Wat is nieuw bij Payhawk?

Je kunt nu automatiseren wanneer declaraties worden uitbetaald door een specifieke uitbetalingsdag te kiezen — en optioneel een bevestigingsstap toe te voegen om details te controleren vóór de betaling.

Geplande uitbetalingen
Kies een vaste dag in de maand waarop alle goedgekeurde declaraties automatisch worden uitgevoerd.

Four-eyes principle
Voeg een extra controlemoment toe vóór de betaling:

• Voeg een optionele bevestigingsstap toe vóór vergoeding wordt uitgevoerd
• Gebruik "Gegevens automatisch bevestigen" om handmatige controles over te slaan wanneer alle gegevens al zijn geverifieerd in het systeem

Ga naar je Workflow instellingen voor Vergoedingen om je vergoedingen te configureren.

Je kunt nu een bulkimportfunctie gebruiken om eenvoudig groeps- of entiteitlevel gegevens te importeren of bij te werken — zoals teams, medewerkers, leveranciers en hun ondersteunende structuren.

Belangrijkste voordelen:

• Teams en hun onkostencategorisatie importeren en bewerken
• Medewerkers en hun onkostencategorisatie importeren en bewerken
• Leveranciers en hun onkostencategorisatie importeren en bewerken
• Aangepaste velden, categorieën en eigenaars importeren en bewerken
• Bulkacties uitvoeren over meerdere entiteiten heen en direct vanaf groepsniveau

Automatisch gegenereerde onkostennotities besparen tijd en verminderen handmatig invoerwerk. Payhawk gebruikt nu AI om het veld ‘Opmerking’ vooraf in te vullen op basis van geüploade bonnetjes en eerdere inzendingen.

• Suggesties verschijnen direct na upload van het bonnetje
• Gebaseerd op eerdere uitgaven bij vergelijkbare leveranciers of in dezelfde categorie
• Volledig bewerkbaar vóór indiening, zodat jij de controle behoudt

Bespaar tijd bij elke inzending — zonder in te leveren op nauwkeurigheid of controle.

We’ve added a third tab, “Expenses”, to the export file available via Purchases → Download.

This new tab contains the same data and format as the Expenses export (Expenses → Download). It includes all expenses of type Bill that have a non-empty PO field.

The existing Purchases and Line items tabs remain unchanged.

Documentgegevens automatisch uitlezen (OCR)

• Je kunt nu een prijsopgave of screenshot van een winkelwagen uploaden, en Payhawk haalt automatisch de artikelgegevens eruit—zonder dat je iets handmatig hoeft in te vullen.
• Ondersteunt meerdere regels (bijv. aantal, eenheidsprijs)
• Volledig document zichtbaar naast de inkoopaanvraag voor snelle en nauwkeurige controle

Data automation

• Categorisatievelden (zoals kostenplaats, categorie, etc.) worden nu ook bij Inkooporders automatisch ingevuld -gedeelte, net als bij Onkosten.
• Zodra je een regel instelt (bijv. Leverancier = Dell → Categorie = Capex), wordt deze consistent toegepast in je hele account—geen dubbele configuratie nodig.

We hebben een reeks verbeteringen doorgevoerd in de kaartaanvraagprocessen:

• Gedetailleerdere goedkeuringsflows: Beheerders kunnen nu aangepaste goedkeurings- en uitgifteflows instellen per kaarttype — bijvoorbeeld een andere flow voor virtuele en fysieke kaarten.

• Beheer van kaarttypes: Beheerders kunnen instellen welke kaarttypes medewerkers wel of niet mogen aanvragen (bijvoorbeeld fysieke kaarten uitschakelen).

• Automatische uitgifte van eenmalige kaarten: Geef automatisch eenmalige kaarten uit tot een bepaald bedrag — ideaal voor snelle, eenmalige aankopen zoals reisboekingen.

• Verbeterd beheer van verzendadressen: Het is nu eenvoudiger om het standaard verzendadres voor fysieke kaarten te wijzigen of opnieuw in te stellen — zo komen ze altijd op de juiste plek terecht.

Payhawk ondersteunt nu SEPA XML-betalingen, waarmee je gestandaardiseerde betalingsbestanden kunt exporteren voor naadloze bulkbetalingen vanaf een externe bankrekening.

Als je geïnteresseerd bent in betalingsbestanden voor andere valuta, neem dan contact op met het Payhawk Supportteam.

Je kunt nu fysieke Payhawk-kaarten in bulk pre-orderen om direct op voorraad te hebben op je werkplek – zonder te hoeven wachten op een levering.

Pre-orderkaarten:

• hebben geen naam in reliëf gedrukt

• kunnen via het beheerdersportaal aan elk teamlid worden toegewezen

Zodra een kaart is toegewezen, is deze niet overdraagbaar en functioneert deze net als een normale Payhawk-kaart.

We hebben kaartcontrolelogboeken toegevoegd aan het Payhawk-webportaal om je meer gedetailleerde informatie te geven over kaartactiviteiten.

Als kaarthouder kun je het volgende zien:

• Kaartupdates: Statuswijzigingen (bijv. wanneer je kaart wordt geblokkeerd), PIN-reset, wijziging van het saldotype

• Aanpassingen in je beschikbare budget

• Mislukte transacties, inclusief de reden

Teammanagers hebben vergelijkbare inzage in de kaarten van hun teamleden, en beheerders in alle kaarten die binnen hun entiteit zijn uitgegeven.

Wees een van de eersten om nieuwe functies in actie te zien, geef je feedback en deskundige mening, en werk nauw samen met ons productteam om nog sterkere functies te ontwikkelen.

Schakel BETA-functies in op je account of vraag een sandbox-omgeving aan voor meer speelruimte.
Nieuwe functies worden regelmatig toegevoegd, abonneer je voor updates en mis nooit nieuwe mogelijkheden of gespreksonderwerpen.