs suggestions d’amélioration) et qui s’assurent que les clients restent au courant des nouvelles fonctionnalités et des mises à jour de la plateforme."

Comment est-ce que les intégrations ERP et comptables de Payhawk font-elles la différence ?

"Tout d'abord, c'est la façon dont les intégrations sont construites. Nos intégrations et la façon dont nous avons construit nos API garantissent un transfert de données holistique dans les systèmes respectifs à bien des égards, de l’implémentation à la clôture mensuelle. Par exemple, elles permettent d’automatiser la synchronisation des données de référence entre les deux systèmes, ce qui vous permet de mettre en place une comptabilité unifiée sans avoir à importer chaque compte GL individuellement.

L’automatisation a aussi son rôle à jouer. Toute la pré-comptabilité se fait dans Payhawk grâce à nos fonctionnalités intégrés et à notre OCR, les équipes comptables n’ont plus qu’à approuver et à vérifier les demandes. Pour faciliter les rapprochements bancaires et simplifier la clôture mensuelle, Payhawk synchronise les transactions en temps réel.

À noter également : pour les clients qui n'ont pas d'intégrations, nous offrons une API afin qu'ils puissent créer la leur. Nous proposons également des modèles d’export pour des dizaines d'ERP et de systèmes comptables qui permettent de faciliter l’export de toutes les transactions, dépenses et documents de paiement, formatés pour leur système comptable et que les clients peuvent facilement télécharger."

Comment résumeriez-vous l’implémentation de Payhawk ?

"Payhawk est très facile à mettre en place grâce à :

• notre équipe d’experts
• des processus d'import en masse

Nous veillons à ce que nos clients ne perdent plus de temps sur la saisie manuelle de données ! Nous avons bien une checklist, mais il est important pour nous de s’adapter aux défis et aux objectifs spécifiques de nos clients. Notre objectif est de démontrer toute la valeur que peut apporter la plateforme en un minimum de temps.
Et ça fonctionne : en 2023, nos clients notent un ROI dès 10 mois en moyenne selon G2."

Envie d’en savoir plus sur ce ROI et de gagner du temps sur vos clôtures comptables ? Réservez une démonstration personnalisée pour en savoir plus.