Opschalen, besparen en controle over uitgaven bij VICIO

Het leven vóór Payhawk

Het leven vóór Payhawk bestond uit veel tijdrovende handmatige vergoedingen. Het financiële team moest wekelijks onkostenvergoeding voor werknemers beheren. Dit proces bestond uit het verzamelen en overhandigen van een stapel bonnetjes aan de financiële afdeling — en een hoop financiële administratie, waaronder handmatige overschrijvingen.

"Een van mijn belangrijkste verantwoordelijkheden is ervoor te zorgen dat de cijfers zo betrouwbaar mogelijk zijn voordat we verder gaan met de rapportage," legt Finance Directeur, Adrià Vázquez uit. "Daarnaast zorg ik ervoor dat het operationeel team hun werk goed en vlot kan uitvoeren door het bieden van de juiste ondersteuning. Maar zonder de kwaliteit van ons product en onze ervaring op het spel te zetten".

Als snelgroeiende scale-up gelooft VICIO in digitalisering, automatisering en goede technologie. En het team wist dat zijn vorige software voor uitgavenbeheer gewoon niet voldeed.

"Met de tool die we voorheen gebruikten, hadden we geen zicht op bepaalde informatie. Ik wist niet waar ik aanpassingen moest maken en kon dingen niet snel genoeg ontdekken," vervolgt Adrià.

Besparing en vereenvoudiging van financiële activiteiten

Sinds het gebruik van Payhawk is alles een stuk eenvoudiger. Het proces bestaat nu uit het betalen met een fysieke of virtuele Payhawk-kaart, het maken van een foto van de ontvangstbon, en deze uploaden via de app, zonder handmatig gegevens in te voeren, bonnetjes mee te nemen of vergoedingen uit te betalen.

"Het proces met Payhawk is veel kosteneffectiever voor het bedrijf (zowel in tijd als in geld). Fouten in onkostennota's zijn praktisch uitgesloten en, wat nog belangrijker is, mijn team kan zich richten op strategische taken. Het versnelt ons werk en dagelijks leven enorm," verzekert Adrià ons.

Volgens Adrià Vazquez is dit nieuwe proces een revolutie. Het verlaagt de kosten voor het bedrijf, zowel in tijd als in geld. Bovendien elimineert het fouten in onkostendeclaraties en gaat de afstemming en maandafsluiting een stuk sneller. Het grootste voordeel wat echter behaald wordt is dat Adrià's team nu haar aandacht kan richten op strategische en omzetverhogende taken.

Denk aan besparingen. "Als ik naar de onkostendeclaraties kijk en zie dat we bijvoorbeeld een aanzienlijk bedrag investeren in hotels, dan begrijp ik de noodzaak om aan tafel te gaan zitten en te onderhandelen over een vaste prijs met een hotelketen," aldus Adrià. "De rapporten helpen me prioriteiten te stellen en kosten zo te optimaliseren dat we onze doelen bereiken."

Eenvoudig opschalen met slimme technologie en realtime rapportage

Inzicht in realtime kosten heeft VICIO geholpen slimmere beslissingen te nemen en sneller te handelen, zonder eventuele onaangename verrassingen aan het einde van de maand.

"Het automatiseren van gegevensinvoer heeft de handmatige en herhalende taken geminimaliseerd. Nu gebruiken we de overgebleven tijd om rapporten te analyseren en strategische beslissingen te nemen die de ontwikkeling van het bedrijf ten goede komt," aldus Adrià.

"Als je snel wilt opschalen, is het belangrijk dat je processen echt schaalbaar zijn. Met Payhawk, hebben we inzicht en houden we controle over de kosten, zelfs als het aantal bonnetjes en facturen toeneemt," vervolgt Adrià." Ik kan me nu niet meer voorstellen dat we eerst anders werkten; dankzij de technologie hebben we geen herhalende taken meer en handelen we dingen sneller en foutloos af. Mijn team en ik zijn hier om toezicht te houden en weloverwogen beslissingen te nemen, niet om gegevens in programma's in te voeren."

"De traceerbaarheid van Payhawk stelt ons in staat om geld te investeren waar het de meeste winst oplevert."

Het gaat niet om harder werken; het gaat om slimmer werken, legt Adrià uit. "VICIO heeft ambitieuze groeiplannen. We bouwen iets groots, maar ons kapitaal is beperkt. Als scale-up hebben we bepaalde financiële beperkingen en moeten we onze stappen nauwkeurig berekenen. We proberen altijd in te zetten op initiatieven die het hoogste rendement beloven. De traceerbaarheid van Payhawk stelt ons in staat om geld te investeren waar het de meeste winst oplevert."

Kaartuitgaven onder controle houden

Met Payhawk kunnen scale-ups zoals VICIO hun uitgaven volledig beheren met slimme betaalkaarten. Van het creëren van individuele of teambudgetten en het bepalen van en maximale budget per dag tot het instellen van limieten voor elke transactie en het implementeren van aangepaste goedkeuringsstromen op meerdere niveaus: Payhawk zorgt ervoor dat bedrijven hun uitgavenbeleid perfect op maat kunnen maken.

Voor de CFO van VICIO en het hele financiële team is controle zeer belangrijk.

"Als geld eenmaal is uitgegeven, kan het niet meer worden teruggehaald.”

*"Ik ben ervan overtuigd dat we onze uitgaven onder controle hebben dankzij het uitgavenbeheer van Payhawk en realtime overzicht van de kosten," *aldus Adrià. "Alles wat buiten het beleid valt, kan een risico vormen voor het bedrijf. Door echt controle te behouden, kunnen we de winstgevendheid van onze acties evalueren en ons voortdurend verbeteren. Het gaat niet om het controleren van ons team, want we hebben een zeer capabele groep professionals; het gaat om het controleren van de cijfers om te anticiperen, prioriteiten te stellen en te focussen op wat echt belangrijk is."

Flexibiliteit is ook van cruciaal belang voor VICIO, met name bij schaalvergroting. Heb je extra geld nodig? Geen probleem. Wil je een kaart tijdelijk blokkeren? Dat is met één klik geregeld. Dankzij de ingebouwde kaartcontroles van Payhawk kan het financiële team het kostenbeheer voortdurend bijwerken en zo de uitgaven van het bedrijf optimaliseren.

"Als geld eenmaal is uitgegeven, kan het niet meer worden teruggehaald,” vervolgt Adrià.

Het zijn niet alleen de krachtige functies die Payhawk zo bijzonder maken voor Vicio; het is ook een gestroomlijnde en intuïtieve gebruikerservaring. Nu Payhawk de workflow goed loopt, kan het financiële team zich gemakkelijk concentreren op zijn kerntaken, soepel en efficiënt door zijn taken navigeren en verbeterpunten voorstellen.

De betaalkaarten van Payhawk bieden uitgebreide functies, aanpasbare controles en een naadloze gebruikerservaring. Van tijdbesparende aan te passen opties tot ongeëvenaarde traceerbaarheid: bedrijven behouden met Payhawk de controle, kunnen sneller anticiperen op risico's en hun financiële activiteiten optimaliseren.

Payhawk ook inzetten?

Wil je het kostenbeheer van je bedrijf stroomlijnen en kostbare tijd besparen? Geïnteresseerd in de flexibiliteit van creditcards voor je bedrijf? Boek vandaag een demo en ontdekl de mogelijkheden van slimmer kostenbeheer met Payhawk.