El problema viene cuando, en la práctica, la conciliación resulta un auténtico quebradero de cabeza. La empresa londinense de fabricación de objetos de arte, MDM Props, nos contó que antes de pasar a Payhawk para gestionar sus gastos, la conciliación manual (incluida la búsqueda de recibos) les llevaba 32 horas a la semana. Es decir, ¡cuatro días laborales!
Los problemas surgen cuando el equipo financiero no puede cotejar los dos conjuntos de registros por varias razones:
- Los empleados han utilizado tarjetas personales, por lo que es difícil averiguar los detalles del pago.
- Otros empleados han utilizado las tarjetas de empresa, pero no han guardado los recibos.
- Se han pagado facturas de proveedores, pero el documento no se ha guardado en ningún sitio.
- Se ha producido un gasto sin aprobación y ahora se encuentra en el limbo.
Cuando la conciliación va mal
Los problemas relacionados con la falta de información son sólo la punta del iceberg. Si trabajas en un equipo financiero sin una solución de gestión de gastos (o con varias soluciones desconectadas), es posible que el verdadero trabajo comience una vez que hayas reunido toda la documentación que falta. Ahora, tienes que introducir manualmente los datos en tu software de contabilidad o ERP para asegurarte de que están debidamente actualizados. Esto llevará días. Y eso antes incluso de haber cotejado los registros.
Tampoco puedes empezar a procesar el cierre del mes hasta que hayas completado todas tus conciliaciones clave, incluyendo:
- Conciliación bancaria: del sistema contable al extracto bancario.
- Listado de acreedores con deudas pendientes - del sistema Contable al Estado de Proveedores
- Lista de deudores vencidos: sistema contable con remesas/pagos personalizados.
- Conciliación entre empresas (para cancelar en la consolidación)
¿Cómo solucionar los problemas de la conciliación manual?
Las empresas necesitan 1) recopilar datos de manera sencilla y 2) sincronizarlos con el ERP o el software de contabilidad para ahorrar tiempo y obtener visibilidad en tiempo real.
En Payhawk, hacemos ambas cosas. Nuestro software incluye tecnología OCR que extrae los datos de las recibos y los facturas en segundos. Además, nuestras integraciones nativas conectan nuestra solución con el software de contabilidad o ERP que tú elijas.
Nuestra integración directa con NetSuite, conecta y sincroniza los datos entre ambas plataformas de manera instantánea haciendo que nuestros clientes ahorren horas incluso días.
Dicha integración funciona de acuerdo al concepto de devengo. Es decir, es capaz de diferenciar entre la fecha de la factura o el recibo con la fecha del pago. De esta manera los clientes tienen información más precisa y son capaces de ahorrar todavía más tiempo.