Comment bien choisir sa solution de gestion des dépenses ?

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des dépenses ?

Un logiciel de gestion des dépenses est une solution qui automatise et simplifie les différents aspects du suivi, de la déclaration, de l'analyse et du contrôle des dépenses des salariés, tout en respectant les politiques de l'entreprise ou les réglementations fiscales en vigueur. Ces systèmes permettent aux entreprises d’éliminer les tâches manuelles telles que la saisie des données, le tri des reçus et les processus d’approbation interminables, et les remplacent par des workflows efficaces alimentés par une technologie innovante.

Qu'il s'agisse de gérer les remboursements de frais de déplacements professionnels ou de contrôler les coûts d'exploitation, les solutions de gestion des dépenses ouvrent la voie à des registres financiers mieux organisés et à des processus décisionnels optimisés. Ce type de solution s'intègre également à votre logiciel comptable ou à votre ERP pour faciliter la synchronisation entre les systèmes et garantir l'exactitude de l’ensemble des transactions et des registres financiers.

Voici les principales fonctionnalités qu'une solution de gestion des dépenses doit inclure :

• Tableaux de bord ;
• Applications mobiles pour un accès même en déplacement ;
• Workflows d’approbation automatisés ;
• Collecte de reçus numériques ;
• Suivi des kilomètres ;
• Rapports et analyses en temps réel.

Les fonctionnalités indispensables à un bon logiciel de gestion des dépenses

Avant de commencer vos recherches, assurez-vous d’identifier les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. Dans cette section, nous examinerons les 10 caractéristiques auxquelles il faut être particulièrement attentif :

Des tableaux de bord interactifs
Un bon logiciel de gestion des dépenses doit être doté d’un tableau de bord intuitif pour une vue d’ensemble et une navigation simplifiées. Veillez à ce qu’il propose une interface claire et un accès rapide aux principales données financières, comme les tendances de dépenses et les frais en attente. La gestion multi-entités et des tableaux de bord de groupes sont également des fonctionnalités importantes, puisqu’elles permettent à l'équipe financière de visualiser toutes les dépenses du groupe sur un seul et même écran.

Une appli mobile
Avec une application mobile, permettez à vos salariés de gérer leurs dépenses, où qu’ils se trouvent. Une bonne application mobile peut rationaliser les processus tels que la collecte de reçus, la soumission des remboursements immédiatement après l'achat, l'automatisation des approbations et bien plus encore. Les salariés peuvent également gérer leurs cartes depuis l’application et demander des fonds supplémentaires en cas de besoin.

Des workflows d'approbation automatisés
Grâce à l'automatisation, simplifiez les processus d'approbation complexes en personnalisant les workflows et les contrôles d'approbation des dépenses en fonction des politiques de votre entreprise. Vous pouvez notamment fixer des plafonds pour les dépenses quotidiennes ou autoriser à l'avance certaines catégories de dépenses ou certains montants.

La collecte numérique des reçus
Dites adieu aux montagnes de tickets de caisse et assurez-vous de la bonne tenue de vos registres grâce à la collecte numérique des reçus. La technologie OCR permet d’automatiser ce processus et de gagner un temps précieux. Les utilisateurs peuvent ainsi importer toutes leurs notes de frais à partir de leur smartphone ou de leur ordinateur.

Le suivi des frais kilométriques
Si vos salariés effectuent souvent des déplacements professionnels, songez à intégrer une fonctionnalité de suivi des kilomètres à votre système de gestion des dépenses. Assurez-vous également que ce suivi est automatique et facile à utiliser par vos équipes. Chez Payhawk, notre fonctionnalité de calcul des frais kilométriques permet aux administrateurs de fixer différents taux en fonction des lois nationales et des préférences de l'entreprise.

Des rapports et analyses en temps réel
Grâce à cette fonctionnalité, obtenez des rapports détaillés sur les habitudes de dépenses des salariés et des équipes, qui vous permettront de faire des économies rapidement en vous signalant les abonnements professionnels inutilisés ou en double, et de prendre des décisions stratégiques éclairées.

**Une compatibilité avec votre logiciel de comptabilité **
Assurez-vous que le logiciel de gestion des dépenses que vous choisissez s'intègre parfaitement à vos systèmes financiers existants. Grâce à cette compatibilité, le partage de flux de données d’une plateforme à l’autre est plus fluide, ce qui permet de rationaliser les processus et de limiter la saisie manuelle des données. Avec Payhawk, vous pouvez optimiser votre processus de rapprochement et obtenir un flux de données continu entre notre solution de gestion des dépenses et votre logiciel ERP ou de comptabilité.

Une fonctionnalité multidevise
Si votre entreprise opère dans plusieurs pays ou traite avec des clients internationaux, vous devez absolument disposer d'un moyen de suivre les dépenses dans plusieurs devises. Pour des rapports de dépenses simplifiés et des registres financiers compréhensibles, veillez à ce que le logiciel convertisse automatiquement les transactions étrangères dans votre devise de base, quel que soit l'endroit où les frais ont été engagés.

La catégorisation automatique des dépenses et attribution des données des centres de coûts
La gestion des dépenses de votre entreprise doit reposer sur une organisation et un tri minutieux des données. Ainsi, choisissez une solution de gestion des dépenses performante proposant des catégories personnalisables et la possibilité de catégoriser automatiquement les données lors de leur saisie. Grâce à cela, l’affectation aux centres de coûts correspondants est plus efficace et s'intègre facilement dans la structure de votre entreprise.

Le calcul automatisé des taxes (TVA/TPS)
Votre solution de gestion des dépenses doit être en mesure de calculer précisément la TVA/TPS pour les dépenses, afin d'assurer la conformité fiscale et de simplifier les transactions transfrontalières. Cet aspect est particulièrement important pour les entreprises qui cherchent à automatiser leurs processus financiers et de comptabilité, tout en se développant à l’étranger.

Pourquoi choisir une solution de gestion des dépenses tout-en-un ?

Les solutions tout-en-un proposent une approche globale : elles réunissent toute une série d’outils financiers tels que les cartes d’entreprise, la gestion multi-entités, la gestion des factures etc. et proposent également des fonctionnalités de gestion des notes de frais dans un seul et même logiciel.

Voici quelques raisons qui poussent les entreprises à choisir une plateforme tout-en-un :

1. Une intégration fluide : puisque tous les processus fonctionnent au sein d’un même système, la connexion entre les différentes applications/logiciels est simple et efficace.
2. La possibilité de faire des économies : en consolidant plusieurs processus dans une seule interface, vous pouvez réduire les coûts d'abonnement et optimiser la formation de vos équipes.
3. L’évolutivité : avec une plateforme tout-en-un, votre logiciel s’adapte à votre croissance. L’intégration avec d’autres plateformes s’en retrouve également facilitée.

Les avantages de Payhawk

• Payhawk est une solution de gestion des dépenses tout-en-un qui vous permet de gérer les dépenses de vos collaborateurs, les notes de frais, les remboursements, les factures, les fournisseurs et les cartes d’entreprise dans une seule et même plateforme.
• Elle s’intègre directement à vos systèmes comptables ou ERP pour exporter des dépenses, paiements et acomptes en quelques secondes. Une solution qui peut vous faire gagner plus de deux heures par jour en réduisant les processus manuels.
• Grâce à de puissantes fonctionnalités de gestion multi-entités, améliorez le suivi de vos flux de trésorerie et simplifiez votre processus de clôture mensuelle.
• Chez Payhawk, nous proposons trois niveaux de tarification pour vous permettre de choisir celui qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.
• Nous avons également mis au point un nouvel abonnement pour les multinationales qui utilisent Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central et Microsoft Dynamics 365 Finance.

Programmez une démo pour en savoir plus au sujet de notre solution globale et pour reprendre le contrôle de vos dépenses multi-entités.