VICIO s'appuie sur Payhawk pour accélérer sa stratégie de croissance

VICIO a créé une expérience gastronomique qui va au-delà de la fabrication de (très) bons burgers : la start-up s’affranchit des codes. Dans un monde où les messages sur la nécessité d'une vie saine et équilibrée sont constants, VICIO vous accompagne les jours où, parce que vous avez passé une très bonne ou une mauvaise journée, vous avez une grosse faim.

Nous avons eu le plaisir de nous entretenir longuement avec Adrià Vázquez, DAF de VICIO. L’entreprise connaît une croissance exponentielle et a dû relever des défis financiers pour atteindre chacun de ses objectifs. Adrià Vázquez, en plus de diriger l'aspect financier de l'entreprise (trésorerie, comptabilité, planification et analyse), est également responsable des achats, de la chaîne logistique et de l'aspect juridique de l'entreprise.

Le DAF d'aujourd'hui ne se contente plus de gérer les finances de l’entreprise, il joue également un rôle essentiel dans la définition des objectifs, l'élaboration de la stratégie de croissance et sa mise en œuvre. Pour VICIO, Payhawk est la pierre angulaire de cette démarche.

Les enjeux de VICIO

"L'une de mes principales responsabilités est d'assurer la fiabilité maximale des chiffres avant la création de nos reportings. Ensuite, sur la base de ce reporting, je dois fournir à toutes les équipes les outils et les moyens nécessaires pour atteindre nos objectifs", explique Adrià Vazquez. "Dans le monde de la restauration, les équipes terrain jouent un rôle majeur. Nous devons soutenir leur travail pour que tout se passe bien et le plus rapidement possible. Mais sans jamais mettre en péril la qualité de notre produit et de notre expérience".

Entreprise “digital-native”, VICIO est une entreprise qui croit en la digitalisation et l'automatisation des processus financiers. Mais avant, les équipes VICIO utilisaient un autre logiciel de gestion des dépenses : "Avec l'outil que nous utilisions auparavant, je ne sais pas si c'était une question d'ajustement ou d’usage de l’interface mais nous n'avions pas assez de visibilité en temps réel, et une équipe comme la nôtre ne peut pas se sentir "aveugle" dans son travail quotidien".

Avant d’implémenter Payhawk, les remboursements manuels prenaient beaucoup de temps. L’équipe Finance devait gérer sur une base hebdomadaire les remboursements des notes de frais des salariés. Cette approche impliquait la collecte et la remise d'une pile de justificatifs au Responsable Trésorerie, une charge administrative conséquente et ainsi qu'une administration financière fastidieuse.

Les bénéfices de Payhawk pour VICIO

L’utilisation de Payhawk simplifie bien des choses :

Une interface utilisateur intuitive et facile à utiliser

Pour les frais professionnels, c’est très simple. Il suffit de payer sa transaction avec une carte de débit et de crédit Payhawk physique ou virtuelle, de prendre une photo du reçu, et de la télécharger via l'application. Plus besoin de manuellement des données, de garder ses tickets de caisse indéfiniment et d’attendre le remboursement.

Pour Adrià Vazquez, "Utiliser Payhawk est beaucoup plus rentable pour l'entreprise (à la fois en termes de temps et d'argent). Cela nous permet d’éliminer pratiquement tout risque d'erreur dans les rapports de notes de frais et, surtout, mon équipe a plus de temps pour se concentrer sur des tâches stratégiques. Payhawk nous permet d'accélérer considérablement notre travail et nos activités au quotidien".

Une nouvelle façon de faire des économies

Grâce à la traçabilité et à la précision des données de Payhawk, VICIO est en mesure d'optimiser ses dépenses, de fixer des priorités et de trouver de nouvelles opportunités d'économies : "Si en consultant les rapports de notes de frais, je constate que nous investissons des sommes considérables dans les hôtels, par exemple, alors nous allons essayer de négocier un prix fixe avec une chaîne d'hôtels. Ces reportings me permettent de définir des priorités et d'optimiser les dépenses pour atteindre nos objectifs", explique Adrià Vazquez.

Un reporting en temps réel

La visibilité des dépenses en temps réel a permis à VICIO de prendre des décisions plus judicieuses et d'agir plus rapidement, sans mauvaises surprises à la fin du mois : "L'automatisation de la saisie des données nous a épargnés un grand nombre de tâches manuelles et répétitives que nous devions effectuer auparavant. À la place, nous utilisons Payhawk pour analyser les rapports et prendre des décisions commerciales stratégiques qui profitent à notre entreprise", affirme Adrià Vazquez.

"Lorsque vous souhaitez évoluer rapidement, tous vos processus doivent être vraiment évolutifs. Grâce à Payhawk, nous assurons la visibilité et le contrôle des dépenses, même si le nombre de reçus et de factures augmente. Aujourd'hui, je ne peux plus imaginer que l'équipe financière travaille autrement ; nous avons éliminé un nombre considérable de missions chronophages grâce à la technologie et nous pouvons désormais accomplir des tâches plus rapidement et sans erreurs. Le rôle de mon équipe consiste à superviser et à prendre des décisions averties, et non à saisir des données dans des logiciels".

Les équipes de VICIO ont ainsi pu réinventer leur manière de travailler : "VICIO a des projets de croissance ambitieux, mais notre capital est limité. En tant qu'entreprise en croissance, nous avons certaines contraintes financières et devons calculer avec précision nos transactions. Nous calculons le ROI de toutes nos activités. La traçabilité de Payhawk nous permet de rationaliser notre budget et de gagner en efficacité économique" explique Adrià Vazquez.

Un plus grand contrôle des dépenses par carte de débit et de crédit

Payhawk permet aux start-ups (et scale-ups) comme VICIO d’avoir un contrôle complet sur leurs cartes d'entreprise (de débit et de crédit). Qu'il s'agisse de créer des budgets individuels ou d'équipe, de déterminer le montant maximum des dépenses par jour, de fixer des limites pour chaque transaction ou de mettre en œuvre des workflows d'approbation personnalisés à plusieurs niveaux, Payhawk permet aux entreprises d'adapter facilement leurs politiques de dépenses.

Pour le DAF et toute l’équipe des finances de VICIO, le contrôle est primordial : "Je suis convaincu que nous gérons mieux nos dépenses grâce aux contrôles personnalisables disponibles dans Payhawk et à la visibilité en temps réel. Tout ce qui sort du cadre de la politique peut représenter un risque pour l'entreprise. En gardant le contrôle, nous pouvons évaluer la rentabilité de nos actions et nous améliorer continuellement. Il ne s'agit pas de contrôler notre équipe, car nos collaborateurs sont très compétents ; il s'agit de contrôler les chiffres afin d'anticiper, d'établir des priorités et de se concentrer sur des enjeux plus importants", témoigne Adrià Vazquez.

Pour VICIO, la flexibilité est également essentielle, en particulier au moment où l'entreprise est en pleine expansion. Besoin de fonds supplémentaires ? De geler temporairement une carte ? Tout se fait en quelques clics.

Comme VICIO, vous souhaitez rationaliser la gestion des dépenses de votre entreprise et bénéficier de la flexibilité des cartes d’entreprise (de débit et de crédit) ? Réservez une démo sans plus attendre.