summer '26 editionGeeignet für die komplexesten Finance-Setups
Diese Edition bietet die Tiefe, die Unternehmen erwarten – ohne die Komplexität, die sie bisher in Kauf nehmen mussten. Native SAP S/4HANA®-Integration, rollenbasierte Feld- und Wertsichtbarkeit, erweiterte globale Zahlungsfunktionen und Währungen, Gutschriften und Proforma-Rechnungen sowie mehr als 30 weitere Verbesserungen für die komplexesten Finance-Setups.
Komplexe Anforderungen. Reibungslose Abläufe
Nutzen Sie die ERP-Integration, Governance-Kontrollen und die hohe Datenqualität, die Sie für komplexe Finanzprozesse benötigen, und das ganz ohne zusätzliche Komplexität, die Ihre Teams im Arbeitsalltag aufhält.
Payhawks direkte Integration mit SAP S/4HANA®, die Ihre Bücher endgültig abschließt
Payhawk verbindet sich nahtlos in SAP S/4HANA: Stammdaten werden automatisch synchronisiert, Ausgaben direkt als SAP-Belege erfasst und Karten-, Fremdwährungs- sowie Bankgebühren in Echtzeit verarbeitet. So wird Ihr Monatsabschluss deutlich einfacher und stressfreier.
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Wir hier von Payhawk haben unsere SAP-Integration intern entwickelt und optimiert: Da genehmigte Ausgaben von nun an automatisch in SAP S/4HANA verbucht werden, gehören mühsame Batch-Uploads, manuelle Zwischenschritte oder Abstimmungsfehler endlich der Vergangenheit an.
Jede Transaktion von Kartenzahlungen bis hin zu Gebühren wird unmittelbar nach der Genehmigung in SAP S/4HANA erfasst. Nachträgliche Buchungen und aufwendige Abstimmungen entfallen.
Ihre Mitarbeitenden erfassen und verbuchen Ausgaben immer korrekt, weil die relevanten Stammdaten jederzeit sofort verfügbar sind. So entsteht von Anfang ganz automatisch an ein lückenloser Prüfpfad.
Sie entscheiden, wer welche Informationen sieht
Sie bestimmen, welche Felder und Werte einzelne Personen oder Teams beim Einreichen von Spesen, Zahlungen und Anträgen sehen können. Denn wenn jede Person nur die Optionen sieht, die für ihre Rolle relevant sind, werden Einreichungen vereinfacht, Genehmigungen beschleunigt und sensible Daten geschützt.
Zeigen Sie Mitarbeitenden nur die Felder und Werte, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Diese Vereinfachung reduziert Fehler und somit auch notwendige Korrekturen von falsch zugeordneten Ausgaben.
Indem Sie Feld- und Wertsichtbarkeiten für Mitarbeitende aller Teams und Entitäten anpassen, sehen Mitarbeitende nur die Informationen, die für ihre Position relevant sind. So machen Sie korrekte Daten zum Standard in Ihrem Unternehmen.
Beschränken Sie sensible Felder und Werte automatisch auf die richtigen Personen im Unternehmen. Dadurch wird Datensicherheit automatisch Teil Ihrer Prozesse statt eine zusätzlichen Aufgabe.
Ihre Zahlungen sind dort, wo auch Ihre Geschäfte sind
Bezahlen Sie Lieferanten in 115+ Währungen und über 150 Ländern. Mit Payhawk kommen Sie dabei ohne separate Bankportale aus: Jede Zahlung wird in Echtzeit abgeglichen und vollständig rückverfolgbar. Und all das in der Plattform, in der alle Firmenausgaben und Genehmigungen dank der Infrastruktur von J.P. Morgan ohnehin abgewickelt werden.
Das Vier-Augen-Prinzip bei Genehmigungen, granulare Berechtigungen und sofortige Warnungen helfen dabei, Betrug frühzeitig zu erkennen. Diese Schutzmechanismen greifen, bevor Ihr Geld das Unternehmen verlässt, nicht erst danach.
Mit Payhawk können Sie nun auch in den folgenden Währungen Guthaben halten und Zahlungen tätigen: Schweizer Franken, Polnische Złoty und Dänische Kronen. So reduzieren Sie die Abhängigkeit von Wechselkursen und vermeiden unnötige Überweisungsgebühren.
Überweisen Sie Geld sofort zwischen Ihren Payhawk-Wallets, zu transparenten, vorab festgelegten Wechselkursen. Ohne externe Banken, ohne zusätzliche Tools und ohne Wartezeiten.
Jeder Belegtyp. Ein zentraler Kreditorenprozess
Von E-Rechnungs-Mandaten über Vorauszahlungen bis hin zu Lieferantengutschriften: Verarbeiten Sie alle Dokumenttypen in einem einheitlichen, kontrollierten Workflow. Das reduziert manuellen Aufwand und sorgt dafür, dass keine Rechnung übersehen wird.
Ohne Aufwand bereit für E-Rechnungen
Erfüllen Sie europäische Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, ohne bestehende Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung anzupassen. Empfangen Sie E-Rechnungen über Netzwerke wie Peppol und PPF, verarbeiten Sie gängige europäische Formate automatisch und bearbeiten Sie alle Rechnung im selben, standardisierten AP-Prozess.
Payhawk verarbeitet Gutschriften und Rechnungen in einem einzigen Freigabeprozess und gleicht diese miteinander ab, sodass Ihr Unternehmen immer den korrekten Betrag auszahlt.
Verarbeiten Sie Pro-Forma-Rechnungen als native Dokumentart, die direkt dem richtigen Konto zugeordnet wird. Das ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung auch von Vorauszahlungen, selbst wenn die Ware noch nicht eingegangen oder die Dienstleistung noch nicht durchgeführt worden ist.
Fassen Sie mehrere Rechnungen eines Lieferanten in einer Zahlung zusammen. Das hält Kontoauszüge übersichtlich, reduziert manuellen Abstimmungsaufwand und vereinfacht die Zahlungsbestätigung für Ihre Lieferpartner.
Bestellungen mit NetSuite synchronisieren
Wenn Beschaffung und Finanzwesen in getrennten Systemen arbeiten, fehlen oft wichtige Zusammenhänge und Bestellungen, Zuordnungen, periodengerechte Abgrenzungen und Prüfpfade müssen manuell zusammengeführt werden. Mit der nativen NetSuite-Integration verbindet Payhawk den gesamten Einkaufsprozess von der Bestellung bis zur Verbuchung.
Mehr Flexibilität für Reisende ohne zusätzliche Arbeit für die Finanzabteilung
Reiseänderungen, Buchungen im Namen dritter, Sonderkonditionen und Spesen laufen über denselben Genehmigungsprozess, sodass nachträgliche Korrekturen komplett entfallen.
Reiseänderungen, Stornierungen und Buchungen für Dritte, direkt in Payhawk
Ob Mitarbeitende ihre Reisebuchung anpassen oder Reisemanager für sie buchen: Alles passiert an einem zentralen Ort und folgt den selben Richtlinien und der selben Freigabelogik.
Flüge und Hotels direkt im Travel Agent ändern oder stornieren. Tarifbedingungen werden vorab angezeigt, die Gesamtkosten automatisch berechnet und zusätzliche Ausgaben bei Bedarf zur Genehmigung weitergeleitet. Ohne Umwege über den Support und ohne unerwartete Kosten im Nachgang.
Reisemanager und Assistenten können Reisen direkt im Travel Agent für andere Mitarbeitende buchen. Reiserichtlinien, Genehmigungsprozesse und Kostenstellen werden automatisch berücksichtigt. Das reduziert manuellen Aufwand und vermeidet spätere Korrekturen.
Ihre Hotelvereinbarungen und Ausgabenrichtlinien werden automatisch berücksichtigt
Ausgehandelte Hotelpreise und Reisekostenpauschalen sind direkt in den Buchungsprozess integriert. Sie müssen nicht mehr separat gepflegt oder über zusätzliche Tools verwaltet werden.
Buchen Sie zu Ihren ausgehandelten Hotelkonditionen. Hinterlegen Sie Ihre Rate Access Codes (RAC) einmalig in der Admin-Konsole, und die entsprechenden Preise für Ihr Unternehmen erscheinen direkt in den Suchergebnissen neben den regulären Preisen. Auch die enthaltenen Leistungen werden direkt angezeigt, und Ihre Mitarbeitenden müssen sich keine Codes mehr merken oder über separate Kanäle buchen.
Reisekostenpauschalen werden in Ihren Richtlinien hinterlegt und jeder Reiseanfrage automatisch hinzugefügt. Mitarbeitende sehen von Anfang an, welche Leistungen und Beträge vorgesehen sind. Das reduziert Rückfragen, vermeidet Vorauslagen und vereinfacht die Abrechnung. Gleichzeitig erhält die Finanzabteilung einen vollständigen Überblick über die Gesamtkosten jeder Reise an einem Ort.
Automatische ERP-Übergabe
Ob Spesenabrechnungen, Reverse-Charge-Fälle oder Stammdatenaktualisierungen: Payhawk übergibt alle Daten korrekt und automatisch an Ihr ERP-System. Ganz ohne manuelle Arbeiten.
Wird bei einem grenzüberschreitenden Einkauf das Reverse-Charge-Verfahren angewandt, erstellt Payhawk die erforderlichen Einträge automatisch in Sage Intacct. Das reduziert manuelle Journaleinträge sowie Korrekturen nach dem Export und ermöglicht eine konsistente Compliance.
Payhawk übernimmt Ihre Spesen- und Buchungsstruktur direkt aus NetSuite oder Dynamics 365. So entfällt die manuelle Neuzuordnung von Daten, zusätzliche Währungsanpassungen von Journalbuchungen und die aufwendige Abstimmung zum Monats- oder Jahresabschluss.
Payhawk synchronisiert sich kontinuierlich mit Ihrem ERP-System, sodass Kategorien, Steuersätze und Lieferantenlisten immer dem aktuellen Stand in Ihrem System entsprechen. Verabschieden Sie sich von veralteten Daten, und das ganz ohne manuelle Prozesse.