Playbooks: Vorgefertigte FinanzabläufeBringen Sie Ihre Finanzabläufe über die Automatisierung hinaus auf ein neues Niveau
Playbooks sind vorgefertigte Abläufe für wiederkehrende Finanzaufgaben. Sie geben Ihrem KI-Assistenten vor, wie er den gesamten Vorgang von Anfang bis Ende ausführt.
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Ein Prompt führt eine Aufgabe aus. Ein Playbook erledigt die Arbeit
Monatsabschluss, Budgetprognosen, Berichterstattung über mehrere Entitäten: Wiederkehrende Aufgaben, die früher Tage in Anspruch nahmen, sind jetzt in wenigen Augenblicken erledigt.
Erteilen Sie den Auftrag einfach in natürlicher Sprache. Das Playbook führt die Aufgabe von Anfang bis Ende aus und legt Ihnen das Ergebnis anschließend zur Überprüfung vor.
Der Ablauf ist im Playbook festgelegt: welche Prüfungen in welcher Reihenfolge durchgeführt werden. Jeder, der über die entsprechenden Berechtigungen verfügt, kann das Playbook ausführen.
Belege nachverfolgen, doppelte Lieferanten zusammenführen, Kartenlimits ändern – alles ist vorbereitet und kann nach Ihrer Genehmigung ausgeführt werden.
Anstatt Zeit mit Nachverfolgung, Überprüfung und der Erstellung von Berichten zu verbringen, kann Ihr Team sich auf Entscheidungen und strategische Aufgaben konzentrieren.
„Die MCP-Integration zwischen Payhawk und Claude hat sich als äußerst effektive Erweiterung unseres operativen Setups erwiesen. Sie ermöglicht erhebliche Zeitersparnisse, bietet dynamische Reporting-Funktionen und vereinfacht den Datenzugriff sowie die Datenorganisation."
Funktioniert in Ihrem KI-Assistenten. Und innerhalb von Payhawk
Verbinden Sie Ihr Payhawk-Konto mit Claude oder ChatGPT. Ihr Team kann dann mit aktuellen Payhawk-Daten arbeiten, ohne einen weiteren Tab öffnen zu müssen.
Es ist keine Verbindung erforderlich. Die gleichen Prompts werden in der Payhawk-App angezeigt. Wer also lieber auf der Plattform bleibt, erhält dieselben Ergebnisse.
Wählen Sie aus einer Vielzahl fertiger Playbooks
Unabhängig davon, wer für die jeweilige Aufgabe zuständig ist, gibt es dafür einen Leitfaden: der Prüfer, der den Monatsabschluss erstellt, der Finanzvorstand, der das Budget überprüft, oder die Verwaltungsmitarbeiter, der nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden die Angelegenheiten regelt.
Monatsabschluss durchführen
Monat abschließen: Alles kontiert, dokumentiert, geprüft und exportbereit, dann der Exportlauf nach Ihrer Bestätigung, dessen Ergebnis pro Ausgabe aus dem Buchhaltungssystem zurückgelesen wird, und eine teilbare Abschlusszusammenfassung.
Offene Ausgaben überprüfen
Einen Stapel von Ausgaben vor der Genehmigung auf korrekte Kontierung, Einhaltung der Richtlinien und Dokumentation überprüfen.
Ausgaben entitätsübergreifend konsolidieren
Fasst die Entitäten, auf die der Benutzer Zugriff hat, in einer konsolidierten Ansicht zusammen. Einige Tools konsolidieren kontenübergreifend in einem Aufruf; für den Rest ruft der Assistent jede Entität ab und kombiniert die Ergebnisse selbst.
Ausgabenbericht erstellen
Den Ausgabenbericht für einen beliebigen, vom Benutzer angegebenen Zeitraum als eine einzige Antwort erstellen, die die Erläuterungen, die Kennzahlen, den Periodenvergleich und die Diagramme enthält.
Aufladezeitpunkt prognostizieren
Abschätzen, wann das verfügbare Guthaben pro Währung und Einheit knapp wird, damit Geldmittel rechtzeitig eintreffen. Es prognostiziert, wann Geld vorhanden sein muss; es bewegt niemals Geld.
Prüfen, ob der nächste Zahlungslauf gedeckt ist
Beantwortet, ob die Geldmittel vorhanden sein werden, um die bis zu einer Frist fälligen Rechnungen je Währung zu bezahlen, und falls nicht, wie viel bis wann eingezahlt werden muss. Es prüft die Geldmittel; es nimmt niemals Zahlungen vor.
Barmittelbestand melden
Das aktuelle Guthaben pro Saldoart, Währung und Unternehmen mit den jüngsten Bewegungen und, sofern eine Historie verfügbar ist, der Saldoentwicklung anzeigen.
Mit Branchenkollegen vergleichen
Beantworten, ob der Ausgaben-Mix, der Ausgabenprozess, das Kartenprogramm und die Produktnutzung des Kontos für ein Unternehmen wie ihres normal sind und welche ihrer eigenen Entitäten hinterherhinkt.
Ihre Berechtigungen gelten für den gesamten Auftrag
Ein Playbook wird in Ihrem Namen innerhalb der Payhawk-eigenen Steuerungsumgebung ausgeführt. Es kann weder auf Daten zugreifen, für die Sie keine Berechtigung haben, noch Aktionen ausführen, zu denen Sie nicht befugt sind.
Nutzt ausschließlich Ihre bestehenden Payhawk-Berechtigungen – und geht niemals darüber hinaus
Zeigt jede Änderung in der Vorschau an und schreibt erst dann etwas, wenn Sie dies bestätigen
Benennt die Schritte, die es vor dem Start ausführen kann
Erfasst jede Aktivität in Ihrem üblichen Prüfpfad
Es wird keine Zahlung oder Überweisung veranlasst
Häufig gestellte Fragen
Ein Playbook ist eine Finanzaufgabe, die als festgelegte Abfolge von Schritten definiert ist. Wenn Sie eines der offiziellen Payhawk-Playbooks anhand seines Namens anfordern, führt Ihr KI-Assistent die festgelegten Schritte der Reihe nach aus – jedes Mal auf dieselbe Weise.
Eine einfache Frage liefert Ihnen die gewünschten Daten. Ein Playbook enthält die von Payhawk festgelegte Vorgehensweise für die jeweilige Aufgabe: welche Prüfungen in welcher Reihenfolge durchgeführt werden und welches Ergebnis am Ende vorliegen soll. Dieses aufgabenspezifische Wissen unterscheidet ein Playbook von einer allgemeinen Verbindung zu Ihren Finanzdaten.
Ja, in den Bereichen, in denen eine Entscheidung erforderlich ist. Die Abfolge der Schritte wird im Voraus festgelegt und nicht improvisiert. Bei Analysen, etwa zum Budgetverbrauch oder Benchmarking, greift Payhawk auf die zugrunde liegenden Daten und Erkenntnisse in Payhawk Insights zurück. Jeder Schritt, der Ihre Daten verändern würde, wartet weiterhin auf Ihre Bestätigung.
Ohne Ihre Bestätigung wird keine Änderung vorgenommen. Jedes Playbook legt fest, welche Schritte es vorab durchführen darf, arbeitet ausschließlich mit Ihren bestehenden Payhawk-Berechtigungen und protokolliert alle ausgeführten Aktionen in Ihrem üblichen Prüfpfad.
Sie sehen nur die Playbooks, auf die Sie gemäß Ihren Berechtigungen Zugriff haben. Die angezeigte Liste richtet sich nach Ihrer Rolle und Ihrem Konto. Kollegen mit anderen Berechtigungen oder Zugriff auf eine andere Entität sehen eine entsprechend andere Liste.
Ja. Beschreiben Sie die Aufgabe mit Ihren eigenen Worten, und Payhawk erstellt für Sie ein vollständiges Playbook, das ausschließlich Aktionen umfasst, die Sie bereits ausführen können. Es wird nichts gespeichert, bevor Sie alles überprüft und bestätigt haben.
Nein. Auf eine einfache Frage, etwa wie viele Ausgaben noch von Ihnen überprüft werden müssen, erhalten Sie eine direkte Antwort. Ein Playbook wird nur ausgeführt, wenn Sie die entsprechende Aufgabe selbst anfordern. Es wird niemals automatisch nach einem festen Zeitplan ausgeführt.
Nutzen Sie Payhawk über das Webportal, die mobile Payhawk-App oder den KI-Assistenten, den Ihr Unternehmen bereits verwendet. Die IT-Abteilung muss dafür zunächst nichts konfigurieren.