Skalieren und dabei Geschäftsausgaben einsparen

Herausforderungen vor Payhawk

Das Leben vor Payhawk bestand aus vielen zeitaufwendigen manuellen Erstattungen. Das Finanzabteilungsteam musste die wöchentlichen Kostenerstattungen für die Mitarbeiter manuell verwalten. Bei diesem Ansatz musste ein Stapel von Belegen gesammelt und an die Finanzabteilung weitergeleitet werden — und das bedeutete eine Menge mühsamer Finanzverwaltung, einschließlich manueller Überweisungen.

"Eine meiner Hauptaufgaben ist es, die größtmögliche Zuverlässigkeit der Zahlen zu gewährleisten, bevor ich zum Reporting übergehe”, erklärt Finance Director Adrià Vázquez. „Eine meiner weiteren Hauptaufgaben ist die Unterstützung des Operationsteams. Wir müssen ihre Arbeit supporten, damit alles so nahtlos wie nur möglich läuft. Aber ohne dabei zu irgendeinem Zeitpunkt die Qualität unseres Produkts zu gefährden."

Als schnell wachsendes Unternehmen glaubt VICIO an die Digitalisierung, Automatisierung und smarte Technologie.

Einsparung und Vereinfachung von Finanzvorgängen

Der Alltag sieht dank Payhawk nun viel einfacher aus. Der Prozess besteht jetzt darin, mit einer physischen oder virtuellen Payhawk-Firmenkarte zu bezahlen, ein Foto des Beleges zu machen und diesen über die App hochzuladen, ohne dass Daten manuell eingegeben, Belege mitgeführt oder Erstattungen ausgestellt werden müssen.

"Der Prozess mit Payhawk ist für das Unternehmen viel kosteneffizienter (sowohl in Bezug auf Zeit als auch auf Geld). Die Möglichkeit von Fehlern in der Spesenabrechnung ist praktisch ausgeschlossen, und – was am wichtigsten ist – mein Team kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren. Das beschleunigt unsere Arbeit und unser tägliches Leben sehr", sagte Adrià.

Nach Ansicht von Adrià Vazquez ist dieses neue Verfahren ein Wendepunkt. Es senkt die Unternehmenskosten und darüber hinaus werden Fehler in den Spesenabrechnungen vermieden und der Abgleich sowie der Monatsabschluss beschleunigt. Vor allem aber kann sich das Team von Adrià nun auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Nehmen wir zum Beispiel Einsparungen. "Wenn ich mir die Spesenabrechnungen ansehe und feststelle, dass wir zum Beispiel eine beträchtliche Summe in Hotels investieren, dann verstehe ich die Notwendigkeit, mich mit einer Hotelkette zusammenzusetzen und einen festen Preis auszuhandeln", sagte Adrià. "Die Berichte helfen mir, Prioritäten zu setzen und die Ausgaben zu optimieren, um unsere Ziele zu erreichen."

Skalierung leicht gemacht dank intelligenter Technik

Der Einblick in die Ausgaben in Echtzeit hat VICIO geholfen, bewusste Entscheidungen zu treffen und schneller handeln zu können.

"Die Automatisierung der Dateneingabe hat uns von so vielen manuellen und sich wiederholenden Aufgaben befreit. Stattdessen nutzen wir unsere neu gewonnene Zeit, um Berichte zu analysieren und strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen, die unserem Unternehmen zugutekommen" so Adrià.

"Wenn Sie eine schnelle Skalierung anstreben, müssen alle Ihre Prozesse wirklich skalierbar sein. Payhawk ermöglicht uns einen Überblick und Ausgabenkontrolle; selbst wenn die Zahl der Belege und Rechnungen steigt”, so Adrià weiter. „Ich kann mir nicht mehr vorstellen, dass das Finance Team anders arbeitet. Dank der Technologie können wir wiederholende Aufgaben vermeiden und Dinge schneller und ohne Fehler erledigen."

"Die Rückverfolgbarkeit von Payhawk gibt uns die Möglichkeit, unser Geld dort zu investieren, wo es die größte Rentabilität bringt."

Es geht nicht darum, härter zu arbeiten, sondern intelligenter, erklärte Adrià. "VICIO hat ehrgeizige Wachstumspläne. Wir bauen etwas Monumentales auf, aber unser Kapital ist begrenzt. Als Scale-up-Unternehmen haben wir bestimmte finanzielle Rahmen und müssen unsere Schritte genau kalkulieren. Wir versuchen immer, auf die Initiativen zu setzen, die den höchsten Ertrag versprechen. Die Rückverfolgbarkeit von Payhawk ermöglicht es uns, unser Geld dort zu investieren, wo es die größte Rentabilität bringt."

Kontrolle der Firmenkartenausgaben

Mit Payhawk können Scale-ups wie VICIO ihre Ausgaben mit intelligenten Firmenkarten vollständig kontrollieren. Von der Erstellung von Einzel- oder Teambudgets und der Festlegung des maximalen Ausgabenbetrags pro Tag bis hin zur Festlegung von Limits für jede Transaktion und der Implementierung von mehrstufigen, benutzerdefinierten Genehmigungsabläufen – Payhawk stellt sicher, dass Unternehmen ihre Ausgabenpolitik perfekt anpassen können.

Für den CFO von VICIO und das gesamte Finanzabteilungsteam steht die Kontrolle an erster Stelle.

"Ich bin zuversichtlich, dass wir dank der Ausgabenkontrolle von Payhawk und der Echtzeit-Übersicht über die Ausgaben die Kontrolle über unsere Ausgaben haben", sagte Adrià. "Alles Ungewöhnliche könnte ein Risiko für das Unternehmen darstellen. Indem wir ein starkes Gefühl der Kontrolle behalten, können wir die Rentabilität unseres Handelns bewerten und uns kontinuierlich verbessern. Es geht nicht darum, unser Team zu kontrollieren, denn wir haben eine sehr fähige Gruppe von Fachleuten; es geht darum, die Zahlen zu kontrollieren, um vorausschauend zu handeln, Prioritäten zu setzen und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist."

Flexibilität ist auch für VICIO von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei der Skalierung des Unternehmens. Benötigen Sie zusätzliche Mittel? Kein Problem. Sie möchten eine Firmenkarte vorübergehend sperren? Es ist nur einen Klick entfernt. Die integrierten Firmenkartenkontrollen von Payhawk bedeuten, dass das Finanzabteilungsteam das Ausgabenmanagement laufend aktualisieren kann, um die Ausgaben des Unternehmens kontinuierlich zu optimieren.

Es sind nicht nur die leistungsstarken Funktionen, die Payhawk für Vicio auszeichnen, sondern auch das schlanke und intuitive Nutzererlebnis. Durch die Optimierung der Arbeitsabläufe mit Payhawk kann sich das Finance Team problemlos auf seine Kernaufgaben konzentrieren, seine Aufgaben reibungslos und effizient erledigen und Verbesserungsvorschläge machen.

Payhawk-Firmenkarten bieten umfassende Funktionen, anpassbare Kontrollen und eine nahtlose Benutzererfahrung. Von zeitsparenden Anpassungsoptionen bis hin zu einer beispiellosen Rückverfolgbarkeit können Unternehmen die Leistungsfähigkeit von Payhawk nutzen, um die Kontrolle zu behalten, Risiken zu antizipieren und ihre Finanzvorgänge zu optimieren.

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