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Como responsable financiero en el sector de alimentación y bebidas, sabes lo difícil que puede ser controlar los costes. Descubre cómo tomar el control de la gestión de gastos, agilizar los pagos a proveedores y obtener visibilidad total del gasto con este artículo.
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La industria de la alimentación y bebidas es una industria que parece no tener freno. De hecho, se espera que en 2025 alcance los 9,68 billones de dólares, con un crecimiento anual del 6,32 % según las previsiones. En España, son muchas las empresas de alimentación que llevan años en el mercado, y muchas las que emergen en la actualidad.
Aunque es un sector muy rentable y competitivo, siempre hay espacio para seguir creciendo.
Uno de los obstáculos más habituales para ese crecimiento (además del aumento de los costes de producción y distribución) es la gestión eficiente del gasto. Si no tienes un buen control y visibilidad en todos tus locales, proveedores y demás, los gastos pueden dispararse rápido, lo que puede acabar generando un dolor de cabeza financiero e incluso un problema grave.
Vamos a ver cuáles son los retos más comunes y cómo superarlos en tu empresa.
Elimina procesos manuales en gestión de gastos y controla tu cadena de suministro
En un sector tan dinámico como el de alimentación y bebidas, los costes pueden descontrolarse rápidamente. Los ingredientes se estropean con facilidad, los presupuestos se desbordan, los costes de envío fluctúan… Por eso, un buen control de costes (y visibilidad) es clave para mantener la estabilidad del negocio y apoyar su crecimiento.
Más allá del coste de los ingredientes, existen varios retos importantes a la hora de gestionar las finanzas en esta industria. A continuación, repasamos los cuatro más habituales y cómo superarlos:
En un sector tan dinámico como el de alimentación y bebidas, los costes pueden descontrolarse rápidamente. Los ingredientes se estropean con facilidad, los presupuestos se desbordan, los costes de envío fluctúan… Por eso, un buen control de costes (y visibilidad) es clave para mantener la estabilidad del negocio y apoyar su crecimiento.
Más allá del coste de los ingredientes, existen varios retos importantes a la hora de gestionar las finanzas en esta industria. A continuación, repasamos los cuatro más habituales y cómo superarlos:
Casi la mitad de las empresas de alimentación y bebidas se ven afectadas por retrasos en los pagos, tanto en cuentas por pagar como por cobrar. Si a eso le sumamos la estacionalidad y la imprevisibilidad del flujo de caja, la planificación se complica.
Para mantener el control, necesitas datos fiables y visibilidad clara sobre presupuestos, equipos y proyectos. Una solución inteligente de gestión del gasto como Payhawk te permite hacer justo eso: seguir los gastos en tiempo real, compararlos con el presupuesto planificado y detectar desviaciones antes de que se produzcan.
Con visibilidad completa sobre tus planes, es más fácil mover fondos según las necesidades y frenar el sobrecoste a tiempo gracias a controles de tarjeta, flujos de aprobación y políticas de gasto que mantienen a todos dentro del presupuesto.
Contar con múltiples localizaciones o sucursales puede dificultar enormemente la visibilidad financiera. Cada centro puede tener sus propios procesos o incluso usar herramientas distintas para gestionar los gastos.
El principal problema es que estos sistemas dispersos generan datos fragmentados y, sin una visión unificada, es imposible tomar decisiones financieras bien fundamentadas.
Necesitas una solución que centralice los datos, concilie las transacciones en tiempo real, se conecte fácilmente con tu ERP y asigne responsabilidades a cada titular de tarjeta. Con Payhawk, consigues todo eso, además de la flexibilidad necesaria para adaptar flujos de aprobación complejos a la estructura de tu organización.
Y si gestionas varias líneas de negocio, también es clave contar con una separación financiera clara. Con nuestro panel de control para múltiples entidades, puedes administrar cada entidad de forma individual, mientras mantienes una visión central del grupo. De esta forma, obtienes un mejor cumplimiento normativo, informes más limpios y cero confusión entre presupuestos de distintas entidades.
Uno de los quebraderos de cabeza más comunes para los equipos financieros es la pérdida de tickets de empleados, que puede acarrear consecuencias importantes para finanzas. Desde la imposibilidad de recuperar el IVA hasta errores en los informes financieros, lo que distorsiona las cuentas de pérdidas y ganancias e impacta el crecimiento empresarial.
Tal y como comenta Dani Fornesa, CFO de Enrique Tomás:
El proceso de gestión de gastos no era rentable para la empresa ni eficiente para el equipo de finanzas. A menudo, los tickets adjuntos llegaban arrugados o directamente no llegaban, lo que provocaba que el IVA de muchos de ellos no pudiera contabilizarse y se perdiera.
Por suerte, soluciones para gestionar gastos como Payhawk permiten dar solución a esta problemática tan común. El empleado solo tiene que hacer una foto del ticket y pulsar un botón. Nuestra tecnología OCR extrae todos los datos automáticamente. Además, las sugerencias basadas en IA agilizan aún más el proceso, por ejemplo, creando automáticamente los datos del proveedor.
Y además, como comenta Dani, el cambio al uso de una solución de gastos como Payhawk tuvo un impacto positivo a nivel de equipo:
La gente cogió el cambio con muchas ganas porque todo el mundo ganaba en eficiencia y en calidad de vida. Al final, dedicaban unas horas a algo que no aportaba valor, como era el justificar un desplazamiento o una dieta. Ahora, realmente tienen más tiempo de calidad para hacer lo que realmente hacen bien, que es aportar valor a la empresa.
Sin tarjetas corporativas, los empleados deben adelantar dinero para gastos profesionales y esperar el reembolso.
Este enfoque tiene dos problemas: el primero, que trasladamos la carga financiera al empleado. El segundo, que no puedes registrar el gasto real de la empresa hasta que se procesa el reembolso, lo que deja huecos importantes en los datos.
Con nuestras tarjetas corporativas y controles integrados, no hay necesidad de reembolsos. El equipo financiero puede establecer límites individuales, restringir ciertos comercios y habilitar categorías de gasto preaprobadas, garantizando que los empleados disponen de fondos sin riesgo de incumplir la política.
Además, el seguimiento en tiempo real permite a los responsables ver cada transacción al instante, mejorando la transparencia y el control del presupuesto.
Alejandro Álvarez, Director Financiero en Café Candelas, lo describe así:
Antes de Payhawk, cada vez que un empleado necesitaba fondos tenía que pedirlos por adelantado a nóminas y luego enviar un informe mensual para justificar los gastos. Desde que usamos Payhawk, hemos reducido a la mitad el tiempo que dedicamos a la gestión de gastos. Y vamos a ahorrar aún más con la mejora continua de los procesos.
Eliminar los reembolsos gracias a las tarjetas corporativas aporta visibilidad total. Y, como dice Alejandro, los límites y controles evitan desviaciones:
Hemos optado por dar a los empleados una tarjeta de débito con un límite bajo. Así pueden asumir pequeños gastos, como un café o una comida con un cliente o proveedor, pero evitamos compras de gran valor. Este límite garantiza que no se pueda hacer un mal uso de la tarjeta.
Enrique Tomás ahorra 100 horas al mes en la gestión de gastos con Payhawk
La auditoría es el primer paso para detectar ineficiencias en tus procesos actuales. Te permite identificar errores, fraudes o áreas de sobrecoste. Si se hace regularmente, ayuda a optimizar los procesos y tomar decisiones financieras más acertadas.
Tras la auditoría, tendrás una visión clara de tus procesos y podrás decidir qué sistema de gestión de gastos necesitas. La clave es encontrar una solución que se alinee con tus objetivos.
Algunas funcionalidades clave para el sector alimentación y bebidas:
Hacer coincidir manualmente tickets, facturas y entregas consume tiempo. Con tecnología, puedes automatizar este proceso.
En Payhawk, nuestra tecnología de conciliación triple revisa automáticamente si la factura coincide con el albarán y con los productos recibidos, y alerta sobre discrepancias superiores al umbral marcado.
También sincronizamos todas las transacciones de las tarjetas con tu ERP en tiempo real, eliminando la entrada manual de datos y reduciendo errores. Y con la extracción automática de datos, los informes de gasto se generan al instante.
En este sector, los presupuestos cambian constantemente. Los hábitos de consumo y el mercado son imprevisibles, y no puedes depender de hojas de cálculo estáticas.
Con los presupuestos de Payhawk, cada responsable tiene acceso en tiempo real a su progreso presupuestario, incluyendo gastos con tarjeta, facturas, pedidos de compra y reembolsos.
Nada de esperar al cierre de mes ni depender de archivos rotos. Además, puedes personalizar categorías, jerarquías y divisas, alineando los presupuestos con equipos, proyectos y departamentos concretos.
¿El resultado?
¿Te interesa mejorar el seguimiento de presupuestos? Mira este breve vídeo o explora nuestras funcionalidades de presupuestos.
Contar con datos de gasto en tiempo real te da una ventaja clara como responsable financiero. Necesitas tener las cifras actualizadas al momento para controlar el gasto con precisión y hacer previsiones con confianza. Con nuestra solución, puedes seguir el uso del presupuesto en vivo, ver desgloses detallados por departamento, empleado o proveedor, y asociar automáticamente pagos con tarjeta y facturas a presupuestos.
Esto te permite detectar rápidamente cualquier exceso de gasto, mantener controladas las suscripciones y anticiparte a los próximos pagos, asegurando que los fondos estén siempre donde se necesitan.
Dani Fornesa, CFO de la empresa internacional de jamón Enrique Tomás, lo resume así:
A día de hoy recibimos los reportes según lo que tenemos marcado en la plataforma. Analizamos todos los gastos para ver la razonabilidad de cada uno de ellos, de una forma mucho más ágil que antes, de manera que podemos localizar lo que no es correcto de una forma más ágil, a comparación con antes que había que ir ticket a ticket.
¿Qué le espera al sector en los próximos años?
El concepto de “cloud” ya está presente en casi todos los sectores. Pero las soluciones de gestión financiera en la nube, como Payhawk, están ganando especial relevancia en la industria de alimentación y bebidas. Sin acceso a los datos financieros desde la nube, tu organización se vuelve rígida, limitada a hacer reportes solo desde la oficina o el ordenador.
Las soluciones en la nube empoderan a todos los empleados, estén donde estén. Ya sea de viaje para reunirse con un proveedor o en un mercado local fortaleciendo relaciones, pueden subir sus gastos sobre la marcha. Así, llevas el control del gasto al instante y puedes conciliar sin retrasos. Además, no hay que esperar para tomar decisiones: basta con acceder al portal y ver en tiempo real el estado del gasto en toda la organización.
El uso de IA en la gestión del gasto reduce la carga de trabajo del equipo financiero, elimina tareas manuales y minimiza errores humanos, al tiempo que mejora la precisión en los informes.
En Payhawk, aplicamos la IA de varias formas, por ejemplo:
Como explica Dani de Enrique Tomás:
La gente cogió el cambio con muchas ganas porque todo el mundo ganaba en eficiencia y en calidad de vida. Al final, dedicaban unas horas a algo que no aportaba valor, como era el justificar un desplazamiento o una dieta. Ahora, realmente tienen más tiempo de calidad para hacer lo que realmente hacen bien, que es aportar valor a la empresa.
Con un 62 % de los consumidores dispuestos a cambiar sus hábitos de compra para reducir su impacto ambiental, medir los criterios ESG nunca ha sido tan importante. La industria alimentaria, en particular, está bajo presión para reducir su huella ecológica.
Según datos de Trade Interchange, la producción de alimentos y la agricultura representan:
En Payhawk, nuestras funciones de reporte ESG ayudan a las empresas a rastrear y reportar emisiones de CO₂ por gasto y emisiones de alcance 3. Calculamos automáticamente las emisiones de carbono por cada transacción con tarjeta, proporcionándote la información que necesitas para tomar decisiones que reduzcan el impacto ambiental.
La industria de alimentación y bebidas no se detiene, y tu equipo financiero tampoco debería hacerlo.
Descubre cómo las principales marcas del sector están utilizando una solución de gestión de gastos para obtener visibilidad en tiempo real, automatizar tareas manuales con IA y acceder a controles avanzados de las tarjetas para garantizar el cumplimiento de políticas. Y si lo prefieres, puedes agendar una llamada con un experto, para entender cómo Payhawk puede ayudar a tu empresa en una llamada personalizada.
Raquel ha sido parte importante de Payhawk desde el principio, pasando por varios roles clave: empezó en ventas, creó el equipo de Success desde cero y luego pasó al marketing de contenido y producto. Ahora, está en su mejor momento como Senior Product Marketing Manager e Impact Director. Además, Raquel también lidera los esfuerzos de ESG de la empresa. Fuera del trabajo, a Raquel le encanta estar al aire libre y disfruta nadando, haciendo senderismo y cocinando para sus dos hijos.
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