Digitalizar los procesos financieros para poder escalar

VICIO ha creado una experiencia gastronómica que va más allá de hacer las mejores hamburguesas y de llenar estómagos. Es un movimiento que abandera la liberación ante la limitación: En un mundo en el que los mensajes de tener una vida sana y equilibrada son constantes, VICIO te acompaña en esos días en los que, por haber tenido un buen o mal día, quieres salir de lo establecido. Esto es VICIO, el restaurante en casa.

Hemos tenido el placer de hablar largo y tendido con Adrià Vázquez, Director Financiero de VICIO. La conocida marca de delivery ha crecido de forma exponencial y ha tenido que enfrentarse a retos financieros para conseguir todos y cada uno de sus hitos. Adrià, a parte de liderar la parte financiera la de la empresa (tesorería, contabilidad, planning y análisis) también es el responsable de las compras, el supply chain y la parte legal de la compañía.

El CFO de hoy no solo tiene que llevarse bien con los números, también juega un rol esencial en la fijación de objetivos, la creación de la estrategia y el cumplimiento de la misma. Verás ejemplos reales a lo largo del caso VICIO. Payhawk es una piedra angular en ese proceso.

¿Qué le importa a un CFO del sector hostelero en una empresa en crecimiento?

“Una de mis responsabilidades principales es asegurar la fiabilidad máxima de los números antes de pasar al reporting. Después, basándome en ese reporte, necesito facilitar a todos los equipos las herramientas y los medios necesarios para cumplir nuestros objetivos” explica Adrià Vazquez. “En el mundo de la restauración los jugadores estrella son el equipo de operaciones. Nosotros tenemos que apoyar su trabajo para que todo salga bien y lo más rápido posible. Pero sin arriesgar en ningún momento la calidad de nuestro producto y nuestra experiencia”.

VICIO es una empresa que cree en la digitalización y la automatización de los procesos financieros, no porque haya tenido que adaptarse a los nuevos tiempos sino porque ha nacido en esta nueva realidad. No es eficaz enfrentarse a los retos financieros de la actualidad con las herramientas del pasado.

Previamente utilizaban otro software de gestión de gastos: “Con la herramienta que utilizábamos antes, no sé si por un tema de ajustes o por usabilidad, no conseguíamos la información que necesitábamos en cada momento y un equipo como el nuestro no puede sentirse “a ciegas” en su día a día”.

Fue entonces cuando a VICIO le entraron ganas de Payhawk.

La vida antes de Payhawk vs. la vida después de Payhawk

Antes de implementar Payhawk la empresa hacía transferencias o liquidaciones de gastos semanales a los empleados. Éstos se acercaban a la persona responsable de tesorería y le entregaban un fajo de recibos. La persona responsable no tenía más remedio que invertir gran parte de su jornada laboral en contabilizar y registrar los gastos y, por último, hacer transferencias a los empleados lo antes posible.

Con Payhawk el proceso es sencillo: se realiza una compra con la tarjeta Payhawk (física o virtual), se saca una foto del recibo, se sube a la app y ya. Sin necesidad de introducir datos de forma manual, guardar recibos en los bolsillos ni hacer reembolsos.

Según Adrià Vazquez: “Este proceso es mucho más barato para la empresa (en tiempo y dinero), prácticamente elimina la posibilidad de que haya errores en los reportes y, lo más importante, permite que mi equipo se centre en tareas estratégicas. Nos agiliza mucho el trabajo y el día a día”.

Encontrar nuevas oportunidades de ahorro

Gracias a la trazabilidad y a la precisión de los datos de Payhawk, VICIO es capaz de optimizar sus gastos, establecer prioridades y encontrar nuevas oportunidades de ahorro: “Si viendo los reportes de gasto me doy cuenta de que estamos invirtiendo una cantidad considerable en hoteles, por ejemplo, entiendo que es importante que me siente a negociar con una cadena de hoteles un precio cerrado. Los reportes me ayudan a establecer prioridades y optimizar los gastos para cumplir nuestros objetivos”.

Los reportes en tiempo real te ayudan a tomar decisiones a tiempo

“El real-time tracking es uno de los valores añadidos que aporta Payhawk. Al automatizar la inserción de datos, ahorramos mucho tiempo en tareas manuales y repetitivas. Tiempo que el equipo dedica a analizar los reportes y tomar decisiones ventajosas y beneficiosas para la empresa”.

Con Payhawk no hay sustos ni sorpresas a final de mes, al contrario, las empresas que hacen uso de esta solución son capaces de anticiparse y tomar decisiones inteligentes.

Validar y replicar, una de las claves del éxito de VICIO

Sin lugar a dudas VICIO ha irrumpido muy fuerte en el sector de la hostería y el delivery. Lo que han conseguido en un par de años ha dejado boquiabiertos a muchos empresarios. Pero, ¿cómo lo han conseguido? ¿Cuál es el modus operandi de una empresa que crece a esa velocidad?

Adrià nos cuenta: “Cuando quieres escalar tan rápido, todos los procesos que creas tienen que ser replicables a una escala mayor. Con Payhawk implementado, tenemos la visibilidad y el control de los gastos aunque los recibos y las facturas se multipliquen. Cosa que no podríamos asumir tan fácilmente haciendo el proceso de forma manual. Personalmente no entiendo otra forma de trabajar en mi departamento, sería ilógico dejar de automatizar los procesos repetitivos que la tecnología puede hacer más rápido y sin errores. Mi equipo y yo estamos para supervisar y tomar decisiones, no para meter datos en programas”.

No se trata de trabajar más, sino de hacerlo de forma más inteligente. “Como decía antes VICIO tiene planes de crecimiento muy ambiciosos, estamos creando algo grande, pero el capital es limitado. Y cuando el capital es limitado, tienes que saber exactamente cuáles son las fichas que vas a mover, porque tienes que apostar por aquello que traerá una mayor rentabilidad. La trazabilidad de Payhawk nos ayuda a invertir el cash en aquello que va a generar un retorno".

Entregar tarjetas para tener un mayor control

Las tarjetas de Payhawk ofrecen configuraciones a medida: presupuestos individuales o por equipo, cantidad de gasto máxima por día, cantidad máxima por transacción, flujos de aprobación personalizados de varios niveles,...

Adrià decidió emitir tarjetas poco a poco, según nos cuenta “es nuestra responsabilidad verificar que los filtros que hemos dibujado para el uso de las tarjetas y para cumplir las políticas de gasto de la empresa son los adecuados. Nos hemos tomado la creación de estos filtros con mucha responsabilidad, evaluando todo tipo de contingencias y escenarios. Quizás el proceso haya sido más lento (poc a poc i bona lletra, como decimos en Cataluña), nos aseguramos de hacerlo bien. Después, como decía antes, podemos replicarlo y llevarlo a gran escala”.

Para el director financiero de VICIO y su equipo, el control lo es todo. “Sin la trazabilidad de Payhawk, no tendría el gasto bajo control y lo que no lo tengo controlado se me puede escapar y, lo que se me escapa, puede suponer un riesgo para la empresa. El control también nos ayuda a evaluar la rentabilidad de todo lo que hacemos, a ser mejores. No queremos controlar a las personas, contamos con un gran equipo lleno de profesionales y conocen de sobra las políticas de gasto de la empresa. Queremos controlar los números para anticiparnos y poner el foco en lo que verdaderamente importa en cada momento”.

La configuración de las tarjetas de Payhawk puede modificarse en todo momento y el cambio se realiza al instante. Se pueden solicitar fondos o congelar tarjetas a golpe de clic y eso, innegablemente, da mucha tranquilidad. Porque una vez que has gastado dinero en algo no se puede recuperar.

Por último, pero no por ello menos importante, “la herramienta Payhawk en sí es muy cómoda, está muy lograda. La usabilidad es excepcional y eso nos facilita el trabajo” confiesa el CFO de VICIO.

Valorando el tiempo y el conocimiento del equipo

“Valoro demasiado mi tiempo y, por ende, también el de los demás. Por eso no concibo que una persona en el equipo pase la gran parte de su jornada laboral introduciendo datos de forma manual en el sistema. Aparte de ser una tarea aburrida, es muy “time-consuming” y puede dar pie a errores. Cometer errores es parte de la condición humana, eso es así, no puedo esperar lo contrario.

Sin embargo, la tecnología sigue órdenes, reglas y pautas y las replica constantemente. Las personas tienen la capacidad de pensar nuevas estrategias, nuevas posibilidades de ahorro, nuevas formas de aumentar la rentabilidad... Ahí está la zona de genialidad de mi equipo, ahí es donde quiero que inviertan el mayor número de horas posibles. Creemos en la automatización de procesos financieros, hemos sido testigo de todo lo que pueden hacer y no estamos dispuestos a renunciar a ellos".

Que en VICIO valoran la calidad es un hecho y la calidad humana no podía a ser menos.

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