Recupera el IVA soportado con la gestión automatizada de gastos

Cuando se trata de tu empresa, cada céntimo cuenta. A pesar de tus esfuerzos por ahorrar en gastos y aumentar los beneficios, es muy probable que estés perdiendo una importante fuente de dinero: el IVA soportado.

No todas las empresas saben cómo maximizar sus ahorros con la recuperación del IVA. Para la mayoría de PYMEs, la recuperación del IVA suele percibirse como un proceso exigente que requiere demasiado papeleo y tiempo rellenando formularios. Por no hablar de lo complicado que resulta conciliar miles de recibos y localizar los documentos faltantes.

La buena noticia es que, con la ayuda de un software inteligente de gestión de gastos, puedes recuperar el IVA de muchos gastos de tu empresa de forma automática.

¿Qué es el IVA soportado o la devolución del IVA?

IVA son las siglas del Impuesto sobre el Valor Añadido, un impuesto sobre el consumo de los bienes o servicios en cada fase de producción o distribución. Lo pagan tanto los consumidores como las empresas que compran o venden productos en el Reino Unido y la Unión Europea (UE). El porcentaje varía dependiendo del lugar de residencia y de dónde se realice la compra o la venta.

Sin embargo, la devolución del IVA (también llamada "recuperación del IVA soportado" o "reembolso del IVA") es la cantidad de IVA que puedes reclamar por los gastos de tu empresa. El gobierno reembolsará este dinero a las empresas que puedan demostrar que los bienes o servicios se utilizan en la actividad empresarial.

Como empresa ¿el IVA de qué gastos puedo reclamar?

La devolución del IVA soportado puede ser una buena manera de ahorrar dinero en los gastos de tu empresa. La mayoría de los artículos que compras en distintas partes de Europa están sujetos a IVA, incluidos muchos bienes y servicios. Como empresa, puedes recibir devoluciones del IVA en muchas categorías de gastos, como por ejemplo:

• Comidas y bebidas adquiridas en viajes de negocios
• Gastos de viajes de negocios
• Alojamiento relacionado con el trabajo
• Gastos de taxi, autobús y metro
• Gastos de alquiler de coches para uso de la empresa
• Gastos de teléfono e Internet

Todos los gastos tienen que estar relacionados con la actividad de tu negocio.

¿Cómo se calculan las devoluciones del IVA?

Fácil. Como empresa, trabajas con dos tipos de IVA:

• IVA soportado: es la cantidad que pagas cada vez que adquieres un producto o servicio. Dependiendo del servicio o producto, será una tasa u otra (4%, 10%, 21%,...)
• IVA repercutido: es la cantidad que tus clientes pagan cada vez que tu vendes un producto o servicio. Es una “recaudación” que tu empresa hace para Hacienda.

El problema viene cuando la balanza se descompensa: en las facturas que tú emites a tus clientes, no se te olvida recaudar el IVA para Hacienda, el IVA repercutido. Pero en numerosas ocasiones, las empresas no contabilizan el IVA soportado (el IVA procedente de sus gastos) porque hacerlo requiere mucho tiempo y esfuerzo.

Al finalizar el trimestre y mostrar los resultados se calcula la diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado.

• Si el IVA soportado es más elevado, Hacienda tendrá que devolverte la diferencia.
• Si el IVA repercutido es mayor, tendrás que pagarle a Hacienda.

En cualquiera de los dos casos, te sale muy rentable contabilizar el IVA repercutido para poder ahorrar o disminuir los impuestos lo máximo posible. Y para ello, es imprescindible tener una herramienta que no pase nada por alto. Así como un proceso instaurado en la empresa para que cada empleado sepa qué tiene que hacer con el ticket o el recibo al realizar un gasto para la misma.

Recuperar del IVA soportado a partir de los tickets y recibos de gastos de la empresa

Sin las herramientas adecuadas, la recuperación del IVA puede ser un proceso tedioso y un auténtico quebradero de cabeza para los equipos de contabilidad. Por este motivo, muchas empresas prefieren asignar dichos recursos a otras tareas más relevantes y ágiles y se olvidan del IVA soportado. Aquí es donde entra Payhawk entra en acción. Con la solución de gestión de gastos de Payhawk, puedes clasificar correctamente tus recibos para reclamar la devolución del IVA de una forma ágil y fácil.

La solución de gestión de gastos de Payhawk está diseñada para ayudar a las empresas a realizar fácilmente un seguimiento de los gastos y así aprovechar los valiosos reembolsos. Estas son algunas de sus principales ventajas:

1. Puedes asegurarte de que todos los recibos y facturas se concilian correctamente utilizando la solución Payhawk. Cuando un usuario paga con la tarjeta Payhawk, solo tiene que hacer una foto del recibo y la tecnología OCR extrae automáticamente todos los datos. A continuación, el usuario tiene que seleccionar una categoría para el gasto (de entre las categorías que el equipo financiero haya creado) y listo.

2. No es necesario contratar a un equipo de contables ni pasar horas investigando cómo presentar correctamente las declaraciones de gastos cada mes. En Payhawk, nuestro software hace este trabajo de forma autónoma.

3. No tienes que invertir tu valioso tiempo en perseguir recibos porque el software y la aplicación tienen notificaciones automáticas que llegan con antelación.

Crea oportunidades para ahorrar más dinero

La solución de automatización de la gestión de gastos de Payhawk te permite realizar un seguimiento exhaustivo y gestionar todos los gastos de la empresa, desde un mismo lugar.

Pongamos como ejemplo la empresa alemana ATU. La cadena de talleres de automóviles y tiendas minoristas, con más de 1.000 millones de euros en ventas anuales y más de 10.000 empleados, se pasó a Payhawk hace tres años. Sólo en el primer año, la empresa consiguió recuperar aproximadamente 2 millones de euros en reclamaciones de impuestos del IVA al registrar y categorizar correctamente tus recibos.

Además de este ahorro, la automatización del proceso ha tenido un efecto espectacular en la moral y la productividad del departamento financiero. "Payhawk es la solución que estábamos buscando. Estamos reduciendo los gastos de caja a cero y creando un entorno de trabajo muy flexible, seguro y transparente", explicó Sebastian Jarankowski, Director Financiero de ATU.

Integración con 60dias para ayudar a las empresas a recuperar el IVA

Tenemos una integración directa con la empresa de recuperación del IVA 60dias. Nuestra asociación nos permite reunir dos soluciones complementarias (recuperación del IVA, incluidos los recibos atrasados, y gestión de gastos) que ayudan a las empresas a reducir costes sin perder productividad.

El impacto en la tesorería de una empresa puede ser enorme. "La recuperación del IVA puede ser retroactiva por un periodo de hasta cuatro años en algunos casos", explica Sergio Pérez Vegas, socio director técnico (e inspector de Hacienda en excedencia especializado en IVA) de 60dias. "Es decir, se puede recuperar el IVA de recibos de hace dos años y notar el beneficio antes de que acabe este año". Qué empresa no querría algo así.

Potencia y mejora tus devoluciones de IVA

Los mercados del Reino Unido y la UE están diseñados para que las empresas puedan reclamar el impuesto que han pagado por bienes y servicios. Si has estado pagando IVA por los gastos de tu empresa, es más que probable que tengas derecho a recibir una devolución cuando presentes la declaración trimestral del IVA.

Pero, ¿cómo puedes asegurarte de obtener todas las ventajas? Empieza por automatizar la gestión de tus gastos, lo que incluye clasificar con precisión tus recibos, conciliar tus facturas y solicitar la devolución del IVA al que tienes derecho por ley.
Aprende a reclamar el IVA de los gastos de tu empresa con las tarjetas, el software y las integraciones de Payhawk. Reserva una demo hoy mismo.