Zo kiezen CFO’s de beste boekhoudsoftware

Onlangs vond er een revolutie plaats in boekhoudsoftware door de ontwikkeling en toepassing van cloudgebaseerde tools met ongeëvenaarde automatiseringsmogelijkheden.

Om aan de hedendaagse bedrijfsbehoeften te voldoen en de groeiambities te ondersteunen, is de keuze van de juiste boekhoudsoftware van groot belang. Lukt dat niet, dan kunnen bedrijven daardoor negatief worden beïnvloed doordat transacties, bedrijfsaangiften, audits, managementinformatie en KPI's eronder kunnen lijden.

Cloud of desktop?

Ondanks het bredere gebruik van cloud boekhoudsoftware zijn er nog altijd veel desktop pakketten op de markt. Cloud-boekhoudsoftware heeft echter tal van voordelen ten opzichte van de desktopvariant.

Een van die voordelen is de toegang tot actuele financiële informatie vanaf elke plek. Deze toegang maakt financiële workflows een stuk sneller. Gebruikers kunnen zo veel taken, zoals het indienen van facturen en het afstemmen van banktransacties, met hun mobiele apparaten afhandelen.

Ook maakt Cloud Accounting Software samenwerken gemakkelijker, omdat meerdere gebruikers tegelijkertijd naar dezelfde set financiële gegevens kunnen kijken. Dit is vooral handig nu remote werken het nieuwe normaal is geworden. Een ander voordeel van cloud ten opzichte van desktop is dat je altijd met de nieuwste versie werkt en geen dure upgrades hoeft te doen.

Bank feeds

Als je boekhoudsoftware gebruikt die bank feeds importeert, kunnen CFO's en hun teams hun productiviteit aanzienlijk verhogen. Het handmatig invoeren van banktransacties of het invoeren van CSV-bestanden in de boekhoudsoftware is tijdrovend en vergroot de kans op fouten. Vooral als fouten pas aan het eind van de maand worden ontdekt, levert dat extra werk op.

Dankzij Open Banking-integraties kunnen bank feeds veilig en rechtstreeks in het boekhoudprogramma worden geïmporteerd. Daarnaast kun je met Bank Feed software transacties van bankrekeningen importeren en met één klik in de boekhoudsoftware categoriseren.

Next level automatisering

Kies bij voorkeur boekhoudsoftware met automatiseringsmogelijkheden om de productiviteit van je financiële team te verhogen. Softwareleveranciers, zoals QuickBooks en Xero, stellen gebruikers in staat activa te registreren, een afschrijvingsbeleid in te richten en periodieke journaalposten uit te werken.

Een ander handig voorbeeld van automatisering is het vrijgeven van vooruitbetalingen voor jaarcontracten, zodat die over de respectievelijke periodes worden uitgevlakt. Handmatige aanpassingen van vooruitbetalingen en afstemmingsschema's zijn tijdrovend, en vaak ontstaan er verschillen door handmatige boekingen.

Automatisering van de bankreconciliatie vermindert de kans op dubbele betalingen aan leveranciers. Deze afstemming verloopt sneller als je regels instelt om transacties met specifieke trefwoorden automatisch in de betreffende categorie te boeken, met het juiste BTW-tarief. Een ander voordeel is dat bankregels geautomatiseerd aan facturen worden gekoppeld doordat ze de naam van de leverancier en dezelfde waarde herkennen.

Apps van derden

Veel toonaangevende aanbieders van Cloud Accounting Software integreren hun eigen marktplaatsen via open API's met softwaretools van derden. Daardoor kunnen CFO's hun eigen app-stacks bouwen, afgestemd op de behoeften en specifieke behoeften van hun bedrijf.

Toonaangevende categorieën in deze app-marktplaatsen zijn voorraadbeheer (Unleashed), cashflow-voorspelling (Futrli, betalingstools (Stripe, GoCardless en Square), en software voor uitgavenbeheer.

Payhawk is het enige financiële platform dat zakelijke Visa-kaarten, betalingen, uitgaven, factuurverwerking en pre-accounting combineert in één geïntegreerde ervaring. Dit geeft CFO's maximale controle en inzicht in hun bedrijfsuitgaven.

Consolidatiemogelijkheden

CFO's van bedrijfsgroepen kunnen het beste kiezen voor boekhoudsoftware die gegevens van alle bedrijven kan consolideren, ongeacht hun vestigingsplaats. Verrassend veel groepen consolideren nog steeds handmatig in Excel aan het eind van de maand. Dit is zeer inefficiënt en tijdrovend. Bovendien ontstaan op die manier gemakkelijk fouten bij het omrekenen en overboeken van valuta.

Het gebruik van boekhoudsoftware die consolideert op groepsniveau minimaliseert de kans op fouten dankzij geautomatiseerde rapportage. Daarnaast kun je hiermee consistente boekhoudkundige verwerkingen toepassen voor specifieke categorieën transacties die in alle bedrijven worden erkend.

Netsuite, Oracle en Sage staan consolidatie rechtstreeks toe in hun software. In Xero en QuickBooks, meer gericht op het MKB, is consolidatie tussen bedrijven niet mogelijk. Om dit op te lossen kun je met add-ons van derden, zoals Spotlight Reporting en Fathom, gegevens uit de kernsoftware in de cloud halen om groepsconsolidaties te maken.
companies.

Conclusie

Een CFO doet er goed aan de tijd te nemen om inzicht te krijgen in de dagelijkse financiële processen en bedrijfsbehoeften om de meest passende boekhoudsoftware te kiezen. Als je toegang hebt tot nauwkeurige en tijdige financiële gegevens, ben je flexibel en kun je gemakkelijker strategische beslissingen nemen. Voor CFO's is het zaak om de belangrijkste interne stakeholders die betrokken zijn bij de dagelijkse financiële taken mee te nemen in de besluitvorming over de boekhoudsoftware.

Heb je hulp nodig bij het zoeken van de juiste ERP voor jouw bedrijf? Download dan onze gids voor meer informatie. Wil je weten hoe Payhawk je kan helpen bij het stroomlijnen van je uitgavenbeheer, boek dan een demo met één van onze experts en ontdek meer over onze integraties met ERP- en boekhoudsoftware.