Automatiza la gestión financiera de tu empresa con OCR

Todo tipo de empresas, desde hospitales a compañías de seguros, confían en la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para procesar formularios en papel de forma automatizada. El OCR es muy popular porque ahorra esfuerzo y dinero al reducir el tiempo en la introducción manual de datos.

¿Te ocurre que, después de horas de trabajo con documentos, tus ojos se deslizan sobre las palabras sin saber lo que estás leyendo?

Nos pasa a todos. Es casi imposible mantener la mente lúcida después de horas navegando entre facturas y recibos. ¿Por qué? Porque suele llevar demasiado tiempo y genera fatiga visual.

Afortunadamente, la tecnología OCR ha revolucionado el escaneado y el registro de datos, eliminando la introducción manual de apuntes. Utilizada en diferentes sectores, la tecnología OCR es vital para procesar formularios en papel de forma automatizada, incluidas las conciliaciones de recibos de tarjetas de crédito o débito y otros procesos de datos.

¿Qué es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR)?

El OCR convierte material manuscrito o impreso (texto) en formatos legibles para el ordenador.

Muchas empresas y particulares utilizan programas de OCR para convertir documentos en papel en activos digitales. Esta digitalización permite indexarlos, almacenarlos electrónicamente y manipularlos con herramientas informáticas como los procesadores de texto.

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) existe desde los años 70 y es cada vez más sofisticada. Las primeras versiones podían reconocer caracteres aislados pero no palabras completas, mientras que las versiones modernas pueden reconocer palabras e incluso párrafos.

Ejemplos de OCR:

• Escaneado de documentos en PDF para archivarlos.
• Creación de bases de datos a partir de páginas de libros.
• Conversión de notas manuscritas o dibujos en texto mecanografiado que puede editarse y guardarse como archivos digitales.

¿Cómo funciona la tecnología OCR?

El software de OCR descompone una imagen en sus características (líneas, curvas y puntos) y luego las compara con características similares de una base de datos de caracteres conocidos.

Si hay una coincidencia entre la característica desconocida y la de la base de datos, el programa adivinará qué letra cree ver en ese punto concreto de la página. Si hay varias posibilidades para cada punto de la página, el programa utilizará métodos de análisis estadístico para decidir qué letra cree que es la correcta.

El primer paso del OCR es el escaneado.

El siguiente paso consiste en analizar el contenido visual de la imagen y convertirlo en un formato editable, lo que incluye la segmentación, el análisis del trazado, el aislamiento y el reconocimiento.

La segmentación consta de la identificación de caracteres individuales dentro de la imagen escaneada y el aislamiento entre sí mediante cuadros delimitadores o ejes de coordenadas.

El análisis del trazado consiste en determinar la ubicación de cada carácter en relación con los demás para que el OCR pueda reconocerlos individualmente más tarde.

Y el aislamiento consiste en identificar qué partes de la imagen contienen caracteres que deben procesarse por separado de otras partes, como el ruido de fondo o el material fotosensible, como las marcas de agua.

¿Cuáles son las ventajas del OCR frente al registro manual de datos?

Eficacia

Escanear documentos es más rápido y preciso que introducir los datos de forma manual.

Cuando se utiliza la tecnología OCR para el procesamiento de formularios en papel, se tarda menos tiempo en completar cada tarea porque no hay que teclear manualmente cada dato de cada documento.

Tú solo tienes que escanear las páginas y dejar que el software haga el resto del trabajo.

Gracias a esta tecnología convertirás una pila de papel desordenada en un archivo digital fácil de encontrar, almacenar y compartir directamente con tu ERP o software de contabilidad, lo que significa que tus datos de gastos fluirán sin problemas desde el minuto en que actualices un recibo hasta el momento en que cierras el mes.

Precisión

Al convertir documentos en papel en archivos digitalizados se cometen muy pocos errores.

El software de OCR te ayuda a evitarlos y utiliza algoritmos avanzados para reconocer caracteres en imágenes, incluso cuando están distorsionados o parcialmente oscurecidos.

El resultado es una representación digital de alta calidad de tu documento que puedes compartir fácilmente con tu software de contabilidad o ERP.

El registro preciso de los recibos puede ahorrarte miles de euros en la gestión de gastos.

La empresa automovilística alemana ATU, por ejemplo, ahorró 2 millones de euros en reclamaciones de IVA en sólo un año al registrar y clasificar correctamente sus recibos.

Seguridad

Al convertir los documentos en PDF las redes internas de la empresa pueden utilizarlos sin riesgo de acceso no autorizado.

Esta seguridad añadida facilita a los usuarios la colaboración en proyectos importantes y el acceso a la documentación cuando más la necesitan.

Sistema de búsqueda fácil

El OCR permite buscar e indexar documentos que no se pueden buscar por medios tradicionales (por ejemplo, PDF). Esto resulta útil si quieres encontrar todas las menciones de una palabra o frase concreta en varios documentos o ubicaciones de una página web.

Modificable

El software de OCR permite editar el texto escaneado (y a veces las imágenes) después de convertirlo en datos digitales.

Puedes utilizar esta herramienta para convertir texto impreso en texto legible por máquina o incluso en voz, lo que resulta útil para convertir libros en libros electrónicos y otros tipos de contenido textual en formatos más accesibles.

Almacenamiento

El software de OCR permite almacenar texto en formatos digitales para recuperarlos más tarde con facilidad. Esta forma de almacenar datos es útil para quienes necesitan acceder a grandes cantidades de información, ya que no tienen que llevar copias físicas a todas partes.

Traducible

El OCR puede traducir documentos a distintos idiomas sin necesidad de trabajar manualmente sobre cada palabra o frase.

Las traducciones automáticas facilitan el trabajo a las empresas que quieren expandirse a mercados extranjeros, ya que todo lo que tienen que hacer es crear una versión en inglés de su sitio web y pasarla por el OCR para que los visitantes de otros países puedan leerla en su lengua materna.

Componentes del OCR

Los principales componentes de un sistema OCR son:

Escáner - Un escáner digitaliza el documento y lo convierte en una imagen electrónica para poder almacenarla en un ordenador o en una base de datos.

Componente de reconocimiento - El componente de reconocimiento convierte la imagen electrónica en un archivo de texto utilizando técnicas de procesamiento de imágenes como la coincidencia de patrones y la extracción de características.

Software OCR - El software OCR toma el resultado del componente de reconocimiento y lo almacena en un formato que pueden utilizar otras aplicaciones de tu ordenador (por ejemplo, Microsoft Word).

¿Cómo beneficia la tecnología OCR a la gestión de gastos en PYMES y grandes empresas?

Independientemente del tamaño de tu empresa, la tecnología OCR tiene muchas ventajas de las que querrás aprovecharte.

Conciliación más rápida

Puedes utilizar tu software de OCR para escanear lotes de transacciones a la vez en lugar de tener que introducirlas manualmente de una en una. Esto reduce el tiempo necesario para conciliar las tarjetas de crédito y débito y operaciones generales, lo que resulta especialmente valioso si tienes muchas transacciones al mes.

Reducción de errores

Cuando escaneas por lotes, hay menos margen para el error humano porque el proceso está más automatizado. Y como los datos ya están en formato de texto, el OCR también ayuda a eliminar algunos errores (como las típicas erratas de escritura) que de otro modo seguirían sucediendo durante la introducción manual.

Sin trabajo manual

Con el software de OCR, no es necesario que parte de tu personal revise cada transacción y escriba los detalles: el software lo hace por ellos.

Esto reduce los errores y ahorra tiempo sin sacrificar la precisión ni el control de calidad sobre cómo se introducen los datos en los informes o presupuestos.

Ayuda a elaborar presupuestos

El OCR ayuda a elaborar presupuestos porque permite trabajar de forma más eficiente y dedicar menos tiempo a la introducción de datos, lo que significa más tiempo para otros proyectos como la formación de empleados, la actualización de sistemas de software, etc.

Cómo utilizar el OCR para el registro de datos en tu empresa

Cuando se dirige una empresa, una de las cosas más importantes que hay que hacer es asegurarse de que todos los datos se introducen correctamente en los sistemas.

La precisión de estos puede ser un verdadero quebradero de cabeza para los equipos financieros y, además, es una tarea que les lleva mucho tiempo.

Pero no tiene por qué ser así. Con los sistemas adecuados, puede ser tan fácil como hacer una foto y subir un recibo a una aplicación.

En Payhawk, creamos nuestros propios algoritmos de aprendizaje automático sobre el OCR de Google.

Y basándose en el aprendizaje de decenas de miles de facturas, encontrará y extraerá la información relevante para ti. Puedes enseñar al sistema dónde buscar información sobre facturas concretas.

¿Cómo funciona el OCR para los titulares de tarjetas de tu empresa?

Nuestra solución de software consta de la herramienta OCR, que extraen automáticamente los datos de cualquier imagen o documento PDF y los convierte a un formato digital (y los transfiere a tu software de contabilidad).

Esto significa que los titulares de tarjetas de empresa no tienen que pasar horas introduciendo de nuevo sus datos cuando realizan pagos: pagan con su tarjeta Payhawk en cualquier establecimiento comercial o tienda online y hacen una foto del recibo o cargan la factura.

A continuación, extraemos automáticamente toda la información pertinente, incluido el nombre, la dirección, el importe del pago, etc., para que ni tú ni tus compañeros del equipo financiero tengan que registrar manualmente los datos.

Conciliación automatizada de tarjetas con soporte OCR

La dolorosa realidad es que la mayoría de las empresas siguen utilizando procesos de conciliación y generación de informes manuales o con una automatización deficiente, lo que significa que carecen de paneles generales en donde puedan controlar de un vistazo sus movimientos y gastos.

Tienen que esperar hasta final de mes, conciliar todas sus transacciones y asegurarse de que coinciden con lo que el banco dice que deberían ser. Esta falta de visibilidad les hace correr el riesgo de perder dinero ya que no saben el estado real de sus transacciones.

El mejor momento para realizar conciliaciones es ahora (en tiempo real).

Con nuestro sistema de conciliación de tarjetas de débito y crédito compatible con OCR, puedes ver todas las transacciones al instante y obtener una imagen clara de tu negocio en cualquier momento del mes. Puedes conciliar tus transacciones en tiempo real, a medida que se producen, y asegurarte así de que sus números son exactos.

Simplifica la extracción de datos con la última tecnología OCR

A medida que su empresa se globaliza, también deben hacerlo sus sistemas de control de gasto y contable.

La demanda de tecnología OCR crece al tiempo que más empresas se dan cuenta de sus ventajas. La capacidad de extraer datos de múltiples fuentes, convertirlos en un formato utilizable e importarlos a un sistema financiero y contable es esencial en el mercado global actual.

El registro e introducción de datos es lento y costoso si se hace manualmente. Pero con la tecnología OCR adecuada, tu empresa puede automatizar este proceso, optimizar su productividad y ahorrar un tiempo muy valioso.

En Payhawk, nuestra solución de gestión de gastos, con tecnología OCR, permite a las empresas mejorar la productividad y la precisión, al tiempo que reduce los errores y acelera la conciliación.

Es fácil de usar y tiene las mejores integraciones de su clase con múltiples opciones de software de contabilidad y ERPs, incluyendo NetSuite, Xero y Microsoft Dynamics.

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