Video: Wat is de beste manier om kaartbetalingen te reconciliëren?

Het belang van kaartreconciliatie

Ook een goede kaartreconciliatie is essentieel voor bedrijven. Het financiële team moet creditcard- of betaalkaarttransacties vergelijken met de bijbehorende bonnetjes en facturen om te controleren of uitgaven kloppen, om fraude te voorkomen en om ontbrekende informatie te identificeren.

Financiële teams voeren reconciliatie van zakelijke creditcards zeer regelmatig uit, vaak elke dag, week of maand. Welk interval bedrijven ook hanteren, zonder de juiste technologie is het een handmatig proces dat veel tijd kost.

De grootste uitdagingen met reconciliatie

Bij het reconciliëren van hun financiële administratie kunnen bedrijven te maken krijgen met verschillende obstakels. Dit zijn enkele van de grootste uitdagingen:

1. Aantal transacties: als een bedrijf een groot aantal transacties heeft, kan het veel tijd kosten om die allemaal te reconciliëren. Als dat niet goed beheerd wordt, kan dat leiden tot fouten of inconsistenties.
2. Discrepanties of fouten: het identificeren van discrepanties of fouten kan een uitdaging zijn, vooral als er meerdere gegevensbronnen zijn of als de administratie niet up-to-date gehouden wordt.
3. Menselijke fouten: er kunnen fouten gemaakt worden tijdens de reconciliatie, vooral als je team die handmatig uitvoert. Dat handmatige proces kan leiden tot onjuiste gegevens of fouten die moeilijk te detecteren zijn.
4. Timing: als je het reconciliatieproces niet op tijd afrondt, zal het niet meevallen om fouten en discrepanties te identificeren en op te lossen. Dat kan leiden tot vertragingen in de financiële rapportage of tot onjuiste jaarrekeningen.
5. Gebrek aan middelen: als een bedrijf niet beschikt over de noodzakelijke middelen, zoals personeel of technologie, dan wordt het moeilijk om de vele transacties bij te houden en de nauwkeurigheid te waarborgen.
6. Complexe transacties: sommige transacties zijn ingewikkeld, bijvoorbeeld omdat ze betrekking hebben op meerdere mensen of valuta's. Dat kan de reconciliatie nog uitdagender en tijdrovender maken.

Bedrijven implementeren vaak technologie om het reconciliatieproces te stroomlijnen en fouten te verminderen. Dat kan bijvoorbeeld geautomatiseerde reconciliatiesoftware, uitgavenbeheeroplossingen of ERP- en boekhoudsoftware zijn.

Hoe kan Payhawk reconciliatie in jouw bedrijf stroomlijnen?

Bekijk de video en hoor hoe het team van Essentia Analytics in Londen snel rendement behaalde na de implementatie van Payhawk. En hoe zij met onze oplossing voor uitgavenbeheer, inclusief zakelijke betaalkaarten en een integratie met Xero-boekhoudsoftware, fouten in gegevens vermijden

Het team van Essentia Analytics heeft de maandafsluiting gehalveerd van tien tot vijf dagen.

Snelle, nauwkeurige reconciliaties met Payhawk

Payhawk kan je helpen om foutloze, realtime reconciliaties uit te voeren.

De grootste voordelen zijn onder andere:

• Btw-terugvorderingen (met minder ontbrekende bonnetjes)
• Geen tijdrovende handmatige invoer en matchen van gegevens meer
• Geen fouten en veel nauwkeurigere resultaten dankzij het vastleggen van gegevens
• En geen tijd verspild aan het najagen van bonnetjes
• Real-time inzicht

Wil je zien hoe Payhawk reconciliaties kan verbeteren in jouw bedrijf? Boek vandaag nog een demo.