Zo bespaart MDM Props +240K met uitgavenbeheer

Het leven vóór Payhawk

Als klein tot middelgroot bedrijf met klanten over de hele wereld en meerdere complexe projecten die gelijktijdig lopen, is het accuraat bijhouden van alle bedrijfsuitgaven van cruciaal belang voor MDM Props.

“Hoe het was voordat we overstapten op Payhawk’s software voor uitgavenbeheer (expense management)? We deden alles grotendeels handmatig, wat gepaard ging met veel fysieke opslag en het het jagen op papieren bonnetjes die medewerkers niet hadden ingediend”, legt Uchenna, Finance manager bij MDM Props, uit. "We hebben toen een tijdje met Pleo gewerkt, maar dat was niet geavanceerd genoeg voor onze behoeften."

Uchenna vertelt dat de wereld van het financiële team en het bedrijf in het algemeen er vóór Payhawk heel anders uitzag. Hun grootste uitdagingen? Niet op elkaar afgestemde tools en tijdrovende betaalkaartprocessen, die beide zorgden voor een compleet gebrek aan zicht op onze cashflow.

"We gebruikten twee verschillende betaalkaartsystemen, een van Barclays en een van AMEX. Met de Barclays-kaart kreeg je een maandelijks overzicht dat je binnen zeven dagen moest betalen. Maar vaak, als we inlogden op het systeem om het afschrift op te halen, was het afschrift er helemaal niet”, vertelde Uchenna. “Dan wisten we dus niet wat we betaalden, wat natuurlijk slecht was voor de cashflow. Toendertijd moesten we een pdf-afschrift downloaden en de bonnetjes fysiek ophalen. En die moesten we dan bij het afschrift voegen. Met dat proces duurde het dagen of zelfs weken om het afschrift te reconciliëren."

Uchenna en haar collega's realiseerden zich dat het systeem niet werkte, dus introduceerden ze AMEX, dat veel beter was voor het bijhouden van de kosten. Maar het was nog steeds niet perfect, omdat de acceptatie in het Verenigd Koninkrijk en de EU lager was dan ze nodig hadden.

"We wisten dat het Barclays-systeem niet werkte. Maar toen bleek ook dat de AMEX door veel partijen niet werd geaccepteerd. Kortom, twee verschillende kaarten die geen van beide perfect waren. We hadden een systeem nodig dat de uitgaven in realtime kon laten zien en dat gekoppeld kon worden aan ons boekhoudsysteem."

"We wisten dat het Barclays-systeem niet werkte. Maar toen bleek ook dat de AMEX door veel partijen niet werd geaccepteerd. Kortom, twee verschillende kaarten die geen van beide perfect waren. We hadden een systeem nodig dat de uitgaven in realtime kon laten zien en dat gekoppeld kon worden aan ons boekhoudsysteem, Sage. En een systeem dat al het handmatige werk kon elimineren. Want het enorme volume dat we uitgeven met creditcards en de systemen die we gebruikten, zorgden voor een eindeloze hoeveelheid administratie."

Getting vital real-time visibility

Real time zicht op wie wat, waar uitgeeft en waarom

Met de alles-in-één oplossing van Payhawk, zoals software voor uitgavenbeheer, zakelijke Visa-betaalkaarten en crediteurenbeheer (AP), verbindt Payhawk alle bedrijfsuitgaven van MDM Props met elkaar. Zodra een kaarthouder een betaling doet, verschijnen die uitgaven direct in het systeem, zodat het financiële team precies kan zien wie wat, waar heeft uitgegeven en waarom.

"Met het oude systeem moesten we twee tot drie dagen wachten tot de betalingen zichtbaar waren. Maar met Payhawk zien we onze uitgaven in realtime", aldus Uchenna. "We kunnen de uitgaven nu ook per project categoriseren met aangepaste velden, dus het is super eenvoudig om te zien wat er wordt uitgegeven en waarom."

"Realtime controle krijgen over onze bedrijfsuitgaven is ongelooflijk belangrijk voor onze cashflow. Misschien geven we vandaag niets uit, maar moeten we morgen bijvoorbeeld 10.000 pond uitgeven. Voorheen liepen onze cashflowgegevens altijd achter en kregen we geen goed beeld van alle uitgaven. Met Payhawk weten we nu precies waar het bedrijf staat.”

"Real-time controle over de bedrijfsuitgaven is belangrijk voor de cashflow - vooral omdat deze onvoorspelbaar kan zijn. Vandaag geven we misschien niets uit, maar morgen moeten we bijvoorbeeld 10.000 uitgeven", vervolgt Uchenna. "We moeten ervoor zorgen dat onze uitgaven laag zijn en onze inkomsten hoog. Voorheen zaten we in een situatie waarin onze cashflowgegevens achterliepen en we een verkeerd beeld hadden van de uitgaven. Met Payhawk hebben we nu een goed beeld van waar het bedrijf staat."

Projectuitgaven beheren als een pro

Door het specifieke karakter van het bedrijf voert MDM Props veel grootschalige projecten tegelijkertijd uit, en het is essentieel voor het bedrijf om te weten hoeveel er aan elk project wordt uitgegeven om de cashflow gezond te houden.

Dankzij Payhawk heeft het financiële team van MDM Props nu goed zicht op de projectuitgaven en weet het team precies hoe het de algehele strategie en het budgetbeheer kan aanpassen en verbeteren. Bovendien hebben kaarthouders binnen de creatieve teams nu meer grip op hun projectuitgaven en werken daardoor stukken efficiënter.

"Iedere kaarthouder kan zijn werk zelf coderen en zien waar zijn kosten naartoe gaan”, legt Uchenna uit. “Dit is belangrijk omdat we zo alle informatie op één plek houden en alle informatie over projectbudgetuitgaven bij elkaar kunnen brengen om te zien wat we kunnen optimaliseren. Daarnaast hebben we nu de tijd voor proactieve projectanalyses omdat we niet langer achter bonnetjes aan hoeven!"

Ook het toepassen en naleven van de regels en compliance is enorm toegenomen. De creatieve teams gebruiken de mobiele app consequent vanwege het gebruiksgemak en doordat je binnen een paar seconden een foto van een bonnetje kan uploaden. Daardoor zijn de uitgaven direct zichtbaar voor het financiële team. En omdat je met Payhawk op verschillende manieren kaartcontroles en uitgavenbeleid in de tool kunt inbouwen, zoals uitgavenlimieten, opnamelimieten en goedkeuringsworkflows, is het voor kaarthouders super gemakkelijk om compliant te blijven.

"Voordat we voor Payhawk kozen, hebben we Pleo een maand uitgeprobeerd, maar dat werkte niet met ons systeem. Onze codering is vrij ingewikkeld en we wilden alle informatie snel en gemakkelijker inzichtelijk kunnen maken. We kozen voor Payhawk, omdat het gebruiksgemak en handige lay-out van het systeem het leven van onze kaarthouders en creatieven veel makkelijker zou maken", vertelt Uchenna.

240K per kwartaal besparen door correcte afstemming van btw-betalingen

In het Verenigd Koninkrijk kunnen bedrijven die goederen of diensten leveren btw terugvorderen, op voorwaarde dat ze met bonnetjes of facturen kunnen aantonen dat ze de betalingen namens het bedrijf hebben gedaan.

"Voordat we Payhawk hadden, verzamelde ons team nog papieren bonnetjes en als medewerkers die niet konden vinden, konden we de btw niet terugvorderen. We geven veel uit aan materiaal voor evenementen en krijgen btw-facturen van rond de €240K voor slechts één kwartaal, dus het missen van deze terugvorderingen was een gigantische schadepost", legt Uchenna uit. "Maar nu we Payhawk hebben, maken onze kaarthouders een foto van de kassabon, uploaden die naar de app en selecteren ze in een paar seconden de juiste uitgavencategorie. Het kost hen geen moeite en het bedrijf bespaart er enorme bedragen mee."

"Voordat we Payhawk hadden, verzamelde ons team nog papieren bonnetjes en als medewerkers die niet konden vinden, konden we de btw niet terugvorderen. Met BTW-rekeningen die kunnen oplopen tot €240K per kwartaal, was dat een gigantische schadepost. Met Payhawk uploaden onze kaarthouders hun bonnetjes nu in een paar seconden en het bedrijf er bespaart enorme bedragen mee."

Het financiële team van MDM Props wilde echt de naleving van verantwoordelijkheden binnen het bedrijf bevorderen en voorkomen dat dergelijke situaties zich opnieuw zouden voordoen. Zij constateren nu dat ze dankzij Payhawk nauwelijks meer achter bonnetjes aan hoeven te gaan, omdat het zo eenvoudig is om bonnetjes te registreren. Als een collega toch achter de bonnetjes aan moet? Dan gaat het systeem automatisch achter de bonnetjes aan, wat het team veel tijd en moeite bespaart.

"We verwerken grote hoeveelheden transacties en vóór Payhawk deden we de reconciliatie van alle betalingen handmatig. Het duurde soms maanden voordat we de achterstand hadden ingelopen, omdat we het nettobedrag, de btw en het project waarop het betrekking had handmatig moesten invoeren”, legt Uchenna uit. "Nu, met Payhawk, gaat het veel vlotter omdat de OCR alle relevante factuurgegevens vastlegt en we ze vanaf het begin correct kunnen coderen met behulp van de aanpasbare velden."

Prioriteit geven aan veiligheid, controle en compliance

Met meerdere creatieve teams, collega's en externe dienstverleners kunnen de financiële gegevens van een project snel onoverzichtelijk worden als je geen overzicht en controle hebt.

"Ik vind het heel fijn dat we kaarten automatisch kunnen blokkeren als mensen hun bonnen niet op tijd inleveren. Dat is echt ideaal voor compliance en een goede financiële hygiëne in het bedrijf”, licht Uchenna toe. "En we houden hier van een strak proces."

Ook andere functies voor uitgavenbeheer vindt het financiële team van MDM Props inmiddels onmisbaar. Niet alleen de features voor de beveiliging, maar ook voor de support. "De tweewegs pinverificatie is echt geweldig, omdat die ons helpt bij de bevestiging dat de kaarthouders zelf kunnen vaststellen dat iemand hun kaart heeft gebruikt."

De automatische beveiligingsfuncties van Payhawk vragen de kaarthouders om hun pincode ter verificatie in te voeren. Als iemand dat niet doet, wordt de betaling automatisch geweigerd en gemeld aan het financiële team.

"En als iemand over zijn of haar bestedingslimiet gaat, kan ik het budget direct aanvullen en ervoor zorgen dat de kaarthouder weer aan het werk kan", vertelt Uchenna. "Bij onze vorige betaalkaartleverancier moesten we tot het einde van de maand wachten om het bestedingslimiet bij te kunnen werken. Als iemand zijn geld binnen twee weken had uitgegeven en meer nodig had, moest hij dus gewoon nog twee weken wachten. Niet bepaald agile!"

Tijd en geld besparen door slimme automatisering

MDM Props bespaart 32 uur handmatige financiële administratie per week sinds ze op Payhawk zijn overgestapt. Dat zijn vier werkdagen!

"Vroeger waren we anderhalve week bezig met het traceren van bonnetjes, wat de maandafsluiting behoorlijk vertraagde", aldus Uchenna. "We hebben nu zoveel tijd bespaard dat we de bandbreedte hebben om ons te richten op kostenbeheersing, het nog beter monitoren van uitgaven en het leveren van QC."

De software die de organisatie voorheen gebruikte, zorgde ook voor grote achterstanden in onze to-do's. Het financiële team moest de uitgavengegevens downloaden, de bijbehorende macro maken, de informatie uploaden naar de macro, een nieuw rapport genereren en vervolgens alles nog uploaden naar Sage.

Met Payhawk synchroniseert het team nu de uitgavengegevens met Sage in een paar klikken, waardoor ze veel tijd besparen. Maar MDM Props bespaart niet alleen tijd. Dankzij slimme uitgavencontroles, automatische declaratiecontroles, realtime zicht op betalingen en het gebruik van zakelijke betaalkaarten heeft het team veel van de creditcardkosten die ze vroeger moesten betalen geëlimineerd.

"Vroeger betaalden we meestal ook per transactie", vertelt Uchenna. "Maar nu betalen we één keer per maand, tegen een bijna vaste prijs, zodat we altijd weten waar we aan toe zijn in plaats van dat het zo wisselend is."

En dat komt bovenop de 240K per kwartaal.

Conclusie

Dankzij Payhawk bespaart MDM Props tijd en stress, en kan het financiële team nu betere, zakelijke beslissingen nemen.

Het innovatieve kunst- en productiebedrijf heeft bovendien een fantastische ROI gerealiseerd door het elimineren van onnodige creditcardkosten en het voorkomen van BTW-terugvorderingsverliezen die konden oplopen tot €240k per kwartaal.

Ook het beheer van projectuitgaven is een game-changer geweest. Het financiële team heeft het beheer van projectuitgaven gedecentraliseerd zonder de controle over de uitgaven te verliezen.

Wil je meer weten over het uitgavenbeheer waar MDM-props mee werkt? Boek dan vandaag nog een demo.