Consigue visibilidad del gasto en tiempo real con conciliaciones automáticas

Con Payhawk, todos tus campos contables se configuran y sincronizan con NetSuite automáticamente.

Es realmente fácil. Una vez que conectan su filial NetSuite a Payhawk pueden:

• Sincronizar sus cuentas, tipos de IVA, departamentos y categorías.
• Crear cuentas bancarias en NetSuite para cada divisa activa.
• Crear cuentas generales y de tasas en Payhawk
• Sincronizar los saldos de Payhawk y NetSuite a partir de una fecha específica
• Enviar automáticamente pagos y gastos en tiempo real

Payhawk exporta los gastos de forma automática cuando se han marcado como "revisados" y también los pagos cuando estos han sido compensados o liquidados por el banco. Todo se sincroniza a la perfección, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Nuestros clientes pueden configurar Payhawk con NetSuite según sus necesidades utilizando cuatro configuraciones principales:

• Elegir cómo exportar los reembolsos (informes de gastos o facturas de proveedores).
• Seleccionar la contabilización directa en las cuentas de mayor o en las partidas no inventariables.
• Crear o asignar monederos Payhawk a cuentas bancarias NetSuite.
• Elegir qué cuenta utilizar para las comisiones por retirada en cajeros automáticos o por cambio de divisas.

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres o lector óptico de caracteres (OCR) es la extracción de datos automatizada. Gracias a ella los titulares de las tarjetas podrán sacar una foto del recibo (o cargar una factura en PDF) y el OCR extraerá toda la información relevante de forma totalmente autónoma. De esta manera tu equipo financiero no tendrá que insertar los datos en el sistema contable de forma manual y evitarás errores contables. Además, trabajamos con el OCR de Google para poder leer datos en +65 idiomas, incluido el cirílico.

Extraemos todos estos datos gracias a nuestra tecnología OCR:

• Nombre del proveedor
• Fecha
• Fecha de vencimiento
• País
• Código de IVA
• Cantidad
• Tipo de IVA y cantidad

¿Se ha olvidado alguien de subir su recibo a la aplicación? Los recibos que faltan provocan grandes quebraderos de cabeza a final de mes y hacen imposible la conciliación en tiempo real. En el caso de que falten recibos, Payhawk los buscará automáticamente para cargar la información que falta, ahorrando al equipo financiero aún más tiempo y esfuerzo.

Estos recibos que faltan son un gran problema. Como explica Mathias Goetz, director de proyectos de ATU en Alemania:

"Ya no tenemos que perseguir recibos. Desde que utilizamos Payhawk, los gestores sólo tienen que hacer una foto del recibo -digitalizándolo- e introducirlo en el sistema financiero automatizado. En el primer año, este cambio permitió a ATU recuperar 2 millones de euros de la Agencia Tributaria que, de otro modo, se habrían perdido".

Giancarlo Bruni, Director Financiero de la empresa de comercio electrónico Heroes, con sede en Londres, lo explica mejor que nadie:

"¿Podríamos vivir sin la gestión de gastos y un ERP? Bueno, sí, pero sería como conducir un coche de 30 años en sus últimos días de gloria: sin comodidad, sin una buena experiencia y, definitivamente, sin velocidad. Puede que algunas empresas estén contentas con tener un back office con 25 personas tecleando números, pero no es eficiente, ni rápido, ni necesario. Nosotros preferimos automatizar, integrar y ahorrar dinero en personal".

Ahorra tiempo y mejora la visibilidad y la toma de decisiones con la conciliación en tiempo real. Y destina tus recursos humanos a algo más beneficioso que "teclear números". Solicita una demostración para obtener más información.