Industrie agroalimentaire : simplifiez la gestion des dépenses et des notes de frais

L’industrie de l’alimentation et des boissons représente le premier secteur d’emploi en France, avec 211 677 millions d’euros de chiffres d’affaires (chiffres 2021) et 19 037 entreprises. Mais, outre l’augmentation des coûts de distribution et de production, l’un des principaux obstacles à la croissance de ces entreprises est la gestion des dépenses. Comment y remédier ? Découvrez dans cet article comment déployer une stratégie de gestion efficace.

Les 4 grands défis en matière de gestion des dépenses dans l’industrie agroalimentaire

Dans le secteur de l’agroalimentaire, les coûts peuvent rapidement grimper si l’on n’y prend pas garde : les ingrédients périment rapidement, les frais d’expédition fluctuent, le prix des matières premières explose, etc. Un contrôle efficace et une bonne visibilité des dépenses sont donc la clé du succès, en ce qu’ils permettent de maintenir la stabilité de votre entreprise et de soutenir sa croissance future.

Voici un bref aperçu des quatre plus grands défis à relever en la matière, assortis de nos conseils d’expert :

1. Une mauvaise gestion des flux de trésorerie

Les retards de paiement affectent près de la moitié des entreprises du secteur agroalimentaire. Ajoutez à cela des fluctuations saisonnières et des flux de trésorerie imprévisibles, et la planification budgétaire peut devenir particulièrement complexe.

Des données fiables, une visibilité claire sur les budgets, les équipes et les projets, ainsi qu’une solution intelligente de gestion des dépenses comme Payhawk peuvent vous aider.

Abigail May, directrice financière chez Biscuiteers, confie :

Nous rencontrons souvent des cas où nous établissons d’abord un plan pour le mois à venir concernant ce que nous allons fabriquer et produire, puis où nous recevons une très grosse commande de l’entreprise qui met tout cela à l’eau. Une grosse commande, c’est bien, mais nous disposons d’une quantité limitée de capacités et d’aptitudes au cours d’un mois, et il est donc important que nous puissions réagir rapidement lorsqu’une grosse commande d’entreprise arrive et déplace tout le reste. Il est important que nous puissions utiliser les données de manière dynamique pour réagir aussi rapidement aux changements ! Avec une visibilité totale sur vos plans, il est beaucoup plus facile de déplacer les fonds là où ils sont nécessaires et d’arrêter les dépassements de budget avec des contrôles de cartes, des flux de travail d’approbation et des politiques de dépenses qui maintiennent tout le monde dans le respect du budget.

2. Des systèmes et des processus disparates

La multiplicité des sites et des filiales peut rendre opaque la visibilité financière de votre entreprise. En effet, la disparité des systèmes et des processus entraîne une fragmentation des données, ce qui signifie que vous n’avez jamais vraiment accès à un panorama complet de vos finances.

Besoin d’une solution qui centralise vos données financières, rapproche vos transactions en temps réel, se connecte facilement à votre ERP et responsabilise les titulaires de carte de paiement ? Avec Payhawk, c’est possible !

Nos fonctions de gestion multi-entités vous permettent de gérer individuellement les finances de chaque entité, tout en gardant une vue globale sur les flux financiers de l’entreprise. Le résultat ? Une meilleure conformité et des rapports plus clairs : au revoir, la confusion budgétaire entre les différentes entités !

3. Des justificatifs de dépenses manquants

Combien de fois avez-vous demandé à vos salariés de fournir des justificatifs de leurs achats… en vain ? Il s’agit d’un problème courant pour les responsables financiers, notamment lorsqu’ils gèrent plusieurs entités.

Or, les reçus manquants peuvent rapidement entraîner des problèmes plus importants, qu’il agisse de la perte d’opportunités de récupération de la TVA ou de rapports financiers inexacts, qui peuvent tous deux fausser les comptes de résultat et avoir un impact sur la croissance de l’entreprise.

Grâce à notre application mobile, ce risque disparaît rapidement. Les salariés ont juste à prendre une photo de leur reçu, et notre technologie OCR extrait automatiquement toutes les données nécessaires. Des suggestions alimentées par l’IA rendent le processus encore plus rapide, comme la création automatique des détails du fournisseur.

Chez Payhawk, nous automatisons vos notes de frais et leur rapprochement, ce qui vous permet de maintenir un reporting précis et de prévoir la croissance de votre entreprise en toute confiance. De plus, grâce à une intégration directe avec le système 60días, les entreprises peuvent saisir numériquement les reçus et récupérer la TVA sans effort dans les délais requis.

4. L'utilisation de fonds personnels par les salariés

En l’absence de cartes d’entreprise, les salariés doivent utiliser leurs fonds personnels pour effectuer des achats professionnels. Cette approche pose deux problèmes. Le premier est que les salariés doivent avancer les fonds. Le second est que vous ne pouvez pas suivre correctement les dépenses de l’entreprise tant que les reçus n’ont pas été soumis puis remboursés.

Pour y remédier, nous proposons des cartes d’entreprise dotées d’un contrôle intégré des dépenses. Les équipes financières peuvent fixer des limites individuelles et activer des catégories de dépenses pré-approuvées, garantissant ainsi que les salariés disposent des fonds dont ils ont besoin sans risquer d’enfreindre la politique de l’entreprise. De plus, le suivi en temps réel permet aux responsables de superviser instantanément toutes les transactions, améliorant ainsi la transparence et le contrôle budgétaire.

Alejandro Álvarez est le directeur financier du producteur de café Café Candelas. Il décrit ainsi la vie de son entreprise avant la mise en place de notre solution :

Avant Payhawk, chaque fois qu’un employé avait besoin de fonds de l’entreprise, il devait en faire la demande à l’avance auprès du service des salaires, puis envoyer une note de frais mensuelle pour tout réconcilier. Depuis Payhawk, nous avons réduit de moitié le temps consacré à la gestion des dépenses. Et nous allons gagner encore plus de temps grâce à l’amélioration constante de nos processus ! En supprimant le besoin de rembourser le personnel grâce à l’introduction de cartes d’entreprise, toutes les dépenses sont transparentes. En outre, l’utilisation de contrôles sur les cartes signifie que vous fixez les limites des dépenses et que les employés n’ont pas d’autre choix que de s'y tenir. Nous avons délibérément choisi de donner à nos employés une carte de débit avec un plafond peu élevé. Cela leur permet d’effectuer de petites dépenses, comme une tasse de café ou un déjeuner avec un client ou un fournisseur, mais cela les empêche de faire des achats coûteux. Cette limite garantit que la carte ne peut pas être utilisée à mauvais escient.

5 étapes pour une gestion efficace des dépenses dans l’industrie de l’agroalimentaire

Étape 1 : Procéder à un audit complet des dépenses

La réalisation d’un audit permet d’identifier les problèmes liés à vos processus actuels. Ainsi, il est possible de découvrir des inexactitudes, des erreurs ou même des activités frauduleuses. Ce processus d'audit vous aide à réduire les coûts en rendant les processus plus efficaces et en identifiant les domaines où les dépenses sont excessives. Il vous fournit toutes les données nécessaires pour prendre de meilleures décisions financières.

Étape 2 : Mettre en œuvre un système de gestion des dépenses sur mesure

Il existe de nombreuses options sur le marché. Alors, laquelle choisir ? Voici quelques fonctionnalités utiles lorsqu’on opère dans l'industrie de l’agroalimentaire :

• Une application mobile pour télécharger les dépenses en déplacement. Chez Payhawk, notre application mobile utilise la technologie OCR, ce qui signifie que chaque titulaire de carte peut prendre une photo des reçus. Nous extrayons ensuite automatiquement toutes les données relatives aux dépenses et remplissons le formulaire de soumission des dépenses. Cela garantit l'exactitude des notes de frais et réduit les demandes de remboursement frauduleuses.
• Le contrôle avancé des cartes, pour fixer des limites de dépenses et surveiller les flux. Cela vous aidera à suivre chaque centime dépensé tout en donnant aux salariés la liberté de dépenser dans un cadre donné (ce qui améliore le respect de la politique d’entreprise en matière de dépenses).
• Des workflows d'approbation automatisés, qui éliminent les tâches manuelles inutiles comme la signature des dépenses. En créant des flux de travail personnalisés, vous vous assurez que les dépenses sont toujours approuvées par les bonnes personnes.
• Des catégories de dépenses personnalisables. La possibilité de classer des lieux ou des projets spécifiques peut vous aider à mieux examiner les dépenses, en atteignant des capacités de segmentation et de reporting précises. Or, la visibilité financière est primordiale dans le secteur de l'agroalimentaire.

Étape 3 : Rationaliser la gestion des reçus et des factures

La gestion manuelle des reçus et factures est particulièrement chronophage. Et si vous déchargiez vos équipes en automatisant l'ensemble du processus ? Chez Payhawk, notre technologie de correspondance à trois voies garantit qu'une fois qu'une facture est téléchargée, notre système vérifie automatiquement son montant par rapport aux marchandises reçues, et signale les divergences au-delà d'un certain seuil.

Quant au rapprochement manuel des cartes d'entreprise avec les systèmes ERP, Payhawk automatise ce processus en synchronisant chaque transaction de carte en temps réel avec votre ERP, réduisant ainsi la saisie manuelle des données. Grâce à la technologie OCR, les notes de frais sont générées instantanément, ce qui permet d’accélérer le rapprochement bancaire et les cycles de clôture des comptes.

Étape 4 : Réviser et ajuster régulièrement les budgets

Dans le secteur de l’agroalimentaire, les budgets évoluent rapidement. De fait, les équipes financières ont besoin de plus que de simples feuilles de calcul statiques.

D’où l’intérêt d’une budgétisation plus intelligente. L'utilisation d'une solution comme Payhawk permet aux équipes financières d'aller au-delà des feuilles de calcul traditionnelles et d'assumer la responsabilité réelle des dépenses engagées.

Avec un suivi en temps réel de tous les types de dépenses (y compris les cartes, les factures, les bons de commande et les remboursements), notre module de suivi budgétaire donne aux responsables d'équipe une vue en direct de leurs progrès par rapport aux objectifs fixés. Plus besoin d'attendre la fin du mois pour repérer les dépenses excessives !

De plus, les catégories personnalisées et le support multidevises facilitent l'alignement des budgets sur des services, des projets et des équipes spécifiques.
Le résultat :

• De meilleures décisions,
• Une discipline financière plus forte,
• Et une équipe financière qui reste agile, même lorsque le marché évolue.

Regardez la vidéo ci-dessous ou découvrez nos fonctionnalités de suivi budgétaire.

Étape 5 : Accéder à des informations financières en temps réel

Les responsables financiers disposent d’un avantage indéniable en ayant accès à des données en temps réel sur les dépenses de l’entreprise. Notre solution vous permet de suivre en direct l'utilisation de votre budget, d'afficher des ventilations détaillées par service, salarié ou fournisseur, et de faire correspondre automatiquement les paiements par carte et les factures aux budgets.

Cela signifie que vous pouvez repérer rapidement tout dépassement de budget, garder le contrôle sur les abonnements et anticiper les dépenses à venir.

Dani Fornesa, directeur financier d’Enrique Tomás, résume ainsi la situation :

Aujourd'hui, nous recevons nos rapports en fonction de ce que nous avons défini dans la plateforme. Nous analysons toutes les dépenses beaucoup plus efficacement qu'auparavant, ce qui nous permet d'identifier rapidement ce qui n'est pas correct... Avant Payhawk, nous devions passer manuellement en revue chaque ticket pour effectuer nos contrôles.

Les grandes tendances de gestion des dépenses pour les entreprises du secteur de l'agroalimentaire

Le passage à des solutions basées sur le cloud

Les solutions basées sur le cloud deviennent un impératif pour les entreprises de l’agroalimentaire. Elles permettent en effet de gagner en agilité, de suivre instantanément toutes les dépenses et de rapprocher les comptes. Mais aussi de prendre des décisions stratégiques en temps réel : il suffit de se connecter à son portail et de voir l'état global des dépenses dans l'entreprise.

L’intégration de l'intelligence artificielle dans le suivi des dépenses

L'utilisation de l'IA dans la gestion des dépenses allège la charge de travail des équipes financières. Elle réduit les tâches manuelles et les erreurs humaines, tout en fournissant à votre entreprise des rapports de dépenses plus précis.

Chez Payhawk, nous utilisons l'IA de plusieurs façons. En voici quelques exemples :

• La technologie OCR, qui permet d’extraire automatiquement les données des reçus et des factures.
• Notre Financial Controller Agent, qui fonctionne comme un copilote pour gérer de manière proactive les tâches fastidieuses comme la recherche, l'approbation et l'analyse de données.
• L'apprentissage automatique, qui fait des suggestions intelligentes pour la catégorisation des dépenses en fonction des entrées précédentes.

Selon Dani d'Enrique Tomás :

Les gens ont accueilli le changement avec enthousiasme parce que tout le monde en a profité en termes d'efficacité et de qualité de vie. En fin de compte, ils passaient des heures sur quelque chose qui n'apportait pas de valeur ajoutée, comme la justification d'un voyage ou d'une indemnité de repas. Désormais, ils disposent de plus de temps pour faire ce qu'ils font le mieux, c'est-à-dire apporter une valeur ajoutée à l'entreprise.

Les pratiques de développement durable ont un impact sur la planification financière

Les critères ESG n'ont jamais été aussi importants pour les entreprises. Aujourd’hui, 62 % des consommateurs sont prêts à modifier leur comportement d'achat si cela permet de réduire leur impact sur l'environnement. L'industrie alimentaire, en particulier, est soumise à une forte pression pour réduire son impact environnemental.

À ce titre, les chiffres de Trade Interchange indiquent que la production alimentaire et l'agriculture représentent à elles seules :

• 70 % des prélèvements d'eau douce dans le monde,
• 26 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre,
• 78 % de l'eutrophisation des océans et des eaux douces.

Chez Payhawk, nos fonctions de reporting ESG aident les entreprises à suivre et à rendre compte des émissions de CO2 par dépense. Nous calculons automatiquement les émissions de carbone pour chaque transaction, vous donnant toutes les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées sur la réduction de votre impact sur l'environnement.

Prêt à prendre le contrôle de vos dépenses ? Découvrez comment les grandes marques de l'agroalimentaire utilisent la visibilité en temps réel, l'automatisation par l'IA et les contrôles avancés pour réduire le gaspillage, accroître leur efficacité et garder une longueur d'avance.