Améliorez vos processus de validation des dépenses grâce à notre Designer de workflows

À mesure que votre entreprise grandit et que sa structure se complexifie (nombre de collaborateurs en hausse, ouverture de nouvelles entités, expansion internationale), votre volume de dépenses d’entreprise augmente également. Pour ne pas surcharger vos équipes Finance et leur permettre de se consacrer à des missions stratégiques, l’automatisation est clé. À commencer par les processus de validation des dépenses.

Le B.A.-BA des workflows d’approbation

En bref, une "approbation" est le processus de validation des dépenses, des factures et des bons de commande : l'employé soumet une dépense et le(s) approbateur(s) désigné(s) décide(nt) si la dépense est admissible ou non.

Par exemple, lorsqu'un employé soumet une dépense - telle qu'un reçu pour un dîner chez un client - à un approbateur désigné (son manager par exemple), il incombe alors au manager d'approuver ou de rejeter la dépense, ou de lui demander des informations complémentaires si nécessaire.

Les nombreux défis posés par des processus d'approbation manuels

Le recours à des processus manuels pour valider les dépenses professionnelles n’est ni efficace, ni agile. Pire, il réduit la productivité et peut avoir des conséquences en matière de conformité et de sécurité.

• Pas de piste d'audit. Pour gérer efficacement les finances de l'entreprise, vous avez besoin d'une piste d'audit fiable pour encourager la responsabilité et la transparence. Lorsque vous gérez le processus manuellement, vous ne disposez que d'une piste d'audit sur papier, qui n'est pas toujours exacte et dont la mise à jour peut prendre beaucoup de temps.
• Lenteur des processus. Plus votre entreprise grandit, plus vous recrutez, plus les processus deviennent complexes. Vos employés s'attendent donc à être remboursés dans les délais et vos partenaires ont besoin d’une visibilité sur vos finances - une gestion manuelle des dépenses ne permet pas de répondre à ces attentes.
• Pas de possibilité d'approbations séquentielles. Le fait de demander à plusieurs personnes d'approuver certaines dépenses, parfois importantes, peut vous permettre d'améliorer le contrôle financier, la visibilité et la responsabilité dans l'ensemble de l'organisation. La technologie et l’automatisation permettent d’éviter les nombreux allers-retours et facilitent la personnalisation de processus d’approbation plus complexes.
• Manque de granularité dans le suivi budgétaire. Lorsque vous gérez manuellement les approbations de dépenses, vous ne pouvez pas définir de budgets individuels, d'équipe ou de projet, ni contrôler les modèles de dépenses facilement ou rapidement. Vous n’avez plus de temps à perdre à fouiller dans des fichiers Excel dispersés dans chacune des équipes.

Compte tenu de tous ces défis, il est essentiel de mettre en place un processus d'approbation automatisé pour vos dépenses, vos factures et vos bons de commande afin de gérer efficacement les dépenses, de rester agile et d'éviter d'être bloqué par la lenteur de vos processus financiers.

Comment automatiser l’approbation des dépenses d’entreprise

L'automatisation des approbations est une fonctionnalité clé de toute solution de gestion des dépenses : elle permet d’optimiser l’autorisation et le suivi des dépenses, des factures et des bons de commande.

Prenons l'exemple de la meilleure commerciale de l'entreprise Y, Maria.

L'entreprise de Maria utilise une solution de gestion des dépenses qui comprend des cartes d'entreprise et une plateforme de gestion des dépenses. Jusqu'à présent, elle a utilisé sa carte d'entreprise pour se rendre à des réunions et à des événements et pour travailler sur différents projets. Elle se connecte donc à son application de gestion des dépenses et sélectionne "Ajouter des fonds". Si son entreprise utilise une solution automatisée qui lui permet de gagner du temps, l'approbation de sa demande de fonds peut se faire en quelques secondes. Soit automatiquement si la demande de fonds est inférieure à un montant préalablement défini, soit avec une ou deux étapes supplémentaires si le montant est plus élevé.

Ce n'est qu'un exemple, mais il existe de nombreuses façons d’automatiser la gestion des dépenses pour permettre à vos collaborateurs d’être plus agiles. Voici quelques éléments à prendre en compte :

1. Avant de rechercher un logiciel de gestion des dépenses, vous devez tout d'abord dresser la liste des types de dépenses professionnelles que votre entreprise doit traiter (factures, demandes d'achat, frais de déplacements, remboursements), la manière dont vous gérez les approbations pour chacun d'entre eux et enfin, qui sont les approbateurs respectifs et les conditions qui déclenchent chaque workflow (par exemple, les dépenses supérieures à 1 000 euros doivent être examinées par une ou plusieurs personnes). Idéalement, cet état des lieux préliminaire vous permettra d'identifier les points de friction (goulets d'étranglement au niveau des approbations, dépenses non conformes, etc.) et les possibilités d'amélioration (ajout ou suppression d'approbateurs pour un meilleur contrôle).

2. Ensuite, il vous faut trouver le bon fournisseur pour votre gestion des dépenses. Ce dernier doit pouvoir proposer l'automatisation des workflows, de puissantes fonctionnalités de gestion des notes de frais, un support client fiable et disponible, et de solides contrôles de sécurité et de gouvernance.

3. Enfin, vous pourrez commencer à automatiser votre processus d'approbation pour chaque type de dépense. Le logiciel que vous choisirez doit également vous permettre d’être formé et accompagné dans la mise en place de vos workflows. N'oubliez pas d'activer les notifications en temps réel pour tous les approbateurs afin que les workflows soient efficaces.

À noter : Pour que toutes les dépenses restent conformes, assurez-vous de faire respecter la politique de dépenses. Servez-vous de l’automatisation pour envoyer des rappels en cas de justificatifs en retard, pour mettre en place des limites de dépenses, ou même pour bloquer automatiquement les cartes d'entreprise si l'employé ne fournit pas ses factures et ses reçus à temps.

4. Auditez et optimisez votre processus dès maintenant. L'automatisation de la gestion des dépenses va vous permettre d’avoir une vision claire des finances de votre entreprise, tout en vous donnant la possibilité de repérer les problèmes liés aux habitudes de dépenses ou de signaler rapidement les problèmes de conformité.

Comment personnaliser vos workflows d'approbation avec Payhawk

Nous fournissons à nos clients des outils pointus pour les aider à mieux gérer leurs workflows d'approbation. Voyez plutôt.

Découvrez notre tout nouveau Designer de workflows

Notre Designer de workflows permet aux entreprises de mettre en place et d’automatiser différents workflows d'approbation pour différents types de dépenses. Il s’adapte aux structures d’entreprise complexes : vous pouvez créer des workflows simples pour les dépenses engagées par vos salariés (pour les frais de déplacements par exemple) et créer des workflows plus sophistiqués pour les factures et les bons de commande notamment.

Chaque processus d'approbation comporte trois événements principaux : un déclencheur (ce qui initie le processus), une condition et une action.

En voici un exemple :

• Déclencheur : Supposons qu'un employé soumette une demande d'achat.
• Condition : La demande, quel qu'en soit le montant, est soumise à l'approbation initiale du manager. Si la demande est supérieure à 5 000 €, elle est également envoyée au chef de service.
• Condition : Une fois que le manager (et le chef de service) ont signé la demande, celle-ci est simultanément transmise à l’équipe IT et au service juridique pour examen.
• Condition : Dès que ces deux équipes approuvent la demande, celle-ci est transmise au responsable des Achats pour approbation finale.
• Action : Une fois approuvée, la demande se transforme en bon de commande.
• Action : le bon de commande est envoyé au fournisseur.

Deuxième scénario :

• Déclencheur : Une facture fournisseur est téléchargée sur Payhawk.
• Condition : SI le montant de la facture est inférieur à 100 €, aucune approbation n'est nécessaire.
• Condition : SI le montant de la facture est inférieur à 1 000 €, le manager doit donner son accord.
• Condition : SI le montant de la facture est compris entre 1 000 et 5 000 €, le RAF doit approuver la facture.
• Condition : SI le montant d'une facture est supérieur à 5 000 €, le DAF doit l'approuver.
• Action : Une fois la facture approuvée, elle est acheminée pour être vérifiée et payée.

Que vous ayez besoin de l'approbation d'une ou de plusieurs personnes, le nouveau Designer de workflows de Payhawk rend tout cela possible.

Quelle que soit la taille de votre organisation, le nombre d'entités que vous possédez ou le nombre de workflows que vous souhaitez mettre en place, vous pouvez facilement tout gérer, sur une seule plateforme. Définissez une combinaison d'étapes séquentielles et non séquentielles, et configurez des responsables de catégorie pour introduire plusieurs niveaux d'approbation.

Définir un processus d'approbation spécifique en fonction du montant

Grâce à notre nouveau Designer de workflows, vous pouvez définir des processus d'approbation en fonction du montant, du budget (acheminé vers un centre de coûts ou une catégorie) et du service. Vous pouvez même mettre en place des workflows de demandes d'achat pour les bons de commande.

Grâce à cela, vous vous assurez que tous les documents seront approuvés par les bonnes personnes et vous bénéficiez d’un processus aussi fluide et efficace que possible.

Voici un exemple :

Dans la solution Payhawk, vous pouvez définir des conditions complexes pour vos contrôles de dépenses avec des étapes basées sur le montant, vos champs personnalisés et la valeur de la catégorie.

Ainsi, si la catégorie est “SaaS”, et que le montant est supérieur à 10 000 €, alors X l'approuve.

Les avantages de l'automatisation des workflows

L'automatisation des processus d'approbation des dépenses, des factures et des bons de commande présente de nombreux avantages. Plus votre organisation grandit, plus vos processus deviennent complexes, plus il y a de personnes qui soumettent des dépenses, plus il y a d'entités à gérer, et la liste est longue....

La réponse à ces besoins complexes ? Des processus simples et automatisés - comme notre Designer de workflows :

• Une précision et une efficacité accrues. En faisant en sorte que la technologie signale les problèmes ou extraie automatiquement les données des reçus, vous rationalisez l'ensemble du processus, du début à la fin.
• Réduction des erreurs manuelles et des retards. Grâce à des workflows automatisés, vous n'attendez pas le remboursement pendant des jours ou des semaines. Au contraire, les approbateurs sont informés en temps réel de chaque dépense et peuvent agir immédiatement à partir de leur téléphone ou de leur ordinateur.
• Respect des politiques de dépenses. En intégrant vos politiques de dépenses dans votre solution automatisée, cela ne laisse plus de place pour les dépenses non conformes.

Pour en savoir plus sur notre tout nouveau Designer de workflows et ses nombreuses options de personnalisation, prenez rendez-vous avec l’un de nos experts Payhawk !