Als Finanzverantwortlicher in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie wissen Sie, wie herausfordernd die Kostenkontrolle sein kann. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Ausgabenmanagement effizient steuern, Zahlungsprozesse mit Lieferanten optimieren und vollständige Transparenz über alle Ausgaben gewinnen.
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Die Lebensmittel- und Getränkeindustrie ist seit jeher ein fester Bestandteil unseres Alltags – und sie wächst unaufhaltsam weiter. Für 2025 wird ein beeindruckendes Marktvolumen von 9,68 Billionen US-Dollar erwartet, bei einem prognostizierten jährlichen Wachstum von 6,32 %.
Obwohl diese Branche äußerst lukrativ und wettbewerbsintensiv ist, eröffnen sich ständig neue Chancen für Wachstum.
Eine der größten Herausforderungen für weiteres Wachstum – neben steigenden Vertriebs- und Produktionskosten – ist ein effizientes Ausgabenmanagement.
Ohne eine klare Kontrolle und Transparenz über alle Standorte, Lieferanten und Ausgaben können die Kosten schnell außer Kontrolle geraten. Dies führt zu finanziellen Belastungen, die im schlimmsten Fall existenzbedrohend sein können.
Erlangen Sie volle Kontrolle über die Ausgaben in Ihrer Lieferkette
In der schnelllebigen Lebensmittel- und Getränkeindustrie können Kosten rasch aus dem Ruder laufen: Zutaten verderben schnell, Budgets werden überschritten, Transportkosten schwanken. Eine klare Kostenkontrolle und hohe Transparenz sind daher entscheidend – sie sichern die Stabilität Ihres Unternehmens und schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum.
Doch neben den oben genanten Punkten gibt es weitere zentrale Herausforderungen beim Finanzmanagement in der Branche. Hier sind die vier größten – und wie Sie ihnen erfolgreich begegnen können:
Zahlungsverzögerungen bei Ein- und Ausgangsrechnungen betreffen nahezu jedes zweite Unternehmen der Branche. Kommen saisonale Schwankungen und unregelmäßige Zahlungsflüsse hinzu, wird eine verlässliche Planung zur anspruchsvollen Aufgabe.
Für den nötigen Überblick sind verlässliche Daten und vollständige Transparenz über Budgets, Teams und Projekte unerlässlich. Eine intelligente Lösung wie Payhawk bietet genau das: Sie verfolgen Ausgaben in Echtzeit, gleichen sie direkt mit dem Budget ab und können frühzeitig eingreifen – bevor es zu Überschreitungen kommt.
Abigail May, Finanzdirektorin bei Biscuiteers, beschreibt die Situation so:
Oft planen wir einen Produktionsmonat im Voraus – und dann trifft plötzlich ein Großauftrag ein, der alles durcheinanderwirbelt. Ein solcher Auftrag ist natürlich willkommen, doch unsere Kapazitäten sind begrenzt. Es ist deshalb entscheidend, dass wir mit Daten schnell auf Veränderungen reagieren können.
Mit vollständiger Transparenz über Ihre Pläne lassen sich Mittel gezielt umverteilen. Über Ausgabenkontrollen, Genehmigungsprozesse und klare Richtlinien sorgen Sie dafür, dass alle Teams im Rahmen des Budgets bleiben.
Mehrere Standorte erschweren die Finanztransparenz. Oft hat jeder Standort eigene Prozesse oder nutzt andere Systeme zur Ausgabenverwaltung.
Das Problem: Unterschiedliche Systeme führen zu fragmentierten Daten. So fehlt der ganzheitliche Blick auf Ihre Finanzen – fundierte Entscheidungen sind kaum möglich.
Was Sie benötigen, ist eine zentrale Lösung, die alle Finanzdaten zusammenführt, Transaktionen in Echtzeit abgleicht, sich nahtlos in Ihr ERP-System integrieren lässt und Ausgabenträger gezielt einbindet. Payhawk vereint all diese Funktionen – und bietet zusätzlich individuell anpassbare Genehmigungsprozesse, die sich exakt an Ihre Organisationsstruktur anpassen.
Gerade für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften ist eine saubere Trennung der Finanzen unerlässlich. Die Multi-Entity-Funktionen von Payhawk ermöglichen eine separate Verwaltung jeder Entität – bei gleichzeitigem Blick aufs große Ganze. Das Ergebnis: höhere Compliance, übersichtliche Berichte und vollständige Budgetklarheit.
Wie oft fordern Sie von Mitarbeitenden Belege an – und bekommen die Rückmeldung, dass sie verloren gegangen sind? Besonders bei der Verwaltung mehrerer Gesellschaften ist das ein bekanntes und wachsendes Problem.
Fehlende Belege haben weitreichende Folgen: von verpassten Vorsteuererstattungen bis hin zu ungenauen Finanzberichten – beides kann sich negativ auf Ihre Bilanz und Ihr Wachstum auswirken.
Mit unserer App gehört dieses Risiko der Vergangenheit an. Mitarbeitende fotografieren den Beleg und laden ihn direkt hoch. Die integrierte OCR-Technologie erfasst die nötigen Daten automatisch. Intelligente Vorschläge, etwa zur Lieferantenerfassung, beschleunigen den Prozess zusätzlich – manuelle Eingaben entfallen.
Payhawk automatisiert Ihre Spesenberichte und Abstimmungen, hilft bei der Vorsteuererstattung und sorgt für korrekte Berichte – damit Sie mit Vertrauen planen können. Und dank unserer Integration mit 60días lassen sich Belege digital erfassen und fristgerecht einreichen.
Ohne Firmenkarten sind Mitarbeitende gezwungen, Auslagen privat zu übernehmen – in der Hoffnung auf eine schnelle Erstattung.
Das führt zu zwei Herausforderungen: Zum einen verlangen Sie von Ihren Mitarbeitenden, in Vorleistung zu treten. Zum anderen werden Ausgaben erst sichtbar, wenn sie eingereicht und erstattet sind – was Ihre Datenlage unvollständig macht.
Unsere Firmenkarten mit integrierten Ausgabenkontrollen schaffen hier Abhilfe. Sie definieren individuelle Limits, schließen bestimmte Händler aus oder legen erlaubte Kategorien fest. So sind Mitarbeitende handlungsfähig – ohne gegen Richtlinien zu verstoßen. Gleichzeitig behalten Sie durch Echtzeit-Tracking alle Transaktionen im Blick.
Alejandro Álvarez, Finanzdirektor beim Kaffeehersteller Café Candelas, beschreibt die Zeit vor Payhawk so:
Früher mussten Mitarbeitende im Voraus Mittel bei der Lohnbuchhaltung anfordern und am Monatsende einen Spesenbericht einreichen. Mit Payhawk haben wir den Aufwand halbiert – und werden künftig noch effizienter arbeiten, da wir Prozesse laufend optimieren!
Die Einführung von Firmenkarten sorgt für volle Transparenz. Dank klarer Ausgabenkontrollen setzen Sie die Spielregeln – und die Karteninhaber halten sich automatisch daran. Alejandro bringt es auf den Punkt:
"Unsere Mitarbeitenden erhalten bewusst Karten mit niedrigen Limits. So können sie kleinere Ausgaben wie einen Kaffee oder ein Geschäftsessen tätigen – aber keine größeren Einkäufe. Das schützt uns vor Missbrauch."
Ein Audit hilft, Schwachstellen in Ihren Prozessen aufzudecken. Sie erkennen Unstimmigkeiten, Fehler und potenziellen Betrug – vor allem, wenn Sie regelmäßig prüfen. So reduzieren Sie Kosten, optimieren Abläufe und gewinnen die Datenbasis für bessere Entscheidungen.
Ihr Audit liefert wertvolle Einblicke in bestehende Abläufe – die Grundlage, um die richtige Lösung für Ihre Anforderungen auszuwählen. Wichtig ist, dass das System Ihre Geschäftsziele unterstützt.
Beginnen Sie mit einer Analyse der verfügbaren Funktionen. Für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie sind besonders hilfreich:
Das manuelle Hochladen und Abgleichen von Belegen und Rechnungen ist zeitaufwändig. Automatisieren Sie diesen Prozess, um Ihre Finanzabteilung zu entlasten. Die Drei-Wege-Prüfung von Payhawk vergleicht automatisch Rechnungsbetrag, Lieferschein und Wareneingang – und meldet Abweichungen.
So vermeiden Sie fehlerhafte Zahlungen oder falsche Wareneingänge. Vertrauen in die Technologie ist essenziell, um kritische Prozesse effizient zu gestalten.
Auch die Abstimmung von Firmenkarten mit dem ERP-System ist fehleranfällig. Payhawk synchronisiert alle Transaktionen in Echtzeit mit Ihrem ERP – so entfällt die manuelle Eingabe, und die Daten stimmen. Dank OCR sind Spesenberichte sofort verfügbar – das beschleunigt Abstimmungen und Monatsabschlüsse erheblich.
In der Lebensmittel- und Getränkeindustrie sind starre Budgets wenig hilfreich. Verbraucherverhalten und Marktbedingungen ändern sich ständig – Ihre Planung muss flexibel bleiben.
Deshalb braucht es smarteres Budgetieren. Mit Lösungen wie Payhawk verschaffen Sie allen Budgetverantwortlichen mehr Eigenverantwortung.
Echtzeitdaten zu allen Ausgaben – von Karten über Rechnungen bis Erstattungen – ermöglichen fundierte Entscheidungen. Mit Payhawk Budgets sehen Teamleiter jederzeit, wo sie stehen. Budgetüberschreitungen fallen sofort auf, und Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an.
Individuelle Kategorien, flexible Hierarchien und Multiwährungsunterstützung sorgen für präzise Budgetierung – je nach Abteilung, Projekt oder Team. So erkennen Sie Abweichungen frühzeitig und steuern gezielt gegen.
Das Ergebnis?
Sie möchten Projektbudgets besser steuern? Dann sehen Sie sich unser kurzes Video an oder erfahren Sie mehr über unsere Budgetfunktionen.
Der Zugang zu aktuellen Ausgabendaten verschafft Ihnen als Finanzverantwortliche:r einen entscheidenden Vorsprung. Nur mit den neuesten Zahlen behalten Sie den Überblick, steuern Ausgaben präzise und treffen verlässliche Prognosen. Unsere Lösung ermöglicht es Ihnen, den Budgetverbrauch in Echtzeit zu verfolgen, detaillierte Auswertungen nach Abteilungen, Mitarbeitenden oder Lieferanten einzusehen und Kartenzahlungen sowie Rechnungen automatisch mit den Budgets abzugleichen.
So erkennen Sie Budgetüberschreitungen frühzeitig, behalten Abonnements im Blick und planen zukünftige Ausgaben vorausschauend – damit die Mittel stets dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.
Dani Fornesa, CFO des internationalen Unternehmens Enrique Tomás, bringt es auf den Punkt:
Heute erhalten wir unsere Berichte automatisch, basierend auf den Einstellungen in der Plattform. Wir analysieren alle Ausgaben deutlich effizienter als früher und entdecken Fehler viel schneller … Vor Payhawk mussten wir jeden Beleg einzeln prüfen.
Welche Entwicklungen prägen die Branche in den kommenden Jahren?
„Cloudbasiert“ ist inzwischen ein branchenübergreifender Begriff. Doch insbesondere für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie gewinnen solche Lösungen stark an Bedeutung. Ohne cloudbasierten Zugriff auf Finanzdaten bleibt Ihr Unternehmen unflexibel. Berichte lassen sich dann nur im Büro oder am Desktop erstellen.
Cloudlösungen ermöglichen allen Mitarbeitenden, ortsunabhängig zu arbeiten. Ob beim Lieferantentermin oder auf dem Wochenmarkt – Belege werden sofort hochgeladen. So behalten Sie alle Ausgaben stets im Blick und gleichen sie direkt ab. Entscheidungen treffen Sie in Echtzeit: Einfach einloggen und den aktuellen Finanzstatus Ihres Unternehmens einsehen.
Künstliche Intelligenz entlastet Ihr Finanzteam, indem sie manuelle Aufgaben reduziert, Fehler vermeidet und präzise Auswertungen liefert.
Bei Payhawk setzen wir KI auf vielfältige Weise ein:
Dani von Enrique Tomás berichtet:
Die Veränderung wurde begeistert aufgenommen – alle profitierten von höherer Effizienz und mehr Lebensqualität. Früher verbrachte man Stunden damit, Reisen oder Verpflegungspauschalen zu rechtfertigen. Heute bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: den Mehrwert für das Unternehmen.
62 % der Verbraucher sind bereit, ihr Kaufverhalten zu ändern, um die Umweltbelastung zu reduzieren. ESG-Messungen gewinnen zunehmend an Bedeutung – besonders in der Lebensmittelbranche, die unter wachsendem Druck steht, ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern.
Der Trade Interchange Report zeigt:
Mit den ESG-Reporting-Funktionen von Payhawk erfassen Unternehmen CO₂-Emissionen nach Ausgaben und Scope 3. Jede Kartenzahlung wird automatisch auf ihren CO₂-Ausstoß hin bewertet. So gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse, um Ihren Umwelteinfluss gezielt zu reduzieren.
Die Lebensmittel- und Getränkeindustrie verändert sich rasant – Ihre Finanzabteilung sollte Schritt halten.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.
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Egal, ob Ihr Unternehmen zehn, hunderte oder tausende Mitarbeitende beschäftigt – unsere zentrale, skalierbare Lösung verschafft Ihnen einen besseren Überblick Ihrer Geschäftsausgaben.
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Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
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