Wat is nieuw bij Payhawk?

Kaarttransacties kunnen nu worden gesplitst in meerdere transacties met verschillende leveranciers en worden geëxporteerd naar NetSuite, waardoor het handmatig splitsen binnen NetSuite niet meer nodig is.

Belangrijkste voordelen

• Betaal meerdere leveranciers tegelijkertijd met een kaart en exporteer deze als afzonderlijke facturen, factuurbetalingen of journaalboekingen.
• Bespaar tijd, verminder het handmatige werk en voorkom fouten die gewoonlijk geassocieerd worden met handmatig splitsen in NetSuite
• Facturen en factuurbetalingen aanzienlijk eenvoudiger controleren

Wanneer ze verbonden zijn met Datev DUO, kunnen Payhawk-klanten nu kiezen om uitgaven te exporteren als 'betaald' of 'onbetaald'.

Belangrijkste voordelen:

• Omzeil Datev's onvermogen om onkostenstatus bij te werken naar 'betaald' na export
• Synchroniseer Payhawk-uitgaven als 'Betaald' om dubbele betalingen te voorkomen

We’ve added a powerful enhancement to your approval workflows! You can now set workflow conditions based on Supplier, giving you more pro-active control over approvals.

• Prevent supplier-less POs by adding Supplier field "is empty" as a condition to your workflow, ensuring supplier onboarding by the finance team when needed.
• Customize approval flows based on specific suppliers. For example, you can reduce unnecessary approvals for frequent commuting allowance suppliers (e.g., Uber) while requiring extra approvals for new suppliers.
• Use new operators "is empty" and "is not empty" also on conditions by Team, Customer Fields and Category.

🚨 Note: Supplier conditions are not available on Multi Entity level yet.

Deze verbetering zorgt ervoor dat onkostendeclaraties accuraat blijven en in lijn zijn met goedkeuringsworkflows door ze automatisch terug te sturen naar medewerkers voor bevestiging en hergoedkeuring wanneer belangrijke velden worden gewijzigd.

Wat is er nieuw?

Onkostendeclaraties die in behandeling zijn, worden nu automatisch teruggestuurd naar medewerkers als een beheerder de declaratie tijdens de goedkeuring splitst, zodat de declaratie bij de juiste goedkeurder terechtkomt.

Belangrijkste voordelen:

• Nauwkeurige goedkeuringen: Zorgt ervoor dat uitgaven door de juiste goedkeurder worden bekeken wanneer belangrijke workflowvelden worden gewijzigd.
• Verbeterde integriteit van de workflow:** Automatisch terugsturen van verzoeken voor hergoedkeuring, waardoor er minder fouten optreden en de compliance behouden blijft.
  Gestroomlijnde updates:* Medewerkers worden gevraagd om wijzigingen te bevestigen, zodat het goedkeuringsproces duidelijk en verantwoordelijk is.

Payhawk zal een workflow update loggen in de activiteiten sectie van de onkosten en inbox aanvraag wanneer een fallback wordt getriggerd.

Wat is er nieuw?

Logboeken voor workflowgeschiedenis voor fallbacks worden aangemaakt wanneer:

• De goedkeuringsworkflow in behandeling is, maar er geen teamveldmanager, aangepaste veldmanager of categoriemanager kon worden geïdentificeerd.
• Het Team, Categorie of Aangepast veld dat vereist is voor de goedkeuringsworkflow leeg is.
• De goedkeuring is gedelegeerd aan een andere medewerker, bijvoorbeeld wanneer de oorspronkelijke goedkeurder niet op kantoor is en wanneer de uitgave automatisch wordt goedgekeurd (bijvoorbeeld wanneer de eigenaar van de uitgave ook de goedkeurder is).

Belangrijkste voordelen:

• Verbeterde transparantie: Updates van workflows worden nu bijgehouden in de activiteitensectie wanneer een fallback wordt geactiveerd, waardoor goedkeuringsprocessen duidelijk zichtbaar worden.
• Uitgebreide tracering:** Het loggen van gedelegeerde goedkeuringen en automatische goedkeuringen biedt een volledig controletraject voor alle goedkeuringsscenario's.

Groepsbeheerders kunnen nu bepalen of goedkeurders substituten van andere entiteiten binnen de groep kunnen toewijzen, of dat ze beperkt zijn tot dezelfde entiteit.

Wat is er nieuw?

Admins hebben nu toegang tot een nieuwe schakelaar in het groepsdashboard. Als deze functie is ingeschakeld, kunnen goedkeurders tijdens hun afwezigheidsperioden vervangers van andere entiteiten binnen de groep toewijzen.

Belangrijkste voordelen:

• Verhoogde beveiliging: De nieuwe schakeloptie zorgt voor meer controle doordat beheerders kunnen bepalen of goedkeurders vervangers van andere entiteiten binnen de groep kunnen toewijzen.
• Aanpasbare instelling: Standaard staat de knop uit, waardoor beheerders de flexibiliteit hebben om substituten van andere entiteiten alleen in te schakelen als dat nodig is, om tegemoet te komen aan specifieke randgevallen.
• Admin Oversight: Groepsbeheerders behouden volledige toegang tot het instellen van substituten tussen entiteiten, waardoor naadloos beheer gegarandeerd is, ongeacht de status van de toggle.

🇺🇸 In de VS gevestigde bedrijven kunnen zich nu aanpassen aan de $75-regel van de IRS!

Je kunt een drempel instellen voor het indienen van bewijsstukken op basis van het onkostentotaal, in overeenstemming met de IRS-regel:
"Bewijsstukken zijn niet nodig als je uitgaven, met uitzondering van verblijfskosten, minder dan $75 bedragen.

Belangrijkste voordelen:

• Vereenvoudigde naleving: Pas automatisch de IRS-regel toe om het verzamelen van documenten te stroomlijnen.
• Flexibiliteit voor bedrijven in de VS: Stem uw onkostenprocessen af op de industrienormen.
• Snellere maandafsluiting: Met deze instelling kunnen bedrijven in de VS de maand sneller afsluiten dan voorheen, omdat er geen documenten nodig zijn om de onkosten in te dienen.
• Naadloze instelling: Definieer de onkostendrempel direct in Payhawk, zodat de implementatie voor uw team soepel verloopt.

Bespaar tijd en verbeter de nauwkeurigheid met intelligente regelitem-splitsing voor naadloos uitgavenbeheer!

Belangrijkste voordelen:

• Automatische regelitem-splitsing: Vereenvoudig het proces door automatisch meerdere belastingtarieven toe te passen op regelitems met slechts één klik.
• Snelle aanpassingen: Bewerk eenvoudig, importeer van eerdere problemen en splits bedragen voor complexe facturen moeiteloos.
• Bespaar tijd en verminder fouten: Verbeter de nauwkeurigheid en bespaar tijd door handmatige invoer te elimineren, waardoor fouten in het uitgavenbeheer worden verminderd.

PS: Je kunt nu items rechtstreeks in de mobiele app bekijken en splitsen - werkstromen vereenvoudigen, complexiteit verminderen en efficiëntie verbeteren.

Bespaar tijd en verminder handmatig werk door je masterdata snel en efficiënt in te stellen met de verbeterde Bulk Import in Payhawk.

Belangrijkste voordelen:

• Efficiënte setup: De Bulk Import-ervaring vereenvoudigt het proces, zodat je de taak kunt uitvoeren terwijl je datavalidatie, verrijking en zichtbaarheidinstellingen toevoegt, wat resulteert in een veel efficiëntere setup.
• Data-integriteit en controle: Zorg voor de integriteit en kwaliteit van je gegevens met validatie en verrijking tijdens het importproces.
• Vereenvoudigde updates: Profiteer van eenvoudigere updates of volledige herzieningen van masterdata en uitgaven-categorisatieregels met een simpele bestand-upload.

Verbeter je app-ervaring door opmerkingen toe te voegen!

Belangrijkste voordelen:

• Opmerkingen bij uitgaven: Je kunt nu opmerkingen direct toevoegen aan uitgaven in de mobiele app, wat de samenwerking en het volgen van uitgaven verbetert.
• Ondersteuning voor hyperlinks: Voeg eenvoudig hyperlinks toe binnen opmerkingen en klik erop voor meer gedetailleerde context en links naar gerelateerde bronnen.
• Avatar-synchronisatie: Avatars worden nu gesynchroniseerd door de app, met de mogelijkheid om ze te uploaden en bij te werken, zodat je gebruikersprofiel persoonlijker wordt.
• Opmerkingen bij kaart- en budgetaanvragen: Voeg opmerkingen toe bij kaart- en budgetaanvragen, wat de communicatie en transparantie tijdens het goedkeuringsproces verbetert.