24 feb 2023
4 min read

Consigue visibilidad del gasto en tiempo real con conciliaciones automáticas

Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañanaTrish Toovey
Empleado mostrando a su colega lo fácil que es gestionar la conciliación bancaria y conciliación de facturas con Payhawk al instante.
Resumen

La conciliación es una tarea importante para los equipos financieros. Ayuda a garantizar que los datos financieros del ERP elegido coincidan con las pruebas de auditoría de terceros. Hasta aquí, todo bien.

Índice

    El problema viene cuando, en la práctica, la conciliación resulta un auténtico quebradero de cabeza. La empresa londinense de fabricación de objetos de arte, MDM Props, nos contó que antes de pasar a Payhawk para gestionar sus gastos, la conciliación manual (incluida la búsqueda de recibos) les llevaba 32 horas a la semana. Es decir, ¡cuatro días laborales!

    Los problemas surgen cuando el equipo financiero no puede cotejar los dos conjuntos de registros por varias razones:

    • Los empleados han utilizado tarjetas personales, por lo que es difícil averiguar los detalles del pago.
    • Otros empleados han utilizado las tarjetas de empresa, pero no han guardado los recibos.
    • Se han conciliación de facturas de proveedores, pero el documento no se ha guardado en ningún sitio.
    • Se ha producido un gasto sin aprobación y ahora se encuentra en el limbo.

    Cuando la conciliación va mal

    Los problemas relacionados con la falta de información son sólo la punta del iceberg. Si trabajas en un equipo financiero sin una solución de gestión de gastos (o con varias soluciones desconectadas), es posible que el verdadero trabajo comience una vez que hayas reunido toda la documentación que falta. Ahora, tienes que introducir manualmente los datos en tu software de contabilidad o ERP para asegurarte de que están debidamente actualizados. Esto llevará días. Y eso antes incluso de haber cotejado los registros.

    Tampoco puedes empezar a procesar el cierre del mes hasta que hayas completado todas tus conciliaciones clave, incluyendo:

    • Conciliación bancaria: del sistema contable al extracto bancario.
    • Listado de acreedores con deudas pendientes - del sistema Contable al Estado de Proveedores
    • Lista de deudores vencidos: sistema contable con remesas/pagos personalizados.
    • Conciliación entre empresas (para cancelar en la consolidación)

    ¿Cómo solucionar los problemas de la conciliación manual?

    Las empresas necesitan 1) recopilar datos de manera sencilla y 2) sincronizarlos con el ERP o el software de contabilidad para ahorrar tiempo y obtener visibilidad en tiempo real.

    En Payhawk, hacemos ambas cosas. Nuestro software incluye tecnología OCR que extrae los datos de las recibos y los facturas en segundos. Además, nuestras integraciones nativas conectan nuestra solución con el software de contabilidad o ERP que tú elijas.

    Nuestra integración directa con NetSuite, conecta y sincroniza los datos entre ambas plataformas de manera instantánea haciendo que nuestros clientes ahorren horas incluso días.

    Dicha integración funciona de acuerdo al concepto de devengo. Es decir, es capaz de diferenciar entre la fecha de la factura o el recibo con la fecha del pago. De esta manera los clientes tienen información más precisa y son capaces de ahorrar todavía más tiempo.

    Conseguir una sincronización perfecta

    Con Payhawk, todos tus campos contables se configuran y sincronizan con NetSuite automáticamente.

    Es realmente fácil. Una vez que conectan su filial NetSuite a Payhawk pueden:

    • Sincronizar sus cuentas, tipos de IVA, departamentos y categorías.
    • Crear cuentas bancarias en NetSuite para cada divisa activa.
    • Crear cuentas generales y de tasas en Payhawk
    • Sincronizar los saldos de Payhawk y NetSuite a partir de una fecha específica
    • Enviar automáticamente pagos y gastos en tiempo real
    Sincronización perfecta con ERP/software de contabilidadGetting seamless synchronisation with your accounting software or ERP of choice

    Exportar gastos automatica

    Payhawk exporta los gastos de forma automática cuando se han marcado como "revisados" y también los pagos cuando estos han sido compensados o liquidados por el banco. Todo se sincroniza a la perfección, ahorrando tiempo y esfuerzo.

    Nuestros clientes pueden configurar Payhawk con NetSuite según sus necesidades utilizando cuatro configuraciones principales:

    • Elegir cómo exportar los reembolsos (informes de gastos o facturas de proveedores).
    • Seleccionar la contabilización directa en las cuentas de mayor o en las partidas no inventariables.
    • Crear o asignar monederos Payhawk a cuentas bancarias NetSuite.
    • Elegir qué cuenta utilizar para las comisiones por retirada en cajeros automáticos o por cambio de divisas.
    Una ilustración que muestra cómo la integración directa de Payhawk con NetSuite permite exportar gastos sin problemas.Export expenses automatically

    Tecnología OCR para escanear, procesar y guardar facturas sin problemas

    La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres o lector óptico de caracteres (OCR) es la extracción de datos automatizada. Gracias a ella los titulares de las tarjetas podrán sacar una foto del recibo (o cargar una factura en PDF) y el OCR extraerá toda la información relevante de forma totalmente autónoma. De esta manera tu equipo financiero no tendrá que insertar los datos en el sistema contable de forma manual y evitarás errores contables. Además, trabajamos con el OCR de Google para poder leer datos en +65 idiomas, incluido el cirílico.

    Extraemos todos estos datos gracias a nuestra tecnología OCR:

    • Nombre del proveedor
    • Fecha
    • Fecha de vencimiento
    • País
    • Código de IVA
    • Cantidad
    • Tipo de IVA y cantidad
    Una imagen que muestra cómo la tecnología OCR de Payhawk extrae los datos de un recibo y los almacena en nuestra solución de gestión de gastos.The optical character recognition is data extraction made simple

    ¿Qué pasa con los recibos perdidos?

    ¿Se ha olvidado alguien de subir su recibo a la aplicación? Los recibos que faltan provocan grandes quebraderos de cabeza a final de mes y hacen imposible la conciliación en tiempo real. En el caso de que falten recibos, Payhawk los buscará automáticamente para cargar la información que falta, ahorrando al equipo financiero aún más tiempo y esfuerzo.

    Estos recibos que faltan son un gran problema. Como explica Mathias Goetz, director de proyectos de ATU en Alemania:

    "Ya no tenemos que perseguir recibos. Desde que utilizamos Payhawk, los gestores sólo tienen que hacer una foto del recibo -digitalizándolo- e introducirlo en el sistema financiero automatizado. En el primer año, este cambio permitió a ATU recuperar 2 millones de euros de la Agencia Tributaria que, de otro modo, se habrían perdido".

    Empleado que concilia gastos mediante un terminal de punto de venta utilizando la solución de gestión de gastos de Payhawk. Avoid missing receipts at reconciliation

    Estáte al tanto de todo el flujo de datos de gasto desde la realización hasta el cierre de mes.

    Conciliaciones revolucionarias en tiempo real

    Giancarlo Bruni, Director Financiero de la empresa de comercio electrónico Heroes, con sede en Londres, lo explica mejor que nadie:

    "¿Podríamos vivir sin la gestión de gastos y un ERP? Bueno, sí, pero sería como conducir un coche de 30 años en sus últimos días de gloria: sin comodidad, sin una buena experiencia y, definitivamente, sin velocidad. Puede que algunas empresas estén contentas con tener un back office con 25 personas tecleando números, pero no es eficiente, ni rápido, ni necesario. Nosotros preferimos automatizar, integrar y ahorrar dinero en personal".

    Ahorra tiempo y mejora la visibilidad y la toma de decisiones con la conciliación en tiempo real. Y destina tus recursos humanos a algo más beneficioso que "teclear números". Solicita una demostración para obtener más información.

    El interventor comprueba y aprueba los gastos de los empleados en dos clics con el software de gestión de gastos de Payhawk Real-time reconciliation in action
    Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañana
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
    LinkedIn

    Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Cubriendo desde anuncios hasta guiones de vídeo, Trish se apoya en una amplia experiencia en creación de textos persuasivos para las industrias financieras, de moda y viajes.

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