Jul 6, 2023
Leestijd: 4 minuten

Vereenvoudig het uitgavenbeheer voor je werknemers met virtuele betaalkaarten

Virtuele betaalkaarten voor werknemers - een werknemer gebruikt zijn kaart om reiskosten van werknemers te vergoeden
Samenvatting

Ben je al het gedoe van uitgavenbeheer voor medewerkers beu? Is fraudepreventie vaak een hele uitdaging? Duurt het veel te lang voordat de zakelijke betaalkaarten van je bank aankomen? Als dat je allemaal bekend in de oren klinkt, is het misschien tijd om virtuele betaalkaarten te overwegen.

Inhoudsopgave

    Virtuele betaalkaarten zijn een innovatieve betaalmethode die de voorbije jaren aan populariteit heeft gewonnen. Met deze oplossing krijgen gebruikers nagenoeg meteen toegang tot hun betaalkaarten (en het bijbehorende saldo). Zo kunnen kaarthouders sneller voor goederen en diensten betalen zonder dat ze op een fysieke betaalkaart hoeven te wachten. Bovendien kunnen kaarthouders ook gemakkelijk betalingen doen als ze hun portefeuille thuis hebben laten liggen.

    Klanten van Payhawk kunnen hun kaarthouders ook een zakelijke Visa-kaart verstrekken, in zowel fysieke als virtuele vorm, zodat werknemers in slechts enkele seconden kunnen betalen.

    Hoe werken virtuele betaalkaarten voor medewerkers?

    Virtuele betaalkaarten zijn digitale versies van zakelijke betaalkaarten, die kaarthouders kunnen gebruiken om online of fysiek te betalen. Bedrijven kunnen met deze virtuele betaalkaarten ook uitgavenlimieten instellen, transacties in real time volgen en uitgavenrapporten en terugbetalingen automatiseren.

    Virtuele betaalkaarten genereren voor elke transactie een unieke ID, die slechts eenmalig door een enkele werknemer kan worden gebruikt. Als iemand met een virtuele betaalkaart probeert te frauderen, zal dat niet lukken omdat de fraudeur geen toegang heeft tot de token die bij het afrekenen door je systeem wordt gegenereerd. Transacties die niet geautoriseerd worden, worden automatisch als verdacht aangemerkt.

    Met virtuele betaalkaarten kunnen medewerkers altijd en overal zakelijke kosten variërend van reiskosten tot kantoorbenodigdheden betalen en hoeven ze niet meer te wachten om terugbetaald te worden.

    Met virtuele betaalkaarten en uitgavenbeheersoftware wordt het bijhouden en rapporteren van uitgaven bovendien een makkie. De beste oplossingen voor kostenbeheer bieden innovatieve controle- en beveiligingsfuncties voor zowel fysieke als virtuele betaalkaarten.

    Zo bieden extra beveiligingsfuncties om fraude en ongeoorloofde aankopen te voorkomen, uitgavenlimieten en realtime meldingen voor verdachte transacties je meer controle en gemoedsrust.

    Kortom: virtuele betaalkaarten voor medewerkers zijn een eenvoudige en doeltreffende manier om hun zakelijke uitgaven te beheren als onderdeel van een uitgebreide oplossing voor kostenbeheer. Door het uitgavenbeheerproces te automatiseren, kunnen bedrijven bovendien niet alleen tijd en geld besparen, maar ook nauwkeuriger werken en het risico op fraude terugdringen.

    Bespaar tijd en neem controle met zakelijke betaalkaarten van Payhawk

    Voordelen van virtuele betaalkaarten voor bedrijven

    Virtuele betaalkaarten zijn een uitstekende oplossing die bedrijven kan helpen om:

    De kosten van uitgavenbeheer te beperken: de virtuele zakelijke betaalkaarten van Payhawk bieden een efficiëntere, voordeligere manier om uitgaven van werknemers te beheren. Medewerkers kunnen met hun virtuele betaalkaarten reizen, maaltijden en representatiekosten betalen zonder dat ze daarbij een fysieke betaalkaart bij zich hoeven te hebben of het bedrag zelf hoeven voor te schieten.

    Fraude te voorkomen: je krijgt meer inzicht in betalingen als medewerkers zakelijke betaalkaarten gebruiken. Dankzij onze realtime rapportage weet je altijd precies waar je geld naartoe gaat en wie wat waarom heeft uitgegeven.

    Boekhoudprocessen te automatiseren: financiële en managementteams moeten hun tijd kunnen besteden aan de belangrijkste zaken, zoals het analyseren van trends en het creëren van zakelijke kansen. Geautomatiseerde uitgavenbeheerprocessen zoals bonnetjes najagen en reconciliëren kunnen financiële teams elke dag uren werk besparen. Handmatige gegevensinvoer en het najagen van bonnetjes behoren tot het verleden.

    Hoe houden virtuele zakelijke betaalkaarten je geld veilig?

    Virtuele zakelijke betaalkaarten maken het ook gemakkelijker om je uitgaven te monitoren en je budget op koers te houden. Je kunt voor elke individuele medewerker, elk team of elk doel een specifieke kaart aanmaken, waardoor je veel beter inzicht krijgt in hoeveel geld er wordt uitgegeven en waarom.

    Virtuele zakelijke betaalkaarten zijn een uitstekende tool om je geld te beschermen als je online transacties uitvoert.

    De innovatieve oplossing voor virtuele betaalkaarten van Payhawk

    Onze oplossing voor virtuele betaalkaarten is een echte gamechanger voor bedrijven die hun financiële processen willen stroomlijnen. Dankzij integraties met interne boekhoudsystemen, uitgavenbeheer per team en automatische gegevensinvoer kunnen je financiën gemakkelijk op een centrale plek worden beheerd.

    Met bedrijfsbrede declaraties en de mogelijkheid om met een paar klikken al je abonnementen te beheren, helpen we je tijd te besparen en je uitgaven onder controle te houden. Als je elke online aankoop gemakkelijk kunt zien, kun je er ook zeker van zijn dat je team intelligente financiële keuzes maakt.

    Onze innovatieve oplossing voor virtuele betaalkaarten biedt veel voordelen in vergelijking met traditionele methoden, waaronder:

    1. Integraties met interne boekhoudsystemen
    Je kunt onze oplossing voor virtuele betaalkaarten gemakkelijk integreren met je bestaande boekhoudsysteem of ERP-software. Zo profiteer je van een naadloze gegevensstroom voor je uitgaven en eenvoudige reconciliatie zonder handmatige gegevensinvoer. De tijd die je bespaart, kun je dan investeren in de groei van je bedrijf.

    2. Uitgavenbeheer voor teams
    Met onze innovatieve virtuele betaalkaarten kun je voor elke medewerker een individuele uitgavenlimiet instellen en de aankopen in real time bijhouden. Daarnaast krijg je ook gedetailleerde rapporten voor teamuitgaven met informatie over het bedrag, het tijdstip en de medewerker die de aankoop heeft gedaan. Je kunt nu eindelijk alle bedrijfsuitgaven controleren en monitoren met een gebruiksvriendelijk dashboard (zelfs voor meerdere entiteiten).

    3. Automatisch invoeren van facturen (OCR)
    Met Payhawk kun je automatisch bonnetjes en facturen invoeren aan de hand van OCR-technologie. Je uitgavengegevens worden automatisch vastgelegd en verwerkt, zodat je tijd en geld bespaart op handmatige invoer. Met onze OCR-functionaliteit kun je bonnetjes en facturen met slechts een paar klikken in het systeem importeren.

    4. Bedrijfsbrede cashback
    Je bedrijf kan geld terugverdienen voor elke transactie met een Payhawk-kaart (zowel fysieke als virtuele betaalkaarten). Telkens als een van de kaarten wordt gebruikt, kun je een percentage cashback verdienen voor die transactie. Dat zorgt niet alleen voor een betere ROI, maar stimuleert ook de acceptatie van de oplossing bij bedrijven, waardoor het uitgavenbeleid beter wordt nageleefd.

    5. Abonnementen beheren met enkele klikken

    Dankzij onze abonnementenfuncties kun je met slechts enkele klikken gemakkelijk al je abonnementen beheren:

    • Instellen van terugkerende betalingen voor je abonnementen, zodat je nooit meer een betaling vergeet uit te voeren
    • Bijhouden van abonnementskosten en analyse van de uitgaven, zodat je altijd waar voor je geld krijgt
    • Aanpassen van abonnementsinstellingen, zodat je softwarepakket precies past bij de behoeften van jouw organisatie
    • Meldingen instellen voor abonnementen die binnenkort worden verlengd of opgezegd, zodat je nooit meer een belangrijke betaling vergeet

    6. Inzicht in elke online aankoop

    Waar is dat bonnetje naartoe? Waar heb ik die aankoop ook alweer gedaan? Daar hoef je je geen zorgen meer over te maken. Financiële teams kunnen alle transacties voor het hele bedrijf in real time zien op een enkel platform. Daarnaast hoeven ze niet meer elke transactie zelf te categoriseren, maar kunnen aanpasbare velden instellen op hetzelfde platform dat de kaarthouder gebruikt voor uitgaven.

    Een voorbeeld: marketingwonder Maksim heeft een nieuwe banner nodig voor een event. Die kan hij eenvoudig betalen met zijn virtuele betaalkaart. Hij kan het budget niet overschrijden doordat de uitgavenlimieten in de kaarten geïntegreerd zijn.

    Als hij zijn digitale factuur uploadt, kan hij eenvoudig een uitgavencategorie kiezen uit de lijst die door het financiële team en het management is bepaald. Zijn uitgave is nu vastgelegd en correct gecodeerd. Er hoeft niemand meer handmatig gegevens in te voeren, de btw kan eenvoudiger worden teruggevorderd en het uitgavenbeheer voor ROI en de begroting is meteen gemakkelijker.

    "Iedere kaarthouder kan alles zelf categoriseren om te zien waar het geld naartoe gaat", aldus Uchenna, Finance Manager bij MDM Props Ltd. "Dat is belangrijk omdat alle gegevens zo op een enkele plek worden bewaard en alle informatie over de uitgaven van het projectbudget wordt samengevoegd, zodat we kunnen nagaan wat we kunnen verbeteren. Bovendien hebben we nu genoeg tijd om proactief een projectanalyse uit te voeren omdat we niet langer eindeloos achter bonnetjes aan hoeven te zitten!"

    Hoe kan ik een virtuele betaalkaart van Payhawk krijgen?

    Nu we allemaal steeds meer online shoppen en digitaal betalen, zijn virtuele betaalkaarten een handige en veilige manier geworden om aankopen te doen. Bij Payhawk begrijpen we hoe belangrijk het is om betrouwbare en gebruiksvriendelijke zakelijke betaalkaarten te hebben voor online aankopen. Daarom zijn onze virtuele betaalkaarten binnen enkele seconden beschikbaar op je telefoon, zodat je ze na een paar keer tikken meteen kunt gebruiken.

    Zo kunnen onze klanten een virtuele betaalkaart van Payhawk krijgen:

    • Open de mobiele Payhawk-app en tik rechts onderaan op het kaartpictogram.
    • Hier kun je de gegevens van je virtuele betaalkaart bekijken en de kaart gebruiken voor al je online uitgaven.
    • Je kunt op de virtuele betaalkaart van Payhawk vertrouwen om naadloos en veilig online te shoppen.

    "Ik heb mijn fysieke kaart nog nooit gezien omdat ik alles betaal met mijn telefoon. Ik heb die fysieke kaart helemaal niet nodig. Ik wil dat het gewoon werkt en dat het snel gaat. Payhawk voldoet aan al mijn behoeften!" Benoît Menardo, mede-oprichter van Payflow.

    Zakelijke kaarthouders hoeven niet meer te wachten tot de postbode hun fysieke kaart komt bezorgen. Het financiële team kan virtuele zakelijke betaalkaarten uitgeven, die medewerkers meteen kunnen gebruiken.

    Zin om het ook eens te proberen?

    Laat achterhaald uitgavenbeheer de groei van je bedrijf niet in de weg staan. Probeer nu onze innovatieve oplossing voor virtuele betaalkaarten om je activiteiten te stroomlijnen. Boek nu een demo.

    Trish Toovey - Content Director bij Payhawk - Het financiële systeem van morgen
    Trish Toovey
    Senior Contentmanager
    LinkedIn

    Trish Toovey werkt in de markten van het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten om content te creëren bij Payhawk. Ze kan alles aan, van advertentieteksten tot videoscenario's, en steunt op een zeer gevarieerde achtergrond in copywriting en contentcreatie voor de financiële, mode- en reisindustrie.

    Bekijk alle artikelen van Trish →
    Mar 5, 2024

    Loading...

    Mar 5, 2024

    Loading...

    Mar 5, 2024

    Loading...