summer '26 editionKlaar voor de meest complexe finance-setups
Deze editie biedt de diepgang die ondernemingen verlangen, zonder de complexiteit die ze gewend zijn. Native SAP S/4HANA®-integratie, rolgebaseerde veld- en waardezichtbaarheidscontroles, uitgebreide wereldwijde betaalvaluta's en -mogelijkheden, ingebouwde creditnota's en pro-forma facturen, en meer dan 30 verbeteringen voor de meest complexe finance-omgevingen.
Voor logische workflows in complexe administratieve processen
Alles om op grotere schaal te werken: ERP-koppelingen, governancecontroles en betrouwbare data, zonder vertragende workflows.
De SAP S/4HANA®-integratie die financiële afsluitingen moeiteloos rond krijgt
Met de native SAP S/4HANA-koppeling synchroniseert Payhawk stamgegevens en wordt elke onkostenpost als afzonderlijk SAP-document geboekt. Kaartbetalingen, wisselkosten en bankkosten worden in real time verwerkt. Daardoor is je maandafsluiting vooral een laatste controle, geen race tegen de klok.
 1.svg){kind=small}
Payhawk heeft de integratie helemaal zelf ontwikkeld. Goedgekeurde onkostenposten worden automatisch naar S/4HANA geboekt, zodat je je niet meer hoeft te bekommeren over batchruns, handmatige stappen of achterstanden in de afstemming.
Kaarttransacties, kosten en banktoeslagen worden direct na goedkeuring naar S/4HANA geboekt. Je krijgt niet meer te maken met kosten achteraf, geen losse journaalposten en zaken die bij de afsluiting nog afgestemd hoeft te worden.
Medewerkers registreren en coderen uitgaven in één keer goed en hebben alle stamgegevens direct bij de hand. De veilige audittrail staat al klaar, die hoef je niet apart aan te vragen.
Bepaal zelf welke velden en waarden medewerkers kunnen zien
Geef precies aan welke velden en waarden medewerkers of teams kunnen zien bij het indienen van onkosten, betalingen en aanvragen. Je krijgt alleen te zien wat je nodig hebt, zodat je alles overzichtelijk kunt indienen, goedkeuringen sneller voor elkaar zijn en vertrouwelijke gegevens standaard afgeschermd blijven.
Zorg dat je medewerkers alleen de velden en waarden te zien krijgen die ze nodig hebben voor hun werk. Minder afleiding betekent minder fouten en geen gedoe meer met verkeerd geboekte onkosten.
Door de zichtbaarheid van velden en waarden te regelen, zorg je ervoor dat medewerkers binnen teams en afdelingen alleen met de gegevens werken die ze daadwerkelijk nodig hebben. Standaard de juiste gegevens, zonder handmatig uitzonderingen te hoeven instellen.
Beperk de toegang tot vertrouwelijke velden en waarden automatisch tot de juiste doelgroep. Gegevensbeveiliging hoeft niet langer handmatig te worden geregeld, maar wordt de standaard.
Waar je bedrijf groeit, volgen je betalingen
Betaal leveranciers in meer dan 150 landen in 115 valuta en stem elke transactie in real time af. Geen overboekingen naar bankportalen, geen gaten in je audittrail. Alles vanaf hetzelfde platform waarop je je uitgaven en goedkeuringen al beheert, ondersteund door de infrastructuur van J.P. Morgan.
Goedkeuring door twee personen, gedetailleerde machtigingen en directe meldingen wanneer dat echt nodig is. Controle op fraude die werkt vóórdat er schade ontstaat, niet pas daarna.
Met Payhawk kun je nu in Zwitserland, Polen en Denemarken geld aanhouden en betalen in de lokale valuta. Zo ben je niet afhankelijk van wisselkoersen en overschrijvingskosten.
Maak direct geld over tussen je Payhawk-wallets, tegen een wisselkoers die je vooraf te zien krijgt. Geen externe banken, geen externe tools, geen wachttijden.
Alle factuurdocumenten in één workflow voor crediteuren
Van regels voor e-facturatie en vooruitbetalingen tot creditnota’s van leveranciers: elk documenttype dat je crediteurenadministratie tegenkomt, loopt via één gecontroleerde workflow. Minder losse oplossingen en de zekerheid dat niets blijft liggen.
Bereid je voor op elektronisch factureren zonder extra werk
Voldoe aan Europese eisen voor e-facturatie zonder je crediteurenadministratie opnieuw in te richten. Ontvang e-facturen via netwerken zoals Peppol en PPF, verwerk belangrijke Europese formaten automatisch verwerk elke factuur met behulp van dezelfde gecontroleerde crediteurenworkflow.
Elke creditnota loopt in Payhawk via dezelfde goedkeuringsflow als je facturen. Bij betaling wordt de creditnota automatisch verrekend met de juiste factuur, zodat altijd het juiste bedrag van je rekening wordt afgeschreven.
Verwerk proformafacturen automatisch en boek ze direct op de juiste rekening. Zo houd je een sluitende audittrail van elke vooruitbetaling, al vóór ontvangst van de goederen.
Betaal meerdere facturen van dezelfde leverancier via één bankoverschrijving. Zo blijft je bankafschrift overzichtelijk, hoeft je team betalingen niet meer handmatig te koppelen en ontvangt je leverancier één duidelijke betalingsspecificatie.
Synchronisatie van inkooporders met NetSuite
Met aparte systemen voor procurement en finance verspreiden inkooporders zich al snel over verschillende tools. Dat is absoluut onhandig voor matching, overlopende posten en audittrails. Payhawk synchroniseert orders nu rechtstreeks met NetSuite, zodat de hele inkoopcyclus zichtbaar blijft, correct wordt gematcht en op de juiste plek wordt geboekt.
Meer flexibiliteit voor reizigers. Geen extra werk voor de financiële afdeling
Wijzigingen van een reis, een boeking namens iemand anders, afgesproken tarieven: alles loopt via dezelfde goedkeuringsflow. Zo hoeft er achteraf nooit meer iets te worden rechtgezet.
Wijzigingen, annuleringen en boekingen namens anderen. Reizen beheer je in Payhawk
Of een reiziger nu een boeking wil aanpassen of een travelmanager een reis voor een collega boekt, alles gebeurt op één plek, altijd binnen hetzelfde beleid en op basis van dezelfde goedkeuringslogica.
Wijzig of annuleer vluchten en hotelovernachtingen direct in de Travel Agent. Je ziet de tariefvoorwaarden vooraf, de volledige kosten worden berekend voordat er iets wordt bevestigd en bij extra uitgaven start de goedkeuring automatisch. Je hoeft niet te wachten op ondersteuning en komt niet voor verrassingen te staan bij de afstemming achteraf.
Boek reizen voor iedereen binnen je bedrijf. Travelmanagers en executive assistants kunnen in de Travel Agent direct een boeking in gang zetten voor elke medewerker. Het beleid, de goedkeuringsketen en de kostenplaats van de reiziger worden vanaf het begin toegepast, zodat er later niets hoeft te worden rechtgezet.
Elke reis volgens je contracten met hotels en je uitgavenbeleid
Afgesproken hoteltarieven en reisvergoedingen maken nu deel uit van de boekingsworkflow. Je hoeft ze dus niet per reis in te stellen of ze in een aparte tool te beheren.
Boek automatisch tegen je afgesproken hoteltarieven. Voeg je Rate Access Codes één keer toe in Travel Admin. Bedrijfstarieven verschijnen dan in de zoekresultaten naast openbare opties, inclusief de bijbehorende voordelen. Medewerkers hoeven geen codes te onthouden en er is geen apart boekingskanaal nodig.
Reiskostenvergoedingen worden vastgelegd in het beleid en automatisch meegenomen in elke reisaanvraag. Medewerkers weten altijd precies waar ze recht op hebben. Ze hoeven niets voor te schieten en hoeven niet achter vergoedingen aan. De financiële afdeling ziet de volledige kosten van elke reis op één plek.
Automatische overdracht naar ERP
Onkostendeclaratie, verlegging van btw of update van stamgegevens: alles komt automatisch correct in je ERP terecht en je hoeft zelf niets te herstellen.
Wanneer bij een internationale aankoop de btw wordt verlegd, maakt Payhawk automatisch de juiste boekingen aan in Sage Intacct. Zeg gedag tegen handmatige journaalposten, aanpassingen na de export en gaten in je naleving.
Payhawk neemt de structuur van je onkostendeclaraties volledig mee naar NetSuite of D365. Niet meer handmatig hergroeperen, geen journaalposten om valuta's te matchen en geen achterstallige afstemming bij de afsluiting.
Payhawk synchroniseert automatisch met je ERP, zodat categorieën, btw-tarieven en leverancierslijsten altijd aansluiten op de actuele gegevens in je systeem. Handmatige triggers en verouderde waarden die ongemerkt meekomen, behoren nu tot het verleden.