Betaalkaarten in 2024: Een uitgebreid overzicht

Een zakelijke betaalkaart is een soort betaalkaart die door banken of kredietverenigingen wordt uitgegeven aan organisaties in plaats van aan individuen. Hiermee kan de geautoriseerde gebruiker meestal zakelijke uitgaven doen zonder zijn eigen persoonlijke creditcard te gebruiken. Er zijn veel oplossingen voor bedrijfskaarten op de markt en de voordelen voor bedrijven met gekoppelde software voor uitgavenbeheer zijn onder andere verbeterde efficiëntie, minder papierwerk, verbeterde beveiligingsfuncties, fraudebescherming en nog veel meer.

De basisprincipes van zakelijke betaalkaarten

Zakelijke betaalkaarten worden vaak gebruikt voor bedrijfsgerelateerde kosten zoals reiskostenbeheer, amusement, dagvergoedingen, kantoorbenodigdheden en meer. Ze bieden gedetailleerde rapporten over wat er is gekocht en wie de aankoop heeft gedaan, zodat financiële teams de boekhouding snel en eenvoudig kunnen bijhouden en afronden. De voorwaarden van elke kaart kunnen variëren afhankelijk van de uitgever, maar de meeste betaalkaarten hebben functies zoals onkostendeclaraties, beloningspunten of cashbackprogramma's waarmee het bedrijf geld kan besparen en efficiënter aankopen kan doen.

In combinatie met moderne software voor uitgavenbeheer kunnen betaalkaartoplossingen extra voordelen bieden, zoals:

● Directe integratie met boekhoud- en ERP-systemen voor realtime afstemming van uitgaven
● Uitgavenbeleid op maat om bedrijfsuitgaven te stroomlijnen
● Automatisch blokkeren van personeelskaarten die de limiet overschrijden of twijfelachtige activiteiten uitvoeren
● Met één klik onkosten goedkeuren buiten kantoor voor alle kaarten binnen het bedrijf
● Geautomatiseerde meldingen van onkostenvergoedingen

Waarom investeren in betaalkaarten in 2023?

Wil je de bedrijfsfinanciën stroomlijnen door een oplossing voor betaalkaarten te implementeren binnen je organisatie? Enkele van de grootste voordelen van betaalkaarten in 2023[1] zijn:

1. Verbeterde fraudebescherming en beveiliging: Betaalkaarten bieden een extra beveiligingslaag tegen fraude omdat ze niet direct gekoppeld zijn aan de bankrekening of persoonlijke creditcardgegevens van een individu. Dit helpt zowel de financiën als de reputatie van het bedrijf te beschermen als er frauduleuze activiteiten plaatsvinden. In plaats van één kaart/rekening te gebruiken om alle bedrijfsuitgaven te beheren, hebben je werknemers nu hun eigen kaarten met aangepaste beleidsregels
2. Verbeterde kasstroomcontrole: Met betaalkaarten kunnen financiële teams bedrijfsuitgaven op een meer gedetailleerd niveau beheren (uitgaven toewijzen per afdeling, rol in het bedrijf en beheer van meerdere entiteiten in verschillende valuta.)
3. Automatisering van de boekhouding: Betaalkaarten kunnen helpen het papierwerk te verminderen door het onkostendeclaratieproces te stroomlijnen. Met functies zoals aangepaste kaartlimieten,automatische blokkering van kaarten en aangepaste workflows voor goedkeuring van uitgaven kunnen boekhoudteams onnodige overbesteding voorkomen, rapporten en inzichten in realtime krijgen en twee uur per dag besparen terwijl ze er toch voor zorgen dat noodzakelijke aankopen op tijd worden gedaan.
4. Directe integraties met boekhoudsystemen van bedrijven: met realtime gedetailleerde rapporten die beschikbaar zijn bij de uitgever en directe integratie met de meeste softwaresystemen voor onkostendeclaraties, is het voor bedrijven veel gemakkelijker geworden om uitgaven bij te houden zonder dat ze elke transactie handmatig in hun boekhoudsysteem hoeven in te voeren.
5. Beloningen, extraatjes en cashback voor werknemersbetaalkaarten: Bedrijven die extra geld willen besparen op hun omzet zullen blij zijn te horen dat veel uitgevers van bedrijfskaarten beloningen en extraatjes aanbieden aan kaarthouders, zoals cashback of partnerkortingen. Dergelijke beloningen kunnen worden gebruikt als een voordeel voor medewerkers of om zakelijke uitgaven te compenseren

Kortom, betaalkaarten bieden talloze voordelen voor grote en kleine bedrijven, van verbeterde efficiëntie tot verhoogde beveiliging tegen fraude. Als je op zoek bent naar een gemakkelijke manier om de uitgaven van je bedrijf te beheren en toch een goed overzicht over de uitgaven te behouden, overweeg dan om te investeren in betaalkaarten.

Hoe werken zakelijke betaalkaarten?

Bedrijven maken gebruik van betaalkaartaanbieders om kaarten uit te geven op naam van het bedrijf, in plaats van op naam van een individuele medewerker. Dit betekent dat het bedrijf verantwoordelijk is voor het terugbetalen van het saldo, in plaats van de individuele kaarthouder. Het bedrijf kan dan een systeem opzetten om uitgaven af te stemmen en ervoor zorgen dat ze worden gemaakt voor legitieme zakelijke doeleinden.

Bedrijven geven hun medewerkers betaalkaarten om verschillende redenen, maar in de eerste plaats om het uitgavenbeheer te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Transacties met een betaalkaart zijn traceerbaar en kunnen gemakkelijk worden gecontroleerd op frauduleuze activiteiten. Daarnaast kunnen bedrijven waarschuwingen en meldingen instellen om uitgaven, kredietlimieten en andere activiteiten op de kaart te controleren.

Een populaire trend van de afgelopen jaren die in 2023 niet lijkt af te nemen, is het gebruik van virtuele betaalkaarten voor online transacties. Een virtuele betaalkaart is niet helemaal hetzelfde als een fysieke kaart, maar heeft in plaats daarvan een virtueel kaartnummer dat kaarthouders kunnen gebruiken voor online transacties. Het nummer kan worden gegenereerd voor een specifieke transactie of leverancier, wat een extra beveiligingslaag en controle over uitgaven biedt. Deze kaarten kunnen ook eenvoudig worden verbonden met de apparaten van werknemers via mobiele betaalserviceproviders van derden, zoals Google Pay en Apple Pay.

In tegenstelling tot fysieke kaarten kunnen virtuele kaarten vaak vrijwel onmiddellijk worden gebruikt, waardoor een bedrijf zijn medewerkers in staat kan stellen om binnen enkele seconden betalingen voor het werk te verrichten. Afhankelijk van de provider hebben virtuele kaarten ook dezelfde kaartcontroles als een fysieke kaart, inclusief kaartbevriezing, uitgavenlimieten en meer.

Of je nu kiest voor een fysieke of een digitale kaart, beide kunnen het uitgavenbeheerproces sterk vereenvoudigen, de controle en verantwoording vergroten en een betere beveiliging bieden dan traditionele betaalmethoden.

De magie van betaalkaarten samenbrengen

Betaalkaarten zijn een revolutie op het gebied van uitgavenbeheer en financiële controle. Bedrijven geven hun medewerkers betaalkaarten om het uitgavenbeheer te stroomlijnen en te vereenvoudigen, de controle en verantwoordelijkheid te vergroten, de veiligheid te verbeteren, de productiviteit te verhogen en verschillende beloningen en voordelen te krijgen. Met de innovatieve betaalkaartoplossing van Payhawk is het beheren van bedrijfsuitgaven een fluitje van een cent.

Ontdek hoe onze geavanceerde functies voor betaalkaarten, zoals verbeterde fraudebescherming, verbeterde controle over geldstromen en naadloze automatisering van de boekhouding, je organisatie naar nieuwe hoogten kunnen stuwen.

We laten graag onze klanten aan het woord, lees hoe AIOPSGROUP twee uur per dag bespaart met Payhawk. Of boek een demo om het zelf te zien met een virtuele rondleiding waarin al je vragen en unieke behoeften aan bod komen.