Wat is nieuw bij Payhawk?

Documentgegevens automatisch uitlezen (OCR)

• Je kunt nu een prijsopgave of screenshot van een winkelwagen uploaden, en Payhawk haalt automatisch de artikelgegevens eruit—zonder dat je iets handmatig hoeft in te vullen.
• Ondersteunt meerdere regels (bijv. aantal, eenheidsprijs)
• Volledig document zichtbaar naast de inkoopaanvraag voor snelle en nauwkeurige controle

Data automation

• Categorisatievelden (zoals kostenplaats, categorie, etc.) worden nu ook bij Inkooporders automatisch ingevuld -gedeelte, net als bij Onkosten.
• Zodra je een regel instelt (bijv. Leverancier = Dell → Categorie = Capex), wordt deze consistent toegepast in je hele account—geen dubbele configuratie nodig.

We hebben een reeks verbeteringen doorgevoerd in de kaartaanvraagprocessen:

• Gedetailleerdere goedkeuringsflows: Beheerders kunnen nu aangepaste goedkeurings- en uitgifteflows instellen per kaarttype — bijvoorbeeld een andere flow voor virtuele en fysieke kaarten.

• Beheer van kaarttypes: Beheerders kunnen instellen welke kaarttypes medewerkers wel of niet mogen aanvragen (bijvoorbeeld fysieke kaarten uitschakelen).

• Automatische uitgifte van eenmalige kaarten: Geef automatisch eenmalige kaarten uit tot een bepaald bedrag — ideaal voor snelle, eenmalige aankopen zoals reisboekingen.

• Verbeterd beheer van verzendadressen: Het is nu eenvoudiger om het standaard verzendadres voor fysieke kaarten te wijzigen of opnieuw in te stellen — zo komen ze altijd op de juiste plek terecht.

Payhawk ondersteunt nu SEPA XML-betalingen, waarmee je gestandaardiseerde betalingsbestanden kunt exporteren voor naadloze bulkbetalingen vanaf een externe bankrekening.

Als je geïnteresseerd bent in betalingsbestanden voor andere valuta, neem dan contact op met het Payhawk Supportteam.

Je kunt nu fysieke Payhawk-kaarten in bulk pre-orderen om direct op voorraad te hebben op je werkplek – zonder te hoeven wachten op een levering.

Pre-orderkaarten:

• hebben geen naam in reliëf gedrukt

• kunnen via het beheerdersportaal aan elk teamlid worden toegewezen

Zodra een kaart is toegewezen, is deze niet overdraagbaar en functioneert deze net als een normale Payhawk-kaart.

We hebben kaartcontrolelogboeken toegevoegd aan het Payhawk-webportaal om je meer gedetailleerde informatie te geven over kaartactiviteiten.

Als kaarthouder kun je het volgende zien:

• Kaartupdates: Statuswijzigingen (bijv. wanneer je kaart wordt geblokkeerd), PIN-reset, wijziging van het saldotype

• Aanpassingen in je beschikbare budget

• Mislukte transacties, inclusief de reden

Teammanagers hebben vergelijkbare inzage in de kaarten van hun teamleden, en beheerders in alle kaarten die binnen hun entiteit zijn uitgegeven.

Wees een van de eersten om nieuwe functies in actie te zien, geef je feedback en deskundige mening, en werk nauw samen met ons productteam om nog sterkere functies te ontwikkelen.

Schakel BETA-functies in op je account of vraag een sandbox-omgeving aan voor meer speelruimte.
Nieuwe functies worden regelmatig toegevoegd, abonneer je voor updates en mis nooit nieuwe mogelijkheden of gespreksonderwerpen.

Klanten kunnen hun aangepaste velden nu ordenen op basis van hun behoeften.
Belangrijkste voordelen
• Aangepaste velden ordenen op basis van hun rang
• Aangepaste velden ordenen op basis van hun aanmaakdatum

Onze exportbouwer is verbeterd en ondersteunt nu meer afzenderdetails, meer leveranciersbetalingsinformatie én extra aanpassingsopties.

Belangrijkste voordelen
• In de payment response wordt nu de landcode van de verkoper opgenomen
• Afzender-IBAN, SWIFT, rekeningnummer, sort code, routingnummer en rekeningtype zijn nu zichtbaar in het Deposits-tabblad
• Leveranciersgegevens (IBAN, SWIFT, rekeningnummer, sort code, routingnummer, rekeningtype) zijn nu ook opgenomen in de export
• De externe ID van de laatste beoordelaar kan worden opgenomen in de export
• Kies tussen Amerikaanse en Europese datumnotatie
• Zie de totale betaalde transactiekosten, inclusief POS-kosten

We hebben enkele wijzigingen doorgevoerd in de inkooporder workflow en navigatie voor een intuïtieve en gestroomlijnde inkoopervaring.

Hoe helpt deze functie jou?

Met deze update kun je:

• Procurement managers een aparte Beoordeel-stap geven in de inkooporder workflow om ervoor te zorgen dat alles wordt gecontroleerd.
• Medewerkers toestaan om inkoopaanvragen in te dienen met minimale invoer en de inkoopafdeling de ontbrekende informatie te laten invullen in de Beoordeel-stap.

Wat is inbegrepen?

• Teruggestuurde inkooporders verschijnen onder Indienen.

• Een nieuwe 'Review'-stap is beschikbaar voor procurement managers. Deze extra stap kan geactiveerd worden in de workflowinstellingen.

• ‘Open’ wordt opgesplitst in Ontvangen / Factuur / Betalen / Sluiten, afhankelijk van de status van de inkooporder.

We brengen een reeks verbeteringen uit aan de Budgetfunctionaliteit van Payhawk:

Afschrijving nu inbegrepen
Je budgetten houden nu rekening met afschrijvingsschema’s. Je ziet meteen bij goedkeuring hoe een uitgave invloed heeft op verschillende budgetperiodes (maand, kwartaal of boekjaar) – voor een nauwkeuriger financieel overzicht en betere voorspellingen.

Matchen op regelniveau
Je kunt nu afzonderlijke regels van inkooporders koppelen aan de bijbehorende budgetregels, zonder dat je ze handmatig hoeft te splitsen.

Meerdere waarden binnen één dimensie
Het is nu mogelijk om waarden binnen dezelfde budgetdimensie te combineren – dus geen aparte invoer meer voor verschillende leveranciers bijvoorbeeld, en een overzichtelijker budgetweergave.

Eenvoudiger bewerken
Wil je aanpassingen doen aan je budgetten of opnieuw forecast maken? Exporteer simpelweg de laatste forecast, bewerk de template en upload deze opnieuw. Kleine wijzigingen, zoals het aanpassen van budgeteigenaren of dimensies, kunnen direct in de app – zo bespaar je tijd en moeite.

Rapportage
Je kunt nu je resultaten tot op heden downloaden – voor nauwkeurige en directe rapportages.

Betere budgetinzichten op het hele platform
Je kunt alle uitgaven van je bedrijf filteren op een gekozen budget. Daarnaast laten we budgeteigenaren zien hoe binnenkomende uitgaven hun budget beïnvloeden – zodat iedereen altijd volledig inzicht heeft, niet alleen tijdens goedkeuring.

Gedetailleerder gebruiksoverzicht
We hebben een weergave toegevoegd voor het gebruik van alle deelbudgetten binnen een hoofdbudget – zo is het altijd duidelijk wat er op elk niveau gebeurt.